Cách viết giấy xác nhận thu nhập cá nhân chuẩn nhất

1. Xác nhận thu nhập, giấy xác nhận thu nhập là gì?

Xác nhận thu nhập là hoạt động nhằm xác minh, kiểm tra mức thu nhập của từng cá nhân trong một khoảng thời gian xác định thông qua giấy xác nhận thu nhập. Xác nhận thu nhập là một phần không thể thiếu trong yêu cầu của một số thủ tục hành chính. Tùy vào từng thủ tục, từng trường hợp khác nhau mà người lao động sẽ tiến hành xin xác nhận thu nhập từ phía các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức đang sử dụng người lao động đó.

Giấy xác nhận thu nhập (hay còn gọi là giấy xác nhận lương) là một loại giấy tờ dùng để chứng minh mức doanh thu, thu nhập thực tế, mức lương nhận được trong một khoảng thời gian xác định của một cá nhân ở doanh nghiệp, cơ quan hay tổ chức họ đang làm việc.

Giấy xác nhận thu nhập được dùng trong một số trường hợp như là:

- Chứng minh thu nhập khi làm thủ tục visa đi nước ngoài

- Xác nhận thu nhập để vay vốn ngân hàng.

- Xác nhận thu nhập để tranh chấp quyền nuôi con sau khi ly hôn

- Xác nhận thu nhập để mua nhà ở xã hội

- Xác nhận thu nhập để làm thủ tục mở thẻ tín dụng tại ngân hàng.

- Xác nhận thu nhập phục vụ thủ tục quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

Và còn nhiều thủ tục khác nữa, khi người lao động có các thủ tục yêu cầu phải xác nhận nguồn thu nhập thì sẽ viết đơn gửi cho người sử dụng lao động là các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức để được xem xét, kiểm tra và xác nhận thu nhập.

2. Đặc điểm của giấy xác nhận thu nhập 

Giấy xác nhận thu nhập gồm hai đặc điểm chính:

- Về nội dung trong giấy xác nhận thu nhập: Nhằm mục đích xác nhận các thông tin liên quan đến tiền lương của người lao động gồm những thông tin về lương, thưởng, trợ cấp. 

Đặc biệt quan trọng là giấy xác nhận thu nhập cá nhân có thể xác định được mức lương hàng tháng của người lao động hay mức lương trong một khoản thời gian xác định cụ thể tùy thuộc vào mục đích sử dụng của người muốn xin xác nhận thu nhập.

- Về tính bảo mật của giấy xác nhận thu nhập: Không giống với việc công tác, việc xác nhận thu nhập liên quan đến việc bảo mật thông tin về chính sách lương, thưởng của nhiều công ty, đặc biệt đối với những người làm kinh doanh.

Vì vậy, việc xác nhận lương bằng giấy xác nhận thu nhập phải được thực hiện với mục đích hợp lý, cụ thể và rõ ràng.

3. Hướng dẫn cách viết giấy xác nhận thu nhập 

Giấy xác nhận thu nhập, hay còn gọi là giấy xác nhận lương, cần được viết theo bố cục và nội dung rõ ràng để đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết.

Cụ thể cách viết giấy thu nhập cá nhân gồm các mục như sau:

- Quốc hiệu và tiêu ngữ luôn là quy định chung cho các mẫu văn bản được viết in hoa và in thường:

Ví dụ:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

- Tiêu đề đơn: GIẤY XÁC NHẬN THU NHẬP (được viết bằng chữ in hoa)

- Kính gửi: Tùy thuộc vào người lao động đang làm việc cho doanh nghiệp hay cơ quan tổ chức nào thì có thể gửi tới Ban Giám đốc hoặc Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp đó.

Ví dụ: Kính gửi: Ban giám đốc công ty Cổ phần ABC 

- Thông tin cá nhân gồm: Bao gồm những thông tin về họ và tên đầy đủ; ngày tháng năm sinh; số chứng minh nhân dân/ thẻ căn cước, nơi cấp, ngày cấp; địa chỉ thường trú và số điện thoại liên hệ. Những thông tin trong nội dung này cần được điền đầy đủ, rõ ràng và chính xác.

