Hồ sơ pháp lý là gì? Những yêu cầu khi lưu trữ bạn có thể chưa biết

1. Hồ sơ pháp lý là gì?

Công ty và các doanh nghiệp để vận hành kinh doanh, buôn bán các loại sản phẩm dịch vụ thì luôn có rất nhiều văn bản chứng từ và hồ sơ phát sinh. Những hồ sơ có thể kể đến như như giấy tờ nhập xuất, bán hàng, phiếu thu, phiếu chi cho đến các loại hồ sơ cần sự bảo mật cao như hợp đồng mua bán, hợp đồng lao động, hợp đồng kinh doanh, hồ sơ pháp lý. Vậy theo bạn thì hồ sơ pháp lý là gì?

Đây chính là các dạng hồ sơ có giá trị cao về mặt pháp luật. Tất cả các công ty kinh doanh hay các doanh nghiệp đều cần có các loại hồ sơ này. Hồ sơ pháp lý là loại hồ sơ cần độ bảo mật cực kỳ cao trong quá trình lưu trữ và rất quan trọng của mỗi công ty hay doanh nghiệp. Để có cái nhìn tổng quan và chính xác hơn về hồ sơ pháp lý thì ngay bây giờ chúng ta hãy cùng tìm hiểu chi tiết về dạng hồ sơ quan trọng này từ đó đưa ra được các phương án thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ dữ liệu sao cho phù hợp nhất.

Không chỉ các doanh nghiệp, công ty mà mỗi cá nhân chúng ta đều đang có những loại giấy tờ pháp lý mang những đặc điểm không thể thay thế này. Giấy tờ pháp lý này có thể kể đến như chứng minh thư nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu và các loại giấy tờ chứng thực khác. Đó chính là một dạng của loại hồ sơ này mang tên hồ sơ pháp lý cá nhân.

Xem thêm: Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp là gì? Cần những gì đối với hồ sơ? 

2. Đặc điểm của hồ sơ pháp lý

Mỗi loại hồ sơ và chứng từ khác nhau thì chúng sẽ có những đặc điểm khác nhau. Chính vì có giá trị cao về mặt pháp lý mà hồ sơ pháp lý mang rất nhiều đặc điểm khiến chúng ta phải tuân thủ khi thực hiện làm loại hồ sơ này. Các dạng hồ sơ pháp lý mà chúng ta thường gặp có thể kể đến như hợp đồng lao động, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép kinh doanh,... giấy chứng nhận mặt hàng sản phẩm, dịch vụ, các loại giấy tờ được thông qua bởi nhà nước và các bộ ban hành kiểm duyệt liên quan trong quá trình vận hành kinh doanh. Giấy tờ liên quan đến đất cát và bất động sản như sổ đỏ, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đai và rất nhiều các loại giấy tờ quan trọng không thể thay thế khác.

2.1. Tính chứng thực và nghiêm cấm sao in

Đặc điểm, tính chất quan trọng đầu tiên mà chúng ta có thể kể đến của hồ sơ pháp lý đó là hồ sơ cần được chứng thực, nghiêm cấm hành vi sao in bất hợp pháp. Các loại hồ sơ pháp lý đều cần được chứng thực, trên đó phải có đầy đủ chữ ký, mộc đóng dấu đỏ của những người hoặc các cấp có thẩm quyền. Chúng là những bản duy nhất không được sao lưu và chia sẻ khi sử dụng và chỉ hiệu lực với duy nhất bản gốc này. Chính vì lý do này, chúng ta thấy được việc lưu trữ cất giữ cho các loại hợp đồng, giấy tờ và hồ sơ pháp lý này rất quan trọng. Việc này phải được đảm bảo, có tính an toàn và bảo mật cao bởi nếu xảy ra mất mát chúng ta sẽ phải làm lại với rất nhiều thủ tục phiền phức, gây khó khăn và mất thời gian.

