Mẫu biên bản làm việc tạo sự hiệu quả trong công việc thời 4.0

1. Mẫu biên bản làm việc

Để biết được về mẫu biên bản đầu tiên chúng ta cần có sự hiểu biết nhất định về biên bản làm việc là gì, bởi biên bản này thực sự có một vai trò vô cùng quan trọng trong các cuộc trao đổi cũng như cuộc họp của bất kỳ doanh nghiệp hay tổ chức nào.

Biên bản làm việc sẽ có nhiệm vụ trong việc ghi chép lại những sự việc xảy ra, các thành phần tham gia quá trình trao đổi làm việc giữa hai hay nhiều người khác nhau hoặc có thể là của cả một tổ chức nào đó.

Chú ý rằng mẫu biên bản này không hề có giá trị pháp lý khi đưa ra luật pháp và chỉ mang lại mục đích về việc chứng minh và bao quát tóm lược lại những sự việc xảy ra trong cuộc trao đổi trước đó mà thôi. Vậy nên khi một doanh nghiệp nào đó với mục đích sử dụng làm chứng cứ cho việc chứng nhận sự việc đó xảy ra để tranh chấp là không hợp lý.

Việc làm bán hàng

2. Quy định về mẫu biên bản làm việc hiện nay

2.1. Yêu cầu cần có của mẫu biên bản làm việc mới nhất

Biên bản làm việc được coi là công cụ trong việc ghi chép lại khi doanh nghiệp có yêu cầu về trình bày nội dung hay thỏa thuận về một vấn đề nào đó cùng với sự ký nhận và thông qua của các bên để chứng thực. Vậy nên mẫu biên bản làm việc công ty sẽ có những yêu cầu nhất định và cụ thể như sau:

+ Sự kiện và sự việc xảy ra cùng các số liệu thảo luận và công khai phải thực sự chính xác, được đưa ra chi tiết nhất thuận tiện cho việc ghi chép và sắp xếp

+ Người lập và viết biên bản cần có sự trung thực và khách quan cho biên bản, không được viết sai và đưa ý kiến cá nhân vào biên bản này

+ Nội dung được trình bày tại biên bản phải có sự rõ ràng, mang tính chặt chẽ và sự chú tâm vào phần trọng điểm

+ Có sự logic, mạch lạc theo trình tự của buổi làm việc và không được xáo trộn thời gian tuân thủ đúng về nội dung và hình thức

+ Ngôn từ viết phải có sự ngắn gọn và dễ hiểu không được sử dụng từ mang tính ngữ nghĩa quá nhiều gây nên sự hiểu lầm trong quá trình bàn giao sau này

Dù là mẫu biên bản làm việc giữa 2 công ty nhưng cũng sẽ luôn cần tới những yêu cầu nhất định và việc tuân theo là bắt buộc để thể hiện được tính đúng của biên bản đề ra.

2.2. Lưu ý để về mẫu biên bản làm việc chuẩn

Và khi người viết biết bản đã hiểu về những yêu cầu cũng như điều bắt buộc cần tuân thủ thì việc nên biết về những lưu ý làm sao để có một mẫu biên bản làm việc hai bên là điều rất cần. Bởi khi bạn viết đúng về các biên bản sẽ tăng được tính chính xác và giá trị cho mẫu đơn này đem lại.

+ Về mẫu nội dung biên bản làm việc và phạm vị cần có sự hợp pháp theo quy định của pháp luật không có những điều khoản và sự thỏa thuận mang tính cấm tại các quy định hiện hành

+ Cần có sự ghi chép đầy đủ về các vấn đề trọng tâm sao cho chi tiết đề ra được chính xác nhất và chú ý với lời nói của người đại diện, đôi khi sẽ cần ghi lại nguyên văn vì qua lời nói đó mà những người không tham gia sẽ đọc sau này có thể hiểu được vấn đề và thực hiện đúng nhất

+ Xác định rõ về mẫu biên bản xác nhận làm việc và chắc chắn rằng nó đã thông qua như: thời gian, thời điểm, thỏa thuận,...để chứng minh rằng buổi trao đổi có xảy ra tránh việc bác bỏ về sự trao đổi khi thiếu bất kỳ một yếu tố nào

+ Mẫu biên bản làm việc với đối tác sẽ luôn cần tới chữ ký xác nhận hiệu quả cho cuộc trao đổi này, có thể là chữ kỹ của một người đại diện thay chữ ký lần lượt của các thành viên khi tham gia và chữ kỹ này sẽ trở thành một căn cứ về sự ràng buộc tính trách nhiệm của các bên

Lấy một ví dụ thực tế về mẫu biên bản làm việc giữa hai công ty chuyên về mảng kinh doanh trong một buổi làm việc trao đổi thì sẽ cần đến chữ ký của giám đốc hoặc tổng giám đốc công ty theo pháp luật để ký. Còn với trường hợp các cá nhân được ủy quyền thì sẽ cần có giấy tờ cụ thể và ghi rõ tại mẫu biên bản làm việc giữa 2 bên. Và với mẫu biên bản làm việc trong trường hợp này sẽ phải tuân thủ theo mẫu biên bản làm việc theo thông tư 156 của pháp luật đề ra về việc giải trình, bổ sung thông tin tài liệu.

2.3. Các trường hợp phân chia sử dụng cụ thể mẫu biên bản làm việc hành chính

Trên thực tế có rất nhiều trường hợp và doanh nghiệp cần đến việc sử dụng các mẫu biên bản phối hợp làm việc bởi các mẫu biên bản làm việc giữa các bên này sẽ giúp tạo dựng một mối liên kết vững chắc hơn. Vậy các trường hợp phân chia về biên bản là gì?

