Tìm hiểu về mẫu thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng anh thông dụng nhất

1. Tìm hiểu về thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng anh

Trong quá trình làm việc, không ai muốn phải viết những bức thư xin lỗi khách hàng. Tuy nhiên trong một số trường hợp khách hàng sẽ gặp phải những tình huống không hài lòng, lúc đó doanh nghiệp hay công ty nào cũng cần phải viết những bức thư xin lỗi. Thường thì việc viết thư xin lỗi sẽ do quản lý của bộ phận, hoặc nếu ở những doanh nghiệp lớn thì có thể là bộ phận chăm sóc khách hàng đảm nhận. 

Nhìn vậy nhưng một bức thư xin lỗi khách hàng khá khó viết. Bởi lẽ những lời lẽ được dùng trong thư phải chính xác, hợp lý sao cho xoa dịu tâm trạng tiêu cực của khách hàng. Viết bằng tiếng việt đã khó, viết thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng anh lại càng khó hơn bởi đó không phải là thứ ngôn ngữ bản địa của chúng ta. Việc này yêu cầu người viết phải có khả năng tiếng Anh tốt, bao gồm viết và sử dụng từ vựng một cách hiệu quả và phù hợp. 

Thời đại hội nhập hóa, đặc biệt là trong khi Việt Nam đang hướng đến việc đưa ngành du lịch thành ngành công nghiệp mũi nhọn bằng cách thu hút du khách nước ngoài. Chính vì vậy mà việc chuẩn bị thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng anh sẽ càng trở nên quan trọng, nhất là đối với những ai thuộc ngành dịch vụ. 

Việc viết thư xin lỗi không chỉ nhằm mục đích tạ lỗi với khách hàng mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp, trân trọng cũng như thái độ tích cực của doanh nghiệp. Các khách hàng cũng đánh giá rất cao những doanh nghiệp như vậy, điều này chứng tỏ họ quan tâm và coi trọng khách hàng của mình. 

Một bức thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng anh sẽ có bố cục là ba phần, bao gồm phần mở đầu, phần thân hay còn gọi là phần nội dung chính, và phần kết thư. Có hai hình thức viết thư xin lỗi, đó là viết tay hoặc đánh máy. Thường thì các công ty sẽ chọn hình thức đánh máy và gửi thư thông qua các hòm thư điện tử để tiện lợi hơi cho cả hai bên, nhưng cũng có các công ty chọn hình thức viết tay để thể hiện thành ý của mình. 

Phần tiếp theo, cùng work247 tìm hiểu cụ thể về cách viết thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng anh nhé.

Xem thêm: Cách viết thư xin lỗi khách hàng về việc giao hàng chậm trễ

2. Cách viết thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng anh

2.1. Phần chủ đề  

Nếu như bạn viết tay thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng anh thì có thể bỏ qua phần chủ đề này. Phần chủ đề sẽ thường xuất hiện khi bạn thực hiện hình thức viết thư và gửi thông qua email mà thôi. Phần này sẽ có tên là “chủ đề” trong email, bạn không cần viết quá dài cho phần chủ đề mà hãy nêu ý chính một cách ngắn gọn. 

Ví dụ: 

“Apology letter to Mrs. Mai for bad service”

“Apology letter to customer for delay in delivery” 

Viết như vậy trong phần chủ đề để người nhận mail có thể nắm được bức thư được gửi với mục đích gì. Như vậy sẽ dễ dàng hơn trong việc biểu lộ thông tin. 

2.2. Phần tiêu đề (Heading) 

Phần mở đầu trong thư tiếng anh không đơn giản như trong thư xin lỗi bằng tiếng Việt bởi vì nó có quy định riêng. Đầu tiên, tại góc phải trên cùng của thư sẽ là vị trí của phần người gửi, bao gồm các thông tin như địa chỉ, ngày tháng năm viết thư. Như vậy để khi đọc bức thư, người nhận sẽ biết được rằng bức thư được gửi đến từ đâu. 

Ví dụ

“234 Nguyen Trai Str, Nam Tu Liem Dist, Hanoi, Vietnam

Jul 16, 2024”

(234 đường Nguyễn Trãi, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam)

2.3. Tên người nhận (Inside Address)  

Thông thường thì phần này sẽ không xuất hiện trong những bức thư thông thường, thân mật ví dụ như thư người thân gửi cho nhau, thư của bạn bè… Nhưng đây là bức thư xin lỗi khách hàng, do công ty gửi đến cho cá nhân với mục đích liên quan đến công việc và thương mại. Vì vậy yếu tố này là cần thiết phải có trong bức thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng anh. 

