Hướng dẫn xây dựng quy trình quản lý cửa hàng chi tiết nhất

1. Những điều cần biết về trình quản lý cửa hàng

Quản lý cửa hàng là một công việc thực hiện tất cả các quy trình từ việc xây dựng kế hoạch, thực hiện và đánh giá tất cả các nguồn lực mà cửa hàng hiện đang có. Từ đây, giúp nhà quản lý xây dựng được các chiến lược kinh doanh phù hợp và tận dụng được hiệu quả tốt nhất các nguồn lực để phát triển cửa hàng.

1.1. Giới thiệu quy trình quản lý cửa hàng

Hiện nay tại Việt Nam các cửa hàng bán lẻ đang mọc lên với tốc độ nhanh chóng và quy mô ngày càng được mở rộng hơn. Tuy nhiên, nhiều cửa hàng chưa thực sự phát triển và đạt được doanh số như mong đợi. Nguyên nhân xuất phát từ việc các nguồn lực chưa được sử dụng một cách có hiệu quả. Chính vì vậy, khi thiết lập được một quy trình quản lý cửa hàng, người quản lý sẽ nắm rõ được các biện pháp khắc phục, cũng như phát huy tối đa chất lượng nguồn lực tại cửa hàng, giúp cửa hàng phát triển hơn.

1.1.1. Quản lý hàng hóa tại cửa hàng

Hàng hóa là một yếu tố quan trọng trong quy trình quản lý cửa hàng, đặc biệt đối với các cửa hàng bán lẻ, số lượng hàng thường được nhập với quy mô nhỏ và nhiều loại hàng hóa khác nhau. Việc quản lý hàng hóa sẽ tránh được trường hợp mất kiểm soát hàng hóa trong kho, tồn kho hoặc mất hàng hóa ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình kinh doanh của cửa hàng.

Cùng với đó, chủ kinh doanh cũng sẽ biết được tình trạng hàng hóa nào đang bán chạy hoặc những mặt hàng tồn kho, mặt hàng đã hỏng cần thay thế để có thể lên kế hoạch nhập hàng hóa hợp lý để việc kinh doanh diễn ra thuận lợi không bị ngưng trệ vì thiếu hàng.

Kiểm soát nguồn hàng cũng giúp nhà kinh doanh xác định được những yếu tố về chất lượng hàng hóa từ nhà cung cấp để quyết định lựa chọn nhà cung cấp về sau cho cửa hàng của mình.

1.1.2. Quản lý nhân viên

Nhân viên tại cửa hàng cũng là một yếu tố quan trọng giúp cho sự phát triển của cửa hàng. Nhân viên là một chìa khóa giúp cho khách hàng quay lại cửa hàng bằng thái độ phục vụ và chăm sóc khách hàng khi đến mua sản phẩm.

Các nhà quản lý cần tuyển nhân viên phù hợp với các mặt hàng sản phẩm mà mình đang kinh doanh, đặc biệt là thái độ của nhân viên trong quá trình làm việc.

Quản lý nhân viên chặt chẽ từ đầu vào và xuyên suốt quá trình giúp cho nhân viên có thái độ làm việc tích cực và hiệu quả. Thông qua đó, sẽ đánh giá quá trình làm việc nhanh chóng và xác định được mức lương phù hợp cho từng nhân viên.

Theo dõi quá trình làm việc, nhà quản lý cũng sẽ biết được những gì thiếu sót của nhân viên từ trình độ cho đến cách cư xử chuẩn mực đối với từng ngành hàng để từ đó xây dựng lộ trình đào tạo, nâng cao chất lượng nhân viên.

1.1.3. Quản lý tài chính

Quản lý tài chính là việc làm bắt buộc đối với bất cứ nhà kinh doanh dù bán lẻ hay quy mô lớn. Kiểm soát tài chính giúp cân bằng trạng thái kinh doanh, đánh giá lãi - lỗ để có chiến lược kinh doanh doanh phù hợp hơn.

Ngoài ra, quản lý dòng tiền để tránh việc nợ lương cho nhân viên, hoặc tăng thưởng khi nhân viên có thành tích làm việc tốt. Tạo được môi trường làm việc lành mạnh trong cửa hàng.

1.1.4. Quản lý khách hàng

Khách hàng sẽ là người quyết định việc cửa hàng của bạn có thể tồn tại được trên thị trường hay không. Việc đưa lượng khách hàng mới đến với cửa hàng và đồng thời giữ được chân khách hàng là điều không hề dễ dàng. Chính vì vậy, đối với những khách hàng trung thành, bạn cần có danh sách và thường xuyên có các ưu đãi riêng cho đối tượng này.

