Operation là gì? Những đặc điểm công việc của bộ phận operation

1. Giải nghĩa về operation là gì?

Operation là một danh từ tiếng Anh, được dịch lại có nghĩa là hoạt động. Ở đấy nó thuộc phạm trù của doanh nghiệp cho nên operation có thể hiểu nôm na là những hoạt động liên quan đến kinh doanh của một doanh nghiệp, công ty, tổ chức trong lĩnh vực buôn bán, sản xuất nào đó. Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào thì bộ phận kinh doanh đều bắt buộc phải có, nó không chỉ là bộ phận tạo ra nguồn thu, lợi nhuận của doanh nghiệp mà còn là nơi sản sinh ra những kế hoạch, chiến lược kinh doanh, định hướng phát triển của công ty trong tương lai gần và xa. Cho nên sẽ không ngoa nếu như nói operation là một bộ phận quan trọng nhất nhất của công ty. 

Operation bao gồm các công việc quản lý các hoạt động bên trong của doanh nghiệp của bạn để nó hoạt động hiệu quả nhất có thể. Cho dù bạn làm sản phẩm, bán sản phẩm hay kinh doanh dịch vụ, mọi chủ doanh nghiệp đều phải giám sát việc thiết kế và quản lý công việc hậu trường. Định nghĩa cụ thể về hoạt động sẽ phụ thuộc vào ngành của bạn và giai đoạn kinh doanh của bạn. Đôi khi, cải thiện hoạt động có nghĩa là suy nghĩ chiến lược về hệ thống và quy trình của bạn. Những lần khác, nó có nghĩa là một phần của công việc trên mặt đất để mang mọi khía cạnh của một dự án, từ nhỏ đến lớn, thành hiện thực.

Các công việc xung quanh operation là chìa khóa để điều hành một doanh nghiệp luôn luôn duy trì và ngày càng tốt hơn với những gì nó làm. Bằng cách xem xét cách thức hoạt động của doanh nghiệp và tự đặt câu hỏi cho các quy trình hiện có, bạn sẽ có thể xác định và tối ưu hóa các hoạt động có ý nghĩa gì đối với bạn và doanh nghiệp của bạn.

2. Operation trong các lĩnh vực doanh nghiệp 

2.1. Doanh nghiệp bán lẻ

Là chủ sở hữu của một doanh nghiệp bán lẻ, mục tiêu hàng ngày của bạn là dự trữ các mặt hàng mà khách hàng muốn với mức giá mà họ vui lòng trả. Đối với operation trong lĩnh vực này, điều đó có nghĩa là hoàn thiện hàng tồn kho của bạn. Hoạt động bán lẻ bao gồm các mối quan hệ là công ty bán, công ty phân phối, và khách hàng, cho nên công việc chính của bộ phận operation ở các công ty này đó là có thể cân bằng giữa các mối quan hệ đó để đẩy hàng hóa đi nhiều nhất có thể.

Trong đó hàng tồn kho có thể chính là nguồn lãi mà doanh nghiệp bạn được hưởng, và nó có thể ảnh hưởng xấu đến các hoạt động kinh doanh tiếp theo. Vậy nên với việc xử lý hàng tồn kho, các bạn hãy xem sổ sách kinh doanh được ghi chép lại từ các năm trước, bạn sẽ biết được những gì đang bán tốt, và những gì còn tồn lại? Bạn có thể thương lượng giá thấp hơn hoặc các điều khoản tốt hơn từ các nhà cung cấp của bạn để có thể kiếm lời hoặc ít nhất là hoàn vốn. 

2.2. Quy mô nhà hàng

Tương tự như doanh nghiệp bán lẽ thì operation của các nhà hàng hoặc doanh nghiệp kinh doanh thực phẩm cũng có nhiệm vụ chính về hàng tồn kho. Tuy nhiên, hoạt động này trong quy mô nhà hàng chí còn gặp nhiều vấn đề hơn vì sản phẩm của họ dễ hỏng. Tại một nhà hàng, operation không chỉ giải quyết để xử lý thực phẩm, mà còn phải mua, chuẩn bị, và các chi phí thực phẩm, đồ uống và lao động.

