PMO là gì? Tầm quan trọng của PMO đối với công ty, tổ chức

1. PMO là gì?

PMO được viết tắt trong từ tiếng anh là Project Management Office có nghĩa là phòng quản lý dự án. Là một phòng ban trong công ty phụ trách chuẩn hóa các quy trình quản trị, có thể tạo điều kiện chia sẻ các nguồn lực, công nghệ và kỹ thuật.

PMO có trách nhiệm là cung cấp các chức năng của việc quản lý dự án hoặc trực tiếp quản lý một số dự án.

Hình thức, chức năng cụ thể của một phòng quản lý dự án là do quy mô, lĩnh vực chức năng của tổ chức, công ty đó.

2. Trách nhiệm của PMO

+ PMO có thể có trách nhiệm với toàn tổ chức, nó đóng một vai trò hỗ trợ liên kết chiến lược và mang lại giá trị cho dự án, công ty.

+ Có vai trò vách ra kế hoạch của dự án một cách cụ thể và chi tiết, tập hợp các dữ liệu, đặt ra mục tiêu và theo dõi sát sao xem nó đang được thực hiện như thế nào, có vướng mắc hay khó khăn gì không? 

+ Các dự án mà PMO hỗ trợ có thể không liên quan đến nhau, PMO có thể phụ trách các dự án cùng một lúc. Vì thế đòi hỏi tính đồ bộ rất là cao, mỗi thành viên trong phòng bạn phải có một tinh thần trách nhiệm rất lớn đối với công việc mà mình được giao.

+ Văn phòng Chính phủ vẫn giữ quyền lực lớn, có khả năng đại diện cho cấp trên trong việc đưa ra các quyết định quan trọng trong quá trình triển khai dự án, cũng như thiết lập điều khoản phù hợp và đặt mục tiêu phát triển dự án lên hàng đầu.

+ PMO có quyền khuyến nghị, chuyển giao tri thức, chấm dứt dự án, thực hiện các hoạt động khác theo yêu cầu của tổ chức.

Vai trò và trách nhiệm của một PMO trong một tổ chức là rất quan trọng, để có một tổ chức vững mạnh thì công ty cần có một phòng ban quản lý dự án vững trãi. Một PMO hết mình vì công việc, một đội ngũ huyệt huyết.

3. Chức năng của PMO

+ Lập kế hoạch cho các doanh mục dự án và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, có thể giải quyết các xung đột của tài nguyên khi các khó khăn gì. Lên kế hoạch chi tiết cho một dự án là yêu cầu tối thiểu đối với phòng bạn này.

+ Chuẩn hóa các phương pháp và quy trình quản lý trong một dự án. Sau khi đã lên kế hoạch thì PMO cần phải triển khai dự án một cách đề mô, sơ lược cho dự án đó, đó là bước kế tiếp của một vòng đời dự án.

+ Có nhiệm vụ thúc đẩy thông tin và hệ thống truyền thông để quảng cáo cho dự án sắp tới một cách tối ưu nhất.

+ PMO còn có trách nhiệm lựa chọn và đào tạo nhân viên để nâng cao thực hiện các công cụ mà dự án cần. Vì làm việc trong nhiều lĩnh vực khác nhau nên nguồn nhân lực trong phòng ban này luôn luôn cần thiết và nâng cao để phù hợp với yêu cầu của công việc.  

+ Hỗ trợ các giám đốc dự án trong những công việc khác nhau như:

* Quản lý các nguồn lực chung trong các dự án do PMO quản lý.

* Đề ra và triển khai các chiến lược, hướng đi của dự án đó để đảm bảo nó đi đúng hướng và phù hợp với yêu cầu, mục tiêu đề ra.

* Chịu trách nhiệm tư vấn, đào tạo và giám sát các dự án cho công ty, tổ chức.

* Theo dõi tất cả tiến trình xung quanh của một dự án. 

* Phối hợp truyền thông để liên lạc với các dự án khác.

+ Là một bên liên quan trong dự án

+ Sắp xếp thứ tự ưu tiên của dự án, từ dự án nhỏ đến dự án lớn, dự án nào quan trọng thì làm trước, dự án nào chưa cần thiết thì làm sau.

