HR Staff là gì? Những điều thú vị về nhân viên quản trị nhân sự

Việc Làm Nhân Sự

1. Tổng quan về công việc HR Staff

1.1. HR Staff là gì? 

HR Staff là một từ viết tắt tiếng Anh với phiên bản đầy đủ của nó là Human Resources Staff, dịch sang tiếng Việt là Nhân viên Quản trị Nhân sự. Có thể thấy rằng vị trí này hiện nay đã trở nên phổ biến ở mọi doanh nghiệp bởi sự cần thiết của nó. Bản thân ngành HR còn được đào tạo bài bản, chuyên sâu thông qua hệ chính quy của các trường đại học, cao đẳng ở Việt Nam, điển hình là Trường Đại học Lao động và Xã hội. Mỗi năm các trường đại học này cũng “sản sinh” ra cho thị trường việc làm nguồn lao động chất lượng về ngành Quản trị Nhân sự, với khả năng ổn định công việc đúng chuyên ngành sau tốt nghiệp khá là cao. Điều này lại càng nhấn mạnh hơn nhu cầu cần có HR Staff của các doanh nghiệp. Thực vậy, Việt Nam đang khuyến khích doanh nghiệp thành lập cho nên số lượng cần HR Staff lại càng tăng lên, tỉ lệ thuận với số lượng các doanh nghiệp hiện nay. 

1.2. Công việc của một HR Staff 

HR Staff được hiểu là một công việc liên quan trực tiếp đến các vấn đề về Nhân sự trong một công ty, cơ quan dù là Nhà nước hay Tư nhân. Có thể kể đến các công việc như tuyển dụng, đời sống nhân viên, nội dung công ty, bồi dưỡng nhân sự, … Không phải ngẫu nhiên mà khi mới bắt đầu đến với một công ty, người đầu tiên các bạn gặp lại là một HR Staff. Bởi vì vị trí này đã được đào tạo để đảm bảo trách nhiệm về phát triển và duy trì nguồn lực cho công ty. Nếu bạn là một nhân viên mới, đương nhiên HR Staff có trách nhiệm hướng dẫn bạn làm quen với môi trường làm việc, nội quy và phòng ban phụ trách. Ngược lại, khi bạn nghỉ việc ở một công ty nào đó, bạn cũng sẽ phải làm việc cuối cùng với HR Staff để bàn giao công việc cũng như nhận lại các giấy tờ, hồ sơ của mình. Bộ phận HR Staff đồng hành với từng nhân viên, từng bộ phận cho nên nếu coi HR Staff là một phòng ban tách biệt thì “không công bằng” mà họ chính là người chăm lo, gần gũi nhất với tất cả các phòng ban và nhân viên trong công ty.

2. Hai mảng chính của HR Staff và nhiệm vụ cụ thể từng mảng 

Ngành HR khi được đào tạo được  chia ra làm 2 nhóm kiến thức chuyên ngành đó là Quản trị Nhân sự và Quản trị Nguồn nhân lực. Vì trong 2 nhóm này, Quản trị Nhân sự là mức độ cơ bản nhất cho nên ngành HR ở Việt Nam cũng được lấy cái tên Quản trị Nhân sự để gọi chung. Song thực tế, cả kể khi vào hoạt động ở doanh nghiệp, thì công việc của bộ phận HR Staff cũng được chia thành 2 mảng chính như trên. Ở mỗi mảng, người phụ trách sẽ có những nhiệm vụ và công việc khác nhau. Song mục đích cuối cùng vẫn là đảm bảo một nguồn nhân lực tốt nhất cho doanh nghiệp. 

2.1. Nhân viên Quản trị Nhân sự 

Mảng này là tổng hợp của CoE (trung tâm chuyên môn) và HRBP (nhân sự - đối tác kinh doanh. Nhiệm vụ chính cuối cùng của Quản trị nhân sự đó chính là việc phát triển hiệu suất làm việc tốt nhất của từng nhân sự trong từng phòng ban. Và để làm được điều đó, HR Staff về Quản trị nhân sự phải làm được 3 công việc sau. 

