Tìm hiểu các đồ dùng, dụng cụ và thiết bị văn phòng gồm những gì?

Việc làm nhanh

1. Đồ dùng và dụng cụ được sử dụng trong văn phòng

Đồ dùng được sử dụng nhiều nhất trong văn phòng là các văn phòng phẩm để phục vụ cho các công tác văn thư như là các loại giấy in, bút, sổ sách và folder kẹp tài liệu vô cùng cần thiết.

- Các loại giấy in: bất kỳ văn phòng nào cũng có những nhiệm vụ công tác văn thư nên không thể thiếu giấy. Đây là một trong những văn phòng phẩm cần thiết và được sử dụng nhiều. Đặc biệt là giấy A4 được sử dụng cho những mục đích như in ấn tài liệu, photocopy nên cực kỳ thiết yếu trong môi trường văn phòng.

Đối với những công ty thiết kế hay sử dụng đến những bản vẽ chi tiết thì có cả loại giấy A3, A0 cũng cần được cung cấp đầy đủ. Ngoài những loại giấy trắng thông thường thì trong văn phòng có thêm cả những loại giấy khác như giấy nhớ, bìa màu, giấy than và giấy in hóa đơn. Tuy nhiên có những loại giấy như giấy nhớ thường được dùng với mục đích cá nhân thì nhân viên tự chuẩn bị, còn nếu văn phòng có sẵn thì càng tốt.

- Các loại bút: hầu như các văn phòng thông thường sẽ sử dụng chính là bút bi còn đối với những cơ quan có tính chất công việc đặc thù như thiết kế, cơ quan hành chính,... còn có cả bút chì, bút màu, bút nhớ để đáp ứng công việc.

- Sổ sách trong văn phòng: đây là yếu tố không thể thiếu trong văn phòng phẩm, dù bạn có ứng dụng các công nghệ tiên tiến vào công việc thì việc xách theo 1 cuốn sổ trong những buổi học, ghi chép lại những lưu ý cần thiết trong công việc là điều cần thiết. Ngoài ra trong văn phòng nào cũng sẽ có bộ phận kế toán nên cần dùng tới sổ kế toán.

- Folder kẹp tài liệu: để hỗ trợ sắp xếp những tài liệu theo đúng thư mục cũng như phân loại chúng thì cần có folder kẹp tài liệu. Vật dụng này được sử dụng rất nhiều trong công tác văn phòng hay kẹp hợp đồng khi gặp khách hàng nên cực kỳ quan trọng.

2. Thiết bị cần thiết văn phòng gồm những gì?

Thiết bị văn phòng là những loại máy móc được sử dụng trong văn phòng để hỗ trợ quá trình thực hiện công việc. Nhờ vào các thiết bị này mà hoạt động công việc hàng ngày trong văn phòng một cách hiệu quả và trơn tru. Vậy nên khi chọn lựa các thiết bị văn phòng, các doanh nghiệp cần dựa trên nhu cầu của nhân viên, tính năng và ứng dụng cao trong công việc.

2.1. Các loại máy in và photocopy

Chắc chắn bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải có những loại máy in, máy fax và photocopy để giúp nhân viên thực hiện công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn, đồng thời tạo dựng hình ảnh làm việc chuyên nghiệp và hiện đại. Việc sử dụng những thiết bị riêng trong văn phòng sẽ đảm bảo tính bảo mật cho các thông tin nội bộ vì khi bạn mang tài liệu ra ngoài để in ấn hay photocopy nghĩa là đã tạo nên một bản sảo bên ngoài hệ thống công ty như vậy sẽ dễ bị lộ những thông tin quan trọng.

Ngoài ra, khi các văn phòng được trang bị đầy đủ những loại máy này thì công việc sẽ được tiến hành nhanh chóng hơn, ví dụ như khách hàng cần chuyển những tài liệu cần thiết qua số fax để giải quyết công việc trong thời điểm đó nếu như không có máy in hay máy fax thì sẽ rất bất tiện.

Đối với những công ty quy mô nhỏ còn hạn hẹp ngân sách thì có thể lựa chọn thuê máy in và photocopy. Hiện nay có rất nhiều dịch vụ hỗ trợ các doanh nghiệp thuê những thiết bị văn phòng cần thiết như vậy sẽ tiết kiệm chi phí. Tùy vào tính chất công việc của từng doanh nghiệp có thể lựa chọn những loại máy in hay photocopy có nhiều tính năng khác nhau. Tuy nhiên, nếu như doanh nghiệp cần sử dụng máy in và photocopy thường xuyên thì nên đầu tư mua vì như vậy sẽ sử dụng được lâu dài và tiết kiệm hơn việc thuê nếu cần dùng nhiều.

