Cách sắp xếp hồ sơ xin việc chuẩn chỉ và những lưu ý cần biết

1. Một bộ hồ sơ xin việc bao gồm những giấy tờ gì

Hồ sơ xin việc rất cần thiết khi các bạn ứng tuyển cho một vị trí công việc. Vậy bạn đã biết một bộ hồ sơ xin việc bao gồm những loại giấy tờ nào chưa. Hãy tìm hiểu về những thành phần trong một bộ hồ sơ xin việc để có thể chuẩn bị tốt nhất trước khi bắt đầu phỏng vấn nhé.

Vậy những thành phần của một bộ hồ sơ xin việc là gì?

Một bộ hồ sơ xin việc đúng chuẩn sẽ bao gồm những giấy tờ sau đây:

- Đơn xin việc

Đơn xin việc là một văn bản được viết tay hoặc đánh máy, là công cụ giúp các ứng viên thể hiện mong muốn được ứng tuyển vào vị trí công việc mà doanh nghiệp đang tuyển dụng. Đồng thời đơn xin việc cũng là công cụ để các ứng viên giới thiệu về những năng lực bản thân cho là phù hợp nhằm thuyết phục các nhà tuyển dụng.

Đơn xin việc thường được trình bày ngắn gọn, súc tích trong khuôn khổ độ dài không vượt quá một trang A4.

- CV ứng tuyển

Là một loại tài liệu trong đó có ghi tóm tắt những thông tin cá nhân về các ứng viên, như họ tên, những thông tin liên lạc cơ bản, tự giới thiệu về bản thân, mục tiêu nghề nghiệp,những kỹ năng của bản thân, trình độ học vấn, những kinh nghiệm có được trong quá trình làm việc, những chứng chỉ và giải thưởng đạt được…

Các thông tin trên được trình bày theo các đề mục ngắn gọn và đủ ý.

Thông thường một chiếc CV xin việc cũng sẽ có độ dài không vượt quá một trang A4 và được trình bày một cách gọn gàng, bắt mắt.

- Thư giới thiệu

Trong một bộ hồ sơ xin việc có thể có hoặc không đính kèm thư xin việc (tất nhiên nếu có thì sẽ tốt hơn). Thư giới thiệu do những cá nhân có uy tín trong ngành soạn thảo, họ công nhận năng lực cá nhân của ứng viên và giới thiệu đến các nhà tuyển dụng. Nếu đính kèm một thư giới thiệu trong bộ hồ sơ xin việc chắc chắn bạn sẽ nổi bật hơn những ứng viên khác.

- Sơ yếu lý lịch tự thuật

Nhiều bạn có thể sẽ nghĩ rằng một bộ hồ sơ chỉ cần CV là đủ rồi, không cần Sơ yếu lý lịch tự thuật. Suy nghĩ này là rất sai lầm.

CV xin việc chỉ đề cập đến những thông tin cơ bản nhất của một ứng viên, còn lại là chủ yếu tập trung vào những kinh nghiệm làm việc, bằng cấp, kỹ năng và mục tiêu nghề nghiệp của ứng viên. Trong khi đó, những thông tin chi tiết hơn về bản thân cũng như gia đình của các ứng viên lại được thể hiện trong Sơ yếu lý lịch tự thuật.

Sơ yếu lý lịch phải được khai trung thực và có dấu xác nhận của chính quyền địa phương nếu bạn trúng tuyển và nhà tuyển dụng yêu cầu.

- Giấy khám sức khỏe

Không có nhà tuyển dụng nào lại đi tuyển vào những người có sức khỏe không tốt. Giấy khám sức khỏe trong bộ hồ sơ xin việc được yêu cầu là vẫn còn hiệu lực trong vòng 6 tháng trở lại tính từ ngày được ghi trên giấy khám.

- Những bằng cấp, chứng chỉ liên quan

Ở đây được hiểu là những giấy tờ chứng minh cho những bằng cấp, chứng chỉ bạn ghi trong CV, bao gồm bằng tốt nghiệp đại học (hoặc cao đẳng, trung cấp), các chứng chỉ ngôn ngữ, chứng chỉ tin học… nếu có. Thông thường các nhà tuyển dụng sẽ chỉ yêu cầu các ứng viên nộp bản sao các bằng cấp, chứng chỉ này, có thể có công chứng hoặc không.

