Tổng hợp các ý tưởng tổ chức sự kiện độc nhất vô nhị hiện nay

1. Tại sao doanh nghiệp cần lên ý tưởng tổ chức sự kiện?

Khi chuẩn bị tổ chức sự kiện, các doanh nghiệp sẽ cần phải dành rất nhiều thời gian để lên các ý tưởng cho buổi tổ chức sự kiện được diễn ra, từ đó doanh nghiệp có thể tiến hành xây dựng sự kiện hoàn chỉnh, diễn ra thành công.

Bên cạnh đó, lên các ý tưởng để chuẩn bị cho việc tổ chức bất cứ sự kiện nào cũng đều có ý nghĩa về việc truyền tải rõ ràng đối với thông điệp nào đó mà doanh nghiệp muốn thể hiện thông qua sự kiện.

Tức là, các ý tưởng của sự kiện sẽ góp phần xâu chuỗi lại những vấn đề, những hoạt động có cùng thể thống nhất, thông qua đó, những người dự sự kiện có thể hiểu được những ý nghĩa ngay khi đang trong không khí của sự kiện.

Nhờ vậy mà các sự kiện có được sự trọn vẹn, có được sự thống nhất trong nội dung, có được sự lôi cuốn đầy ấn tượng.

Không chỉ vậy, ý tưởng tổ chức sự kiện còn tạo ra sự thuận lợi trong suốt thời gian sự kiện được diễn ra. Tất cả những gì diễn ra trong sự kiện đều ăn khớp với nhau.

Khách mời tham gia một sự kiện có thể thống nhất, có quy trình rõ ràng từ đầu tới cuối sẽ thực sự ấn tượng.

Một sự kiện hoàn hảo chính là bộ mặt của doanh nghiệp, có thể nâng cao danh tiếng, uy tín và sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp lên rất nhiều.

Tin tuyển dụng: Việc làm nhân viên tổ chức sự kiện

2. Danh sách các ý tưởng tổ chức sự kiện

Tùy thuộc từng tính chất, mục đích, hoạt động cụ thể của từng doanh nghiệp mà chúng ta có thể lên những ý tưởng tổ chức đối với các sự kiện khác nhau và mỗi một sự kiện được tổ chức cũng sẽ phụ thuộc vào mục đích của từng đợt tổ chức.

Chẳng hạn như tổ chức sự kiện cho tiệc chào mừng ngày thành lập, tổ chức sự kiện chúc mừng ngày Quốc tế phụ nữ, tổ chức sự kiện Tất Niên cuối năm,...

Dưới đây sẽ là gợi ý các ý tưởng tổ chức sự kiện mà các doanh nghiệp nên tham khảo để tạo nên những buổi tổ chức sự kiện hoàn hảo hơn.

2.1. Lên ý tưởng tổ chức theo phong cách bể bơi – Pool party

Phong cách tổ chức sự kiện ở xung quanh bể bơi quả thực rất ấn tượng, thực tế rất nhiều tập đoàn lớn tại nước ta cũng đã triển khai tổ chức sự kiện theo phong cách Châu Âu này.

Với hình thức tổ chức sự kiện như vậy thì rất được lòng các bạn trẻ năng động, phóng khoáng, hồ bơi sẽ được trang hoàn long lanh, xung quanh sẽ là những bàn tiệc buffet ấn tượng, các khách mời sẽ cởi mở với nhau mà giao tiếp, hào hứng trong từng lời nói và hành động.

Cùng với đó là những bản nhạc phù hợp với phong cách tiệc Pool Party này sẽ mang đến rất nhiều điều thú vị, làm tăng thêm sự hấp dẫn cho sự kiện độc đáo này.

+) Những điểm ấn tượng khi tổ chức sự kiện theo phong cách Pool Party:

- Với hình thức tiệc hồ bơi này thì người tham dự sẽ có được cảm giác và không gian hoàn toàn thoải mái, thậm chí ai cũng có thể có cho mình không gian riêng với thiên nhiên.

- Các thành viên trong doanh nghiệp, các khách mời có thể thoải mái trò chuyện, tăng tiết sự gắn kết giữa những thành viên.

