Thông tin chi tiết hệ thống quản lý bán hàng ở siêu thị

1. Chức năng và những yêu cầu với hệ thống quản lý bán hàng ở siêu thị

1.1. Hệ thống quản lý bán hàng mang chức năng ra sao?

Xây dựng một hệ thống quản lý bán hàng ở siêu thị hiện đại và hiệu quả là điều mà bất lý nhà quản lý nào cũng mong muốn. Hệ thống quản lý bán hàng đảm nhận nhiều chức năng quan trọng và hỗ trợ tối đa cho người quản lý trong quá trình vận hành siêu thị.

Chức năng đầu tiên mà hệ thống đảm nhận đó là quản lý thông tin của nhân viên và khách hàng trong siêu thị. Các thông tin mà hệ thống lưu giữ bao gồm họ và tên, số điện thoại, ngày tháng năm sinh… Với các nhân viên những thông tin này được dùng để xác định những yếu tố cơ bản của nhân viên khi làm việc trong siêu thị nhằm tạo thuận lợi cho công tác quản lý.

Còn với các khách hàng mỗi lần mua hàng sẽ lưu lại dữ liệu để tìm ra những khách hàng có số lần mua hàng nhiều. Từ đó siêu thị sẽ lập nên danh sách khách hàng thân thiết và có những ưu đãi riêng cho các khách hàng này.

Chức năng tiếp theo mà hệ thống quản lý bán hàng ở siêu thị đảm nhận đó là quản lý lượng hàng hóa đang được bày bán trên các gian hàng và lượng hàng hóa đang tồn đọng trong kho. Các thông tin về mặt hàng, mà hàng hóa, đơn vị tính đều được lưu trữ cần thận và chi tiết trên hệ thống.

Kết thúc mỗi ca làm việc của nhân viên lượng hàng hóa tồn cuối ca sẽ được ghi nhận và chuyển sang cho ca làm việc tiếp theo.

Trong các kho hàng ngày nhập hàng và xuất hàng đều sẽ được ghi nhận cụ thể. Khi hàng nhập kho hệ thống ghi nhận các thông tin về tên mặt hàng, số lượng hàng nhập, đơn vị tính và mã hàng.

Hàng hóa khi xuất kho cũng được ghi nhận những dữ liệu tương tự như vậy. Cuối kỳ hệ thống sẽ tổng hợp những phát sinh trong kỳ để lên các báo cáo tổng hợp về lượng hàng hóa tồn kho.

1.2. Yếu tố hệ thống quản lý bán hàng siêu thị cần có

1.2.1. Yêu cầu khắt khe về hệ thống bảo quản

Các mặt hàng trong siêu thị thường là những mặt hàng tươi hoặc mặt hàng đông lạnh. Vì thế yêu cầu khi bảo quản những loại mặt hàng này phải có hệ thống tủ đông đá và tủ mát chuyên dụng.

Tùy theo quy mô của siêu thị mà người quản lý sẽ điều chỉnh số lượng tủ cho phù hợp, vừa đáp ứng được nhu cầu của siêu thị vừa không gây lãng phí. Bên cạnh đó siêu thị cũng cần có thêm hệ thống các tủ mát nhỏ để đựng các loại đồ uống, kem, nước giải khát.

Trong mỗi ca làm việc người quản lý cần chú ý nhắc nhở các nhân viên bổ sung kịp thời hàng hóa vào trong tủ. Như vậy sẽ tránh được tình trạng khách hàng đến mua nhưng hàng hóa vẫn đang nằm trong kho.

1.2.2. Cần quan tâm đến hệ thống thông gió và ánh sáng

Hệ thống thông gió đặc biệt quan trọng với không gian của siêu thị. Đặc biệt trong những ngày thời tiết mưa nhiều khiến độ ẩm trong không khí ở mức cao. Độ ẩm quá cao rất dễ ảnh hưởng đến chất lượng các mặt hàng.

Nếu như siêu thị có quy mô với không gian kín thì hệ thống thông gió nên được quan tâm chú trọng nhiều hơn. Khi đó hàng hóa sẽ tránh được tình trạng ẩm mốc hay hư hại.

Để phục vụ cho quá trình tìm kiếm và lựa chọn mặt hàng của khách hàng trong siêu thị thì cần có hệ thống ánh sáng phù hợp. Người quản lý siêu thị nên chọn những loại ánh sáng trắng dịu nhẹ và có độ phân bổ ánh sáng đều.

Loại ánh sáng này không gây khó chịu cho cả nhân viên bán hàng và người mua hàng. Đồng thời ánh sáng dịu nhẹ sẽ không tiêu tốn nhiều điện, từ đó giúp siêu thị tiết kiệm thêm chi phí.

