Thư xin lỗi khách hàng về việc giao hàng chậm bằng tiếng anh

1. Phần mở đầu thư xin lỗi

Để bắt đầu một bức thư xin lỗi bằng tiếng Anh chuẩn chỉnh, bạn cần phải biết cách viết phần mở đầu với bố cục thông tin người gửi, người viết và người nhận cùng với tiêu đề của lá thư được gửi đi. Các thông tin trong một lá thư xin lỗi khách hàng về việc giao hàng chậm bằng tiếng Anh bao gồm các chi tiết về tên, chức vụ, công ty, ngày tháng, địa chỉ, được trình bày như ví dụ dưới đây.

Tran Van B
Supply Chain Manager
AAA Trading Limited Liability Company
B50, Block 6, Dinh Cong  New Urban Zone, Hoang Mai, Ha Noi, Vietnam

July 12th 2024

Diana Wong
70 Lanson Building Chelsea Bridge Wharf, London, United Kingdom

Apology letter to customer for delay in shipment

Dear Ms. Diana Wong,

Xem thêm: Hướng dẫn cách viết thư xin lỗi khách hàng chuẩn nhất hiện nay

2. Nội dung chính của một lá thư xin lỗi về việc giao hàng chậm bằng tiếng anh

Phần thân giữa của lá thư là phần quan trọng nhất chứa nội dung xin lỗi bằng tất cả sự chân thành và tấm lòng của người viết thư, vì vậy bạn cần phải biết khi viết loại thư này, chúng ta cần có những mục nào bên trong. Một bức thư xin lỗi khách hàng đầy đủ nhấ sẽ bao gồm 6 nội dung: bày tỏ lời xin lỗi của doanh nghiệp giao hàng chậm, giải thích lý do, nguyên nhân dẫn đến sự cố này, nhận trách nhiệm trước người bị ảnh hưởng, những lời khẳng định về sự tái phạm lỗi lầm trong tương lai, đề đạt những giải pháp khắc phục, đền bù cho khách hàng và cuối cùng là cầu xin sự tha thứ từ người khách hàng, đối tác của mình. Để hiểu rõ hơn về cách viết cũng như nội dung viết từng phần, chúng ta sẽ đề cập kỹ hơn dưới đây.

2.1. Bày tỏ lời xin lỗi chân thành

Nội dung đầu tiên mà bạn nên đề cập đến đầu tiên trong phần thân của lá thư là lời xin lỗi chân thành và trực tiếp nhất đến với khách hàng của mình để họ thấy được sự thành kính, tôn trọng từ bạn khi xin lỗi cho lỗi sai từ phía doanh nghiệp. Bạn có thể sử dụng một số những cách diễn đạt như:

- On behalf of my company, I am writing to apologize to you for having been late in the shipment in [ngày/tháng/năm] (thay mặt công ty, tôi viết lá thư này cho cô để xin lỗi về việc chậm trễ trong việc chuyển giao hàng hóa vào ngày/tháng/năm).

- Please accept my apology for... (Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi của tôi về việc...)

- I am feeling deeply sorry for... (tôi thực sự xin lỗi về việc...)

2.2. Giải thích lý do

Tiếp theo, hãy giải thích cho khách hàng của bạn hiểu được nguyên nhân cặn kẽ dẫn đến sự cố giao hàng chậm của doanh nghiệp mình. Ở phần nội dung này, bạn nên miêu tả vấn đề một cách chi tiết và khách quan nhất, tránh phạm phải bất cứ lỗi thiên kiến nào, gây ra cảm giác khó chịu cho đối phương khi nhận ra bạn chỉ đang cố đổi lỗi cho một điều gì đó khác chứ không thực sự muốn thừa nhận yếu tố chủ quan của lỗi lầm này.

Một số những cụm từ, mẫu câu giải thích lý do thông dụng có thể dùng trong thư xin lỗi khách hàng đó là:

- Due to/ Because/ Because of/... (Bởi vì...)

- After reviewing the situation thoroughly, I realized the cause of delay shipment was that... (Sau khi điều tra kỹ lưỡng vấn đề, tôi nhận ra rằng việc chậm trễ trong quá trình giao hàng là do...)

- The reason that made delay shipment is that... (Nguyên nhân dẫn đến sự chậm trễ trong việc giao hàng đó là...)

