Tổng hợp những phần mềm giao việc và hỗ trợ quản lý nhân viên

1. Tại sao nên sử dụng các phần mềm giao việc?

Phần mềm giao việc đang là một trong những công cụ hỗ trợ giao việc và quản lý hiệu quả cho các nhà lãnh đạo, đồng thời nhân viên cũng nhận được rất nhiều lợi ích.

1.1. Đối với người quản lý

1.1.1. Phân chia và giao nhiệm vụ

Thông thường, những người quản lý sẽ là người tiếp nhận các công việc, kế hoạch từ cấp trên. Do đó, khi doanh nghiệp có một dự án, kế hoạch mới thì người quản lý cần tiếp nhận, quan sát và lắng nghe các thông tin về công việc qua các phần mềm để phổ biến lại cho các bộ phận nhân viên trong công ty.

Khối lượng công việc mà người quản lý tiếp nhận sẽ vô cùng nhiều, và đồng thời họ cũng cần phân chia các công việc thành từng mục cho từng phòng ban hoặc từng bộ phận. Vì vậy, khi sử dụng các phần mềm để giao việc, nhà quản lý mới có thể dễ dàng tiếp nhận lại các công việc và giao lại cho nhân viên nhanh chóng.

1.1.2. Theo dõi tiến độ hoàn thành công việc

Theo dõi tiến độ hoàn thành công việc của nhân viên là nhiệm vụ mà người quản lý cần phải chịu trách nhiệm. Họ cần là người thường xuyên theo dõi và cập nhật kịp thời các tiến độ hoàn thành công việc của nhân viên, đốc thúc nhân viên hoàn thành tiến độ công việc để ra.

Một phần mềm giao việc sẽ hỗ trợ các nhà quản lý hiệu quả và dễ dàng hơn trong việc giám sát này. Các phần mềm còn có chức năng tính toán, kiểm tra khối lượng các công việc mà nhân viên đã hoàn thành xong để đưa ra các kết quả kiểm định, thường ở dưới dạng phần trăm.

1.2.3. Một số tính năng khác

Với vai trò là người quản lý, bạn sẽ phải phê duyệt những kết quả hoàn thành công việc của các nhân viên cấp dưới, giao lại nhiệm vụ cho nhân viên mới phù hợp hơn hay hủy bỏ các nhiệm vụ được giao. Đồng thời, phần mềm hỗ trợ bạn kiểm tra xem nhân viên đó có thực hiện đúng nhiệm vụ mà mình đã giao phó hay không.

1.2. Đối với nhân viên

Nhờ phần mềm, nhân viên dễ dàng tiếp nhận các công việc từ cấp trên, có thể lập các danh sách và chia nhiệm vụ công việc của mình thành những mục nhỏ hơn, sau đó sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên thực hiện.

Đồng thời, nhân viên cũng cần phải giám sát và theo dõi tiến độ hoàn thành công việc của mình, đánh giá mức độ hoàn thiện công việc của bản thân. Bạn cũng có thể sử dụng phần mềm để quản lý các công việc mà bạn đã thực hiện.

Phần mềm sẽ nhắc nhở thời hạn nộp báo cáo kết quả công việc hoặc bạn có thể nộp trước thời hạn hoàn thành. Sau đó, kết quả công việc của bạn sẽ được chuyển qua cấp trên phê duyệt và thông qua. Khi có mục nào cần chỉnh sửa, cấp trên sẽ sử dụng công cụ như highlight để tô màu những chỗ bạn cần sửa chữa.

2. Top những phần mềm giao việc hỗ trợ quản lý và giao việc hiệu quả

Sau khi đã biết được các lợi ích chung của các phần mềm quản lý, bạn có thể lựa chọn 1 trong số các phần mềm dưới đây để hỗ trợ bạn giao việc nhanh chóng và dễ dàng.

2.1. Phần mềm giao việc Faceworks

2.1.1. Đôi nét về Faceworks

Faceworks chuyên cung cấp cho các doanh nghiệp gói phần mềm quản lý công việc, giao việc đã được lập trình từ trước hoặc tùy chỉnh theo yêu cầu của người dùng. Phần mềm Faceworks được xây dựng trên nền tảng web và sử dụng các thuật toán đám mây.

