Thư từ chối ứng viên khéo léo tránh gây “sát thương” mạnh

1. Hiểu hơn về mẫu thư từ chối của nhà tuyển dụng

Thư từ chối ứng viên bằng tiếng anh chắc chắn bạn sẽ không được sử dụng chúng nếu như đang đứng trong tư cách người tìm việc. Thư từ chối ứng viên chưa đủ yêu cầu là một trong những thư mà nhà tuyển dụng sử dụng để gửi cho các ứng viên không thể đi vào vòng tiếp theo.

2. Tại sao nhà tuyển dụng lại gửi thư từ chối ứng viên hay

Đối với bất kỳ một quy trình tuyển dụng nào cũng đều sẽ gặp những tình huống hoặc là trúng tuyển, hoặc là không trúng tuyển. Cuộc chơi nào cũng sẽ có thắng thua chứ đừng nói đến việc tuyển dụng. Khi nhà tuyển dụng đã tuyển đủ số ứng viên mà mình mong muốn, hoặc họ không thể tìm thấy những ứng viên phù hợp nữa thì điều họ cần làm chính là gửi thư chúc mừng người trúng tuyển và cách gửi mail từ chối ứng viên chưa đạt yêu cầu.

Đối với những ứng viên không trúng tuyển, nhà tuyển dụng có thể sử dụng một lá thư từ chối ứng viên sau khi phỏng vấn chuyên nghiệp để tạo ấn tượng tốt với ứng viên. Thông qua những điều quan trọng đó mà ứng viên cũng có thể thực hiện được những đánh giá, phản hồi tích cực dành cho doanh nghiệp đó. Với những đánh giá tích cực của việc trả lời thư từ chối ứng viên thì sẽ giúp doanh nghiệp tạo được tín hiệu tốt nhất trên thị trường.

- Việc gửi thư từ chối ứng viên khéo léo cũng là cách giúp cho bạn có những cơ hội để học hỏi và phát triển hơn. Nhận định đúng về năng lực của bản thân mình. Bởi nhà tuyển dụng sẽ giúp cho bạn nhận định đúng, nhìn nhận đúng nhất về năng lực của bản thân bạn. Để từ những đánh giá chuyên nghiệp từ nhà tuyển dụng. Để từ đó ứng viên sẽ rút được kinh nghiệm cho chính bản thân mình trong những đợt ứng tuyển tiếp theo.

- Nếu như bạn nhận được một lá thư từ chối từ nhà tuyển dụng thì cũng đừng vội nản mà hãy nhìn vào đó để tự cố gắng hơn, là động lực để cho bạn cố gắng hơn.

Như vậy, với những bức thư từ chối chuyên nghiệp từ nhà tuyển dụng, bạn sẽ nhận được nhiều kinh nghiệm hơn. Các cánh cửa khác sẽ mở ra chứ không phải là hoàn toàn đóng lại.

Việc làm kế toán - kiểm toán

3. Mách bạn cách viết thư từ chối ứng viên khéo léo

Để có thể viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng anh đúng chuẩn và “khéo léo” không làm mất lòng các ứng viên cho vị trí ứng tuyển hiện tại thì nhà tuyển dụng sẽ cần chú ý rất nhiều về cách viết của mình. Bởi đôi khi có ứng viên không phù hợp với vị trí này nhưng lại phù hợp với vị trí khác và bạn muốn “đẩy lui” ứng viên qua đó thay vì vị trí kia.

3.1. Tiểu sử hay thông tin của ứng viên

Bắt đầu khi viết email từ chối ứng viên về lá thư từ chối bạn cần chú ý về đúng các thông tin mà họ đã cung cấp trước đây cũng như về tên riêng, vị trí mà ứng viên đã ứng tuyển. Điều bạn tìm hiểu kỹ này sẽ giúp ứng viên nhận thấy rằng nhà tuyển dụng này có sự quan tâm đến ứng viên và tìm hiểu về những điều mà họ muốn.

Vậy nên dù họ có bị từ chối thì vẫn không có sự than phiền nào đôi khi sẽ cố gắng cho những lần sau ứng tuyển.

