Lập kế hoạch cá nhân trong 1 năm làm sao để hiệu quả nhất?

1. Nguyên tắc không thể bỏ qua khi lập kế hoạch cá nhân trong 1 năm

Bạn có biết để có một kế hoạch trong một năm hoàn hảo nhất thì bạn sẽ phải lên kế hoạch cho nó một cách hoàn hảo và chi tiết nhất. Càng chi tiết từng bước, từng nhiệm vụ thì lại càng giúp bạn thực hiện đơn giản.

Hãy thử tưởng tượng, nếu như một ngày bạn thức dậy vào sáng sớm trên tường đã được dán sẵn một lịch làm việc, một kế hoạch cho ngày mới. Bạn chỉ cần làm các công việc đúng theo kế hoạch mà mình đã chuẩn bị trước. Chẳng phải suy nghĩ xem nên làm việc nào trước, việc nào sau mới là hợp lý. Cụ thể khung giờ đã được sắp xếp từ trước, điều này sẽ khiến cho 1 ngày làm việc của bạn trôi qua hiệu quả hơn. Còn nếu như ngược lại, khi kết thúc một ngày bạn sẽ phải hối tiếc và chán nản hơn khi thấy trong 24h này mình không làm được việc gì ra hồn cả.

Chính vì thế mà để có một bản kế hoạch cá nhân cực kỳ hoàn hảo thì nguyên tắc không thể bỏ qua chính là lên kế hoạch cho từng công việc và gắn cho nó một thời gian cụ thể. Đó cũng chính là nguyên tắc tối thiểu mà bạn không thể bỏ qua nếu như lập kế hoạch cá nhân trong 1 năm.

2. Nguyên tắc về thời gian trong kế hoạch cá nhân 1 năm của bạn

Hầu như chúng ta đều biết rằng thời gian sẽ ảnh hưởng khá nghiêm trọng đến vấn đề thực hiện kế hoạch của chính bạn. Ai cũng sẽ nhận ra vấn đề nghiêm trọng này, thế nhưng vấn đề sử dụng thời gian của từng người lại hoàn toàn khác nhau. Mỗi người sẽ có một cách sử dụng thời gian riêng đây là nguyên nhân khiến cho người thành công và có người thất bại. Hãy cùng xem nguyên tắc về thời gian trong việc lập kế hoạch cá nhân 1 năm của bạn như thế nào nhé.

5 phút đầu tiên khi bắt đầu ngày mới cực kỳ quan trọng, nó sẽ ảnh hưởng khá lớn đến việc lập kế hoạch cá nhân của chính người làm. Đầu tiên khi bắt đầu một ngày làm việc, thay vì theo thói quen bạn vớ lấy điện thoại để lướt mạng thì hãy lấy giấy bút để viết ra kế hoạch, toàn bộ công việc mà mình cần phải thực hiện trong ngày hôm nay.

Có thể bạn nghĩ 5 phút này chẳng có gì nhiều. Đúng! Nó không nhiều nhưng đủ để bạn ghi nhớ toàn bộ công việc trong ngày mà mình cần thực hiện. Với tác dụng to lớn này thì bạn còn nghĩ 5 phút nhỏ nữa hay không?

3. Hướng dẫn bạn lập kế hoạch cá nhân trong 1 năm

Việc lập kế hoạch cho bản thân trong một năm không quá khó khăn hay phức tạp, bạn chỉ cần lưu ý đến những vấn đề như sau:

3.1. Lập kế hoạch cá nhân trong một ngày

3.1.1. Luôn có một quyển lịch

Tốt nhất hãy chuẩn bị trước cho mình một quyển lịch để lúc nào cũng sẽ nhìn thấy nó. Lịch trình sẽ giúp cho bạn nhìn ra và theo dõi sát sao hơn công việc của bản thân đã làm trong một ngày ra sao.

Chuẩn bị lịch không khó nhưng bạn cần phải chuẩn bị nó như thế nào để không làm ảnh hưởng đến công việc và kế hoạch đã đưa ra. Lời khuyên mà chúng tôi muốn đưa ra cho bạn chính là chỉ sử dụng duy nhất một quyển lịch, điều này sẽ giúp cho bạn cập nhật thông tin tốt hơn. Tất cả mọi thứ bạn nên ghi hết vào quyển lịch đó từ kế hoạch thức dậy, ăn uống, học, thể dục, làm việc,… và thực hiện nó đúng như những gì mình đã ghi.

