Giải đáp thuật ngữ WBS là gì và những thông tin xoay quanh WBS

cv xin việc

1. Cấu trúc phân chia công việc hay WBS là gì?

Để định nghĩa WBS là gì một cách đúng đắn nhất, thì cấu trúc phân tích công việc xác định tất cả những thứ mà một dự án cần phải hoàn thành, được tổ chức thành nhiều cấp và được hiển thị bằng đồ thị.

Về cơ bản, WBS xác định xem một dự án bất kỳ là gì. Mọi thứ bạn cần để hoàn thành trong dự án được hiển thị trong một biểu đồ duy nhất, dễ hiểu. Mục đích của biểu đồ này là chia nhỏ các hoạt động phức tạp thành các bộ phận quản lý nhỏ hơn, nhiều hơn.

Lấy một ví dụ WBS cho hệ thống máy bay:

Phát triển một hệ thống máy bay rõ ràng là một việc làm rất phức tạp và đòi hỏi sự nỗ lực rất lớn. Những thứ bạn cần tối thiểu là một chiếc máy bay, một hệ thống đào tạo nhân viên và phi công, cách quản lý cơ sở hạ tầng,... Và như đã trình bày ở trên, một WBS chia nhỏ tất cả các hoạt động phức tạp này thành các phần cấu thành quản lý nhỏ hơn, nhiều hơn. Do đó, bạn có thể có một nhóm chịu trách nhiệm chế tạo một chiếc máy bay. Trong nhóm này, bạn có thể có một nhóm tập trung vào việc xây dựng khung máy bay, nhóm khác tập trung vào việc tạo ra một hệ thống đẩy,...

Thông thường có ba cấp độ phân hủy trong WBS. Bạn có thể có cấp độ thứ tư và thậm chí thứ năm trong trường hợp các dự án cực kỳ phức tạp. Tuy nhiên, đối với hầu hết các dự án, ba cấp độ sẽ là đủ.

Dưới đây là một ví dụ khác về cấu tạo xe đạp được chia thành ba cấp độ.

Các con số bên cạnh mỗi mục cho biết số giờ hoặc nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc. Tổng của tất cả những thứ này phải là 100 ở mỗi cấp. Đây là “quy tắc 100%” được trích dẫn ở mức cao nhất - rằng tổng công việc ở mỗi cấp độ “con” phải bằng 100% công việc ở cấp độ “mẹ”.

Bạn sẽ nhận thấy rằng WBS không mô tả bất kỳ hành động nào. Thay vào đó, mỗi mặt hàng là một danh từ mô tả sản phẩm cuối cùng - ghế xe đạp, phuộc, tay lái,... Đây là một trong những tính năng cơ bản của WBS: nó mô tả các sản phẩm được phân phối, không phải các hoạt động cần thiết để đạt được điều đó. Mọi mặt hàng trong WBS phải tương ứng với một sản phẩm cuối cùng (thực hoặc ảo). Nếu có bất kỳ động từ nào trong WBS của bạn, thì bạn đang làm sai. Ví dụ nếu bạn đang tạo cấu trúc phân tích công việc để sản xuất ô tô, bạn sẽ bao gồm các hạng mục như “thùng xe” (có thể giao hàng) chứ không phải “ thép hàn” (hoạt động).

Để hiểu rõ hơn về thuật ngữ WBS là gì, các bạn cần biết những đặc điểm về cơ cấu WBS.

Xem thêm: Lợi ích của việc quản lý thời gian, tìm hiểu để tốt hơn

2. Đặc điểm của Cơ cấu chia nhỏ công việc là gì?

Không phải tất cả các bản phân tích của dự án đều có thể được phân loại là một WBS. Để được gọi là cấu trúc phân chia công việc, nó phải có những đặc điểm nhất định:

- Hệ thống phân cấp: WBS có bản chất là thứ bậc. Mỗi cấp độ “con” tồn tại trong một mối quan hệ phân cấp chặt chẽ với cấp độ chính. Tổng của tất cả các phần tử con sẽ cung cấp cho bạn phần tử mẹ.

- Quy tắc 100%: Mọi cấp độ phân hủy phải chiếm 100% cấp độ cha. Nó cũng phải có ít nhất hai phần tử con.

- Loại trừ lẫn nhau: Tất cả các phần tử ở một cấp cụ thể trong WBS phải được loại trừ lẫn nhau. Không được có sự chồng chéo trong các sản phẩm được giao hoặc công việc của họ. Điều này có nghĩa là để giảm thông tin sai lạc và công việc trùng lặp.