3.2. Lời cảm ơn

Lời cảm ơn sẽ không quá mất nhiều thời gian của chúng ta, việc nhà tuyển dụng cảm ơn ứng viên đã quan tâm đến vị trí việc làm được đăng tuyển hay việc họ dành thời gian cho việc ứng tuyển phỏng vấn và điều cần. Bởi cảm ơn không chỉ là thể hiện về chính phép lịch sự mà còn thể hiện sự tôn trọng, dành thời gian cho công sức cố gắng hoàn thành của ứng viên cho vị trí đó trong tương lai.

Hay lời cảm ơn cũng chính là cách để bạn có thể giữ kết nối, bởi khi không thành công cơ hội này bạn sẽ có nhiều cơ hội khác nữa.

3.3. Sự phản hồi

Việc mà một ứng viên khi tuyển dụng và ngồi chờ kết quả hàng ngày cho đến khi hết hạn vẫn chưa nhận được kết quả về đỗ hay trượt là điều không hay. Điều đó ảnh hưởng rất nhiều đến họ từ việc thất nghiệp kéo dài, thời gian cho sự kiên nhẫn, bỏ lỡ một công việc khác,…

Do đó nhà tuyển dụng sẽ cần chú tâm đến việc phản hồi, dù ứng viên không đạt yêu cầu cũng nên có một lời giải thích ngắn gọn để ứng viên biết tại sao họ không được đi tiếp. Và việc nhà tuyển dụng phản hồi hay không cũng là một lý do để ứng viên đánh giá về chất lượng công ty đó sau này.

Các ý kiến đưa ra nên có sự chắc chắn có tình xây dựng cho sự từ chối, một cách giúp ứng viên có những cơ hội mới và đến nhà tuyển dụng như bạn cũng tạo dựng được việc nâng cao về chất lượng.

3.4. Mời ứng tuyển với vị trí khác

Như đã nói thì có rất nhiều ứng viên sẽ phù hợp với các vị trí khác vậy nên việc bạn có thể mời họ tham gia vị trí khác là có thể. Điều đó thể hiện việc họ có đủ khả năng cho vị trí khác và vị trí đó chưa thực sự phù hợp. Hãy chọn sự nhấn nhá để biết bạn có sự hy vọng khi họ ứng tuyển vị trí còn lại kia.

Còn nếu họ là một ứng viên không tiềm năng thì bạn sẽ bỏ qua bước này và từ chối theo cách chỉnh chu hơn .

Việc làm marketing - pr

4. Một số mẫu thư từ chối ứng viên

Trong nội dung phần này, chúng tôi sẽ giới thiệu đến cho bạn những mẫu thư từ chối vô cùng thông dụng mà có thể bạn sẽ phải sử dụng trong tương lai. Để cho những lần gửi thư chuyên nghiệp, không quá gây sát thương đến các ứng viên thì bạn hãy chú ý những mẫu sau đây nhé.

4.1. Với những ứng viên không được mời phỏng vấn

Nhà tuyển dụng cũng sẽ không nhất thiết cần phải email từ chối ứng viên bằng tiếng anh không được lựa chọn vào vòng phỏng vấn. Nếu như không nhận được bất kỳ phản hồi về cuộc hẹn nào thì đương nhiên là họ sẽ tự động hiểu là mình trượt.

Tuy nhiên cũng sẽ có những trường hợp nếu như họ không nhận được phản hồi thì họ sẽ không biết CV của mình đã được gửi đến nhà tuyển dụng hay chưa? Chính vì thế mà nhà tuyển dụng cũng có thể gửi thư từ chối ứng viên để họ chắc chắn về cơ hội của mình. Cũng có thể tìm kiếm một công việc khác phù hợp hơn, tiết kiệm thời gian của cả hai bên.

4.2. Với những ứng viên đã qua ít nhất 1 vòng phỏng vấn

Cũng có thể một quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp có nhiều vòng khác nhau, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn. Cũng có các doanh nghiệp nhỏ chỉ có một vòng phỏng vấn.