Khác với phần heading thì phần này sẽ được viết ở bên phía lề trái, các thông tin cần viết cũng gần giống với phần heading, nhưng là của người nhận thư. Mục đích của phần này là xác định danh tính của người nhận. 

Ví dụ:

“Mr. Son Tung  

678 Pham Hung Str, Cau Giay Dist, Hanoi, Vietnam”

Bạn hoàn toàn có thể thêm chức vụ của người nhận thư ở dòng thứ hai sau tên nếu như người nhận đại diện cho khách hàng doanh nghiệp.  

Xem thêm: Hướng dẫn cách viết thư xin lỗi khách hàng của khách sạn

2.4. Phần mở đầu 

Giờ chúng ta sẽ đến với phần mở đầu của bức thư. Nếu như trong tiếng việt, chúng ta thường mở đầu bằng cụm từ “Kính gửi…”, “Gửi…” thì tiếng anh cũng có cụm từ riêng như vậy, đó là “Dear…”. Cụm mở đầu này giống như lời chào đến người nhận, để chuẩn bị bắt đầu vào nội dung chính. 

Sau đó, muốn cho người đọc thư biết bạn là ai, đại diện cho công ty nào thì trước hết bạn phải giới thiệu bản thân cũng như chức vụ của mình đã. Có nhiều trường hợp bạn có thể lược bỏ đi phần này và đi thẳng vào phần chính luôn. Nhưng theo tôi bạn nên giới thiệu lại một lần nữa trước khi đi vào việc xin lỗi. 

Sau khi đã giới thiệu tên cũng như chức vụ thì chúng ta cần đi ngay vào lý do bức thư này được viết. Cụ thể ở đây chính là việc tạ lỗi với khách hàng về những trải nghiệm không đáng có. 

Ví dụ: 

“My name is Jane, the manager of the ABC hotel reception department. On behalf of my hotel, I want to apologize for the bad experience you had at our reception yesterday.” 

(Tôi tên là Jane, quản lý của bộ phận lễ tân khách sạn ABC. Thay mặt cho toàn bộ khách sạn, tôi muốn xin lỗi về những trải nghiệm chưa tốt mà bạn gặp phải tại quầy lễ tân ngày hôm qua)

Viết như vậy là bạn đã giới thiệu được thông tin cá nhân cũng như nêu mục đích của bức thư này. 

2.5. Phần nội dung chính 

Phần nội dung chính sẽ bắt đầu bằng việc trình bày lý do mà khách hàng đã không may gặp phải những trải nghiệm không tốt. Bạn không cần trình bày quá dài dòng mà nên tóm tắt lại bằng từ một đến hai câu. Sau khi đã trình bày lý do thì điều tiếp theo bạn cần làm đó là phải nhận trách nhiệm về phía mình.

Điều này sẽ giúp khách hàng cảm thấy rằng bạn và công ty của bạn sẵn sàng chịu trách nhiệm, từ đó dễ dàng bỏ qua hơn. Không nên đổ lỗi cho khách hàng bởi điều này sẽ không giải quyết được vấn đề, thay vào đó khiến cho sự việc trở nên tồi tệ hơn.

Cái khách hàng quan tâm là việc bạn sẽ xử lý vấn đề ra sao. Vì vậy ngoài việc xin lỗi, bạn cần đưa ra giải pháp cho vấn đề bằng nhiều hình thức khác nhau, tùy vào phía công ty. Miễn sao cách giải quyết ấy phù hợp và khiến cho khách hàng cảm thấy hài lòng. Đừng quên hứa rằng sự việc này sẽ không bao giờ tái phạm. 

Ví dụ: 

“Yesterday morning, because the hotel was too crowded, we made a mistake in receiving your booking request, that leads to the shortage of room for your request. I feel these problems are all because of our fault and we take full responsibility for this incident.

We would like to give you a free night at the hotel to compensate for your bad experience yesterday. We hope you and your family can stop by so that we can serve you attentively.” 

2.6. Phần kết thư 

Xuống phần kết thư, đừng vội vàng dừng bút mà thay vào đó hãy nói lời xin lỗi thêm một lần nữa. Sau đó, bạn cũng có thể kết thúc bằng cách hẹn khách hàng quay trở lại vào một ngày không xa để được phục vụ một cách tốt nhất chẳng hạn. 

Ví dụ: 

“Once again, We are truly sorry for such an uncomfortable situation that you experienced.

Sincerely yours.”

Đó là toàn bộ cách viết một bức thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng anh. Mong rằng bài viết này có thể hỗ trợ cho bạn nhiều hơn trong việc hoàn thành các bức thư xin lỗi bằng tiếng anh nhé.