Ví dụ:

Họ và tên: Nguyễn Văn A

Ngày tháng năm sinh: 20 tháng 12 năm 1988

Số CMND: 001128423xx           

Ngày cấp: 15/12/2024         

Nơi cấp: Hà Nội

Địa chỉ thường trú: Số x Ngọc Lâm, Long Biên, Hà Nội

Số điện thoại: 0976897xxx

- Thông tin về nơi hiện đang công tác:

+ Tên công ty hiện đang công tác, có thể là tên doanh nghiệp, cơ quan hay tổ chức và giống với tên doanh nghiệp, cơ quan ở mục kính gửi ở trên. Lưu ý người khai phải ghi đầy đủ và chính xác tên công ty, cơ quan, tổ chức theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Quyết định thành lập.

+ Địa chỉ công ty: Ghi đúng địa chỉ trụ sở theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Quyết định thành lập.

+ Điện thoại, fax: Là số điện thoại cố định và số fax (có thể có hoặc không) của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức đó.

+ Vị trí công tác: Ghi cụ thể phòng, ban, bộ phận làm việc của người khai thông tin.

+ Chức danh/ chức vụ: Ghi cụ thể chức danh, chức vụ của người khai ví dụ như: trưởng phòng, phó phòng, nhân viên, chuyên viên,…

+ Loại hợp đồng lao động: Chính là hợp đồng lao động của người kê khai ký với doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức (gồm những loại hợp đồng không xác định thời hạn, xác định thời hạn 01 năm, xác định thời hạn 02 năm, xác định thời hạn 03 năm,...) Nếu không làm việc theo một trong những hợp đồng nêu trên, người khai phải ghi rõ hình thức làm việc của mình: hợp đồng lao động theo mùa vụ, hợp đồng lao động theo công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng, hợp đồng cộng tác viên,…

+ Thời gian công tác: Ghi rõ ngày, tháng, năm người kê khai bắt đầu làm việc tại doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức.

Ví dụ: Hiện đang công tác tại:

Công ty: Công ty Cổ phần ABC

Địa chỉ: xx Tràng Thi, Hàng Bông, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Điện thoại: 180010xxx

Vị trí công tác: phòng Marketing

Chức danh/ chức vụ: Trưởng phòng Marketing

Loại hợp đồng: Hợp đồng xác định thời hạn 03 năm

Thời gian công tác: từ ngày 19/10/2024 đến nay

- Thông tin về thu nhập hàng tháng

+ Gồm có thông tin về loại thu nhập (trước thuế hay sau thuế).

+ Mức thu nhập gồm:

Lương chính thức (đơn vị đồng/tháng): Mức lương chính theo hợp đồng lao động giữa người kê khai và doanh nghiệp hoặc quyết định bổ nhiệm, phân công nhiệm vụ,…

Thu nhập khác (đơn vị đồng/tháng): Ghi chính xác tổng các khoản thu nhập khác ngoài mức lương chính theo hợp đồng lao động giữa người kê khai và doanh nghiệp, quyết định bổ nhiệm, phân công nhiệm vụ,…

Diễn giải nguồn thu nhập khác: Người khai diễn giải chi tiết nguồn gốc của từng khoản thu nhập khác, có thể là phụ cấp (phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, phụ cấp xăng xe, điện thoại, nhà ở,…), doanh số, tiền hoa hồng, lương tăng ca, thưởng,…

Ví dụ: Thu nhập hàng tháng:

Loại thu nhập: Sau thuế

Mức thu nhập:

+ Lương chính: 10.000.000 đồng/tháng

+ Thu nhập khác: 2.000.000 đồng/tháng

Diễn giải nguồn thu nhập khác: Gồm phụ cấp ăn trưa và phụ cấp xăng xe đi lại.