- Ảnh thẻ cỡ 3x4 hoặc 4x6

Thông thường trên bìa hồ sơ xin việc, trong CV và trên Sơ yếu lý lịch đều sẽ có dán kèm ảnh chụp để nhà tuyển dụng có cái nhìn tổng quan về các ứng viên. Hoặc trong một số công việc có yêu cầu về ngoại hình thì một tấm ảnh chụp ứng viên sẽ là bắt buộc.

Bạn nên chọn những ảnh nghiêm túc, rõ mặt, phông nền đơn giản và không bao gồm những yếu tố nhạy cảm. Ảnh phải có chất lượng và độ phân giải cao và không nên chỉnh sửa quá đà.

- Một số giấy tờ cá nhân

Bao gồm một số loại giấy tờ như chứng minh thư nhân dân/ căn cước công dân, sổ hộ khẩu, giấy khai sinh… Đây là những giấy tờ giúp chứng minh rõ ràng hơn lý lịch của ứng viên. Các nhà tuyển dụng chỉ yêu cầu bản sao có công chứng và còn hiệu lực của những giấy tờ kể trên.

Trên đây là những giấy tờ đầy đủ nhất cần có trong một bộ hồ sơ xin việc. Tùy theo yêu cầu của từng nhà tuyển dụng mà bạn có thể bỏ bớt đi một số giấy tờ.

Xem thêm: Cách viết hồ sơ xin việc bằng tay ấn tượng bạn đã biết chưa?

2. Tại sao phải sắp xếp hồ sơ xin việc

Khi muốn ứng tuyển vào một vị trí công việc nào đó, điều đầu tiên mà bạn cần chuẩn bị là một bộ hồ sơ xin việc thật chuẩn chỉnh. Các bạn sinh viên mới ra trường, hoặc ngay cả đối với những người đã đi làm một vài năm cũng đều có thể mắc phải những sai lầm khi chuẩn bị một bộ hồ sơ xin việc. Tạm chưa đề cập đến việc không chuẩn bị đủ các loại giấy tờ, ngay cả trong trường hợp đã chuẩn bị đầy đủ thì việc sắp xếp các loại giấy tờ trong một bộ hồ sơ xin việc cũng là rất cần thiết.

Việc sắp xếp hồ sơ xin việc sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng tra cứu được những thông tin về các ứng viên hơn. Hoặc đôi khi thứ tự sắp xếp hồ sơ xin việc cũng thể hiện ẩn ý của các ứng viên nhằm gây ấn tượng tốt đối với nhà tuyển dụng.

Không biết bạn đã từng nghe nói đến nguyên tắc 6 giây chưa? Theo nguyên tắc này chỉ ra, nhà tuyển dụng chỉ dành trung bình khoảng 6 giây để xem hồ sơ của các ứng viên trong vòng sơ loại hồ sơ. Bởi vậy bên cạnh chất lượng thì cách sắp xếp hồ sơ xin việc cũng mang lại hiệu quả rất lớn, và nhà tuyển dụng sẽ đánh giá trước tiên bạn có phải là một người chuyên nghiệp và cẩn thận hay không. Điều này càng có nhiều ý nghĩa đối với những vị trí công việc thuộc cấp độ quản lý trở lên.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách download mẫu bìa hồ sơ xin việc

3. Chia sẻ cách sắp xếp hồ sơ xin việc hợp lý nhất

Từ những lý do được nêu ra ở trên, có thể thấy cách sắp xếp hồ sơ xin việc có vai trò quyết định trong việc bạn có giành được ưu thế cạnh tranh trước những ứng viên khác hay không. Trong đó việc bạn sắp xếp loại tài liệu nào ở vị trí đầu tiên có vai trò quan trọng nhất.

Thực tế chứng minh đa số các nhà tuyển dụng tuyển dụng sẽ đưa ra quyết định xem tiếp hay bỏ qua bộ hồ sơ tuyển dụng của bạn chỉ ngay sau khi xem tài liệu được xếp đầu tiên trong bộ hồ sơ của bạn.

Vậy nên sắp xếp hồ sơ xin việc thế nào để giành lợi thế trước tiên so với những ứng viên khác?