- Trang phục tham gia vào sự kiện cũng không yêu cầu cao, không quá lộng lẫy hay chuẩn mực, mọi người có thể lựa chọn cho mình những bộ đồ tao nhã thoải mái mà vẫn đảm bảo được sự lịch sự, tôn trọng mọi người xung quanh.

- ...

+) Nhược điểm của ý tưởng Pool Party

Dù có nhiều ưu điểm nhưng ý tưởng này cũng có những hạn chế, cụ thể hạn chế lớn nhất, rõ ràng nhất mà chúng ta thấy đó là về mặt thời tiết.

Để có thể tổ chức được sự kiện hoàn hảo ngoài trời thì chúng ta cần căn ke rất kỹ về thời tiết, nhưng thời tiết thì lại là vấn đề không ai nói trước được, có khi mưa bất chợt cũng khó có thể đoán trước với bao công chuẩn bị và khách mời.

Ngoài ta thì phong cách này chỉ phù hợp để tổ chức vào mùa hè nóng nực, còn mùa đông thì không phù hợp.

Mặt hạn chế thứ hai, phong cách tổ chức sự kiện Pool Party phù hợp với những bạn trẻ trung, năng động, yêu thích sự bứt phá và có cách sống cởi mở hơn. Những bữa tiệc mà có sự góp mặt của phần đông các bị khách có tuổi và những bên đối tác thì lại không phù hợp để tổ chức sự kiện theo phong cách này.

Xem thêm: Chủ đề sự kiện là gì? Cách xây dựng chủ đề sự kiện thu hút nhất

2.2. Tổ chức sự kiện theo phong cách tiệc trà TeaBreak

Sự kiện theo tiệc trả rất độc đáo, thể hiện được sự lịch sự, nhẹ nhàng, thường diễn ra ở đầu của bữa tiệc hoặc thường được kết hợp với những phong cách sự kiện khác để tạo nên điểm nhấn và điểm ấn tượng vô cùng.

Trong sự kiện, bữa tiệc sẽ gồm những đồ ngọt mang tính nhẹ nhàng, thanh cảnh, có kèm với các loại trái cây cùng với một vài thức uống độc đáo, trong đó không thể thiếu trà được pha một cách vô cùng điệu nghệ, làm toát lên được sự độc đáo của nghệ thuật pha trà.

Trong bữa tiệc, mọi người có thể lựa chọn đồ ăn, thức uống mà họ yêu thích, thoải mái trò chuyện và hòa vào không khí của sự kiện.

Với ý tưởng này thì sẽ được tổ chức cho những buổi hội thảo, những sự kiện tiệc sinh nhật, tiệc khai trương, hội thảo...

+) Ưu điểm tuyệt vời của sự kiện theo phong cách TeaBreak

Tổ chức sự kiện theo phong cách này sẽ không cần phải mất quá nhiều thời gian cho việc chuẩn bị, cũng không có nhiều yêu cầu, không cần tới sự cầu kỳ về địa điểm tổ chức, cơ sở vật chất...

Chỉ với không gian đủ rộng với số lượng người tham gia cùng một chút trang hoàng và chuẩn bị đồ ăn thức uống theo danh sách đã chuẩn bị là đã có thể hoàn thành cho ý tưởng.

Sử dụng ý tưởng này sẽ giúp cho các doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí hơn mà vẫn đảm bảo được hiệu quả của sự kiện.

Cùng với đó, những người tham gia vào sự kiện này cũng sẽ thoải mái, có thể giúp cho tình đồng nghiệp trở nên gắn bó với nhau hơn.

+) Nhược điểm của ý tưởng TeaBreak

Tiệc trà nhấn mạnh vào không gian, những người tham gia sẽ có thể di chuyển trong bữa tiệc, do vậy mà nếu như khâu chuẩn bị không bài trí không gian và không có cách để bày biện đối với đồ ăn thức uống thì sẽ gây ra sự bất tiện cho những người tham gia vào bữa tiệc trà.

Rất có thể tình trạng lộn xộn, làm vỡ đồ sẽ xảy ra, có thể gây ra những va chạm không hay giữa người với người, tạo ra không khí căng thẳng hoặc làm mất đi sự chuyên nghiệp của bữa tiệc.

Với phong cách này thì thời gian tổ chức cũng hạn chế, không kéo dài.