Đối với những cá nhân đã vượt qua vòng phỏng vấn đầu, cho đến cuộc phỏng vấn thứ hai họ trượt thì chắc chắn họ xứng đáng nhận được một lá thư từ chối đến từ nhà tuyển dụng. Đương nhiên nhà tuyển dụng cũng cần phải đảm bảo một điều rằng họ không đồng thời gửi cho ứng viên thông báo ứng tuyển.

Trong thư từ chối đó họ phải thể hiện được sự cổ vũ tinh thần, và ghi nhận sự cố gắng từ ứng viên, đương nhiên như vậy hãy nên dùng mẫu thư cảm ơn đã tham dự phỏng vấn.

4.3. Với những ứng viên có khả năng được chọn cao

Sau  một quá trình làm phỏng vấn và thực hiện các bài đánh giá, nếu như ứng viên đó lọt vào top những người có cơ hội việc làm tốt. Họ tự tin rằng mình sẽ được nhận, thế nhưng không với một lá thư từ chối thì chắc chắn sẽ không gây hết hoang mang cho chính họ. Bởi vậy mà cùng với một lá thư từ chối thì bạn cũng có thể gọi điện trực tiếp đến cho ứng viên cùng với một lời cảm ơn và ghi nhận sự cố gắng của họ.

Trong những trường hợp này, bạn cũng nên khuyến khích ứng viên hãy cố gắng giữ liên lạc để khi có vị trí phù hợp thì sẽ liên lạc và thông báo lại.

Với những mẫu này, tùy vào từng trường hợp khác nhau thì có thể sử dụng mẫu thư cảm ơn ứng viên đến phỏng vấn khác nhau sao cho phù hợp.

5. Mẹo nhỏ cho nhà tuyển dụng tránh gây “sát thương” cho ứng viên

Cho dù gửi thư từ chối sớm hay muộn thì vẫn có thể tranh gây “sát thương” cho ứng viên, tuy nhiên để giảm bớt khả năng đó thì nhà tuyển dụng cần phải lưu ý những điều sau đây:

- Đưa ra những tiêu chuẩn cần thiết:

Trước khi bước vào cuộc phỏng vấn bạn cần phải thực hiện đưa ra những tiêu chuẩn phù hợp yêu cầu công việc. Nói rõ với ứng viên những quy định rõ ràng mà họ có thể sẽ phải thực hiện. Để từ những quy định đó có thể dễ dàng đánh giá được ứng viên. Trong quá trình phỏng vấn thì bạn hãy nói rõ cho ứng viên biết tối đa trong bao lâu họ sẽ nhận được thông báo trúng tuyển hoặc không trúng tuyển. Tránh trường hợp để bản thân họ phải chờ đợi lâu thư trả lời kết quả phỏng vấn không trúng tuyển.

- Sử dụng thư phù hợp với từng ứng viên chứ không dùng chung một mẫu cho toàn bộ. Bạn cần phải biết với những ứng viên khác nhau nên sử dụng một mẫu thư từ chối ứng viên bằng tiếng việt riêng, bởi họ có những đặc điểm và sự nổi bật riêng. Chính vì thế mà để tạo được ấn tượng tốt, thiện cảm với ứng viên thì nhà tuyển dụng cần phải khéo léo trong cách này.

- Giúp ứng viên đưa ra những lời khuyên hữu ích nhất, những cái nhìn khách quan để bản thân họ tự nhìn nhận và đánh giá được, rút kinh nghiệm từ những lần đó. Ngoài ra cũng có thể đưa ra được lời khen dành cho chính ứng viên, vừa giảm sự căng thẳng vừa tạo xoa dịu được sự khó chịu, thất vọng về bản thân họ.

- Trong thư từ chối ứng viên, bạn cần phải sử dụng ngôn ngữ trân trọng họ, cho họ thấy mặc dù bị loại thế nhưng họ cũng không sai lầm khi nộp CV ứng tuyển.

Hy vọng với những thông tin trong bài viết trên đây thì bạn cũng đã hiểu hơn về thư từ chối ứng viên và đã biết cách làm giảm sự “sát thương” cho chính bản thân ứng viên.