Phòng vật tư là gì? Khám phá những chức năng, vai trò phòng vật tư

1. Khái quát về phòng vật tư

Phòng vật tư chính là một trong những đơn vị mà trực thuộc của bộ máy quản trị công ty.

Phòng vật tư có những chức năng rõ ràng cụ thể giúp cho những ai làm việc trong phòng vật tư có thể nắm rõ được những thông tin cơ bản, bản chất của phòng vật tư.

Cụ thể, phòng vật tư có chức năng chính là tham mưu cho tổ chức phương hướng hoạt động nhờ vào việc khai thác và cung cấp thông tin về các lĩnh vực như kinh tế, thông tin về giá các loại mặt hàng mà đơn vị đang hoạt động trên thị trường, cung cấp mức giá của các thiết bị vật tư trong từng giai đoạn trong mỗi bộ phận.

Ngoài ra, chức năng của phòng vật tư cũng là đảm bảo đáp ứng đầy đủ các nguyên liệu những bộ phận hoạt động trong tổ chức, đơn vị.

Như thế, phòng vật tư là gì cùng với chức năng cơ bản của phòng vật tư đã được chia sẻ, phân tích rõ ràng. Tiếp theo sẽ là thông tin về các nhiệm vụ cơ bản của phòng vật tư cần thực hiện trong các đơn vị, tổ chức.

Xem thêm: Tìm việc làm vật tư thiết bị

2. Những nhiệm vụ của phòng vật tư

Phòng vật tư có những nhiệm vụ rõ ràng, những cá nhân làm việc trong phòng vật tư cần phải nắm rõ các nhiệm vụ này để thực hiện cho tốt.

Vậy, những nhiệm vụ cụ thể đó là:

2.1. Lên kế hoạch mua bán vật tư cho tổ chức

Phòng vật tư sẽ có nhiệm vụ tiếp nhận những đề xuất từ các phòng về việc mua bán các thiết bị vật tư cho bộ phận. Sau đó tiến hành kiểm tra, xác thực tình hình sử dụng các thiết bị vật tư tại các bộ phận.

Sau khi đã xác nhận tình trạng cần thiết của các thiết bị vật tư trong tổ chức thì sẽ lên kế hoạch chi tiết để mua bán những thiết bị cần thiết. Liệt kê những thiết bị cần được ưu tiên mua trước, liệt kê các số lượng và chủng loại của thiết bị cần mua.

Đồng thời, phòng vật tư sẽ cần phải tìm nhà cung cấp để có thể đảm bảo chất lượng của thiết bị vật tư mua về cung cấp cho các bộ phận trong tổ chức, đơn vị.

2.2. Kiểm tra, bảo quản thiết bị vật tư

Phòng vật tư sẽ tổ chức thường xuyên việc tiếp nhận những yêu cầu, tiến hành quản lý và thực hiện phân phối các loại vật tư đúng với quy định của đơn vị. Cung ứng các loại vật tư cần thiết cho từng bộ phận khi có chỉ thị của cấp trên.

Phòng vật tư sẽ thống kê số lượng vật tư được cấp cho các phòng ban kèm với tình trạng sử dụng của từng loại vật tư. Phối hợp với với những phòng ban để tiến hành thường xuyên kiểm tra, rà soát tình hình sử dụng các vật tư thiết bị.

Ngoài ra, công tác kiểm tra đột xuất cũng cần được đẩy mạnh nhằm đánh giá đúng thực trạng sử dụng và bảo quản các vật tư trong từng bộ phận, từng cá nhân. Từ đó có thể đưa ra kế hoạch sử dụng vật tư, đưa ra các phương án xử lý đối với những trường hợp sai sót, không có ý thức giữ gìn tài sản chung của tổ chức, đơn vị.

Nếu phát hiện những vật tư, trang thiết bị nào bị hỏng hóc, những trang thiết bị vật tư gặp vấn đề thì cần phải lên kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng ngay để nâng cao hiệu quả trong quá trình sử dụng các vật tư thiết bị đó.

