Sơ đồ tư duy quản lý thời gian và mẹo quản lý thời gian hiệu quả

1. Tìm hiểu về sơ đồ tư duy quản lý thời gian

Đã bao giờ bạn phải “ngụp lặn” trong một núi công việc mà không biết khi nào mới có thể hoàn thành chưa? Bạn có thường xuyên đi ngủ rất trễ mỗi ngày mà vẫn chưa là xong xuôi mọi công việc? Bạn đã từng phải thức hôm thức khuya để chạy cho kịp deadline chưa? Nếu bạn đang gặp phải tình trạng này thì chứng tỏ bạn chưa biết cách quản lý thời gian và sắp xếp công việc hiệu quả.

Vậy làm thế nào để quản lý thời gian một cách hiệu quả? Làm thế nào để hoàn thành số lượng công việc hàng ngày mà vẫn có thời gian cho những sở thích cá nhân hay thời gian nghỉ ngơi thư giãn?

Hôm nay, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu một công cụ rất hữu ích trong việc quản lý thời gian và sắp xếp công việc. Đó chính là sơ đồ tư duy quản lý thời gian.

1.1. Giới thiệu tổng quan về sơ đồ tư duy quản lý thời gian

Sơ đồ tư duy quản lý thời gian là một dạng sơ đồ tư duy (Mindmap), trong đó mỗi nhánh của sơ đồ sẽ bao gồm các công việc hàng ngày bạn phải làm và ghi chú thêm về thời gian cũng như phương pháp tiến hành công việc.

Thông thường, khi bắt đầu mỗi ngày làm việc, bạn sẽ cần dành ra khoảng 15 phút đầu tiên để liệt kê hết tất cả những công việc mình cần thực hiện và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên. Thay vì ghi chép công việc lên giấy thông qua những gạch đầu dòng khô khan, thì với sơ đồ tư duy bạn sẽ có một cái nhìn tổng quan hơn về những nhiệm vụ bạn cần hoàn thành và thời gian phân phối cho mỗi nhiệm vụ.

Sơ đồ tư duy quản lý thời gian cung cấp cái nhìn tổng quát, giúp bạn có tư duy sắp xếp công việc một cách khoa học hơn.

1.2. Cách xây dựng sơ đồ tư duy quản lý thời gian

Như vậy là bạn đã có những hình dung ban đầu về sơ đồ tư duy quản lý thời gian. Vậy làm thế nào để xây dựng sơ đồ tư duy quản lý thời gian một cách khoa học và có hiệu quả. Hãy cùng tham khảo cách xây dựng loại sơ đồ này ngay sau đây nhé!

1.2.1. Xác định được mục tiêu của bản thân

Bước đệm đầu tiên để xây dựng sơ đồ tư duy quản lý thời gian đó là bạn cần phải biết được chính xác hôm nay mình làm việc với mục đích gì? Bạn cần hoàn thành nhanh chóng công việc để tham gia một cuộc họp? Hay là bạn cần báo cáo công việc đúng giờ tan ca để quay về nhà cùng vợ kỷ niệm ngày cưới của hai vợ chồng… bất cứ mục đích gì cũng sẽ là động lực để bạn sắp xếp và hoàn thành công việc.

Sau khi xác định được mục tiêu làm việc mỗi ngày, bạn mới có thể biết được mình phải làm như thế nào để hoàn thành mục tiêu đó. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể cân nhắc và sắp xếp công việc cũng như phân chia thời gian cho mỗi công việc một các hợp lý nhất.

1.2.2. Lập danh sách công việc cần làm

Không chỉ là danh sách các công việc cần hoàn thành mỗi ngày, bạn cũng nên đưa vào danh sách này những công việc bạn cần hoàn thành mỗi tuần và mỗi tháng.

Việc lên danh sách công việc giúp bạn xác định được khối lượng công việc của bản thân để cân đối với quỹ thời gian sao cho hợp lý nhất. Mục đích của bạn là có thể tận dụng tất cả thời gian của mình để hoàn thành công việc và cố gắng không để trống ra bất cứ khoảng thời gian vô nghĩa nào.

1.2.3. Sắp xếp và ưu tiên những công việc quan trọng

Sau khi đã liệt kê hết những công việc cần hoàn thành thì tiếp theo bạn cần sắp xếp những công việc đó theo thứ tự ưu tiên. Những công việc cần hoàn thành sớm hơn hay nhưng công việc mang tính chất tiền đề để thực hiện những công việc còn lại sẽ được sắp xếp lên đầu tiên để ưu tiên hoàn thành sớm.

