Hướng dẫn cách viết Email xin thực tập nắm chắc cơ hội trong tay

Tìm việc

1. Tại sao cần phải viết email xin thực tập?

Chắc chắn sẽ có rất nhiều bạn đang thắc mắc rằng tại sao mình cần phải viết email xin thực tập mà không đến tận nơi luôn. Bạn đang loay hoay tìm cho mình một lý do chính đáng đúng không nào? Vậy ngay trong phần này chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp ngay được những điều đó.

- Nếu như bạn là người quen của một công ty nào đó, hay bố mẹ, gia định bạn có ai làm ông to bà lớn nào đó thì đương nhiên rồi, việc thực tập của bạn sẽ thật thuận lợi biết bao. Chẳng cần phải mất công viết email là, gì cho đỡ mệt. Tuy nhiên đó chỉ là một phần nhỏ các bạn có gia định quan hệ rộng, thế còn đối với những bạn chẳng có một chút mối quan hệ nào thì đương nhiên rồi, việc viết email sẽ vô cùng cần thiết với bạn đó. Bởi đến cả doanh nghiệp đó sẽ chẳng biết bạn là ai, sẽ chẳng biết bạn muốn gì. Khi bạn viết email xin thực tập, tức là bạn đã gửi một lời chào đầu tiên đến với họ. Chính vì thế mà họ sẽ biết mục đích của bạn là gì.

- Việc bạn viết một email xin thực tập chỉn chu thì sẽ giúp cho bạn lấy được điểm trong mắt nhà tuyển dụng đó, thông qua email bạn gửi, họ sẽ đánh giá được tính cách và con người của bạn. Bên cạnh đó còn biết được năng lực của bạn đến đâu. Nếu như họ cảm thấy phù hợp thì một lời đề nghị gặp mặt tại công ty là điều đương nhiên, còn nếu không thì bạn sẽ không nhận được lời đề nghị nào, như vậy cả đôi bên sẽ không làm mất nhiều thời gian của nhau. 

- Việc viết một email xin thực tập còn giúp cho bạn tạo được một ấn tượng tốt chính là bạn có khả năng về tin học và đánh văn bản. Đương nhiên việc việc bắt kịp xu thế hiện nay cũng sẽ vô cùng quan trọng với bạn đó nhé.

Ngoài ra khi bạn viết một email xin thực tập, tức là bạn cũng đang cố gắng tìm kiếm cho mình một công việc ổn định và phù hợp trong tương lai hơn. Chính vì thế mà việc viết email của bạn lại vô cùng quan trọng đó, khi đã nhận thấy được tầm quan trọng của nó thì bạn đừng bao giờ “thiếu trách nhiệm” với email xin thực tập của mình nữa nhé.

2. Tại sao email của bạn gửi đi nhưng không có hồi âm gì?

Nếu như trước đây bạn cũng đã từng viết email để xin thực tập, vài ba lần nhưng vẫn bặt vô âm tín, bạn chưa hiểu tại sao lại như thế. Trong phần này chúng tôi sẽ giúp bạn tìm ra những lý do mà bạn chưa biết.

- Email xin thực tập của bạn lạc chủ đề, sẽ chẳng có có một nhà tuyển dụng nào có thể chấp nhận được một thực tập sinh sai điều căn bản nhất. Tức là tiêu đề bạn xin thực tập tại một vị trí nhưng nội dung email lại là một công việc khác. Đương nhiên rồi, sẽ chẳng có ai chấp nhận được điều này đúng không nào.

- Bạn gửi sai địa chỉ email nhận, hoặc tên, tiêu đề của bạn không rõ ràng. Bạn cần phải hiểu một điều rằng một ngày công ty họ sẽ nhận được rất nhiều email gửi về, nếu như bạn không nổi bật, không rõ ràng thì rất có thể email mà bạn gửi đã “lạc trôi” theo hàng nghìn cái mail khác rồi đó.

- Đối với nội dung xin thực tập bạn viết sơ sài và sai quá nhiều lỗi chính tả, việc bạn không chăm chút cho nội dung của mình cũng là một trong những tiêu chí đánh giá bạn đó.

Đó chính là một vài lý do mà khi bạn gửi email xin thực tập của mình rất nhiều lần nhưng vẫn không có hồi âm. Đối với những bạn chưa biết cách viết hay thất bại khá nhiều lần, hãy cùng xem chúng tôi hướng dẫn bạn cách viết trong nội dung phần sau nhé. 