4. Các loại PMO

Pmo hỗ trợ:  PMO này có vai trò hỗ trợ thu thập thông tin của tất cả các dự án trong một tổ chức, theo đó thì có thể cung cấp các phương pháp hay nhất, hữu ích nhất, những hướng đi phù hợp nhưng trong khuôn khổ kiểm soát thấp.

Pmo kiểm soát: là phụ trách kiểm tra các quy trình, công cụ, mục tiêu đề ra theo kế hoạch có đang được áp dụng trong dự án không? Với một mức độ vừa phải.

Pmo chỉ thị: Là một bộ phận PMO có mức kiểm soát cao nhất, có thể quyết định thay đổi hay dừng một dự án nào đó.

5. Các hình thức tồn tại của một PMO

PMO có nhiều hình thức tồn tại khác nhau tùy vào sự phân chia, quy mô của doanh nghiệp, công ty. Tuy nhiên nhìn chung lại thì nó có hai loại chính như sau:

PMO doanh nghiệp: Tiến hành quản lý các dự án trong một doanh nghiệp, trên tất cả các lĩnh vực và các khâu như lập kế hoạch, hỗ trợ, giải quyết và phát triển dự án đó một cách đúng nhất.

PMO phân chia: Đây là một hình thức khá phổ biến, vì PMO quản lý rất nhiều các dự án khác nhau cùng một lúc nên việc phân chia rất là cần thiết theo từng ngành nghề và từng lĩnh vực để dễ bề quản lý và theo đó thì sự phân chia tài nguyên công cụ là điều dĩ nhiên.

6. Doanh nghiệp có nên thành lập PMO hay không?

Phòng quản lý dự án nghe thì có vẻ nhàn rỗi, chỉ có việc thống kê các dự án thành một hệ thống và kiểm soát nào là được. Nhưng không, cũng như bên trên đã nói, những vai trò của nó đã cho thấy tầm quan trọng như thế nào đối với một công ty. Vì thế nếu bạn đang muốn thành lập công ty hay là công ty bạn chưa có bộ phận này thì hãy tiến hành ngay.

+ Nó giúp doanh nghiệp quản lý dự án một cách hệ thống, không lẫn lộn, biết được công ty đang triển khai những dự án nào.

+ Giúp việc triển khai dự án một cách tối ưu nhất có thể, tránh sai sót đáng tiếc nhất và trách thất bại dự án.

+ Nó sẽ vạch ra kế hoạch rõ ràng từng bước cho một dự án thể hiện tính chuyên nghiệp và tầm hình của công ty trong thời gian dài, đưa công ty phát triển hơn.

Tuy nhiên nếu một công ty vừa mới được thành lập, còn non yếu và chưa có truyền thông nhiều, thì bộ phận này chưa có vai trò mấy nên bạn hãy cân nhắc khi thành lập. Thời gian thành lập phù hợp nhất là khi công ty đã tương đối ổn định, có các dự án nhất định để triển khai.

Trong thời gian chờ đợi phát triển thì bạn nên đào tạo nhân viên cho phòng ban này để đảm bảo nguồn nhân lực đầy đủ nhất khi bắt đầu triển khai thì cứ thế mà làm.

Hầu hết tất cả các công ty từ lớn đến nhỏ đều có PMO, theo thống kê mà chúng tôi thu thập được thì đến 90% công ty lớn có PMO, 88% thuộc về công ty vừa và 61% công ty nhỏ lập PMO. Qua đây cũng cho thấy được tầm quan trọng của PMO cho sự phát triển của một công ty như thế nào.

Như vậy thì trên đây chúng tôi đã đưa ra cho bạn những hiểu biết cho tiết nhất có thể về PMO, một bộ phận có thể nói là rất quan trọng trong một tổ chức kinh doanh. Nếu bạn thấy bài viết hay và hiệu quả thì hãy phản hồi lại cho chúng tôi bằng cách comment bên dưới nhé. Cảm ơn các bạn đã theo dõi.