2.3. Thừa nhận trách nhiệm

Một lá thư xin lỗi mang mục đích chính là khiến cho khách hàng thấy được sự chân thành trong thái độ của bạn khi đã gây ra một vấn đề, tổn thất tới họ, vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn đã cho họ thấy hết được những nhận thức về sai lầm của mình. Sau khi giải thích nguyên nhân, bạn nên khẳng định lại lần nữa và thừa nhận những sai sót của bản thân.

Ví dụ: I fully acknowledge that the late shipment was all of my faults and I would be responsible for the situation. (Tôi hoàn toàn nhận thức được rằng vấn đề giao hàng chậm đều là lỗi của tôi và tôi sẽ chịu trách nhiệm trong trường hợp này).

2.4. Khẳng định liên quan đến tính tái phạm

Một lời hứa hẹn rằng trường hợp, tình huống này sẽ không bao giờ xảy ra một lần nữa cần được nhấn mạnh thật quả quyết và mạnh mẽ để khách hàng của bạn nhìn thấy được những gì bạn hứa, bạn nhất định sẽ làm được và việc giao hàng chậm sẽ không tái diễn.

Ví dụ: Please be assured that my company will never let the similar situation happen to you one more time in the future. (Xin hãy yên tâm rằng công ty tôi sẽ không bao giờ để tình trạng tương tự như vậy xảy ra với quý khách thêm một lần nào nữa trong tương lai).

2.5. Đề xuất phương hướng giải quyết

Đơn chỉ một lời hứa không đủ để duy trì mối quan hệ giữa bạn và khách hàng, bởi họ cần sự hành động cụ thể từ bạn để chứng minh cam kết của mình. Bạn có thể đề xuất những mong muốn được hỗ trợ, bồi thường, bù đắp cho những thiệt hại mà khách hàng mình gặp phải khi nhận được hàng muộn hơn dự kiến ví dụ như giảm giá cho một số mặt hàng, tặng thêm voucher ưu đãi cho lần mua hàng tiếp theo, tặng thêm các mặt hàng khác, bồi thường toàn bộ hoặc một phần tổn thất của họ,...

Ví dụ: In order to make up for your unexpected experience in purchasing, I would like to give you a voucher for 30% discount on the next bill in the shop. (Đề bù đắp cho trải nghiệm không tốt của khách hàng trong quá trình mua sắm, tôi xin được gửi tặng quý khách một voucher giảm giá 30% cho tổng hóa đơn tiếp theo tại cửa hàng).

2.6. Cầu mong sự tha thứ của khách hàng

Ý chính cuối cùng trong phần thân của lá thư xin lỗi khách hàng về việc giao hàng chậm bằng tiếng Anh đó là lời thỉnh cầu mong nhận được sự khoan dung, tha thứ cho lỗi lầm của bạn. Đồng thời, bạn cũng có thể “làm hòa” bằng mong muốn được tiếp tục hợp tác và phục vụ họ trong những giao dịch, hợp tác tiếp theo.

Một số những mẫu diễn đạt có thể sử dụng trong phần này là:

- I hope you will accept this gesture of apology and we can continue the collaboration in the next projects. (Tôi mong rằng quý khách sẽ chấp nhận hành động này như một lời xin lỗi chân thành và chúng ta có thể tiếp tục hợp tác trong các dự án sau).

- I faithfully ask for your forgiveness (Tôi chân thành mong muốn sự tha thứ từ quý khách).

Xem thêm: Tìm hiểu về mẫu thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng anh thông dụng nhất

3. Kết thúc lá thư

Phần kết lá thư, bạn có thể trình bày đơn giản bằng một câu cảm ơn, câu kết thông dụng và ký tên và ghi rõ thông tin về chức vụ cũng như công ty nếu như bạn thay mặt công ty của mình.

Ví dụ:

Sincerely,

Tran Van B
Supply Chain Manager
AAA Trading Limited Liability Company

Trên đây là những gợi ý chi tiết nhất để bạn hoàn thành một lá thư xin lỗi khách hàng về việc giao hàng chậm bằng tiếng Anh. Mong rằng những kiến thức mà work247.vn chia sẻ với bạn thật sự hữu ích và giúp bạn vượt qua được tình hình khó khăn hiện tại.