Chăm sóc khách hàng tốt, họ sẽ giúp bạn quảng cáo cửa hàng một cách miễn phí và có hiệu ứng tốt theo sự lan truyền miệng, đặc biệt đối với các mặt hàng liên quan đến phụ nữ.

Hãy luôn nhớ rằng, khách hàng sẽ là người đánh giá về các sản phẩm và dịch vụ của bạn. Là yếu tố then chốt quyết định việc kinh doanh của bạn sẽ thành công hay thất bại.

1.2. Cách để xây dựng quy trình quản lý phù hợp với từng cửa hàng bán lẻ

Từ những quy trình quản lý cửa hàng phía trên, dưới đây là một số cách tham khảo giúp bạn xây dựng một hệ thống quy trình quản lý cửa hàng phù hợp với từng đặc điểm của cửa hàng mình như sau:

Thứ nhất, đối với quản lý hàng hóa: chủ kinh doanh cần có các phương pháp quản lý thông minh, phù hợp với việc quản lý hàng hóa của mình.

+ Xác định tính chất sản phẩm của mình là những mặt hàng gì (hàng hóa có thể để lâu ngày hay ngắn hạn, hàng hóa theo xu hướng hay có tính bền vững)

+ Xác định số lượng hàng hóa cần nhập

+ Xác định có nhà cung cấp hàng hóa với giá thành hợp lý và địa điểm của nhà cung cấp

+ Xây dựng kho chứa hàng phù hợp đối với đặc tính sản phẩm

+ Phân loại từng sản phẩm và xác định chỗ đặt riêng cho sản phẩm đó trên kệ hàng và trong kho

+ Quản lý tồn kho đối với các mặt hàng khó bán

+ Kiểm soát quá trình vận chuyển hàng hóa

+ Đã có một sổ ghi chép chi tiết về ngày tháng và số lượng hàng hóa đã xuất bán.

Thứ hai, quản lý nhân viên tại cửa hàng.

+ Xác định quy mô cửa hàng để xác định số lượng nhân viên cần tuyển

+ Xác định tính chất công việc và các yêu cầu cần có đối với mỗi nhân viên

+ Xác định quy trình tuyển chọn và phỏng vấn

+ Xác định KPI cho từng nhân viên

Thứ ba, quản lý tài chính kinh doanh

+ Xác định mức vốn đầu tư

+ Ghi chép cẩn thận các số liệu về số tiền nhập hàng và bán ra 

+ Xác định lãi - lỗ

+ Xác định số tiền cần nhập hàng trong đợt mới

Thứ tư, quản lý khách hàng mới và khách hàng trung thành

+ Có danh sách của những khách hàng quen thuộc

+ Thiết lập các chương trình ưu đãi dành cho khách

+ Thực hiện hỗ trợ khách hàng khi cần thiết

Để xây dựng được một quy trình bán hàng phù hợp với mình, bạn cần bắt đầu từ việc biết được mình đang kinh doanh các mặt hàng gì, đặc tính của sản phẩm và đặc tính kinh doanh của cửa hàng muốn hướng tới. Từ đó, xây dựng các yếu tố có liên quan cho quy trình bán hàng phù hợp.

2. Một số phần mềm quản lý cửa hàng hiệu quả hiện nay

Với sự phát triển của công nghệ, trong quy trình bán hàng hiện nay đã và đang có sự giúp đỡ của các thiết bị công nghệ để từ đó tăng hiệu quả trong quá trình kiểm soát và quản lý hàng hóa, các cửa hàng bán lẻ cũng có thể áp dụng để tiết kiệm thời gian và kinh doanh hiệu quả hơn.

Một, phần mềm quản lý bán hàng Bizfly E-Shop. Phần mềm giúp bán hàng toàn diện và hoàn thành xử lý đơn hàng chuyên nghiệp với tốc độ bán hàng nhanh chóng.

Hai, phần mềm quản lý bán hàng đa kênh Sapo POS. Đây là phần mềm đang được người dùng yêu thích nhất hiện nay, với tính năng ưu việt và giúp chủ kinh doanh thống kê các số liệu quan trọng dưới dạng biểu đồ, đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp.

Ba, phần mềm quản lý bán hàng toàn diện Maybanhang.net. Nhà quản lý có thể quản lý kho hàng nhanh chóng, hiệu quả mà không cần đến trực tiếp kho bãi. Giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc, nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng và bán hàng online.

Từ những thông tin phía trên, hy vọng chúng tôi đã cung cấp cho bạn quy trình quản lý cửa hàng chi tiết và hữu ích nhất. Theo dõi trang web để được cung cấp những bài viết khác hay hơn và thạt nhiều tin tức quan trọng nhé.