Thẻ kho là gì? Cách làm việc với thẻ kho trong nghiệp vụ kế toán

Việc làm Kế toán kiểm toán

1. Bạn đã biết thẻ kho là gì?

Đó là một hình thức chứng từ kế toán, được sử dụng để ghi chép lại những dữ liệu chi tiết của kho hàng doanh nghiệp trong một thời điểm cụ thể. Thời điểm này có thể là năm, quý, tháng, tuần, ngày,... Nhân viên kho sẽ sử dụng thẻ kho để ghi chép lại những dữ liệu phản ánh về số lượng nguyên vật liệu đã được nhập vào kho để phục vụ cho quá trình sản xuất. Theo đó, thẻ kho phản ánh đó là những nguyên vật liệu nào, số lượng nhập vào kho cụ thể, số lượng sử dụng chúng ở một thời điểm cụ thể và số lượng dư thừa, tồn đọng còn lại.

Đối với nguyên vật liệu nhập vào kho, thẻ kho cần phản ánh thật chi tiết theo từng mốc thời gian cụ thể. Điều này cần đảm bảo đầy đủ và chính xác thì mới có thể so sánh và đối chiếu dễ dàng với các mốc thời gian tiếp theo, cũng như không gặp phải bất cập trong quá trình được lãnh đạo cấp trên yêu cầu báo cáo.

Vậy còn đối với sản phẩm, hàng hóa thì thẻ kho là gì? Tương tự như đối với nguyên vật liệu, quá trình ghi chép các số liệu chi tiết liên quan đến sản phẩm, hàng hóa trong thẻ kho cùng vậy. Chỉ khác ở chỗ, sản phẩm và hàng hóa được được tính theo đơn vị (đóng gói), và số lượng cụ thể sẽ được ghi chép gắn liền với một đơn vị tính nào đó.

Tất cả các dữ liệu chi tiết đều được phản ánh trên thẻ kho. Trong một mốc thời gian nhất định, công ty sẽ sản xuất được bao nhiều sản phẩm và hàng hóa, các sản phẩm và hàng hóa cụ thể như thế nào (mẫu mã, chủng loại, kiểu dáng, địa điểm lưu trữ, số lượng xuất ra thị trường, số lượng hàng tồn,...). Một lần nữa, những dữ liệu được ghi chép trên thẻ kho một cách chi tiết, được cấp trên xác nhận và làm căn cứ theo dõi.

Hiện nay, thẻ kho không chỉ có một loại mà chúng được phân loại riêng biệt tùy thuộc vào từng giai đoạn, từng bộ phận của các doanh nghiệp. Việc phân loại thẻ kho giúp cho tổng thể các dữ liệu dễ dàng quản lý, không bị rối hay chồng chéo nhau. Qua mỗi mốc thời gian cụ thể, mỗi bộ phận sẽ có cá nhân chịu trách nhiệm theo dõi, giám sát thông số đó.

Mẫu thẻ kho được Bộ Tài chính quy định cụ thể ở thông tư mới nhất ở thời điểm hiện tại.

Xem thêm: Mẫu phiếu nhập kho và cách lập mẫu phiếu nhập kho chuẩn nhất hiện nay

2. Công dụng và vai trò của thẻ kho

Với những kế toán, đặc biệt là kế toán kho của các doanh nghiệp, thẻ kho là một “người bạn đồng hành” không thể thiếu. Hay nói chính xác hơn, trong quy trình làm việc của kế toán kho, thì thẻ kho là một nhiệm vụ thường xuyên. Thông qua những dữ liệu thông tin được thẻ kho phản ánh (số lượng hàng tồn, hàng xuất kho, hàng nhập kho,...) sẽ là căn cứ và cơ sở để nhân viên kế toán triển khai một số việc làm bao gồm:

- Thứ nhất, thẻ kho làm căn cứ để kế toán thực hiện tính toán chi tiết doanh số và dòng lãi cụ thể của công ty trong một thời điểm cụ thể.

- Thứ hai, thẻ kho làm căn cứ để tính toán các kết quả kinh doanh, sản xuất, từ đó có thể đánh giá thực trạng và tính hiệu quả trong quá trình kinh doanh sản xuất của công ty.

- Thứ ba, làm căn cứ tính toán tài sản và nguồn vốn của công ty.

- Thứ tư, các nhân viên kế toán sẽ sử dụng thẻ kho, dựa vào những dữ liệu được phản ánh trên thẻ kho để tiến hành so sánh, đối chiếu số lượng hàng hóa, sản phẩm, nguyên vật liệu thực tế trong kho với số lượng nhập vào, xuất ra.

Tóm lại, thẻ kho đóng vai trò quan trọng, chúng như một loại chứng từ tài liệu có thể là nhân tố quyết định hiệu suất làm việc và tiến độ công việc của kế toán. Do đó, những người có trách nhiệm quản lý kho hàng thường phải thường xuyên làm mới (cập nhật) dữ liệu liên quan đến thẻ kho mỗi ngày và tránh những sai sót không đáng có.