Thứ nhất đó là Planning (xây dựng kế hoạch). Các bạn sẽ là người hoạch định về nhân lực, sao cho đúng số lượng nhân viên mà doanh nghiệp cần thiết và có khả năng chi trả chi phí nhân lực. Không những thế, các bạn còn phải nghiên cứu cũng như định hướng được mỗi nhân sự làm việc ở vị trí nào là tốt nhất, và ở phòng ban nào cần số lượng nhân viên bao nhiêu là đủ. Sau khi đã xây dựng được kế hoạch này thì các HR Staff của mảng này sẽ phải điều phối thực hiện cùng lãnh đạo các phòng ban, người phụ trách chuyên môn để có thể đạt được mục tiêu đã đặt ra. 

Thứ hai đó là C&B (Chính sách và quyền lợi). Đúng như tên gọi, công việc sẽ yêu cầu các HR Staff phải có kỹ năng về việc xây dựng các chính sách, nội quy của công ty mà ở đó bao gồm cả trách nhiệm cũng như quyền lợi song song mà mỗi nhân viên khi làm việc ở doanh nghiệp sẽ được hưởng và làm theo. Ở Việt Nam, biểu hiện rõ nhất của công việc này chính là thực hiện việc đóng các loại Bảo hiểm Xã hội, Bảo hiểm Y tế, Hợp đồng Lao động theo các quy định của doanh nghiệp và Luật lao động. 

Thứ ba đó là L&D (Đào tạo và phát triển): Công việc này của HR Staff sẽ là nghiên cứu và xây dựng các kế hoạch về đào tạo nâng cao nghiệp vụ cũng như phát triển năng lực bản thân của từng cá nhân và từng bộ phận trong doanh nghiệp. Điều này sẽ thường thấy ở những doanh nghiệp lớn, đặc biệt là doanh nghiệp có hợp tác đầu tư nước ngoài vì họ có khả năng cả về tài chính lẫn mối quan hệ cho việc thực hiện chương trình tập huấn chuyên sâu cho nhân viên của mình. 

Xem thêm: [Khám phá] Kỹ năng nhân sự là gì? Cách quản lý nhân sự hiệu quả?

2.2. Nhân viên Quản trị Nguồn nhân lực 

Ngược lại với Quản trị Nhân sự, HR Staff làm trong mảng Quản trị Nguồn nhân lực sẽ có những nhiệm vụ và công việc mang tính chất  lâu dài hơn. Trong từ ngữ chuyên ngành của HR, mảng này còn có tên gọi là HR Shared Service. Các bạn sẽ là người phụ trách chính các công việc liên quan đến hành chính, thủ tục, giấy tờ, những vấn đề liên quan đến nhân sự hàng ngày trong đó bao gồm cả tính công, lương thưởng. Tương tự như mảng Quản trị Nhân sự, Quản trị Nguồn nhân lực cũng có 3 công việc chính đó là:

Chấm công: Các HR Staff mảng này sẽ phụ trách việc làm vân tay, làm nhận diện gương mặt cũng như các dấu hiệu khác để phục vụ cho việc chấm công, làm chứng sự có mặt từng ngày đi làm của mỗi nhân viên. Bên cạnh đó sau khi HR Staff của mảng Quản trị Nhân sự làm các thủ tục về Bảo hiểm, phúc lợi và ký các hợp đồng thì nhân viên mới tiếp tục được đẩy sang mảng Quản trị Nguồn nhân lực để bắt đầu làm chấm công. Sau đó cuối tháng, các bạn làm tổng hợp số công để tính lương cho toàn bộ nhân viên. 