Xem thêm: Mô tả công việc thực tập sinh hành chính nhân sự chi tiết nhất

3. Giúp bạn nắm chắc cơ hội trong tay với cách viết email xin thực tập đúng chuẩn

Nếu như bạn xin thực tập thành công, tức là bạn sẽ có cơ hội tìm được việc làm phù hợp với mình. Chính vì thế mà cần phải tận dụng mọi cơ hội mà mình có được. 

3.1. Hãy nghiên cứu về cơ hội thực tập của mình

Điều đầu tiên trước khi bước vào việc viết email gửi cho một nhà tuyển dụng nào đó thì chúng tôi khuyên bạn nên cân nhắc về cơ hội thực tập của mình. Bạn cần phải suy nghĩ xem công ty đó liệu có cho bạn được môi trường làm việc mong muốn không? Hay bạn có chắc chắn rằng bạn đang làm đúng chuyên ngành tại công ty đó. Điều này sẽ khá quan trọng đó, bởi nếu không trả lời trước cho mình những câu hỏi này thì đôi khi nó sẽ làm mất thời gian của bạn khá nhiều đó. 

Ngoài ra bạn cần phải nghiên cứu xem cơ hội được nhận thực tập của mình như thế nào, hãy tận dụng những mối quan hệ xã hội khác nhau xem có ai giới thiệu cho mình hay không. Sau đó bạn hãy cẩn thận gửi email xin thực tập theo các thứ tự ưu tiên nhé. 

3.2. Sử dụng một lời chào, lời mở đầu phù hợp

Đối với một bạn sinh viên xin thực tập thì bạn cần phải tận dụng mọi khả năng, mọi không gian để nắm bắt các cơ hội tốt hơn. Bên cạnh phần tiêu đề của email, phần lời chào ở đầu cũng rất quan trọng và cần thiết đấy nhé. Lời chào đầu tiên sẽ giúp cho người nhận email nhìn thấy được luôn, nó cũng giúp cho họ cảm thấy được tôn trọng hơn. Nếu như bạn và nhà tuyển dụng của mình chưa hề quen biết nhau, trường hợp này không thể sử dụng lời chào thân mật được, hãy sử dụng một lời chào lịch sự nhé. 

Ví dụ như: Kính gửi trưởng phòng nhân sự công ty ABC, còn nếu như bạn biết tên họ thì có thể viết: Kính gửi anh/ chị Nguyễn Thị B, trưởng phòng nhân sự công ty ABC. 

Ngay sau đó cũng đừng quên việc giới thiệu về bản thân mình nhé, bởi nếu không họ sẽ không biết bạn là ai đâu.

3.3. Cẩn thận với ngôn ngữ sử dụng trong email

Có rất nhiều bạn bỏ qua lỗi này trong nội dung email được gửi đi, nếu như bạn thật sự không xem trọng lỗi này thì rất có thể email của bạn gửi đi mà cũng không có hồi âm đâu nhé. Cho dù bạn đã có mối thân tình trước hay là không quen biết gì với công ty đó thì cũng cần phải sử dụng ngôn ngữ sao cho phù hợp với nội dung. Trong hoàn cảnh này bạn đang là người viết gửi đến nhà tuyển dụng, vì thế mà cần phải sử dụng ngôn ngữ lịch sự, đảm bảo sự tôn trọng nhất định dành cho nhà tuyển dụng chứ không phải ngôn ngữ thân mật. 

Bên cạnh đó bạn cũng cần phải chú ý sử dụng một loại ngôn ngữ nhất định trong nội dung, điều chỉnh phông chữ, cỡ chữ sao cho phù hợp, bởi email xin thực tập này cũng gần giống như việc bạn đang xin việc rồi đó.

Một lưu ý nữa cho bạn, nếu như những phần nội dung tiêu đề quan trọng mà bạn muốn làm nổi bật thì hoàn toàn có thể sử dụng in đậm, in nghiêng sao cho phù hợp.

3.4. Tập trung cao độ vào mục tiêu

Đối với những bạn viết email xin thực tập, bạn không nên quá dài dòng để tránh xa rời chủ đề mà cần phải thật sự chú tâm vào mục tiêu mà mình mong muốn. Nếu như xin thực tập thì cần phải nói được bạn đã hoàn thành xong chương trình học trên trường và muốn thực tập tại công ty để gia tăng vốn hiểu biết và kinh nghiệm của bản thân. Tuy nhiên không chỉ với mục đích thực tập riêng, bạn vẫn phải thể hiện được rằng bạn cố gắng nỗ lực cống hiến cho công ty bằng khả năng của mình.