Các thao tác nâng cấp, bảo trì hoặc triển khai các công việc đều diễn ra nhanh chóng và bạn dễ dàng truy cập được mọi lúc, mọi nơi chỉ cần thiết bị của bạn có kết nối internet. Dữ liệu của người dùng trên Faceworks sẽ được bảo mật tuyệt đối

2.1.2. Ưu điểm và nhược điểm của Faceworks

Faceworks cung cấp nhiều gói có chi phí khác nhau tùy theo lĩnh vực mà người dùng sử dụng. Phần mềm này cũng có đội ngũ kỹ thuật để thiết kế các phần mềm quản lý và giao việc riêng.

Ngoài ra, phần mềm có dung lượng khá gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo được tính an toàn của các dữ liệu. Faceworks còn áp dụng ERP vào các quy trình quản lý giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý nhân viên qua phần mềm.

Tuy nhiên, Faceworks khá tốn thời gian cũng như chi phí khi bạn muốn triển khai hệ thống. Quá trình triển khai cũng khá khó khăn vì thay đổi văn hóa và các phong cách làm việc truyền thống.

2.2. Phần mềm Asana

Asana là một phần mềm quản lý dự án, giúp người dùng sử dụng được trên các thiết bị di động và nền tảng web. Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi, sắp xếp và quản lý các công việc hợp lý, nhanh chóng và hiệu quả.

2.2.1. Ưu điểm của Asana

Phần mềm Asana giúp các nhóm từ 15 thành viên trở xuống sử dụng hoàn toàn miễn phí. Với giao diện thân thiện, người dùng dễ dàng sử dụng và phù hợp cho các đối tượng người dùng khác nhau.

Bên cạnh đó, người dùng có thể theo dõi được tổng quan của toàn bộ dự án, về danh sách công việc, quá trình phân chia công việc theo thứ tự từ lớn đến bé, hỗ trợ các nhà quản lý theo dõi tổng thể được dự án của công ty mình. Các báo cáo trong phần mềm vô cùng trực quan, giúp người sử dụng đánh giá được hiệu quả của dự án.

2.2.2. Nhược điểm của Asana

Nhược điểm lớn nhất của phần mềm là không có bản tiếng Việt và về chi phí sử dụng. Phần mềm tuy hỗ trợ người dùng sử dụng miễn phí cho nhóm không vượt quá 15 thành viên, nhưng nếu số lượng thành viên trong nhóm lớn hơn, bạn sẽ phải trả phí 9.99 $/ người dùng/ tháng. Đây có thể xem là một mức phí khá cao so với những phần mềm có cùng các chức năng, đây có thể coi là một rào cản khá lớn cho doanh nghiệp.

Do đó, phần mềm Asana sẽ thích hợp cho các doanh nghiệp thực hiện mô hình công tác liên các chức năng, một nhân viên sẽ cần tham gia nhiều phòng ban hoặc dự án khác nhau.

2.3. Phần mềm Izwork

2.3.1. Đôi nét về Izwork

Phần mềm Izwork hỗ trợ bạn quản lý các tiến độ, quy trình dự án và quá trình hoạt động nhóm diễn ra thuận lợi hơn. Giao diện của phần mềm dễ sử dụng, được bố trí khoa học và trực quan, giúp người dùng tạo lập những công việc cần làm hoặc phân công các công việc chỉ bằng một số thao tác đơn giản.

Bên cạnh đó, Izwork còn hỗ trợ người dùng sắp xếp các công việc tự động một cách thông minh, khoa học, dễ dàng cập nhật các tình trạng của công việc liên tục, đồng thời chia sẻ các file bảo mật, an toàn và không giới hạn dung lượng giữa các file.

2.3.2. Ưu điểm của Izwork

Izwork có thể hoạt động được đa nền tảng các web và có giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Quá trình tạo công việc trên Izwork vô cùng dễ dàng, nhanh chóng.

Bên cạnh đó, các công việc được phân công trên Izwork khá nhanh chóng và các nhà quản lý nhận được báo cáo công việc dễ dàng. Các công việc trên Izwork được liệt kê theo danh sách dạng bảng trực quan, giúp người dùng sử dụng thuận tiện. Ngoài ra, các file tài liệu trong phần mềm Izwork đều được chia sẻ online với mọi người, đảm bảo an toàn và bảo mật.

Như vậy có thể thấy phần mềm giao việc hỗ trợ người dùng rất nhiều tiện ích trong cuộc sống và công việc. Bạn có thể lựa chọn một trong các phần mềm kể trên để sử dụng cho doanh nghiệp của mình, giúp quá trình giao việc, quản lý công việc được hiệu quả. Hy vọng các thông tin về các phần mềm giao việc sẽ hữu ích với bạn và bạn sẽ nhanh chóng chọn được cho mình một phần mềm phù hợp.