Tìm hiểu chi tiết mô tả công việc quản lý dự án có gì đặc biệt?

1. Tìm hiểu khái niệm quản lý dự án là gì?

Dự án được hiểu có nghĩa đó là một quá trình gồm có nhiều công việc được liên kết, phối hợp cùng với nhau, trong đó có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc và toàn bộ cùng có một mục đích chung để hướng đến. Cụ thể, dự án sẽ bị hạn chế bởi mặt thời gian, các nguồn chi phí, nguồn lực bởi vì vậy để đạt được hiệu quả tốt nhất thì cần phải thực hiện thao tác quản lý dự án.

Từ đó chúng ta có thể hiểu quản lý dự án tức là các hoạt động nhằm kiểm soát, lên kế hoạch để phân bố nguồn lực, quản lý thời gian, giám sát thực hiện dự án và đánh giá sau dự án nhằm đảm bảo tiến độ công việc, ngân sách và hiệu quả đề ra. Quản lý dự án sử dụng những kiến thức cùng với kỹ năng và những công cụ để duy trì và đảm bảo đáp ứng một cách thật đầy đủ về những yêu cầu mà dự án đó đã đề ra từ đầu. Để có thể thực hiện tốt được điều này thì cần phải đảm bảo được sự hiểu biết về những nền tảng riêng biệt, đặc thù của công việc này. Ví dụ đơn giản như công tác quản lý đối với dự án xây dựng sẽ phải khác với công tác quản lý đối với dự án kinh doanh.

Trong cuộc sống hàng hàng ngày, hầu hết các công việc từ phát triển các cơ sở về hạ tầng hay mạng lưới trong kinh doanh thì đều cần phải có sự tham gia của công tác quản lý dự án. Bởi vì hoạt động đó sẽ giúp cho công việc diễn ra đúng tiến độ, đúng định hướng đã được đề ra.

Tin tuyển dụng: Ban quản lý dự án là gì? Tất tần tật thông tin Ban quản lý dự án

2. Tìm hiểu chi tiết mô tả công việc quản lý dự án

Công tác quản lý dự án là một hoạt động vô cùng quan trọng và thiết yếu để phục vụ cho việc đảm bảo công việc diễn ra đúng tiến độ và đảm bảo về mặt chất lượng. Để có thể duy trì được hiệu quả này thì người tham gia công tác quản lý sẽ cần phải thực hiện những công việc quan trọng như sau:

Có nhiệm vụ quản lý về tiến độ và đảm bảo chất lượng đối với dự án qua việc kiểm soát cùng với đánh giá về những công việc đang hoặc đã hoàn thành. Bên cạnh đó cũng cần phải thực hiện xác minh, đối chiếu về những nguồn thông tin so với trong bảng kế hoạch đã đề ra từ ban đầu, phối hợp, làm việc nhóm với các thành viên để có những kế hoạch điều chỉnh nhanh chóng nhằm đảm bảo những kế hoạch ban đầu được hoàn thành đúng tiến độ.  

Thường xuyên kiểm tra về chi phí trong quá trình quản lý dự án: Với mỗi dự án được thực hiện thì phía doanh nghiệp sẽ cần phải bỏ một số tiền vốn nhất định vào đó để đầu tư, chính vì vậy cần phải liên tục thực hiện các bước kiểm tra về số tiền được sử dụng và thiết lập các báo cáo cần thiết. Đây là công việc vô cùng quan trọng bởi nguồn vốn đó sẽ quyết định xem dự án có thể thực hiện được hay không?

Quản lý, đảm bảo an toàn cho cấp dưới: Việc đảm bảo đạt đúng hiệu quả công việc và thực hiện tiết kiệm về chi phí là rất quan trọng tuy nhiên cũng không thể do vậy mà bỏ qua những yếu tố về đảm bảo an toàn lao động cho nhân viên của mình. Đặc biệt khi quản lý dự án về xây dựng thì lại càng cần phải quan tâm, chú ý đến điều này. Thường xuyên gặp các thành viên, nhân viên để giải quyết vấn đề, phối hợp xử lí nhanh chóng không làm ảnh hưởng tiến độ công việc.

Quản lý về mức độ rủi ro của dự án: Toàn bộ các sự thay đổi về môi trường, khách hàng, tiền lãi hay cả về đối thủ thì cũng đều làm ảnh hưởng đến quá trình hoàn thành công việc. Các sự thay đổi này có thể đem đến lợi ích nhưng cũng có thể đem đến rủi ro. Chính vì vậy người quản lý dự án cần phải nhạy bén để đưa ra phương hướng thật chính xác, nhanh chóng và kịp thời.