3.5. Đặt ra những yêu cầu cụ thể

Đưa ra yêu cầu của bản thân mình cũng vô cùng quan trọng, nếu như bạn đã trình bày xong lý do gửi email của mình thì hãy nói yêu cầu của mình, mong muốn của mình muốn làm việc ở vị trí nào trong công ty. Tuy nhiên yêu cầu cũng cần phải phù hợp với thực lực và khả năng để công ty dễ dàng sắp xếp công việc nhé.

Với những yêu cầu cụ thể, rõ ràng thì công ty sẽ rất dễ dàng hiểu được điều đó, nếu như họ cảm thấy hợp lý và cần thiết sẽ gửi phản hồi lại ngay cho bạn sau đó.

3.6. Viết ngắn gọn, đơn giản

Đối với một nhà tuyển dụng của một công ty, doanh nghiệp, sẽ thật khó chịu khi bạn viết email xin thực tập quá dài dòng và không đúng trọng tâm. Họ không có quá nhiều thời gian để đọc một email chỉ xin thực tập đâu nhé, bởi vì ai cũng rất bận rộn, chính vì thế mà bạn cần phải đảm bảo về độ dài của email mình gửi đi là phù hợp, không dài mà không hề sơ sài nhé. Nếu như bạn viết quá dài, nhà tuyển dụng cũng sẽ đánh giá bạn không chuyên nghiệp trong vấn đề này đâu nhé. 

Xem thêm: Tìm việc làm thực tập sinh

3.7. Gửi kèm file CV của bạn

Cuối cùng xong những khâu trên thì bạn hãy đính kèm một file CV của chính bạn vào trong email đó, kèm với một lời “anh/chị có thể xem thêm CV của tôi ở file sau”. Việc gắn thêm file CV này sẽ khiến cho bạn trong mắt nhà tuyển dụng trở nên chuyên nghiệp hơn, thông qua CV họ cũng sẽ hiểu rõ hơn về năng lực của chính bản thân bạn. 

Cuối cùng vẫn đừng quên kèm một lời cảm ơn và ký tên nhé!

Lưu ý để có một email xin thực tập hoàn hảo hơn: 

- Khi viết email bạn cần phải lưu ý đến việc viết sai chính tả, nếu như không chắc chắn lắm thì có thể đưa nội dung đó lên google.doc để kiểm tra lại hoặc kiểm tra trực tiếp trên google. Việc sai chính tả sẽ là một trong những điểm trừ rất lớn của bạn đó nhé.

- Sử dụng một phông chữ duy nhất xuyên suốt nội dung của email, không nên sử dụng nhiều phông chữ khiến cho người đọc rối mắt, thiếu chuyên nghiệp.

- Trình bày một cách rõ ràng, không cần quá dài nhưng phải đúng trọng tâm mục đích.

Bạn có thể tham khảo trong ví dụ sau đây:

“Tiêu đề: Xin thực tập vị trí nhân sự

Kính gửi: Trưởng phòng nhân sự, công ty ABC

Tôi tên là Lưu thị B, tôi là sinh viên năm cuối khoa quản trị nhân lực trường đại học Công Đoàn. Tôi đang rất quan tâm đến vị trí nhân viên phòng nhân sự và muốn được đảm nhận vị trí này trong tương lai. Chính vì thế mà sau khi biết quý công ty đang tuyển dụng thực tập sinh cho vị trí này trong vòng 6 tháng tôi đã quyết định ứng tuyển thực tập luôn.

Tôi tự tin rằng, với những kiến thức mà bạn đã tích lũy được trong thời gian học trên trường thì tôi có thể tự tin đảm nhận công việc này, rất mong được trao đổi thêm với quý công ty về vấn đề này trong thời gian sớm nhất. Quý công ty có thể xem thêm và hiểu thêm về thông tin cá nhân cũng như trình độ, kỹ năng của tôi trong file CV đính kèm sau.

Trân trọng

Lưu Thị B”

Đó chính là một mẫu email ngắn gọn mà bạn có thể tham khảo để hiểu hơn về cách viết nội dung email của mình.

Trên đây chính là cách viết email xin thực tập mà chúng tôi muốn gửi đến cho bạn, hy vọng nó sẽ hữu ích với bạn. Chúc bạn thực tập thành công!