Các điều nên biết về đóng dấu treo theo luật hiện hành

1. Trước tiên tìm hiểu đóng dấu treo là gì?

Đóng dấu treo là việc mà các công ty/ tổ chức/ doanh nghiệp dùng con dấu của mình rồi đóng đè vào một phần góc tên công ty/ tổ chức hay tên phụ lục đính kèm văn bản, tài liệu chính ở trang đầu của văn bản. Tuy nhiên thì một số công ty, tổ chức, doanh nghiệp đóng treo lên những văn bản có tính chất thông báo nội bộ trong công ty, tổ chức hoặc doanh nghiệp, trên góc trái của liên đỏ hóa đơn tài chính. Và khi đóng dấu treo, người được ủy quyền đóng dấu lên bên trái, dấu đóng trùm trên tên công ty/ tổ chức/doanh nghiệp hay tên phụ lục.

Văn bản thường dùng:

Hóa đơn.
Xác nhận giữa các phòng nghiệp vụ với sinh viên thực tập.
Những văn bản mang tính thông báo nội bộ trong tổ chức/ công ty/ doanh nghiệp.

Xem thêm: Việc làm luật - pháp lý

2. Một số nội dung liên quan đến đóng dấu treo

2.1. Đóng dấu treo không có tính pháp lý

Theo Nghị định 110/2004/ ND-CP khoản 3, Điều 26 thì dấu đóng trên các phụ lục đi kèm văn bản chính do quyết định của người ký văn bản và đóng lên trang đầu gồm một phần văn bản, tên hay phụ lục.

Vậy nên dấu treo không có tính pháp lý mà nó chính là đánh dấu bộ phận của văn bản chính thuộc quyền sở hữu của công ty/ tổ chức/ doanh nghiệp.

2.2. Đóng dấu treo không chứng thực được

Theo quy định hiện hành tại Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về vấn đề bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản gốc, chứng thực chữ kí, hợp đồng, giao dịch thì giấy tờ làm cơ sở xác thực bản sao từ bản gốc:

Bản gốc giấy tờ, văn bản được công ty/ tổ chức/ doanh nghiệp có thẩm quyến cấp.
Bản gốc giấy tờ, văn bản tự chính cá nhận lập được xác nhận và đóng dấu của công ty/ tổ chức/ doanh nghiệp có thẩm quyền.

Từ đó, ta có thể kết luận trường hợp văn bản công ty/ tổ chức/ doanh nghiệp đóng dấu treo không thể chứng thực được theo quy định hiện hành.

2.3. Dấu treo đóng trên hóa đơn

Dựa vào Điều 16 chương III thông tư số 39/2017/TT-BTC ngày 31/03/2014/NĐ-CP của bộ tài chính đã quy đình về hóa đơn bán hàng cũng như cung ứng dịch vụ hợp lệ đối với thủ trường đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng là phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng cho người bán ký và phải ghi rõ họ trên tên hóa đơn rồi đóng dấu tổ chức vào phía trên bên tay trái hóa đơn.

Xem thêm: Cách kiểm tra thuế thu nhập cá nhân đã nộp nhanh chóng, hiệu quả

2.4. Phương pháp đóng dấu treo

Theo khoản 3, Điều 26 Nghị định số 110/2004/ND-CP quy định về việc đóng dấu là: Con dấu trên phụ lục đính kèm văn bản chính được người ký văn bản quyết định và dấu đóng luôn trang đầu tiên, gồm tên của công ty/ tổ chức/ doanh nghiệp hoặc tên phụ lục đính kèm.

Ngoài ra ở điều 26 NĐ 110/2004/NĐ-CP được quy định ngày 08/04/2004 còn có những vấn đề liên quan tới đóng dấu như sau:

Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu theo quy định hiện hành.
Khi đánh dấu đè lên chữ ký thì cần trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Việc đóng dấu các phụ lục kèm do người ký đã quyết định và đóng dấu lên trang đầu, đè lên một phần tên công ty/ tổ chức/ doanh nghiệp hoặc tên phụ lục.

2.5. Cách quản lý con dấu

Con dấu là một đồ vật mà không thể thiếu cho sự hoạt động của một công ty/ doanh nghiệp/ tổ chức. Chúng mang tính đại diện pháp lý cho đơn vị, ngoài ra cũng thể hiện được vai trò quản lý của người sử dụng. Và chúng được sử dụng một cách phổ biến thậm chí là liên tục, dù là quy mô của đơn vị nhỏ hay lớn kể cả từng cá nhân.