Sau đây Work247 sẽ chia sẻ với các bạn 3 kiểu sắp xếp hồ sơ. Mỗi kiểu sẽ tùy theo mục đích của những tuyển dụng hoặc ẩn ý của các ứng viên làm tiêu chí xếp loại.

3.1. Sắp xếp hồ sơ xin việc theo kiểu truyền thống

Hồ sơ xin việc được sắp xếp theo kiểu này sẽ ưu tiên những thông tin về ứng viên lên trước với Sơ yếu lý lịch tự thuật được sắp xếp ở vị trí thứ nhất. Đây là cách sắp xếp phổ thông nhất, sử dụng khi vị trí công việc mà bạn ứng tuyển không đòi hỏi quá nhiều hoặc không có đặc thù gì phải cân nhắc, hoặc là n công việc đòi hỏi nhà tuyển dụng phải ưu tiên xác minh nhân thân trước trong vòng loại hồ sơ.

Thứ tự sắp xếp lần lượt như sau:

+ Sơ yếu lý lịch tự thuật

+ Thư xin việc hoặc Thư giới thiệu nếu có

+ Đơn xin việc

+ CV ứng tuyển

+ Các loại bằng cấp chứng chỉ, trong đó ưu tiên những bằng cấp có giá trị cao hơn đưa lên trước, hoặc những bằng cấp chứng chỉ liên quan đến công việc bạn ứng tuyển

+ Ảnh thẻ

+ Giấy khám sức khỏe

+ Các loại giấy tờ cá nhân khác

3.2. Sắp xếp hồ sơ xin việc theo ưu thế của bản thân

Cách sắp xếp này giúp các ứng viên ngay lập tức gây được ấn tượng với nhà tuyển dụng về những thế mạnh của bản thân mình. Cách sắp xếp này chủ yếu được sử dụng khi vị trí công việc mà bạn ứng tuyển là các vị trí thuộc cấp độ quản lý trở lên. Việc nêu bật những ưu thế về kỹ năng hay kinh nghiệm làm việc… của bản thân ngay từ đầu sẽ giúp bạn tranh thủ tạo ấn tượng đầu tiên tốt với nhà tuyển dụng.

Theo đó, thứ tự sắp xếp hồ sơ như sau:

+ Thư giới thiệu nếu có

+ CV ứng tuyển

+ Bằng cấp hoặc chứng chỉ, trong đó ưu tiên những bằng cấp có giá trị cao hơn đưa lên trước, hoặc những bằng cấp chứng chỉ liên quan đến công việc bạn ứng tuyển

+ Đơn xin việc

+ Sơ yếu lý lịch tự thuật

+ Ảnh thẻ

+ Giấy khám sức khỏe

+ Những giấy tờ khác

3.3. Sắp xếp hồ sơ xin việc theo yêu cầu của vị trí ứng tuyển

Mục đích của cách sắp xếp này đơn giản là muốn chứng minh cho nhà tuyển dụng thấy bạn là ứng viên phù hợp nhất cho vị trí đang tuyển dụng.

Cách sắp xếp này thường được sử dụng khi bạn ứng tuyển các công việc có yêu cầu đặc thù, ví dụ như yêu cầu về ngoại hình hay kỹ năng nào đó.

Thứ tự sắp xếp như sau:

+ Ảnh chân dung  hoặc Portfolio

+ Sơ yếu lý lịch

+ Đơn xin việc

+ CV ứng tuyển

+ Bằng cấp hoặc chứng chỉ, trong đó ưu tiên những bằng cấp có giá trị cao hơn đưa lên trước, hoặc những bằng cấp chứng chỉ liên quan đến công việc bạn ứng tuyển

+ Thư giới thiệu nếu có

+ Giấy khám sức khỏe

+ Các loại giấy tờ cá nhân khác

Như vậy trên đây chúng tôi đã chia sẻ với bạn đọc 3 cách sắp xếp hồ sơ công việc dựa trên ý định riêng của mỗi ứng viên. Có một lưu ý nhỏ trong quá trình sắp xếp hồ sơ xin việc đó là hãy tìm hiểu thật kỹ về công việc và vị trí mà bạn ứng tuyển để xác định được tính chất công việc nhằm đưa ra cách sắp xếp hồ sơ xin việc phù hợp.