1.2.3. Hệ thống các thiết bị quản lý hiện đại

Nhằm giúp cho việc bán hàng và quản lý diễn ra thuận lợi nhất thì không thể không nhắc đến sự hỗ trợ của các thiết bị hiện đại. Muốn kiểm soát tốt hàng hóa và các hoạt động nhập kho, xuất kho thì siêu thị nên trang bị phần mềm quản lý bán hàng.

Phần mềm sẽ giúp bạn ghi nhận chi tiết từng hoạt động kinh doanh và xuất các báo cáo theo yêu cầu. Khi đó người quản lý không cần quá lo lắng về việc giám sát quá trình bán hàng và ghi nhận hóa đơn cho khách của nhân viên.

Công cụ không thể thiếu trong quá trình thanh toán cho khách đó là máy quét mã và máy in hóa đơn. Với mỗi mặt hàng, nhân viên chỉ cần dùng máy quét mã vạch để kiểm tra giá đơn vị của mặt hàng và ghi nhận món hàng vào hóa đơn cho khách.

Nhân viên lúc này không cần mất công tra cứu tên mặt hàng và giá đơn hàng trong danh sách. Máy quét mã vạch được tích hợp với máy in hóa đơn để nhanh chóng in đúng tên mặt hàng và đơn giá hàng mà khách đã mua.

Một thiết bị nữa hỗ trợ cho quá trình bán hàng là máy tính tiền. Khi nhân viên quét mã vạch các mặt hàng, máy tính tiền đồng thời sẽ ghi nhận đơn giá và tính tổng số tiền người mua cần thanh toán. Ngay sau khi kết thúc quá trình quét mã vạch thì tổng giá trị đơn hàng cũng đã được ghi nhận.

Bên cạnh các thiết bị trên, để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng siêu thị cũng nên tích hợp chức năng thanh toán bằng thẻ. Khách hàng ngày càng sử dụng ít tiền mặt mà chủ yếu sử dụng tiền gửi ngân hàng.

Vì thế siêu thị cần có nhiều hình thức thanh toán đa dạng để mang đến sự tiện lợi cho khách hàng. Có như vậy hiệu quả kinh doanh của siêu thị mới tăng cao.

2. Lợi ích hệ thống quản lý bán hàng siêu thị mang lại

Quản lý bán hàng siêu thị là công việc đòi hỏi thực hiện rất nhiều nhiệm vụ từ việc nhập hàng, xuất kho, quản lý các khoản thu chi, hàng tồn kho hay công nợ. Chính vì vậy người quản lý nắm giữ vai trò cực kỳ quan trọng.

Người quản lý cần nắm chắc quy trình bán hàng và vận hành hệ thống quản lý bán hàng để mang về hiệu quả tốt nhất. Việc sử dụng hệ thống quản lý với sự hỗ trợ của các thiết bị hiện đại sẽ mang lại hiệu quả trong công việc.

Chi tiết hoạt động mua bán, doanh thu từng ngày chủ siêu thị đều có thể theo dõi. Từ đó các thói quen mua sắm và những mặt hàng đang được khách hàng ưa chuộng chủ siêu thị đều nắm bắt được. Từ đó xây dựng các chiến lược bán hàng hợp lý.

Với từng loại mã hàng số lượng tồn kho và lượng hàng bán ra được nắm bắt chặt chẽ. Nhờ đó mà kế hoạch thúc đẩy doanh thu được xây dựng. Với những hóa tồn kho lâu ngày có thể thay đổi hình thức bán hàng hoặc sắp xếp vị trí mặt hàng để khách có thể nhìn thấy và mua hàng nhiều hơn.

Bộ phận nhân viên Marketing sẽ nắm bắt được thị hiếu của khách hàng để đưa ra các chương trình ưu đãi, khuyến mãi để thu hút khách hàng, tăng cao doanh số bán hàng. Những thao tác thanh toán cho khách hàng cũng được các nhân viên quầy thanh toán thực hiện nhanh hơn.

Với nhân viên quản lý kho hàng, quá trình quản lý lượng hàng tồn kho, xuất hàng cũng trở nên đơn giản. Có thể thấy rằng một hệ thống quản lý bán hàng hiện đại, được áp dụng phù hợp với đặc điểm kinh doanh của siêu thị sẽ mang về hiệu quả kinh doanh không ngờ.

Hy vọng qua các thông tin trong bài viết bạn đã biết được hệ thống quản lý bán hàng ở siêu thị cần phải có những yếu tố gì. Những yếu tố này sẽ giúp việc quản lý của bạn trở nên đơn giản và hiệu quả hơn rất nhiều. Đồng thời sự tiện lợi của hệ thống sẽ mang bạn đến gần hơn với sự hài lòng của khách hàng.