Spare Parts là gì? Mẹo quản lý và tối ưu hóa tồn kho Spare Parts

Việc làm nhanh

1. Định nghĩa Spare Parts

Spare Parts được hiểu theo nghĩa tiếng anh được dùng để chỉ những bộ phận thay thế, phụ tùng có thể tháo rời. Khái niệm này thường được sử dụng  trong các ngành kinh tế, kỹ thuật.

Bất kể máy móc nào khi sản xuất đều phải thiết kế và sản xuất kèm theo các linh kiện để có thể thay thế. Máy móc có cứng cáp đến đâu thì cũng phải có lúc gãy hỏng, hao mòn. Do đó, việc sản xuất rời các linh kiện là rất cần thiết. Đâu phải cứ hỏng một bộ phận là vứt đi cả một cái máy tiền triệu, tiền trăm, đến hàng tỷ đồng đúng không nào? 

Ngày nay đến những đồ dùng trong nhà chỉ đáng mấy chục nghìn vẫn còn có bộ phận thay thế, huống hồ là cả một cái máy móc, xe cộ đắt tiền. Việc làm sản xuất và sử dụng phụ tùng thay thế sẽ giúp cho người sử dụng tiết kiệm được một khoản tiền lớn. 

Các nhà chuyên cung cấp Spare Parts phải quản lý và tồn kho như thế nào cho hiệu quả? Chúng ta cùng đến với phần 2. 

Xem thêm: Việc làm bán hàng

2. Mẹo quản lý và tồn kho Spare Parts

Không chỉ là việc mua đi bán lại nữa mà người chuyên cung cấp phụ tùng thay thế còn phải biết cách quản lý nguồn hàng của mình. Tồn hàng đúng số lượng, đúng khoa học sẽ giúp doanh nghiệp không bị thiếu đồ khi cần thiết, làm đình trệ kế hoạch, giảm doanh thu của doanh nghiệp. Chúng tôi sẽ đúc rút từ kinh nghiệm thành một số mẹo như sau: 

2.1. Ghi nhãn

Ghi nhãn ở đây không chỉ là đánh số từ 1 đến hết các sản phẩm nữa. Nếu chỉ đánh số như vậy bạn cũng chẳng thể nào nhớ nổi, kiểm soát được nguồn hàng của mình. Hãy để nhãn thông tin của mình có thể nói lên hết những thông tin của nó: lượng tiêu thụ, tên, bộ phận nào,...

Ví dụ như bạn làm trong một xưởng phụ tùng xe máy

Bạn kí hiệu A, B, C là mức độ tiêu thụ của chúng với các mức là 1000 sản phẩm/ tháng, 500 sản phẩm/ tháng, dưới 100 sản phẩm một tháng

Bạn kí hiệu X, Y, Z là các loại xe mà bạn có thể cung cấp phụ tùng thay thế như exciter, winner, honda rsx và có 1 loại là có thể sử dụng cho mọi loại xe là O

Bạn ký hiệu M, N, P là bộ phận của xe như bô xe, đèn xe, chân chống xe

1, 2, 3, 4 chính là mã sản phẩm liệt kê theo từng loại

Như vậy, khi bạn gặp một ký tự A0M1, bạn sẽ tự hiểu đây là bô xe loại 1 có mức tiêu thụ một tháng là khoảng 1000 sản phẩm, là sản phẩm có thể lắp đặt ở tất cả các dòng xe khác nhau. 

Khi kho của bạn có tới hàng nghìn sản phẩm thì bạn không thể đặt cho nó hàng nghìn cái tên được. Vì vậy mã hóa nó sẽ làm các công tác quản lý của bạn sẽ tối giản hơn. Nhiều bạn nghĩ rằng việc mã hóa này thật tốn kém thời gian, nhưng đó chỉ là vấn đề của thời gian đầu. Sau khi đã làm quen và sử dụng thì việc quản lý sẽ vô cùng dễ dàng. 

Xem thêm: Kỹ năng bán hàng là gì và thông tin bạn không nên bỏ qua!

2.2. Đào tạo nhân viên

Yếu tố con người cũng đóng vai trò quyết định trong quá trình làm việc có hiệu quả hay không. Để có một bộ máy công ty vận hàng tốt thì con người trong đó cũng cần phải có sự đóng góp ấn tượng. “Con sâu làm rầu nồi canh” được thể hiện rất đúng trong trường hợp này. Chỉ cần một cá nhân quên một bước trong quá trình làm việc cũng gây ra những sai phạm lớn, việc rà soát lại cũng vô cùng phức tạp và tốn nhiều thời gian. Như vậy, thà rằng làm một lần cẩn thận, chính xác hơn là việc dành thời gian để kiểm tra. 

