Các loại hình tổ chức sự kiện phổ biến nhất hiện nay bao gồm những gì?

1. Những điều bạn cần biết về tổ chức sự kiện

1.1. Sự kiện là gì?

Sự kiện là một cuộc họp mặt ở nơi công cộng với quy mô lớn và có sự tham gia trực tiếp của nhiều đối tượng, cá nhân hay tổ chức có chung mối quan tâm đến mục đích của sự kiện đó. Sự kiện được sử dụng trong nhiều lĩnh vực như giải trí, kinh doanh, thể thao, các mối quan hệ xã hội,...

Tổ chức sự kiện là việc lên kế hoạch và triển khai chúng thành chuỗi hoạt động nối tiếp nhau trong một thời gian nhất định, những hoạt động này được sắp xếp theo thứ tự hợp lý và tập trung hướng tới mục đích mà sự kiện muốn mang đến cho khán giả. Sự kiện có thể diễn ra trong vòng vài tiếng, vài ngày hoặc vài tháng tùy thuộc vào mục đích và đối tượng tổ chức sự kiện.

Tổ chức sự kiện đòi hỏi sự chuyên nghiệp và chỉnh chu trong mọi công đoạn bởi nó phục vụ cho số lượng lớn người tham dự. Các vấn đề phát sinh trong mỗi sự kiện là điều không thể tránh khỏi. Vì vậy ngoài kế hoạch tổ chức còn phải lên các phương án dự phòng, dự báo và lường trước được các sự cố đột ngột phát sinh để có các biện pháp xử lý. Các đơn vị tổ chức sự kiện cũng cần luôn thay đổi và sáng tạo để thiết kế những chương trình sự kiện thật độc đáo, mới mẻ và không bị quá nhàm chán. Bên cạnh đó, còn phải tối ưu hóa được các dịch vụ, nguồn nhân lực và ngân sách của khách hàng.

Xem thêm: Quy trình tổ chức một sự kiện gồm có những bước như thế nào? 

1.2. Tổ chức sự kiện nhằm mục đích gì?

Có rất nhiều loại sự kiện khác nhau, mỗi loại lại nhắm tới một mục đích nhất định. Sự kiện có thể do cá nhân hay doanh nghiệp tổ chức, nhưng phổ biến nhất vẫn là các doanh nghiệp có mong muốn gây tiếng vang và tiếp cận với nhiều khách hàng hơn. Cá nhân tổ chức sự kiện có thể là sinh nhật, đám cưới, kỷ niệm,...để tạo cơ hội gặp mặt bạn bè, người thân, cùng nhau chia vui và cùng nhau tận hưởng những khoảnh khắc đáng nhớ, lưu giữ kỷ niệm. 

Còn về phía các doanh nghiệp thì lại thường xuyên tổ chức các sự kiện nhằm gây sự chú ý đặc biệt từ công chúng, khiến họ quan tâm đến doanh nghiệp và sản phẩm của mình, nâng cao khả năng nhận diện thương hiệu và sự uy tín. Những sự kiện có quy mô lớn còn có khả năng thúc đẩy doanh số và lợi nhuận của doanh nghiệp ngay lập tức. 

Cho dù là gì đi nữa thì mục đích chung của việc tổ chức sự kiện là thu hút sự chú ý từ phía công chúng và truyền tải đến họ những thông điệp mà người tổ chức sự kiện muốn hướng tới. 

1.3. Cần lưu ý những gì khi tổ chức sự kiện?

Điều đầu tiên trước mỗi sự kiện là việc chuẩn bị một bản kế hoạch thật chi tiết, cụ thể với những ý tưởng độc đáo. Bạn có thể đưa ra nhiều ý tưởng và phương án khác nhau để lựa chọn. 

Cần sắp xếp và lựa chọn cẩn thận các yếu tố về địa điểm tổ chức, thời gian, lịch trình, khách mời, các chương trình sẽ diễn ra,...

Các yếu tố về nhân lực cũng cần được quan tâm. Một sự kiện lớn thì nguồn nhân lực để hỗ trợ cho các chương trình và khán giả tham dự là điều đặc biệt quan trọng. Đó có thể là các cộng tác viên, bồi bàn, đầu bếp, MC, ca sĩ, diễn viên,...

Các vấn đề rủi ro, sự cố cũng cần được lường trước và có những phương án xử lý từ sớm để không bị động và hoang mang khi nó thực sự xảy ra. Tất cả hướng đến mục tiêu cao nhất là sự an toàn tuyệt đối cho khán giả tham dự sự kiện.

2. Các loại hình tổ chức sự kiện phổ biến nhất hiện nay

Các sự kiện hiện nay được tổ chức rất phổ biến và đa dạng, các đơn vị tổ chức sự kiện cũng ngày càng ăn nên làm ra. Để có thể lên kế hoạch và triển khai được các sự kiện theo đúng nhu cầu, mong muốn của khách hàng cũng như đạt được mục đích cao nhất, người ta sẽ chia sự kiện thành các loại hình riêng biệt. Có thể chia theo quy mô nhỏ, vừa hay lớn; chia theo địa điểm tổ chức là trong nhà hay ngoài trời, theo các vùng; chia sự kiện theo đối tượng như cá nhân, doanh nghiệp hay liên quan đến chính trị, xã hội,...Mỗi cách chia đều đem đến sự nhận diện rõ ràng hơn về các hình thức sự kiện, để các đơn vị triển khai theo đúng và phù hợp với từng loại hình, đem đến những dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Ở đây, work247 sẽ chia các sự kiện này thành những nhóm sau.