Tìm hiểu thêm: Tối ưu hiệu quả công việc ngay với mẫu kế hoạch công việc khoa học!

3.1.2. Ghi công việc vào lịch như thế nào?

Với mỗi người số lượng cũng như công việc cụ thể cần hoàn thành là khác nhau. Tuy nhiên hầu như ai cũng sẽ có rất nhiều việc cần làm trong ngày chẳng hạn như: Thức dậy, làm công tác vệ sinh, ăn sáng, thể dục, đi làm,… đặc biệt là rất nhiều công việc vặt, vậy bạn cần phải sắp xếp chúng một cách sao cho logic và hợp lý nhất. Trước khi đặt bút viết các công việc cần hoàn thành bạn hãy trả lời các câu hỏi như:

- Đâu là công việc cần ưu tiên hoàn thành trước tiên?

- Đối với mỗi đầu việc thì cần thời gian thực hiện và hoàn thành ra sao?

- Hãy xem xét về mức độ cần giải quyết và hoàn thành công việc đó?

- Trong ngày công việc nào là khó thực hiện hay hoàn thành nhất với bạn? Nguyên nhân tại sao lại khó?

Ngay sau khi trả lời xong toàn bộ các công việc như thế này thì bạn tự biết đâu là công việc ưu tiên đầu và đâu là công việc ưu tiên sau. Cũng có những người sẽ ưu tiên làm việc khó trước sau đó mới đến việc dễ nhưng cũng có người làm ngược lại. Tuy nhiên tùy thuộc vào cách sắp xếp công việc và thời gian của bạn với mỗi đầu việc sao cho hợp lý nhất là được.

3.1.3. Hãy làm nổi bật nhiệm vụ được ưu tiên

Bạn có biết tại sao trong vấn đề học tiếng Anh, học toán thầy cô lại hay nhắc chúng ta sử dụng bút đánh dấu để gạch chân những cụm từ khóa chính, hay công thức quan trọng hay không? Đó chính là cách để bạn dễ dàng nhìn thấy hơn, thu hút sự chú ý và quan tâm của bạn hơn.

Với kế hoạch một ngày của bạn cũng vậy, nếu bạn viết bằng một màu mực, một cỡ chữ nhất định và không có đánh dấu thì mọi đầu việc sẽ đều giống nhau, đôi khi bạn sẽ quên mất đâu là việc quan trọng cần ưu tiên. Để tránh trường hợp đó thì hãy đánh dấu, làm nổi bật nhiệm vụ quan trọng nhé.

3.1.4. Đặt thời gian hoàn thành cho từng nhiệm vụ

Hãy đưa ra thời gian dự kiến hoàn thành công việc đó, tùy thuộc vào tính chất, độ quan trọng hay độ khó của công việc mà bạn có thể dự kiến đưa ra thời gian. Ví dụ như: Bạn dự kiến thời gian hoàn thành bài tập toán là 1h đồng hồ, thời gian hoàn thành bài tập văn là 2h đồng hồ.

Khi đưa ra được thời gian hoàn thành của từng nhiệm vụ nhỏ đó thì chính nó sẽ đôn đốc bản thân bạn phải hoàn thành đúng thời gian đã định trước. Để tăng thêm sự nghiêm khắc cho bản thân bạn có thể kèm theo một hình phạt nếu như không hoàn thành đúng dự kiến công việc.

Tuy nhiên, cũng cần phải căn chỉnh thời gian sao cho hợp lý nhất, bởi rất có thể nếu như bạn quá cố gắng, quá o ép mình phải hoàn thành sẽ rơi vào trạng thái căng thẳng, áp lực. Như vậy cho dù có hoàn thành thì hiệu quả cũng không cao, chính vì thế cái gì cũng sẽ có giới hạn và sự phù hợp nhất định nhé.

Đọc thêm: Phần mềm lập kế hoạch cá nhân hiệu quả và dễ sử dụng

3.1.5. Đừng quên thời gian nghỉ ngơi của bản thân

Một sai lầm khá nghiêm trọng mà nhiều người lập kế hoạch mắc phải chính là không có ô thời gian nghỉ ngơi. Chính vì thế mà nhìn lịch trong vòng 24h chỉ toàn công việc, lịch 1 tuần cũng toàn công việc hay một năm cũng chỉ thấy công việc. Nếu như sống quá nguyên tắc theo kế hoạch bạn sẽ liên tục làm việc giống như một cỗ máy, cho đến khi hết dầu hoặc hỏng thì mới yêu cầu thay thế phụ tùng.

