Mẫu biên bản xác nhận công nợ - Tải miễn phí tại đây!

1. Biên bản công nợ là gì? Tại sao cần biên bản xác nhận công nợ?

Nhiều người còn chưa nắm rõ khái niệm và quy trình để thực hiện một biên bản xác nhận công nợ. Trong giao thương buôn bán, quá trình trao đổi sản phẩm hàng hóa, thường sẽ xuất hiện các khoản tài chính được xem là công nợ. Đó là những khoản tài chính chưa kịp thời được thanh toán bởi khách hàng với doanh nghiệp, hoặc bởi đối tác doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác, hoặc các bên cung cấp có liên quan.

Thông thường, trong quy định về công nợ, chúng không chỉ có một phân loại, mà có thể có hai phân loại như sau. Thứ nhất, những khoảng tiền trong hoạt động bán hàng, cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho đối tác, cho khách hàng nhưng tiền chưa được thu về, thì được gọi là công nợ phải thu. Thứ hai, các khoản tiền mà chủ thể kinh doanh cần thực hiện việc trả cho những bên cung cấp, các bên đói tác trong quá trình mua vật tư, nguyên liệu của họ nhưng chưa đủ khả năng thanh toán, chưa kịp thời thanh toán thì được gọi là công nợ phải trả.

Công nợ là một thuật ngữ mà chúng ta vẫn thường xuyên nghe thấy mỗi ngày. Trên đây là ví dụ về công nợ trong hoạt động giao thương mua bán. Ở đời sống hàng ngày, những khoản bạn vay của người khác hoặc người khác vay của bạn bằng tiền, đều được gọi là công nợ. Trong quan hệ quốc tế, những khoản nước này vay mượn của nước khác và có thời hạn buộc phải trả cũng được gọi là công nợ,... Vậy biên bản xác nhận công nợ là gì? Đó là một biểu mẫu tài liệu, văn bản được thực hiện trong quá trình đối chiếu và cần xác nhận chuẩn xác những khoản vay, khoản nợ giữa các bên liên quan, có thể là giữa cá nhân với cá nhân, giữa doanh nghiệp với cá nhân, giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp.

Như vậy, có thể rút ra được kết luận, biên bản xác nhận công nợ là một thủ tục khá quan trọng. Nó giúp các bên có cơ sở, trung gian để thực hiện việc xác nhận, đối chiếu cũng như cam kết về thời điểm có khả năng trả nợ. Trong các hoạt động kinh doanh lớn, biên bản xác nhận công nợ được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục, do bộ phận kế toán đảm nhiệm và lưu trữ.

Việc làm kế toán - kiểm toán

2. Mẫu biên bản xác nhận công nợ có giá trị pháp lý như thế nào?

Nếu bạn đang đi tìm mẫu biên bản xác nhận công nợ theo quy chuẩn, thì xin khẳng định, hiện tại, không có một quy định nào cụ thể về mẫu mã cũng như hình thức của biên bản xác nhận công nợ. Vì vậy, khi thực hiện lập biểu mẫu này, bạn đều có thể tinh chỉnh phù hợp để bao quát nội dung là được. Ngoài tiêu đề biên bản, bạn cũng có thể thay bằng giấy xác nhận công nợ nhé. Hai tiêu đề này đều có giá trị như nhau.

+ Trong các hợp đồng thương mại hay hợp đồng hàng hóa, hợp đồng giao dịch,... thường tại mục phụ lục sẽ không bao gồm biểu mẫu này. Tuy nhiên trên thực tế, nó có giá trị giống nhau, chính xác hơn, những gì được kê khai trong mẫu biên bản xác nhận này, để trở thành cơ sở và căn cứ có tính pháp lý, được sử dụng để giúp các bên liên quan cam kết về nghĩa vụ hoàn thành công nợ của mình đúng thời hạn, đúng thỏa thuận trong hợp đồng.