Xem thêm: Hướng dẫn cách kết nối máy in với laptop qua wifi cực đơn giản

2.2. Lắp đặt hệ thống điện thoại

Đối với những doanh nghiệp kinh doanh thì không thể thiếu đội ngũ telesale và chăm sóc khách hàng, công việc trao đổi với khách thông qua điện thoại là điều cần thiết và nâng cao hiệu quả công việc. Vậy nên việc đầu tư lắp đặt hệ thống điện thoại là rất cần thiết, doanh nghiệp cần có đường dây hotline để hỗ trợ giải đáp thắc mắc của khách hàng thường xuyên như vậy sẽ tạo ấn tượng tốt với dịch vụ và thể hiện sự chuyên nghiệp của mình.

Thông thường các công ty, doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng hệ thống điện thoại bàn tạo tính thống nhất cũng như dễ quản lý hơn việc dùng điện thoại di động thường phục vụ mục đích cá nhân nhiều hơn. Tại văn phòng, điện thoại bàn là thiết bị được sử dụng nhiều để nhân viên có thể trao đổi với khách hàng trong thời gian làm việc còn việc dùng điện thoại cá nhân sẽ đáp ứng những công việc bên ngoài như chăm sóc khách hàng ngoài giờ làm việc, bàn bạc các vấn đề kinh doanh,... 

Mẫu cv xin việc

2.3. Hệ thống máy tính và trình chiếu

Máy tính là thiết bị bắt buộc mà văn phòng nào cũng có, hầu như mọi công việc đều được trao đổi và thực hiện qua máy tính, đặc biệt là qua các phần mềm nhằm lưu trữ thông tin nội bộ doanh nghiệp. Ngoài những phần mềm tin học văn phòng thì cần có những phần mềm xử lý văn bản, hệ thống CRM, phần mềm chống virus.

Máy tính được để lưu trữ các tài liệu quan trọng của nhân viên trong quá trình thực hiện công việc nhằm hỗ trợ họ sắp xếp và tách biệt các thông tin khi cần sử dụng. Đây là cơ sở vật chất cần thiết mà doanh nghiệp nào cũng nên cung cấp cho nhân viên, giúp nâng cao hiệu suất công việc, sự hiện đại và chuyên nghiệp của tổ chức.

Để phục vụ cho những buổi họp, trao đổi ý tưởng và thể hiện lập trường công việc của nhân viên thì cần lắp đặt cả những thiết bị trình chiếu như bảng trắng, máy chiếu. Đó là những công cụ để nhân viên có thể trình bày sơ đồ tư duy, chiến lược của mình một cách rõ nhất và giúp người xem có thể ghi nhớ những thông tin quan trọng cần đưa ra để bàn luận trong buổi thuyết trình hay buổi họp.

Ngoài ra, trong môi trường kinh doanh thì cần có cả bảng thông báo để viết những tin tức nội bộ cần thiết để toàn bộ nhân viên có thể nắm được. Bảng thông báo vừa để cập tình hình doanh nghiệp về những thông báo thay đổi trong nội bộ vừa để phân nhiệm vụ công việc chung hàng ngày cho nhân viên, đây cũng là cách truyền thông nội bộ truyền thông mà nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn áp dụng.

2.4. Các thiết bị phục vụ cho nhu cầu cá nhân

Bên cạnh những thiết bị văn phòng cần thiết nêu trên thì doanh nghiệp nên chuẩn bị những thiết bị phục vụ cho nhu cầu cá nhân của nhân viên như máy lọc nước, tủ lạnh, bình siêu tốc, máy pha cà phê, nhà bếp,... Ngoài việc thực hiện công việc thì nhân viên cần phải được đáp ứng về việc ăn uống cần thiết để đảm bảo sức khỏe và tiện nghi trong doanh nghiệp.

Mọi người thường nghĩ những điều này là không cần thiết nhưng việc chú ý đến lợi ích nhân viên sẽ khiến cho họ có tâm lý thoải mái khi làm việc từ đó nâng cao hiệu quả và cống hiến cho doanh nghiệp hơn. Không cần phải trang bị quá đầy đủ mà chỉ cần có những thiết bị cơ bản, cần thiết để phục vụ cho nhân viên. Một trong những cách quản trị doanh nghiệp hiệu quả chính là quan tâm đến nhân viên của mình.

Bên trên là những thông tin cần biết về các đồ dùng, dụng cụ và thiết bị nên có trong văn phòng để hỗ trợ quá trình làm việc và đáp ứng nhu cầu cơ bản của nhân việc. Việc đầu tư vào cơ sở vật chất cần thiết sẽ nâng cao hiệu quả công việc và hiệu suất lao động. Để tìm hiểu thêm những bài viết hữu ích liên quan đến văn phòng và quản trị doanh nghiệp truy cập website work247.vn