1.2.4. Tổng kết lại các công việc

Hãy tổng kết lại những gì mình đã làm được sau một ngày dài làm việc để xác định những công việc đã hoàn thành và những công việc còn đang nằm trong hàng chờ. Bên cạnh đó, bạn cũng cần đánh giá mức độ hiệu quả của những công việc đã được hoàn thành.

Bạn hoàn thành nhanh hơn hay chậm hơn thời gian đã định ra trong kế hoạch? Mức độ hoàn thành những công việc đó như thế nào? Bạn có gặp những khó khăn gì trong quá trình làm việc không? Bạn có tìm ra những phát kiến nào để hoàn thành công việc nhanh chóng hơn không?

Đây là những câu hỏi nên được đặt ra và nhiệm vụ của bạn là tìm ra các câu trả lời để đúc rút lại kinh nghiệm sau một ngày làm việc.

1.2.5. Giữ vững kỷ luật và tuân thủ theo những gì đã đặt ra

Việc tuân thủ theo thời gian bạn phân phối cho mỗi công việc cũng rất cần thiết nếu bạn muốn xây dựng thói quen sắp xếp công việc và sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả.

Hãy đặt ra những quy tắc cho bản thân và cố gắng tuân thủ những quy tắc này. Bạn có thể cảm thấy gò bó và chưa thích nghi ngay được trong thời gian đầu tiên. Tuy nhiên khi mọi thứ đã đi vào quỹ đạo thì chắc chắn bạn sẽ cảm thấy những quy tắc này là rất cần thiết.

1.2.6. Tập trung hết sức hoàn thành công việc

Thời gian của bạn là có hạn, thời gian mà bạn phân bổ cho mỗi công việc cũng là như vậy. Khi bắt đầu công việc, bạn cần hết sức tập trung để cố gắng hoàn thành công việc trong thời gian đã định. Đôi khi bạn còn có thể hoàn thành công việc trước deadline và đó quả thực là một điều rất tuyệt vời. Bạn sẽ có thêm thời gian cho những công việc khác vì có những công việc sẽ chiếm thời gian của bạn nhiều hơn so với con số đã định sẵn.

Ngoài ra, khi bạn tập trung làm việc thì chất lượng công việc của bạn sẽ luôn được đảm bảo. Để làm được điều này, bạn cần chủ động tránh xa những tác nhân có thể khiến bạn xao nhãng công việc.

2. Mẹo quản lý thời gian hiệu quả

Mỗi ngày chỉ có 24 tiếng đồng hồ, vì vậy đừng bao giờ lãng phí thời gian vì bạn không thể lấy lại được. Mỗi người cần phải học cách quản lý thời gian hiệu quả cho cả công việc lẫn đời sống cá nhân.

Hãy tham khảo một số mẹo sau đây để giúp bạn quản lý thời gian một cách hiệu quả hơn nhé!

2.1. Sắp xếp nơi làm việc khoa học

Đôi khi bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm một cuốn sổ ghi chép, một tài liệu quan trọng… hay bất cứ thứ gì phục vụ cho công việc nếu chúng không được sắp xếp vào đúng chỗ.

Hãy tập cho mình thói quen sắp xếp nơi làm việc khoa học, mọi thứ đều được đặt vào đúng chỗ và khi cần bạn có thể tìm lại ngay lập tức mà không phải mất thời gian lục tung mọi thứ.

2.2. Phân chia cụ thể hơn thời gian cho mỗi công việc

Đừng chỉ dừng lại ở việc phân chia một khoảng thời gian chung chung chung cho mỗi công việc. Bạn nên đặt ra thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc cho mỗi công việc. Nếu công việc đó có nhiều giai đoạn thì hãy chia nhỏ thời gian dành cho mỗi giai đoạn cụ thể. Làm như vậy bạn sẽ có ý thức hơn trong việc tuân thủ thời gian.

Khi bạn học được cách sắp xếp công việc và phân chia thời gian cho mỗi công việc một cách hợp lý, bạn sẽ có thể hoàn thành mọi công việc mà vẫn dành ra được một khoảng thời gian cho bản thân. Mỗi buổi sáng trước khi bắt đầu làm việc, hãy dành cho một chút thời gian để hoàn thành sơ đồ tư duy quản lý thời gian. Điều này sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và không để thời gian trôi qua một cách  vô nghĩa.