MRP - Chìa khóa thành công trong công việc quản lý sản xuất

1. MRP là viết tắt của cụm từ gì?

MRP hay cụ thể hơn là Material Requirement Planning, được giải thích ngắn gọn trong tiếng Việt là hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu. Nói một cách rõ ràng hơn, MRP là quy trình lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu được sử dụng trong doanh nghiệp trước khi chúng được đưa vào quá trình sản xuất hoặc mua hàng. Đây là một hệ thống giúp giúp các doanh nghiệp tính toán số lượng nguyên vật liệu cần thiết để hoàn thành đơn hàng cho bên đối tác, khách hàng. Các hệ thống MRP phần lớn chạy trên phần mềm, nhưng cũng có hệ thống MRP chạy “bằng cơm”.

2. Nguyên tắc hoạt động của MRP

MRP trả lời những câu hỏi sau trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp:

Các nguyên vật liệu nào cần được chuẩn bị để phục vụ quá trình sản xuất?

- Số lượng nguyên liệu, vật liệu ấy là bao nhiêu?

- Khi nào cần?

- Thời gian để giao hàng được ước tính là bao lâu?

Hệ thống MRP được thiết lập dựa trên nguồn cầu và nguồn cung. Cụ thể hơn về quy trình, MRP được BOM (kế hoạch nguyên vật liệu), MPS (kế hoạch sản xuất tổng thể), và thông tin về hàng tồn kho cung cấp dữ liệu.

- BOM - kế hoạch nguyên vật liệu - là bảng thống kê ghi chép lại tất cả những nguyên vật liệu thô, các chi tiết, các bộ phận cấu thành, lắp ráp tạo nên một đơn vị sản phẩm hoàn chỉnh của doanh nghiệp. Và MRP cần dựa trên những số liệu cung cấp từ BOM về chi tiết số lượng các bộ phần cần dùng đối với một thành phẩm, để từ đó xác định được số lượng nguyên vật liệu cần thiết bằng cách lấy dữ liệu từ BOM trừ đi số lượng của thành phần đó trong kho. Cuối cùng là MRP sẽ định lượng được mức phải sản xuất hoặc đặt hàng thêm.

- MPS - kế hoạch sản xuất tổng thể là bản phác thảo kế hoạch các hoạt động sản xuất dự kiến. MRP tổng hợp lại đầy đủ dữ liệu từ đơn đặt hàng của bên đơn vị đối tác và dự báo trước nhu cầu vật tư. Và đó là những dự trù về số lượng thành phần cần thiết sẽ được sử dụng trong hiện tại hoặc tương lai.

- Dữ liệu hàng tồn kho cung cấp cho MRP các bộ phận cấu thành, các chi tiết lắp ráp đã có sẵn hoặc đã được đặt trước. Hệ thống MRP lúc này sẽ được thiết lập để trừ đi hàng tồn kho nhằm xác định chính xác hơn số lượng nguyên vật liệu cần thiết phải đặt thêm. Công việc này góp phần giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực và giảm thiểu chi phí trong quản lý sản xuất.

Và sau khi MRP đã xử lý xong toàn bộ số liệu từ 3 nguồn thông tin trên, bảng yêu cầu ròng các loại nguyên liệu, vật liệu cần thiết sẽ được xuất ra cho doanh nghiệp nắm được thông tin, giúp nhà quản lý chủ động trong điều phối công việc thông qua:

- Đơn đặt hàng mà MRP tổng hợp lại: Đơn đặt hàng sẽ cung cấp các thông tin về số lượng và thời gian đối tác đã đặt hàng, cũng như các thay đổi về yêu cầu đặt hàng bên đơn vị làm ăn.

- Kế hoạch nguyên vật liệu: Đây là bản số lượng nguyên vật liệu cần cho hiện tại được MRP thống kê. Và từ đó ta có thể dự đoán được các yêu cầu hàng tồn kho trong tương lai.

- Tiến độ công việc: Hệ thống MRP ghi chép, lưu lại, theo dõi sát sao ngày giao hàng, đơn hàng bị trễ, tình trạng hết hàng,... để phía quản lý có thể chủ động hơn trong điều phối và đánh giá hiệu suất hoạt động của hệ thống.

Từ các thông tin trên, doanh nghiệp hoàn toàn có khả năng đánh giá tổng quan dự án của mình và sẽ đưa ra được những chiến lược, cách khắc phục, điều chỉnh phù hợp để thu lại được kết quả tốt nhất.