2.3. Phối hợp với các phòng ban trong tổ chức

Phòng vật tư sẽ là một đầu mối quan trọng để phối hợp cùng với các phòng ban khác trong công ty để đảm bảo mang lại những hiệu quả làm việc ấn tượng, hiệu quả.

Cụ thể, phòng vật tư sẽ phối hợp với các phòng Tài chính, Kế toán để có thể tiến hành công tác kiểm tra, bảo quản, lên kế hoạch chi tiêu tài chính khoa học, đảm bảo chi tiêu có hiệu quả.

Hơn nữa, phòng vật tư cùng hợp tác với các bộ phận khác trong đơn vị để xây dựng các hồ sơ chuyên ngành, danh sách và cung cấp đầy đủ thông tin về các loại thiết bị, phục vụ cho việc bảo quản và quản lý vật tư trong đơn vị.

Xem thêm: Tìm việc làm trưởng phòng vật tư

2.4. Xây dựng kế hoạch, quy trình trong vận hành vật tư

Phòng vật tư sẽ tiến hành xây dựng chi tiết đối với quy trình để vận hành các thiết bị vật tư,

Lên các kế hoạch để sản xuất, mua bán và kế hoạch cung cấp vật tư theo định kỳ của đơn vị, theo yêu cầu và theo từng giai đoạn phát triển của đơn vị.

Lên kế hoạch để sản xuất các loại vật tư theo thời gian ngắn hạn và dài hạn căn cứ trên khía cạnh năng lực, tiềm lực về tài chính, khả năng sản xuất và cung cấp thiết bị vật tư của đơn vị.

Xem thêm: Bản mô tả công việc nhân viên vật tư đầy đủ và chi tiết 2024

2.5. Những nhiệm vụ khác của phòng vật tư

Ngoài những nhiệm vụ chi tiết được nêu ở trên thì phòng vật tư còn thực hiện những công tác khác như:

- Thực hiện thu thập, khai thác và cung cấp những thông tin có liên quan tới giá thị trường đối với những loại vật tư mà đơn vị đang sử dụng, đề xuất sử dụng. Từ đó có kế hoạch đề xuất các phương án trong công tác tiến hành hạch toán của bộ phận kế toán trong đơn vị.

- Cùng những phòng ban khác lên kế hoạch cụ thể để xây dựng được các hồ sơ để đấu thầu, thực hiện việc ký kết đối với những hợp đồng kinh tế.

- Tiến hành thống kê cụ thể bằng thao tác ghi chép, quản lý tốt đối với các phiếu nhập kho, các phiếu xuất kho, thực hiện soạn thảo và quản lý những loại giấy tờ cần thiết trong công tác mua bán vật tư (biên bản bàn giao đối với các loại máy móc.

- Tiến hành thống kê chi tiết về chi phí của từng loại vật tư trong danh sách.

- Phòng vật tư sẽ chịu trách nhiệm về chất lượng, số lượng, chi phí của các thiết bị vật tư.

- Tiến hành báo cáo lên cấp trên công tác quản lý, mua bán, sử dụng vật tư trong đơn vị sao cho cụ thể nhất.

Đó là những nhiệm vụ cơ bản của phòng vật tư, ngoài những nhiệm vụ này thì phòng vật tư ở các đơn vị, tổ chức khác nhau sẽ có những nhiệm vụ khác. Tùy thuộc vào từng đơn vị mà các thành viên trong phòng vật tư sẽ thực hiện những công tác cụ thể.

Trên đây thì work247.vn dã cập nhật một cách chi tiết đối với những thông tin thực sự hữu ích giúp cho các độc giả hiểu rõ hơn về phòng vật tư, cùng với đó sẽ nắm được chức năng và những nhiệm vụ chi tiết của phòng vật tư thực hiện. Nếu bạn muốn làm việc trong phòng vật tư ở các đơn vị tổ chức thì bạn cần phải nắm rõ những thông tin, yếu tố cơ bản này.