Phân tích gap là gì? Các mô hình phân tích khoảng cách hiệu quả

1. Phân tích gap là gì?

Phân tích gap - Gap analysis có nghĩa là phân tích khoảng cách. Quá trình phân tích gap cho phép các tổ chức, doanh nghiệp xác định ra cách thức đạt được mục tiêu kinh doanh một cách tốt nhất hoặc sử dụng nguồn lực hiệu quả. Phân tích gap so sánh trạng thái hiện tại với một trạng thái mong muốn hoặc mục tiêu lý tưởng, làm nổi bật những thiếu sót, và cơ hội để sửa chữa và cải thiện.

Xem thêm: Quản lý tín dụng là gì? Mô tả công việc quản lý tín dụng chi tiết nhất

2. Vai trò của phân tích gap

Thông qua phân tích gap, một tổ chức có thể kiểm tra hiệu suất, kết quả hiện tại với hiệu suất mục tiêu, mong muốn của tổ chức đó.

Phân tích gap có thể hữu ích khi các công ty biết rằng tổ chức của mình không sử dụng hết tiềm năng của họ về nguồn lực, vốn hoặc công nghệ, từ đó đưa ra các giải pháp, chiến lược phù hợp.

Bằng cách phân tích gap, nhà quản lý có thể tạo ra một kế hoạch, chiến lược đưa tổ chức phát triển , tiến lên, lấp đầy khoảng trống về hiệu suất.

Phân tích gap cũng có thể sử dụng để đánh giá sự khác biệt giữa tài sản vài tỷ lệ và nợ phải trả của tổ chức.

3. Bốn bước phân tích khoảng cách đơn giản.

3.1. Phân tích trạng thái hiện tại của tổ chức

Đầu tiên, bạn phải xác định được lĩnh vực bạn muốn tập trung để phát triển, và bắt đầu xác định vào trạng thái hiện tại của tổ chức. Từ đó, bạn cần xem tổ chức của mình hiện đang ở đâu trong tiến trình phát triển, trước khi lên kế hoạch, chiến lược cho tương lai để đạt được mục tiêu.

Chẳng hạn, tổ chức của bạn muốn được khách hàng yêu thích, ưa chuộng, nhưng thực tế thì họ lại phàn nàn, không hài lòng về tổ chức. Để tìm hiểu nguyên nhân vì sao, bạn phải thu nhập dữ liệu, xem xét các phản hồi và phân tích xem vì sao khách hàng không hài lòng với tổ chức. Để hiểu sâu hơn về tình trạng này, bạn phải sử dụng công cụ phân tích gap.

3.2. Xác định trạng thái lý trưởng trong tương lai của tổ chức

Sau khi đã phân tích trạng thái hiện tại, tiếp theo bạn phải xác định trạng thái lý tưởng trong tương lai của tổ chức.

Nhưng làm thế nào để bạn có thể đạt được lý tưởng trong tương lai một cách thực tế?

Một ví dụ cụ thể làm rõ vấn đề này. 

Trạng thái tương lai cho ngân hàng của bạn là 30%.

Trạng thái tương lai cho tổ chức sản xuất của bạn: doanh thu 250.000 đô la mỗi người.

Trạng thái tương lai cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn: 20.000 bữa ăn mỗi tuần.

Trạng thái tương lai cho đô thị của bạn: 100 sự cố an toàn trên 100.000 công dân mỗi năm.

Bạn thậm chí có thể lập biểu đồ và thấy được sự trình bày rõ ràng về trạng thái hiện tại và trạng thái trong tương lai.

3.3. Tìm ra lỗ hổng và đánh giá các giải pháp

Kết hợp cả 2 bước phân tích trạng thái hiện tại của tổ chức và phân tích trạng thái hiện tại của tổ chức thì chúng ta sẽ thấy được những thứ còn thiếu giữa hiệu suất và tiềm năng. Từ đó, bạn phải đưa ra những quyết định giải pháp để thu hẹp khoảng cách hiệu quả nhất. Cách bạn thu hẹp khoảng cách sẽ phụ thuộc vào các ưu tiên của doanh nghiệp và công ty của bạn, các quản lý phải làm việc cùng nhau để tìm ra hướng đi, giải pháp để tổ chức có thể hoạt động tốt nhất. 

3.4. Đề ra các cải tiến để thu hẹp khoảng cách trong tổ chức của bạn

Sau khi đã tìm ra những lỗ hỏng và tìm ra được những cách khả thi để thu hẹp khoảng cách và quyết định cách xem cách nào là tốt nhất và bạn phải thuyết phục những người khác trong tổ chức hiểu về điều đó. Bởi vì, những thay đổi đó có thể ảnh hưởng đến các nhóm và bộ phận khác trong công ty, vì vậy bạn phải đưa ra kế hoạch. 

Thiết lập một kế hoạch, một chiến lược rõ ràng và các mục tiêu mong muốn để có thể hiện thực hóa quá trình chuyển đổi và thu hút mọi người cùng tham gia. 

Xem thêm: Giải đáp thắc mắc chuyên viên phân tích dữ liệu là gì? 

4. Các mô hình phân tích khoảng cách

4.1. Mô hình SWOT

Mô hình SWOT là một mô hình rất nổi tiếng trong phân tích kinh doanh của các doanh nghiệp. SWOT bao gồm Strengths là điểm mạnh; Weaknesses là điểm yếu; Opportunities là cơ hội và Threats là thách thức.