Tuyển dụng: Không chỉ làm nhiệm vụ với những đối tượng đã là nhân viên công ty, HR Staff về Quản trị Nguồn nhân lực còn thực hiện việc tuyển dụng, thu hút các tiềm năng mới cho công ty. Công việc này được coi là khó nhất của nghề HR, song lại vô cùng thú vị vì HR Staff sẽ thể hiện được sự nhạy bén cũng như năng lực tìm kiếm nhân tài cho công ty. Bạn sẽ phải dựa vào kế hoạch nhân lực của CoE và tiêu chí tuyển dụng của doanh nghiệp để có thể tuyển được những ứng viên phù hợp nhất. 

Hành chính: Và cuối cùng một công việc dường như không thể thiếu của HR Staff ở bất kỳ doanh nghiệp lớn nhỏ nào, đó là công việc hành chính. Các bạn sẽ phải xử lý các công việc liên quan đến giấy tờ, thủ tục hành chính từ thu hồ sơ ứng viên, xử lý nghỉ phép, phạt, thưởng, cho đến các loại thủ tục khác về pháp lý. 

Tìm việc làm nhân viên nhân sự tiền lương

3. Những tâm sự trải lòng của nghề HR Staff

Nói về khó khăn đầu tiên trong nghề HR gặp phải đó là việc các bạn có thể chung hòa và tạo sự công bằng giữa các nhân viên với nhau. Người ta nói môi trường văn phòng giống như một xã hội thu nhỏ mà ở đó chúng ta gặp được nhiều loại người, kiểu người khác nhau. Để có thể hiểu hết những con người này đã khó, HR Staff thậm chí còn phải cố gắng để mọi người hiểu nhau để xây dựng văn hóa doanh nghiệp văn minh nhất. Ngỡ tưởng chỉ dừng lại ở đó nhưng HR Staff lại tiếp tục đối mặt với một kiểu “người” nữa đó chính là cấp trên. Sức ép từ nhân viên rồi sức ép từ lãnh đạo, HR Staff giống như công việc làm dâu trăm lòng, phải chiều lòng được tất cả mọi người. Không những thế, mâu thuẫn còn đến từ những vấn đề về quyền lợi hàng ngày của mỗi người lại càng khiến cho “stress dồn stress” lên các HR Staff. 

HR Staff bắt buộc phải có một trí nhớ siêu đỉnh và gần như không bao giờ chỉ làm việc trong 8 tiếng đồng hồ văn phòng, Vì về nhà họ vẫn phải giải quyết những vấn đề, thắc mắc phát sinh của nhân viên. Và phải đến khi nhân viên đó cảm thấy thỏa đáng, thỏa mãn thì công việc của HR Staff mới được dừng lại. Nếu như các nữ dân văn phòng khác có những mùi nước hoa quyến rũ riêng biệt thì hầu như chúng ta vẫn quen thuộc với mùi đặc trưng của người làm nghề HR đó chính là mùi dầu, mùi cao dán thì những đau đầu, mệt mỏi trong quá trình làm việc của họ. Vì là người ở trung gian giữa nhân viên và doanh nghiệp cho nên khi có vấn đề ở phía nhân viên, HR Staff sẽ gánh hậu quả, còn khi có vấn đề ở phía doanh nghiệp, HR Staff lại tiếp tục nghe những lời hờn trách của nhân viên. 

Đối lại những khó khăn vất vả ấy đương nhiên có những người thực sự hiểu và đồng cảm. HR Staff hoàn toàn có khả năng tìm được tri kỷ ở văn phòng vì công việc của bạn dành nhiều thời gian nhất bên cạnh mỗi nhân viên. Và đặc biệt nhất động lực giúp các bạn vượt qua những thử thách ấy đó chính là sự đam mê công việc. Hy vọng rằng, bài viết trên đây đã giúp bạn hiểu được HR Staff là gì cũng như mường tượng ra những công việc hằng ngày thú vị của HR Staff. Từ đây, các bạn cũng có thêm những căn cứ để định hướng nghề nghiệp tương lai cho bản thân mình trong lĩnh vực Nhân sự.