+ Sử dụng mẫu biên bản làm việc của cơ quan nhà nước trong việc giải quyết các thủ tục hành chính một cách nhanh nhất và hợp chuẩn

+ Sử dụng mẫu biên bản làm việc với khách hàng gồm có: mẫu biên bản làm việc với nhà thầu, mẫu biên bản làm việc bằng tiếng anh với đối tác nước ngoài 

+ Sử dụng mẫu biên bản làm việc của công an gồm: mẫu biên bản làm việc hiện trường, mẫu biên bản làm việc của bộ công an, mẫu biên bản làm việc thanh tra, mẫu biên bản làm việc kiểm tra, mẫu biên bản làm việc với công dân

+ Sử dụng mẫu biên bản làm việc của cơ quan thuế sẽ gồm: mẫu biên bản làm việc của thanh tra, mẫu biên bản làm việc với cơ quan thuế, mẫu biên bản làm việc với ubnd xã

3. Các mẫu biên bản làm việc và cách tải mẫu biên bản làm việc đó hiện nay

Các mẫu biên bản làm việc chung hiện nay bạn có thể thực hiện download mẫu biên bản làm việc trực tiếp tại các website, download trên các trang một cách dễ dàng cùng việc tiết kiệm thời gian. Hoặc chính bạn có thể tạo ra chúng qua việc tự tạo mẫu biên bản làm việc file word hay mẫu biên bản làm việc doc để có thể thay đổi được theo yêu cầu của công ty đưa ra phù hợp với nội dung bàn giao.

Bởi ngày nay có rất nhiều doanh nghiệp làm việc với các đối tác nước ngoài hay có sự liên doanh quốc tế sẽ cần tới mẫu biên bản làm việc tiếng anh và mẫu biên bản làm việc song ngữ. Các mẫu viết biên bản làm việc này đa số sẽ cần tự tạo lập dựa theo một form nhất định với quy chuẩn chứ luật pháp chỉ đưa ra quy chuẩn chung về đơn theo mẫu tiếng Việt mà thôi.

Các biểu mẫu biên bản làm việc có thể tìm hiểu 

+ Mẫu đơn biên bản làm việc Mau-don-bien-ban-lam-viec.doc

+ Mẫu lập biên bản làm việc mau-lap-bien-ban-lam-viec.pdf

+ Mẫu thông tư liên quan Mau-so-09-KTTT.doc

4. Cách ghi chép mẫu biên bản làm việc hoàn chỉnh nhất

Phương pháp các bước cần thiết để hoàn thành biên bản cũng cần có các ghi chép thích hợp, phù hợp với yêu cầu, đồng thời việc hướng dẫn điền biên bản cũng sẽ hữu ích cho người mới tham gia quy trình sản xuất và tạo mẫu biên bản.

Tại mục 1 “Về sự việc” cần có sự ghi chép đầy đủ ngắn gọn sơ bộ nhất về các chi tiết của cuộc bàn giao, chỉ ra được yếu tố chủ chốt hay chính là mẫu biên bản đó đang hướng tới điều gì. Như việc tại một cuộc họp về trao đổi cho một công trình xây dựng và điều hướng tới là chi phí xây dựng cho công trình này có nhiều mảng như nhà ở cho nhân viên, lương nhân viên, tổng tiền nguyên vật liệu, các vật dụng đi kèm,...Nhưng chủ yếu trong cuộc trao đổi này sẽ chú ý tới lương nhân viên thì biên bản cần nêu rõ về vấn đề này là nhân viên nhận được bao nhiêu lương, các khoản trợ cấp đi kèm ra sao

Tại mục 2 “thông tin” tại đây cần có sự liệt kê đầy đủ và chính xác hoàn toàn về những người tham gia buổi trao đổi công việc về: họ và tên, chức vụ liên quan, bộ phận đảm nhận, sự ủy quyền nếu có

Tại mục 3 “nội dung làm việc” mục này cần trình bày về các điều khoản chính, chi tiết về các công việc được đưa ra theo trình tự từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc buổi trao đổi. Sự trình bày này không cần quá chi tiết cả về đúng các từ mà người nói trao đổi mà người lập cần có sự tóm lược khách quan nhất và đúng sự thật để có sự dễ hiểu để có sự chốt lại giữa hai bên và tiến hành thực hiện kế hoạch.

+ Tại mục 4 “chữ ký xác nhận” một biên bản thực sự có giá trị là khi thể hiện đầy đủ nội dung được yêu cầu cùng sự đồng ý của hai bên thông qua việc ký xác nhận hoàn tất. Trường hợp bên kia là người ủy quyền thì sẽ cần kèm theo giấy ủy quyền và có sự ghi rõ là sự ủy quyền ký. Nếu trường hợp về có một bên không đồng ý ký về đơn xin việc này thì người lập biên bản đó cũng có cần nêu rõ về lý do tại mục ký tên của biên bản đó.

Đó là các bước bắt buộc của một mẫu đơn làm việc cần có khi thực hiện giao kết và thành lập biên bản mà bất kỳ người lập hay doanh nghiệp nào cần tới để tạo nên một biên bản đúng quy định nhất và có gia trị chứng thực về sau.

Hy vọng rằng những với những thông tin bổ ích mà work247.vn chia sẻ chi tiết trên bài viết này về mẫu biên bản làm việc sẽ giúp ích cho những ai đang cần tới cũng như sẽ là một kiến thức cần thiết cho các ứng viên khi tìm việc làm về hành chính văn phòng. Cùng theo dõi website work247.vn hàng ngày để có thể nhận được những kiến thức bổ ích liên quan khác nhé!

Việc làm bảo hiểm