Chính vì vậy, con dấu có ý nghĩa quan trọng cần phải có cách quản lý và sử dụng đúng mục đích theo chuẩn mực của pháp luật hiện hành

Bắt đầu từ ngày 08/12/2015, Nghị định 96/2015/NĐ-CP luật doanh nghiệp 2014 bắt đầu có hiêu lực và cách quản lý :

Các công ty/ tổ chức/ doanh nghiệp đã thành lập trước ngày 01/07/2015 tiếp tục sử dụng dấu đã được cấp mà không cần phải thông báo mẫu dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Ngoài ra, làm thêm con dấu hoặc thay đổi màu thì cần phải làm theo thủ tục thông báo theo quy định đăng ký.
Công ty/ tổ chức/ doanh nghiệp đã thành lập trước 01/07/2015 làm con dấu mới theo quy định thì cần nộp lại con dấu kèm theo giấy chứng nhận ( GCN) mẫu con dấu cho cơ quan chức năng đã cấp.
Trường hợp, thành lập trước ngày 01/07/2015 bị mất con dấu hoặc mất GCN thì cần phải làm con dấu theo quy định. Và thông báo đã mất con dấu hoặc GCN đăng ký cho cơ quan chức năng nơi đã cấp.

2.6. Ý nghĩa của việc đóng dấu treo

Việc sử dụng dấu treo được sử dụng khá là phổ biến trong việc quản lý và phát hành hóa đơn GTGT theo quy định của luật hiện hành, chi tiết ở khoản d, điều 16 thông tư 39/2014/TT-BTC quy định:

“d) Tiêu thức “người bán hàng ( ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên hóa đơn và đóng dấu của công ty/ tổ chức/ doanh nghiệp vào phía bên trái tờ hóa đơn.

Như vậy, các bạn có thể hiểu được việc đóng dấu treo chính là một phần góp thêm sự hoàn thiện pháp lý của văn bản, giải quyết được những vấn đề như tranh chấp ở tòa án, chứng minh được văn bản có bị làm sai lệch, làm giả, ngụy tạo hay không?

Xem thêm: Việc làm luật - pháp lý tại Hồ Chí Minh

3. Cách phân biệt giữa đóng dấu treo và dấu giáp lai

Mặc dù có rất nhiều loại dấu khác nhau nhưng hai loại phổ biến và dùng nhiều nhất là dấu treo và dấu giáp lai. Khi nghe đến hai loại dấu này rất có thể sẽ có bạn nhầm lẫn và không phân biệt được chúng, nên hãy cùng tôi tham khảo qua về dấu giáp lai để không bị nhầm lẫn giữa chúng nhé

- Định nghĩa dấu giáp lai: Là con dấu được đóng lên phần lề bên trái hoặc phải của tập văn bản và đảm bảo được hình tròn con dấu được đóng trên mặt các tờ giấy trồng xếp lên nhau.

- Phương pháp sử dụng dấu giáp lai: Theo khoản 2 điều 13 TT 01/2011/TT-BNV cụ thể:

Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tạo khoản 2 và khoản 3 điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 quy định của pháp luật liên quan về công tác văn thư, việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục đính kèm được thực hiện tại Khoản 4 Điều 26 Nghị Định số 110/2004/NĐ-CP
Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại số 8, dấu giáp lai được đánh vào giữa mép phải của văn bản, phụ lục và trùm lên một phần xác tờ giấy, đóng tối đa là 05 trang

Tuy nhiên thì việc đóng dấu giáp lai với những văn bản, tài liệu ngắn thì có thể ký từng trang để tăng tối đa được sự khách quan trong lúc giao dịch hoặc xác lập văn bản viết.

- Mục đích đóng dấu giáp lai: Việc đóng dấu giáp lai làm cho nội dung trong tài liệu không bị thay đổi hoặc được nộp trong quá trình giao kết hợp đồng hoặc trong quá trình nộp hồ sơ tài liệu cho các cơ quan chức năng của nhà nước.

Và việc đóng dấu giáp lai còn góp phần làm tăng sự khách quan của văn bản, tài liệu và hạn chế tối đa được việc bị thay thế sai lệch kết quả đã đăng ký từ trước.

- Một số quy định của đóng dấu giáp lai:

Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của công ty/ tổ chức/ doanh nghiệp thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với bản sao nào mà có hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối cùng, nếu bản sao nào cũng có từ 02 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Điều 49 luật công chứng năm 2014 Việc ghi trang, tờ giấy trông văn bản, tài liệu công chứng có từ 02 trang trở lên thì từng trang phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.

Với những điều nên biết ở trên mong rằng sẽ giúp ích được cho các bạn trong vấn đề hiểu được bản chất đóng dấu treo là gì?