- Tập trung vào kết quả : WBS phải tập trung vào kết quả của công việc, tức là các sản phẩm được giao, thay vì các hoạt động cần thiết để đạt được điều đó. Mọi yếu tố nên được mô tả thông qua danh từ, không phải động từ. Đây là một nguồn gây nhầm lẫn lớn cho người mới bắt đầu sử dụng WBS.

Xem thêm: Cung cấp bản mô tả công việc quản lý đội xe đầy đủ nhất 2021

 3. Lý do sử dụng WBS là gì?

Cách tốt nhất để hiểu cấu trúc phân tích công việc hoạt động như thế nào là xem các ví dụ về các WBS khác nhau. Việc quan sát các dự án phức tạp thực sự được chia nhỏ như thế nào có thể giúp bạn làm điều tương tự trong các dự án của mình.

Trong khi các cấu trúc phân tích công việc về mặt kỹ thuật được cho là tập trung vào các sản phẩm phân phối chứ không phải các hoạt động (tức là danh từ, không phải động từ), nhiều người quản lý dự án bỏ qua quy tắc này trong các dự án thực tế. Đó là lý do tại sao bạn sẽ thấy các ví dụ WBS trong đó “các sản phẩm phân phối” cấp cao nhất mới thực sự làm tốt các hoạt động. 

Giá trị mà WBS mang lại là rất lớn, thậm chí đến từ những vấn đề nhỏ nhất của cuộc sống. Nên nhớ rằng mọi người sử dụng cấu trúc phân tích công việc cho tất cả mọi thứ, ngay cả vấn đề bên ngoài quản lý dự án như viết sách, lên kế hoạch cho kỳ nghỉ,... Nếu bạn đang sử dụng nó một cách ngẫu nhiên, bạn không thực sự phải tuân theo tất cả các quy tắc cứng mà chúng tôi đã thảo luận ở trên, mà hãy giảm thiểu sự máy móc, đơn giản hóa nó đi.

Điều này có thể khiến một số câu hỏi hiện ra như: “Tại sao lại bận tâm đến cấu trúc phân chia công việc? Bạn không thể nhận được tất cả các chi tiết giống nhau trong lịch trình dự án?” Như bạn sẽ thấy bên dưới, WBS có một số lợi thế so với tiến độ dự án.

4. Lợi ích của WBS là gì?

WBS là sự phân tích tập trung vào tất cả các yếu tố chính cần thiết để làm cho dự án thành công, tạo một cung cấp một số lợi ích, chẳng hạn như:

- Lịch trình dự án: WBS là nền tảng của lịch trình và ngân sách của dự án. Một khi bạn biết tất cả các công việc cần thiết để hoàn thành dự án, cũng như các mối quan hệ phân cấp của chúng, sẽ dễ dàng hơn nhiều trong việc chỉ định các nguồn lực và đặt thời hạn.

- Trách nhiệm giải trình: Vì tất cả các yếu tố trong WBS đều loại trừ lẫn nhau, nó giúp tạo ra trách nhiệm giải trình. Một nhóm được chỉ định cho một gói công việc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc hoàn thành của nó. Điều này làm giảm sự chồng chéo trong trách nhiệm.

- Cam kết: WBS cung cấp cho các nhóm một cái nhìn tổng quan cấp cao về trách nhiệm của họ. Vì mỗi nhóm chịu trách nhiệm về một thành phần cụ thể tại một thời điểm, điều đó giúp họ cam kết hơn trong việc hoàn thành nhiệm vụ được giao.

- Giảm sự mơ hồ: Quá trình phát triển WBS có sự tham gia của người quản lý dự án, nhóm dự án và tất cả các bên có liên quan. Điều này khuyến khích đối thoại và giúp mọi người có liên quan xác định rõ trách nhiệm của họ. Do đó, mọi người ít mơ hồ hơn và có ý tưởng tốt hơn về những gì họ phải làm.

Tạo một WBS là bước đầu tiên trong việc phát triển một lịch trình dự án toàn diện. Nó có thể giúp ích rất nhiều trong việc giúp mọi người hiểu được phạm vi của dự án và phân phối ở các cấp độ khác nhau. Hy vọng, với những kiến thức về WBS là gì mà work247.vn chia sẻ, mong là các bạn sẽ có thể tối ưu hóa hiệu quả công việc nhé!