2.3. Ý tưởng tổ chức sự kiện theo phong cách của lễ trao giải

Quả thực thì hiện nay rất nhiều doanh nghiệp đi theo ý tưởng này, đan xen với những hoạt động trong sự kiện là tiết mục trao giải theo từng mục đích, sẽ có những màn trao giải cho cá nhân có thành tích xuất sắc trong công việc, trao giải cho tập thể thi đua, trao giải cho cá nhân tham gia các gameshow nhỏ trong bữa tiệc...

Với ý tưởng này thì doanh nghiệp có thể tôn vinh sự nỗ lực, đóng góp của từng cá nhân, từng tập thể làm việc trong doanh nghiệp, trao tặng quà lưu niệm hay thưởng bằng tài chính để nhân đó thúc đẩy tinh thần của toàn thể thành viên khác trong doanh nghiệp.

Với sự kiện được tổ chức theo ý tưởng trao giải thì sẽ gồm những bước cơ bản sau đây:

- Mở màn là những tiết mục văn nghệ ngắn chào mừng.

- Người đại diện sẽ phát biểu khai mạc.

- Tiếp theo là những tiết mục văn nghệ khác do các cá nhân hay bộ phận trong công ty đăng ký để đan xem vào các phòng.

- Phần xướng tên đối với những giải thưởng cùng với đó là những cá nhân hoặc đại diện cho tổ chức lên phần bục chính của sự kiện để nhận giải.

Với sự kiện theo ý tưởng này thường có khâu chuẩn bị rất cầu kỳ, mất nhiều thời gian, địa điểm tổ chức cần phải có không gian rộng lớn, được trang hoàng, có sân khấu, có MC chuyên nghiệp, có những dãy bàn tiệc mặn được sắp xếp một cách ngay ngắn, chỉn chu và lịch sự.

Cùng với đó là những hệ thống âm thanh và ánh sáng độc đáo để có thể tạo thêm được không khí hân hoan và vui nhộn cho sự kiện. Lượng khách mời và thành viên tham gia sự kiện theo phong cách này cũng rất đông.

Với tính chất vô cùng trang trọng thì sự kiện cần đầu tư nhiều thời gian, khâu lên kế hoạch thật tỉ mỉ và có đầu tư về cả kinh phí.

Ngoài những phong cách, ý tưởng tổ chức sự kiện được nêu ở trên thì còn rất nhiều ý tưởng độc đáo khác để tạo nên những sự kiện thành công, ấn tượng và lưu lại dấu ấn tốt đẹp trong lòng người tham gia như: sự kiện được tổ chức theo phong cách đồ ngọt, ý tưởng tổ chức sự kiện theo phong cách hiện đại sang trọng, ý tưởng sự kiện cho vũ hội và hóa trang hoặc là sự kiện ánh sáng,

Xem thêm: Tổng hợp những kinh nghiệm tổ chức sự kiện tối ưu nhất

3. Một vài lưu ý khi lên các ý tưởng tổ chức sự kiện

Để có buổi sự kiện thành công thì tập thể lên ý tưởng cần phải hết sức chú ý tới nhiều yếu tố, chúng ta cần phải chú ý tới mục đích của tổ chức sự kiện, nâng cao vai trò gắn kết tình đồng nghiệp và khích lệ tinh thần nhân viên lên.

Chính vì thế, ban tổ chức cần phải hết sức tỉ mỉ khi ngồi bàn bạc với nhau về ý tưởng, cần phải vạch ra các vấn đề cần lưu ý để đảm bảo mọi thứ diễn ra thật suôn sẻ như là:

- Sự kiện đó cần phải có sự phù hợp với ngân sách được quy định.

- Lưu ý khi đặt tên cho sự kiện, dựa vào phong cách sự kiện, mục đích chính của sự kiện mà đặt tên cho phù hợp để càng làm toát lên được nội dung chính và thông điệp của sự kiện.

Như vậy, các ý tưởng tổ chức sự kiện luôn luôn được áp dụng và có cả sự kết hợp với nhau sao cho tạo ra được những điều độc đáo, ấn tượng và tạo nên sự thành công cho buổi sự kiện. Lựa chọn ý tưởng tổ chức phù hợp với chủ trương và mục đích của sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp càng phát huy được vai trò của mình.