+ Đây cũng là thủ tục, văn bản, biểu mẫu được yêu cầu đầu tiên trong khi kế toán thực hiện việc quyết toán thuế. Điều này đồng nghĩa với việc biên bản xác nhận công nợ luôn là cơ sở, tiêu chí để giám sát, theo dõi và kiểm soát tình trạng hoàn thành công nợ giữa các bên liên quan. Đặc biệt, khi các giao dịch có giá trị lớn, từ 20 triệu đồng trở lên, và theo như quy định trong thanh toán công nợ, là không sử dụng tiền mặt để hoàn thành nghĩa vụ thanh toán cho số tiền này.

+ Cuối cùng, như đã nói bộ phận kế toán chính là bộ phận trực tiếp thực hiện lập và lưu trữ mẫu biên bản này. Chính vì thế, mẫu biên bản đóng vai trò là công cụ giúp kế toán viên nắm bắt và nằm lòng thực trạng hoàn thành hoặc chưa hoàn thành công nợ giữa doanh nghiệp của mình với các bên cung cấp, bên đối tác. Hoặc giữa các khách hàng với doanh nghiệp của mình. Các nội dung bên trong biên bản cũng sẽ giúp họ thuận lợi và tự tin hơn trong quá trình so sánh, đối chiếu, thể hiện tính quy trình trong công tác quản trị công nợ của doanh nghiệp.

Nhìn chung, các doanh nghiệp làm tốt việc quản lý công nợ đảm bảo được tính quy trình, không bỏ qua các biểu mẫu như biên bản xác nhận công nợ sẽ mang lại kết quả tốt hơn trong công tác này. Đồng thời, họ cũng có thể tránh được những rủi ro về ngân sách, doanh thu lợi nhuận, không bị thất thoát tiền mà không rõ nguyên nhân,... và hàng loạt các vấn đề phát sinh khác nếu như không làm tốt.

3. Hướng dẫn viết mẫu biên bản xác nhận công nợ mới nhất

Như vậy, để làm tốt công tác quản lý công nợ cho doanh nghiệp của mình. Trong vai trò là chủ doanh nghiệp, và chính xác hơn là những kế toán công nợ phải nhận thức chính xác về bản chất cũng như vai trò của biên bản xác nhận công nợ. Trên thực tế, đã có nhiều doanh nghiệp “lao đao” về các khoản vay nợ mà không biết nguồn gốc từ đâu. Chưa kế đến một đối tác khách hàng có thể có nhiều nội dung nợ khác nhau. Hoặc nhiều trường hợp, các công nợ mà doanh nghiệp phải trả cũng không được ghi nhớ rõ ràng, khiến cho bên cung cấp có cơ sở để kiện cáo và mang đến những phiền hà, rủi ro không đáng có.

Do vậy, với những cá nhân đang làm việc làm kế toán, đặc biệt là kế toán công nợ tại các công ty, cần tìm hiểu chính xác về cách lập mẫu biên bản này. Mẫu biên bản xác nhận công nợ sẽ bao gồm các nội dung chính, mang tính bắt buộc như sau:

+ Thứ nhất, về hình thức, mọi biên bản mở đầu phải có quốc hiệu, tiêu ngữ. Sau đó là tên tiêu đề của biên bản.

+ Thứ hai, cá nhân thực hiện trình bày và liệt kê các cơ sở căn cứ nhằm xác định được công nợ chính xác.

+ Thứ ba, thời điểm chi tiết về giờ, ngày, tháng năm hai bên đã thực hiện biên bản này.

+ Thứ tư, biên bản phải bao gồm thông tin của các bên liên quan, bao gồm bên cho nợ và bên còn nợ. Cá nhân thực hiện biên bản cần ghi rõ ràng và thật chính xác tên gọi đầy đủ của cá nhân đứng đầu hoặc người đại diện của doanh nghiệp (bên cho nợ) và tên gọi đầy của bên nợ. Tiếp đến là những thông tin như địa chỉ, giấy tờ tùy thân, số điện thoại có thể liên hệ,...