Hiệu quả công việc còn phụ thuộc khá nhiều vào thời gian nghỉ ngơi phù hợp nữa, khoảng thời gian này sẽ giúp cho bạn lấy lại tinh thần, động lực công việc. Nếu như bạn lo lắng thời gian không đủ để hoàn thành hết các kế hoạch đã đề ra thì có thể rút ngắn thời gian nghỉ ngơi trong một lần lại nhưng chia nó thành nhiều lần nghỉ khác nhau chứ không nên chiếm hoàn toàn thời gian nghỉ của bản thân trong ngày nhé.

Cho dù công việc có bộn bề, có chất cao thì hãy chú ý đến sức khỏe của bản thân, nó là nhân tố chính quyết định xem kế hoạch của bạn có thật sự hoàn thành xuất sắc hay không đó.

3.2. Cách lập kế hoạch cá nhân trong tuần

Đối với mỗi người ai cũng sẽ có những dự định, ấp ủ riêng, mục tiêu riêng trong cuộc sống và công việc. Thế nhưng việc sử dụng quỹ thời gian cá nhân của từng người lại không hề giống nhau. Để bạn đảm bảo sử dụng nguồn lực này một cách hiệu quả nhất thì phải dựng được một khung trước. Chính vì thế mà bên cạnh việc sử dụng lập kế hoạch cá nhân 1 ngày thì cũng nên lập thời gian biểu cá nhân cho cả tuần.

Cũng giống như việc lập kế hoạch cho ngày thì bạn có thể chuẩn bị các dụng cụ cần thiết như: Lịch, bút, giấy nhớ, bút đánh dấu,… Sau đó ghi chép cẩn thận các thông tin, kế hoạch công việc lại, đánh giá mức độ quan trọng của công việc. Bạn nên cho mục tiêu lớn vào đầu tuần và đẩy những mục tiêu nhỏ hoàn thành vào cuối tuần. Bởi thời gian dự kiến hoàn thành mục tiêu lớn có thể phát sinh thêm, nó khiến cho kế hoạch của bạn sẽ bị trì hoãn lại.

Thông thường với những người mới chưa có kinh nghiệm trong việc lập kế hoạch cá nhân sẽ rất dễ bị cuốn vào vòng xoay công việc. Chính bởi thế mà bạn cần dự trù thêm thời gian cho từng nhiệm vụ, kiểm tra tính logic và sắp xếp.

Tham khảo: Cách viết bản kế hoạch hóa cá nhân của nhân viên kinh doanh

3.3. Cách lập kế hoạch làm việc trong tháng

Kế hoạch cá nhân trong tháng đương nhiên sẽ khác so với kế hoạch cá nhân trong ngày hoặc trong tuần. Bởi nó bao quát hơn, khó hơn và cần đầu tư nhiều thời gian hơn. Thế nhưng vấn đề cốt lõi mà chúng ta cần đảm bảo là sử dụng thời gian hiệu quả.

Một khi lập kế hoạch công việc cá nhân sẽ thường bị chi phối bởi hai yếu tố: Khẩn cấp và quan trọng. Vấn đề này sẽ khiến cho bạn dễ dàng bị cuốn vào vòng xoáy của những công việc khẩn trương, sát nút thời gian. Để có một kế hoạch tháng hoàn hảo, bạn thực hiện các bước như sau:

- Bước 1: Liệt kê ra giấy toàn bộ công việc đã hoạch định trong tháng đó cần phải hoàn thành.

- Bước 2:  Sử dụng phương pháp ma trận, kết hợp và phân loại công việc theo mức độ.

- Bước 3: Sau đó hãy sắp đặt các nhiệm vụ và thứ tự ưu tiên công việc, phân bổ thời gian hợp lý để hoàn thành.

Đó chính là 3 bước để bạn có bản kế hoạch cá nhân tháng hoàn hảo nhất. Với mỗi người kế hoạch cá nhân sẽ khác nhau bởi tính chất công việc cũng như mục đích khác nhau. Bạn không cần quá ép mình phải theo một kế hoạch của ai cả mà chỉ cần sắp xếp chúng sao cho phù hợp với mục đích của mình nhất là được.

Rất hy vọng với những thông tin trong bài viết trên đây bạn cũng đã hiểu hơn về cách lập kế hoạch cá nhân trong 1 năm. Một khi đã lập ra bảng kế hoạch hãy tôn trọng và thực hiện chúng thật nguyên tắc nhé.

Mẫu CV xin việc