- Thông tin về thu nhập 03 tháng gần nhất: Nêu cụ thể mức thu nhập của từng tháng trong 3 tháng đó (đơn vị đồng/tháng), và hình thức trả lương (gồm hai hình thức là tiền mặt hoặc chuyển khoản).

Ví dụ: Thu nhập 03 tháng gần nhất

Tháng 09/2024: 10.000.000 đồng/tháng

Tháng 10/2024: 10.000.000 đồng/tháng

Tháng 11/2024: 10.000.000 đồng/tháng

Hình thức trả lương: Chuyển khoản.

- Lý do xin xác nhận thu nhập: Tùy thuộc vào mục đích của người xin xác nhận, có thể là: chứng minh tài chính, chứng minh đủ điều kiện mua nhà ở xã hội, khả năng nhận nuôi con nuôi, làm hồ sơ định cư ở nước ngoài, vay vốn ngân hàng, xác nhận thu nhập khi tranh chấp quyền nuôi con,… Cần ghi rõ ràng và chính xác lý do xin xác nhận vì giấy xác nhận thu nhập cần tính bảo mật cao nhằm đảm bảo lợi ích cho cả doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức và người lao động.

Ví dụ: Tôi xin xác nhận thu nhập nhằm mục đích cho việc xin visa đi du lịch

- Cuối cùng là lời kết cam đoan những lời khai trên là chính xác, lời đảm bảo chịu trách nhiệm nếu khai sai thông tin và lời cảm ơn tới ban giám đốc của doanh nghiệp, cơ quan và tổ chức.

Ví dụ: Tôi xin cam đoan những lời khai trên là chính xác, nếu có gì sai trái tôi xin chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật và trước Công ty.

Kính trình Giám đốc/ Tổng Giám đốc xem xét và xác nhận.

Tôi xin chân thành cảm ơn!

- Ở cuối lá đơn luôn có phần ngày, tháng, năm viết đơn, chữ ký của người khai và chữ ký xác nhận của công ty.

4. Một số lưu ý khi viết đơn xác nhận thu nhập

Khi đã nắm rõ được nội dung và bố cục của giấy xác nhận doanh nghiệp thì người khai thông tin cần lưu ý tới một số điều kiện khác để có thể hoàn thành đơn xác nhận thu nhập đầy đủ thông tin và hoàn hảo nhất. Bạn cần chú ý những điều sau để không tốn thời gian và công sức trong việc xác nhận thu nhập.

Thông tin khai báo trong đơn xác nhận thu nhập phải trung thực, chính xác: Sau khi người người khai báo thu nhập nộp đơn cho doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức thì người sử dụng lao động phải có trách nhiệm kiểm tra, xác minh lại thông tin thu nhập của người lao động, tiến hành làm thư xác nhận thu nhập và đóng dấu doanh nghiệp, có chữ ký xác nhận của chủ doanh nghiệp, cơ quan hay tổ chức theo mẫu đã quy định sẵn.

Giá trị hiệu lực: Giấy xác nhận thu nhập sẽ có giá trị khi trong mẫu giấy có chữ ký (ghi rõ họ và tên) của Giám đốc/Tổng Giám đốc doanh nghiệp, người được phân công hoặc người được ủy quyền. Đặc biệt là phải có đóng dấu pháp lý của doanh nghiệp lên chữ ký của người có thẩm quyền ký.

Thư xác nhận thu nhập của người kê khai sẽ do doanh nghiệp, cá nhân hay tổ chức trả lương cho người lao động thực hiện và cung cấp.

Trên đây là những điều bạn cần biết về xác nhận thu nhập cá nhân và cách viết giấy xác nhận thu nhập cá nhân chuẩn nhất. Hy vọng những thông tin mà bài viết này cung cấp sẽ hữu ích cho bạn trong việc xác nhận thu nhập cá nhân.

Bạn có thể tham khảo một số mẫu giấy xác nhận thu nhập chính xác và đầy đủ dưới đây:

Mẫu giấy xác nhập thu nhập 1.doc

Mẫu giấy xác nhận thu nhập 2.doc

Mẫu giấy xác nhận thu nhập 3.doc