Trong đó, yếu tố bên trong, yếu tố nội bộ của doanh nghiệp là Strengths (Điểm mạnh) và Weaknesses (Điểm yếu). Còn các yếu tố bên ngoài như thi trường, xã hội, chính trị là Opportunities (Cơ hội) và Threats (Thách Thức).

Như vậy, mô hình SWOT đó là việc phân tích yếu tố nội bộ doanh nghiệp (các điểm mạnh và điểm yếu) và các yếu tố môi trường bên ngoài tác động đến doanh nghiệp bao gồm các những cơ hội cũng như nguy cơ, thách thức có thể xảy ra.

Phân tích Ma trận SWOT là một trong 5 bước hình thành nên chiến lược kinh doanh, nó không chỉ có ý nghĩa đối với tổ chức, doanh nghiệp trong việc hình thành chiến lược kinh doanh trong nước mà còn có ý nghĩa quan trọng trong việc hình thành các chiến lược, kế hoạch kinh doanh quốc tế để đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty hay doanh nghiệp.

Phân tích SWOT sẽ giúp cho doanh nghiệp tìm ra những giải pháp để lấp đầy lỗ hổng như: 

Lập kế hoạch chiến lược; đưa ra quyết định; loại bỏ hoặc hạn chế điểm yếu; phát triển thế mạnh và giải quyết vấn đề cá nhân như vấn đề nhân viên, cơ cấu tổ chức, nguồn lực tài chính …

4.2. Mô hình biểu đồ xương cá

Biểu đồ xương cá (Fishbone Diagram) hay còn gọi là biểu đồ nhân quả, là loại biểu đồ được thiết kế để nhận biết những mối quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả. Biểu đồ xương cá là một trong những công cụ hữu ích cho phân tích gap. Bởi vì, biểu đồ xương cá sử dụng trong các trường hợp như: khi bạn có nhu cầu tìm hiểu về một vấn đề nào đó để xác định nguyên nhân sâu xa; hay khi muốn tìm hiểu tất cả các lí do có thể có trong một tiến trình giải quyết vấn đề gặp khó khăn hay thất bại; khi có nhu cầu nhận diện các lĩnh vực thu thập thông tin và khi muốn tìm hiểu lý do một tiến trình không đưa đến những kết quả mong muốn. 

4.3. Mô hình 7S của McKinsey

Mô hình 7S của McKinsey là một trong những công cụ phân tích thiết kế tổ chức của công ty bằng cách xem xét 7 nhân tố nội bộ chính như: chiến lược, hệ thống, cấu trúc, giá trị được chia sẻ, phong cách, nhân viên và kỹ năng để xác định xem có sự liên kết hiệu quả hay không và cho phép tổ chức đạt được mục tiêu đề ra. Mô hình 7S có thể được áp dụng cho nhiều tình huống và là một công cụ mang lại nhiều lợi ích: tạo lợi nhuận cho sự thay đổi, giúp nhà quản lý thực hiện chiến lược mới, xác định nhân tố có thể thay đổi trong tương lai và tạo thuận lợi cho việc sáp nhật của tổ chức.

4.4. Mô hình Nadler-Tushman

Đây là mô hình năng động nhất trong số các mô hình, Nadler-Tushman xem xét cách mỗi quy trình kinh doanh ảnh hưởng đến quy trình kinh doanh khác như thế nào và xác định những lỗ hổng đến kết quả, hiệu suất. Nadler-Tushman tạo ra một cái nhìn tổng thể về quá trình hoạt động của tổ chức của bạn từ đầu đến cuối.

Mô hình Nadler-Tushman tìm ra các lỗ hổng bằng cách chia quá trình hoạt động của tổ chức thành ba nhóm:

Đầu vào là toàn bộ văn hóa công ty và lực lượng lao động, tất cả các nguồn lực được sử dụng để tạo ra các dịch vụ, các loại sản phẩm và môi trường hoạt động.

Chuyển đổi: hệ thống, nhóm và quy trình nhận các giá trị đầu vào thành sản phẩm đầu ra

Đầu ra bao gồm có sản phẩm và dịch vụ cuối cùng.

4.5. Mô hình PEST

Mô hình PEST là tổng hợp nghiên cứu về cơ hội và thách thức của tổ chức, doanh nghiệp. Nội dung chính của mô hình là phân tích bốn yếu tố chính của môi trường vĩ mô bao gồm kinh tế, chính trị, chính trị, văn hóa - xã hội và công nghệ.

Mô hình PEST cũng giúp cho phân tích gap hiệu quả trong việc phát triển chiến lược kinh doanh một cách chủ động và hoàn thiện. Mục đích chính của mô hình là hướng sự chú ý của tổ chức, doanh nghiệp ra các yếu tố bên ngoài, quan tâm hơn đến những thành phần khó kiểm soát. 

Đến đây, chắc hẳn bạn đọc đã hiểu thế nào là phân tích gap la gi? Hy vọng bài viết này của work247 có thể giúp ích cho bạn hay cho tổ chức của bạn nhìn ra lỗ hổng và cải thiện nó. Chúc các bạn thành công!