+ Thứ năm, các thông tin về việc đối chiếu công nợ

+ Thứ sáu là thông tin về các khoản nợ chi tiết (có thể bao gồm nhiều khoản nợ)

+ Thứ bảy, nêu rõ kết luận về công nợ, bên B nợ bên A bao nhiêu? Và một số thỏa thuận khác được ghi chú bên dưới (có hoặc không) về thời điểm gia hạn có thể hoàn thành công nợ của bên B.

Bao giờ cũng vậy, mọi mẫu biên bản đều được thực hiện hai bản, mỗi bên sẽ sở hữu và tự lưu trữ, bảo quản một bản. Cuối cùng là phần xác nhận biên bản của cả hai bên bằng việc đóng dấu, đại diện hợp pháp ký bằng chữ ký tươi.

Việc làm kế toán - kiểm toán tại Hà Nội

4. Những lưu ý quan trọng khi lập mẫu biên bản xác nhận công nợ

Như vậy, bạn đọc vừa kịp thời tìm hiểu cách lập mẫu biên bản xác nhận công nợ 2020. Tuy nhiên nhận thức được tầm quan trọng của biểu mẫu này, cá nhân thực hiện biên bản cần lưu ý một vài điểm quan trọng như sau:

Biên bản này liên quan trực tiếp đến quyền lợi cũng như trách nhiệm của các bên liên quan. Chính vì vậy, cá nhân lập biên bản cần phải nêu rõ, nêu chính xác, tránh sai số các thông tin cá nhân quan trọng về các bên liên quan trong biên bản, chẳng hạn như tên gọi, địa chỉ hay CMND, số điện thoại.

Biên bản xác nhận công nợ cũng là một văn bản có tính pháp lý, chính vì vậy phải được thực hiện nghiêm túc. Các bên tham gia phải tôn trọng quyền lợi của bên còn lại, chấp hành trong việc bảo quản, lưu trữ và xác nhận chữ ký, đóng dấu một cách đầy đủ. Cuối cùng, nên bao gồm thời hạn cam kết hoàn thành công nợ trong quá trình lập biên bản, thay vì chỉ bao gồm chi tiết các khoản công nợ của bên nợ.

5. Tải miễn phí mẫu biên bản xác nhận công nợ file word

>>> Work247.vn gửi đến bạn một số mẫu biên bản xác nhận công nợ mới nhất. Click vào để tải tài liệu:

Tải xuống ngay

6. Kinh nghiệm quản lý công nợ có hiệu quả

Quản lý công nợ là cả một chiến lược, cần được lên kế hoạch và thử nghiệm theo thời gian để rút ra những kinh nghiệm. Thông thường, doanh nghiệp nào cũng vậy, họ thường có xu hướng muốn khách hàng, đối tác hoàn thành công nợ một cách nhanh chóng, đồng thời muốn kéo dãn thời gian nợ phải trả của doanh nghiệp đối với các nhà cung cấp khác. Một số kinh nghiệm sau đây về cơ bản sẽ tối ưu hóa quá trình quản lý công nợ cho các doanh nghiệp.

+ Phân tích, nghiên cứu và sắp xếp các đối tượng, thành phần khách hàng để dễ trong việc quản lý công nợ.

+ Các kế hoạch và chính sách, cơ chế bán hàng cần được đầu tư nghiêm chỉnh ngay từ đầu. Làm tốt công tác này, sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế được tỷ lệ nợ phải thu.

+ Bổ sung và thiết kế đội ngũ nhân sự, tham gia trong nhiều giai đoạn như kiểm tra, đối chiếu công nợ định kỳ, giám sát việc hoàn thành công nợ, trực tiếp thu hồi nợ,...

+ Làm tốt công tác thực hiện ghi chép, lưu trữ và bảo quản các biên bản, biểu mẫu, hóa đơn, chứng từ liên quan đến công tác nợ và thu hồi nợ,..

Trên đây là mẫu biên bản xác nhận công nợ và những kiến thức liên quan. Hy vọng sẽ giúp bạn thuận lợi hơn trong quá trình vận dụng nghiệp vụ của mình!

Việc làm kế toán - kiểm toán tại Hồ Chí Minh