Những hoạt động quản lý khác: Người quản lý dự án cần phải chú tâm để thực hiện xử lý những vấn đề đang phát sinh một cách khách quan trong quá trình tham gia vào dự án. Người quản lý dự án sẽ là người chịu trách nhiệm toàn bộ dự án, làm việc với các đối tác dự án. Bên cạnh đó người quản lý dự án cũng cần phải thường xuyên lập báo cáo để gửi lên ban quản lý của dự án, gửi cho phía lãnh đạo ở trong công ty để thông báo về tình hình chung, mức độ hiệu quả của công việc. 

3. Yêu cầu khi đảm nhận công việc quản lý dự án

3.1. Có khả năng lãnh đạo

Ở vai trò của một người quản lý dự án thì bạn sẽ không chỉ nhận mỗi công việc là chịu trách nhiệm đứng xem dự án được hoàn thành thành công hay không mà bạn sẽ còn phải đảm nhiệm việc dẫn dắt đội ngũ, nhóm của mình để cùng nhau đạt được các mục tiêu đã đề ra. 

Mỗi quản lý dự án sẽ có một phong cách khác nhau, không chỉ liên quan đến việc quản lý các nhiệm vụ mà còn gồm có cả quản lý về con người.

3.2. Có khả năng giao tiếp tốt

Bạn sẽ không thể trở thành một người lãnh đạo tốt nếu như bạn không thể diễn đạt tốt, rõ ràng những gì mình mong muốn, những gì bạn cần nhóm mình thực hiện. Bạn không chỉ giao tiếp với đội nhóm của mình mà bạn sẽ còn cần phải trao đổi thông tin với cả các bên đối tác, chủ đầu tư, nhà cung cấp, nhà thầu và phía khách hàng.

Xem thêm: Việc làm cán bộ quản lý dự án

3.3. Có khả năng thiết lập lịch trình

Một kỹ năng quan trọng của người quản lý dự án đó là phải biết cách thiết lập lịch trình dự án. Để có thể đạt được hiệu quả và mục tiêu của dự án trong một khoảng thời gian nhất định thì đòi hỏi người quản lý phải biết cách phân chia nhiệm vụ theo từng mốc thời gian, lập kế hoạch, lịch trình một cách chi tiết để đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn được giao.

Hiện nay công nghệ phát triển nên có rất nhiều các công cụ bổ trợ cho quá trình thiết lập kế hoạch này với những nhiệm vụ và thời gian của nhiệm vụ được vạch sẵn và bạn chỉ cần điền thông tin vào.

Xem thêm: Ngành Quản lý dự án ra làm gì - Lĩnh vực không lo thất nghiệp

3.4. Có khả năng quản lý rủi ro

Khi làm bất cứ công việc gì cũng đều có khả năng xảy ra rủi ro. Khi thiết lập kế hoạch cho dự án, dù cho dự án đó lớn hay dự án nhỏ thì đều sẽ cần phải nghĩ đến các rủi ro. Đó chính là một trong những công việc quan trọng mà người quản lý dự án cần phải chú tâm. Chính vì vậy, trước khi bắt tay vào làm dự án thì người quản lý dự án cần phải biết cách nhận định, đánh giá và thực hiện quản lý rủi ro phát sinh.

Người quản lý dự án càng giỏi trong việc quản lý rủi ro thì dự án đó sẽ càng có nhiều khả năng hoàn thành đúng mục tiêu. Tuy nhiên, cũng có trường hợp không thể lường trước được mọi thứ cho nên cần phải có những quy trình, kế hoạch để có thể khắc phục kịp thời khi rủi ro xảy ra.

3.5. Có khả năng quản lý chi phí

Khi thực hiện dự án thì bạn sẽ có cho mình một khoản ngân sách nhất định đảm bảo cho nhu cầu thực hiện của dự án. Khi đó nhiệm vụ của người quản lý đã đảm bảo việc sử dụng nguồn vốn đó một cách hợp lý, kiểm soát các khoản chi phí sao cho không lãng phí, thất thoát. Qua đó đảm bảo quá trình diễn ra dự án được trơn tru và đảm bảo cả về chất lượng của dự án đó nữa.

Quan trọng là vị trí này nếu ứng viên có kinh nghiệm giám sát, quản lý dự án thì khả năng trúng tuyển sẽ cao và có thể đàm phán mức lương như mong muốn. 

Trên đây là toàn bộ những thông tin mô tả công việc quản lý dự án. Hy vọng thông qua bài viết này bạn đọc có thể nắm bắt rõ hơn về vị trí công việc này và có cho mình những định hướng đúng đắn trong nghề.