2.1. Sự kiện trong đời sống xã hội

Đây là những sự kiện thường được cá nhân đứng ra tổ chức, mục đích của chúng là tạo cơ hội để những người thân thiết được gặp mặt nhau, quây quần bên nhau và cùng nhau trải qua những khoảnh khắc đáng nhớ trong cuộc đời. 

Sự kiện này bao gồm sinh nhật, tiệc cưới, lễ đính hôn, lễ kỷ niệm, lễ trưởng thành, tiệc độc thân, mừng thọ, họp lớp,...

Loại hình sự kiện này thường có quy mô nhỏ, khách mời tham dự cũng là những người thân thiết và có quen biết từ trước nên thường được tổ chức theo phong cách ấm cúng, thân thiện và không quá cầu kỳ. 

2.2. Sự kiện liên quan đến giáo dục và nghề nghiệp

Đây là những sự kiện liên quan đến những tổ chức xã hội như trường học, trung tâm, đơn vị tuyển dụng. 

Đây có thể là những cuộc hội thảo hay hội nghị, cuộc thi, tranh luận, hội chợ việc làm, định hướng nghề nghiệp,....

Những sự kiện này được tổ chức chuyên nghiệp hơn và có quy mô lớn hơn, khán giả tham dự cũng đa dạng hơn từ giới tính đến nghề nghiệp, nơi sinh sống. Họ sẽ tham gia những sự kiện này để học hỏi, tích lũy kiến thức và tìm kiếm cơ hội mới cho bản thân. Các đơn vị tài trợ cũng có dịp để quảng bá thương hiệu và hỗ trợ mọi người. 

2.3. Sự kiện giải trí

Đây là sự kiện rất được giới trẻ ngóng chờ, chúng được tổ chức rất thường xuyên và đặc biệt hoành tráng vào những ngày lễ lớn trong năm. 

Sự kiện giải trí ở đây vô cùng đa dạng bao gồm các buổi hòa nhạc, lễ hội, hội trợ, trình diễn thời trang, triển lãm, các cuộc thi hoa hậu, cuộc thi tài năng, trao giải thưởng, show ca nhạc,...

Sự kiện giải trí luôn nhận được sự đón nhân và mong chờ từ tất cả mọi người, và tất nhiên chiếm đa số vần là thế hệ trẻ, thích vui chơi, thích náo nhiệt và thích những nơi sôi động. Đây là cơ hội để mọi người được giao lưu, tiếp xúc với xã hội, có thể gặp gỡ bạn bè, kết bạn với những người có chung sở thích. Sự kiện giải trí được tổ chức rất hoành tráng, sôi động và chuyên nghiệp, có thể ở ngoài trời hoặc trong nhà nhưng có điểm chung là số lượng người tham gai sẽ vô cùng lớn và khó kiểm soát. 

Đơn vị tổ chức sự kiện này có thể là các ca sĩ, người nổi tiếng, các trung tâm, công ty nghệ thuật hoặc cơ quan chính quyền địa phương. 

2.4. Sự kiện chính trị

Đây là những sự kiện chưa phổ biến nhiều ở nước ta nhưng lại rất dễ bắt gặp ở nước ngoài. Chúng bao gồm những cuộc biểu tình, mít tinh, tranh cử, họp báo,...Sự kiện này có thể do cá nhân hay nhóm người cùng nhau tổ chức và tham gia nhằm tạo sự chú ý từ công chúng và lan tỏa những thông điệp mà mình muốn hướng tới. Mục đích của họ phần lớn là muốn thể hiện suy nghĩ và ý kiến của bản thân, muốn được giải quyết một vấn đề nào đó.

Xem thêm: Yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện mà bạn cần phải nắm rõ

2.5. Sự kiện của các doanh nghiệp

Các doanh nghiệp, cơ quan tổ chức kinh doanh chính là những đối tượng khách hàng tiềm năng của các đơn vị tổ chức sự kiện. Sự kiện là một hình thức quảng cáo rất hiệu quả hiện nay. Bên cạnh truyền thông kỹ thuật số thì các sự kiện chuyên nghiệp cũng là hình thức quảng bá được đầu tư vô cùng lớn. Họ sẽ tổ chức các sự kiện để ra mắt sản phẩm, triển lãm, tri ân khách hàng, dùng thử sản phẩm, khảo sát ý kiến khách hàng, các chương trình khuyến mãi, lễ khánh thành,...

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng thường xuyên tổ chức các sự kiện trong nội bộ như teambuilding, lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty, mừng thành công dự án, cuộc họp cổ đông,...

2.6. Sự kiện gây quỹ

Sự kiện gây quỹ hay các sự kiện liên quan đến từ thiện có thể được cả cá nhân, hội nhóm doanh nghiệp hay chính phủ tổ chức. Những sự kiện này cũng có thể được diễn ra ở nhiều hình thức từ online đến offline; quy mô từ nhỏ đến lớn; phạm vi cả trong và ngoài nước. Hình thức và cách thức quyên góp cũng rất đa dạng, có thể là tiền mặt, cũng có thể là hiện vật, đấu giá, hoặc là trích doanh thu lợi nhuận trong sự kiện để làm từ thiện. 

Trên đây là các loại hình tổ chức sự kiện phổ biến nhất hiện nay. Sự kiện không chỉ mang lại những trải nghiệm vui vẻ và đáng nhớ mà còn mang đến những cơ hội kinh doanh bất ngờ. Sự gia tăng trong việc sử dụng các phương tiện truyền thông xã hội kết hợp với sự bánh trướng mạnh mẽ của internet lại càng thúc đẩy sự phát triển của ngành tổ chức sự kiện. Đây sẽ là cơ hội việc làm đầy tiềm năng đáng để các bạn cân nhắc.