Đọc thêm: Mô tả công việc kế toán kho

3. Thẻ kho có phải là thành phần bắt buộc hay không?

Sau khi tìm hiểu khái niệm, vai trò và công dụng của thẻ kho là gì? Khá nhiều doanh nghiệp cũng như các cá nhân làm việc liên quan đến kho hàng thắc mắc thẻ kho có bắt buộc hay không? Thực tế, đó là một biểu mẫu thành phần không bắt buộc, theo pháp luật quy định. Bởi vì, không phải kho hàng nào cũng có quy mô phức tạp, có số lượng sản phẩm, hàng hóa lớn để cần đến thẻ kho. Nhiều công ty sở hữu những kho hàng nhỏ và có phương thức quản lý kho riêng mà không cần đến hình thức chứng từ này.

Mặc dù vậy, theo kinh nghiệm thực tế của những công ty có sở hữu các kho xưởng, họ đều cho rằng quy trình quản lý kho nên sử dụng thẻ kho. Như những gì đã phân tích, có thể thấy được việc làm quản lý kho gắn liền với thẻ kho sẽ giúp công tác quản lý thuận lợi, dễ dàng hơn. Đặc biệt là tránh những rủi ro và sai sót không đáng có.  

cv xin việc đơn giản

4. Hướng dẫn cách lập thẻ kho theo quy định mới nhất

Xem thêm: 

Thẻ kho là biểu mẫu chứng từ được soạn thảo và in ra mẫu, trách nhiệm này thuộc về bộ phận kế toán trong các công ty. Sau khi được in ra thành tập, thẻ kho sẽ được chuyển chính thức cho thủ kho quản lý. Trên cơ sở hoạt động nhập xuất kho và phiếu nhập xuất kho hàng, thủ kho sẽ ghi chép lại những dữ liệu chi tiết một cách đầy đủ, chính xác lên thẻ kho.

Nội dung chính được phản ánh trên các mẫu thẻ kho bao gồm như sau:

- Thứ nhất, số kho, cá nhân người chịu trách nhiệm lập thẻ kho mã tờ in.

- Vào ngày thứ hai, mọi thông tin về sản phẩm, hàng hóa, hay thương hiệu (với tên cụ thể) sẽ được cập nhật.

- Thứ ba, thông tin phản ánh yêu cầu đối với hàng hóa, sản phẩm và chỉ tiêu liên quan đến chúng.

- Thứ tư, thông tin về mã số thẻ kho.

Ở các mẫu thẻ kho, tất cả nội dung sẽ được phản ánh trên hình thức bảng biểu. Theo đó, lập thẻ kho bằng cách phân chia các cột, hàng, tương ứng với đó là những nội dung khác nhau.

Xem thêm: [Cập nhật] Bản mô tả công việc kế toán quản trị chi tiết nhất 2024

- Cột A: Đánh số thứ tự cụ thể.

- Cột B: Thể hiện chính xác thời gian cụ thể ghi chép phiếu nhập và xuất hàng (cụ thể ngày, tháng, năm).

- Cột C và cột D: Thông tin về số hiệu.

- Cột E: Thể hiện cụ thể các phát sinh về nghiệp vụ kinh tế.

- Cột F: Thể hiện chính xác thời gian chi tiết về việc hàng hóa được nhập và xuất.

Dữ liệu cụ thể về hàng hóa, sản phẩm sẽ được ghi chép trên các cột bao gồm: Cột đầu tiên (số lượng hàng đã nhập), cột thứ hai (số lượng hàng đã xuất), cột thứ ba (số lượng hàng tồn). Đối với số lượng hàng tồn, căn cứ trên thực trạng hàng xuất và hàng nhập mà dữ liệu này sẽ được ghi chép và tổng hợp cuối cùng.

- Cột G: Sau khi kiểm tra lại tính chính xác của các thông tin trên thẻ kho, đây là phần ký xác nhận của kế toán. Số liệu cuối kỳ được thống kê và thể hiện ở phần cuối của bảng biểu trong thẻ kho, từ cốt E - G. Nếu thẻ kho được in và đóng thành tập thì sẽ coi tập thẻ kho đó là sổ kho, và lúc này cần thể hiện số thứ tự trang cụ thể.

Cuối cùng là phần những cá nhân có liên quan đến việc quản lý kho hàng thực hiện ký, xác nhận và ghi rõ họ tên ở phần cuối thẻ kho (thủ kho, kế toán, trưởng bộ phận hoặc quản lý kho).

Như vậy, work247.vn vừa cùng bạn tìm hiểu chính xác khái niệm thẻ kho là gì? Công dụng và vai trò của biểu mẫu này cũng như hướng dẫn cụ thể về cách lập thẻ kho. Với những thông tin được chia sẻ, hy vọng những cá nhân làm việc liên quan đến thẻ kho sẽ cẩn trọng hơn trong quá trình ghi chép dữ liệu, làm mới thông tin về sản phẩm, nguyên vật liệu, giúp công ty của bạn vận hành hiệu quả hơn.