Xem thêm: MPS là gì và tất cả những đặc điểm về kế hoạch sản xuất chính

3. Tại sao MRP là cần thiết trong việc quản trị sản xuất?

MRP là hệ thống không thể nào bỏ qua trong việc quản trị sản xuất. Doanh nghiệp được lợi rất nhiều từ MRP vì hệ thống MRP:

- Đảm bảo doanh nghiệp có đủ nguyên vật liệu để sản xuất và sản phẩm được hoàn thành kịp thời để giao cho bên khách hàng.

- Duy trì mức chi phí tối thiểu bằng cách đảm bảo số lượng hàng tồn kho là thấp nhất. Xác định mức dự trữ hợp lý, tránh các lãng phí về tài chính cho việc lưu kho, vận chuyển,...Nguyên vật liệu trữ trong kho quá lâu sẽ không sử dụng được nữa.

- Thiết lập các kế hoạch hoạt động sản xuất, lịch trình giao hàng cũng như các hoạt động mua bán trong tương lai.

- Phân bổ thời gian hợp lý để tối ưu hóa việc sản xuất, tiền của, nhân lực.

Ngoài ra, hệ thống MRP cũng có vai trò trong việc làm “cánh tay trái” cho một số cá nhân khác trong doanh nghiệp. Người có trách nhiệm lập kế hoạch công việc có thể dựa trên hệ thống MRP để phân chia thời gian, cân bằng, sắp xếp công việc hợp lý cho các bộ phận. Người quản lý nhà máy của doanh nghiệp nắm trong tay quyền chủ động hơn trong việc đốc thúc, bám sát và đẩy nhanh tốc độ sản xuất của công nhận dựa vào số liệu dự đoán của MRP. Bộ phận kinh doanh, quản lý hàng tồn kho cũng nhận được sự hỗ trợ lớn từ MRP.

Tin tuyển dụng: Việc làm sản xuất - vận hành sản xuất

4. Giải pháp chuyên sâu của MRP 

Hệ thống MRP hoạt động có hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều thông tin đầu vào. Thông tin được cung cấp cho MRP càng có độ chính xác tuyệt đối càng tốt. Nhiều đơn vị sản xuất mặc dù có lắp đặt và sử dụng hệ thống MRP nhưng việc quản lý sản xuất vẫn không được trơn tru, thậm chí còn gặp nhiều khó khăn hơn bình thường, do dữ liệu đầu ra của MRP có sự sai lệch. Mà nguyên nhân xuất phát là do thiếu nguồn nhân lực các bộ phận chuyên trách, số lượng đặt hàng, thay đổi đơn hàng không được update liên tục,... Và đó là do họ đã thiếu đi hệ thống MRP đặc thù, loại hệ thống có thể xử lý các thông tin, số liệu phức tạp trong những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn. 

Tính đến thời điểm hiện tại, trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp hệ thống MRP với những phạm vi khác nhau trong việc xử lý số liệu đầu vào trong quản lý sản xuất. Chẳng hạn, MRP những được cài đặt với hệ thống đơn giản sẽ chỉ tính toán được, giải quyết những đơn đặt hàng hiện có. Còn DIGINET thì lại là phiên bản hoàn toàn khác, đây là một hệ thống MRP có khả năng xử lý triệt để các vấn đề tồn đọng ở hiện tại, đồng thời đưa ra dự trù ở mức độ an toàn đối với những đơn đặt hàng trong tương lai.

DIGINET đảm bảo doanh nghiệp sẽ cung ứng được cho khách những đơn hàng bất kỳ với điều kiện chúng được yêu cầu trong khoảng thời gian tương lai đã được MRP xét tới. DIGINET còn có ưu điểm vượt trội ở chỗ nó được trang bị thêm hệ thống cảnh báo. Trong những trường hợp không ai mong muốn, nguyên vật liệu để sản xuất bị thiếu hụt do xảy ra sự cố trong quá trình vận chuyển, hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo cho người quản lý để từ đó họ đưa ra biện pháp ứng biến kịp thời: báo cáo cấp trên và chủ động sắp xếp lại việc sản xuất để đảm bảo tiến độ công việc…

Các bạn có lẽ đã nắm được những thông tin thiết yếu về hệ thống MRP và tầm quan trọng của nó trong việc quản lý sản xuất.