Thế nên, để quản lý tồn kho hiệu quả, cần đào tạo cho nhân viên theo một quy chuẩn nhất định để tránh những sai phạm không đáng có. 

mẫu cv xin việc

2.3. Cập nhật hóa đơn

Bộ phận bán hàng cần quản lý chặt các đơn hàng thông qua hóa đơn. Các sản phẩm đã bán đi cần được cập nhật hóa đơn để tồn kho sẽ trừ đi số lượng sản phẩm đã được bán ra. Thông qua đó, sau mỗi ngày làm việc, sẽ cần phải nắm bắt được số lượng tồn kho để quản lý tốt hơn, tránh tình trạng số liệu tồn kho vẫn còn nhiều nhưng trong kho đã hết. 

Hóa đơn cần được xử lý theo ngày, theo tuần tùy từng doanh nghiệp (với những doanh nghiệp có lượng tồn kho lớn có thể tính thời gian dài còn những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, nguồn vốn ít thì nên tính theo ngày để cập nhật được tình hình tốt hơn). 

2.4. Cân đối khối lượng hàng tồn kho

Đây là một bài toán khó với các doanh nghiệp chuyên cung cấp phụ tùng, nói thì dễ nhưng làm thì lại rất khó. Bạn cần phải thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho phụ tùng. Với những sản phẩm có mức độ tiêu thụ khoảng 1000 sản phẩm/ tháng. Thì mức tồn kho tối thiểu vào khoảng 50 sản phẩm. Việc phân chia sản phẩm thành các ký hiệu tiêu thụ cũng giúp các doanh nghiệp có thể so sánh được lượng tồn kho hiện có và mức độ tiêu thụ một cách dễ dàng. Ví dụ như các sản phẩm có ký tự A sẽ tồn kho tối thiểu là 50, các sản phẩm tồn kho có ký tự B sẽ tồn kho tối thiểu khoảng 20 sản phẩm, sản phẩm có ký tự C tồn kho tối thiểu khoảng 10 sản phẩm. 

Xem thêm: Tìm hiểu toàn diện và tỉ mỉ về công việc của nhân viên bán hàng

2.5. Thực hiện đếm sản phẩm theo chu kỳ

Nếu đã quản lý tốt việc tồn kho trên hệ thống, thì tồn kho thực tế cũng cần kiểm soát chặt chẽ để tránh gây tình trạng hao hụt, mất mát cho doanh nghiệp từ việc nhập kho, xuất kho. Thực hiện đếm sản phẩm theo chu kỳ theo tháng, theo quý, sau mỗi đợt sale lớn để đảm bảo được kho không bị thất thoát vì bất cứ lý do chủ quan hay khách quan nào. 

Cần lựa chọn những người có độ tin tưởng cao về sự cẩn thận, có trách nhiệm trong công việc để thực hiện tốt công việc này.

Xem thêm: Việc làm nhân viên bán hàng

2.6. Máy tính hóa   

Công nghệ 4.0 vô cùng phát triển, việc thống kê tồn kho trong kinh doanh nếu chỉ làm việc trên giấy tờ thì thật tốn thời gian, công sức và nguồn lực. Vì thế, cần tham khảo các phần mềm quản lý hàng hóa để tối ưu hóa việc tồn kho, giúp doanh nghiệp giảm sự thiếu hụt hàng hóa, loại bỏ sự chậm trễ do hết hàng, tăng mức độ hài lòng của khách hàng về dịch vụ nhanh chóng. Rất nhiều các phần mềm quản lý hàng hóa được biết đến giúp cho người kinh doanh giảm được các chi phí cho việc thuê nhân viên xuất hóa đơn, kiểm tra hóa đơn, tính tổng các chi phí, doanh thu, quản lý tồn kho. 

Trên đây là 6 mẹo quản lý tồn kho Spare Parts hiệu quả nhất mà chúng tôi đúc rút từ kinh nghiệm kinh doanh của mình. Chúc bạn có một chu trình kinh doanh nhẹ nhàng và hiệu quả nhất. 

Work247.vn mong rằng qua bài viết này các bạn đã hiểu hơn về Spare Parts là gì và những kinh nghiệm xương máu trong việc quản lý Spare Parts.