2.2. Tính hợp pháp và bảo mật cao

Đặc điểm thứ hai của những hồ sơ pháp lý cần có đó là giá trị pháp lý nghiêm ngặt và mang tính chất hợp pháp. Bất cứ một hành vi nào liên quan đến giả mạo giấy tờ, chữ ký hay con dấu trên hồ sơ sẽ đều là hành vi vi phạm pháp luật và sẽ bị xử lý thích đáng theo pháp luật Nhà nước. Kể cả những việc như truy xuất, sử dụng các loại hồ sơ, giấy tờ này cũng cần có sự cho phép của người hoặc các cấp có thẩm quyền. Chính bởi đặc điểm này mà các loại hồ sơ pháp lý được xếp vào các loại hồ sơ mật cần được bảo quản một cách an toàn và nghiêm ngặt. Bất cứ mọi nhu cầu sử dụng cũng đều cần có công văn cho phép của người có trách nhiệm và quyền hành đối với các loại hồ sơ này.

3. Vai trò của hồ sơ pháp lý

Trong quá trình vận hành và hoạt động của các doanh nghiệp thì hồ sơ pháp lý đống một vai trò quan trọng trong việc chứng thực tính minh bạch của cơ sở, công ty hay doanh nghiệp đó. Nó có thể được ví như bộ mặt và sự uy tín của mỗi công ty.

Trong những tình huống liên quan đến giấy tờ hành chính, liên quan đến luật pháp đang được ban hành thì hồ sơ pháp lý chính là tài liệu minh chứng uy tín và có hiệu lực nhất. Đây có thể coi như là một thời điểm để chứng minh rằng cơ quan làm việc, cơ sở kinh doanh, công ty hay doanh nghiệp này có thực sự đáng tin cậy hay không. Nó còn thể hiện tính chuyên nghiệp trong công việc cũng như việc tuân thủ đầy đủ các quy định hành chính về giấy tờ dựa theo luật pháp của cơ quan tổ chức đó.

Hồ sơ pháp lý cũng đóng góp một vai trò quan trọng trong việc mở rộng dự án, mở rộng lĩnh vực, địa bài kinh doanh,... Các vấn đề liên quan đến vay vốn ngân hàng, vay quỹ đầu tư các tổ chức liên quan khi muốn mở rộng vốn và phát triển kinh doanh. Nói cách khác thì đây chính là những hồ sơ cực kì quan trọng có vai trò ảnh hưởng đến sự phát triển của mỗi cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức.

Xem thêm: Hồ sơ pháp lý dự án và những điều bạn cần biết về hồ sơ pháp lý dự án

4. Hồ sơ pháp lý và những yêu cầu quan trọng khi lưu trữ

Như chúng tôi đã nói ở trên thì hồ sơ pháp lý mang những đặc điểm riêng biệt, có tính chất bảo mật, khó thay thế và ràng buộc cao nên việc lưu trữ và bảo quản các loại hồ sơ này cần rất nhiều yêu cầu quan trọng. Bên cạnh việc giữ gìn chúng luôn trong trạng thái tốt nhất để sẵn sàng mỗi khi chúng ta có nhu cầu sử dụng thì khi lưu trữ hồ sơ pháp lý sẽ cần đảm bảo những yêu cầu cụ thể. 

Đầu tiên đó là việc lưu trữ phải tuyệt đối đảm bảo tính bảo mật. Đây có lẽ cũng là tính chất quan trọng nhất khi lưu trữ các loại hồ sơ này. Thông tin được chứng thực trên các hồ sơ như hồ sơ kinh doanh, hồ sơ hợp đồng đấu thầu,... đối với các công ty, doanh nghiệp và chủ dự án là những thông tin rất quan trọng. Thậm chí khi lưu trữ chúng, ta cần niêm phong chặt chẽ và chỉ khi có yêu cầu và sự cho phép của các cơ quan có thẩm quyền thì chúng ta mới đem ra sử dụng. 

Để đảm bảo tính bảo mật thì những loại hồ sơ này cần lưu trữ ở những nơi kín đáo, an toàn. Được chịu trách nhiệm lưu trữ bởi những người, bộ phận riêng biệt trong doanh nghiệp, công ty với những biện pháp bảo mật để hạn chế tối việc nhập và truy xuất bất hợp pháp. Quản lý chặt chẽ nghiêm ngặt để tránh việc mất mát xảy ra không đáng có gây nên những rắc rối nghiêm trọng.

Hồ sơ pháp lý dù mang tính chất cá nhân hay tổ chức doanh nghiệp thì nó vẫn luôn là những hồ sơ cần được chúng ta gìn giữ và bảo quản cẩn thận. Work247 hy vọng rằng sau khi đọc xong bài viết trên bạn sẽ tích lũy thêm được cho mình những thông tin bổ ích về loại hồ sơ này.