Bộ phận này cũng sẽ phải quan tâm đến dịch vụ khách hàng và trải nghiệm khách hàng tại nhà hàng để có được kết quả kinh doanh tốt nhất. Khi operation tìm cách hợp lý hóa hoạt động của mình, họ có thể tập trung vào việc ký hợp đồng với các nhà cung cấp quan trọng, cải thiện tổ chức tủ lạnh không cửa để tối ưu hóa độ tươi của thực phẩm hoặc đào tạo nhân viên để vượt quá mong đợi của khách hàng. Tuy nhiên hãy suy nghĩ xem ai sẽ chịu trách nhiệm lãnh đạo các khía cạnh khác nhau của operation, vì nó sẽ phụ thuộc vào từng người khác nhau. 

2.3. Công ty dịch vụ

Các công ty dịch vụ có thể chia bộ phận operation của họ thành hai nhóm chính: đó là những người phụ trách các hoạt động liên quan đến khách hàng và hoạt động liên quan đến kinh doanh. Công việc của operation trong công ty dịch vụ sẽ bắt đầu bằng cách suy nghĩ thông qua các tương tác khách hàng. Sau đó, bạn sẽ muốn xem xét các quy trình hiện tại của mình để giao tiếp, hợp tác và quản lý dự án ảnh hưởng đến các dịch vụ mà bạn cung cấp. Ví dụ: nếu các dự án của khách hàng liên tục xuất hiện trong ngân sách, một mối quan tâm lớn trong operation sẽ là các phương pháp được sử dụng để tính toán các ước tính của họ khi bắt đầu công việc.

Xem thêm: Quy trình kiểm kê hàng tồn kho

2.4. Công ty sản xuất

Khi các nền kinh tế đang công nghiệp hóa, các doanh nghiệp sáng tạo đã cố gắng thêm hiệu quả bất cứ nơi nào có thể. Điều đó đã khiến các doanh nhân như Eli Whitney đi tiên phong về phương pháp được gọi là lắp ráp dựa trên các bộ phận, để các miếng bông và các sản phẩm khác có thể đưa ra thị trường nhanh hơn, rẻ hơn và nhất quán. Từ ví dụ trên, bộ phận operation ngày này có thể không cần phải phát minh lại dây chuyền lắp ráp nếu doanh nghiệp sản xuất sản phẩm, nhưng nên xem kỹ cách mua, lưu trữ, sản xuất và vận chuyển hàng hóa của mình.

Bộ phận operation sẽ xem xét các phương pháp của bạn theo quan điểm thời gian: Có cách nào để hợp nhất các đơn đặt hàng lớn để bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách làm việc hàng loạt không? Có những nút thắt trong sản xuất của bạn có thể có giải pháp đơn giản? Giao thông vận tải của công ty có thể được cải thiện? Và đội ngũ operation có thể thương lượng tốt hơn với các nhà cung cấp của họ không?

2.5. Công ty kỹ thuật số

Phần lớn giá trị của một công ty kỹ thuật số nằm ở nhân sự của họ. Đối với họ, operation có liên quan nhiều đến việc tìm kiếm các cách tối ưu để tuyển dụng, đào tạo và tư vấn cho nhân viên. Các công cụ để giúp giữ chân nhân viên và sự hài lòng cũng được gói gọn trong việc này. Với các sản phẩm kỹ thuật số, sự hợp tác là chìa khóa. Hầu hết các trang web, ứng dụng hoặc công cụ đều có thể hoạt động bình thường mà không cần sự trợ giúp của nhiều nhóm.

Điều đó có nghĩa là các quy trình giám sát và cập nhật phần mềm khi cần thiết để hợp lý hóa sự hợp tác là một điều cần thiết đối với nhiệm vụ của bộ phận operation. Một vấn đề khác cần chú ý là thuê ngoài: nhân viên toàn thời gian của các công ty này nên dành thời gian cho việc gì, và loại nhiệm vụ nào là tốt nhất để lại cho các chuyên gia bên ngoài. Nhờ vậy mà chi phí nhân lực sẽ được tối ưu nhất, giúp tiết kiệm mà vẫn đạt hiệu quả cao về hoạt động kinh doanh. 

Tìm việc làm trưởng phòng kinh doanh

3. Đặc điểm của vị trí công việc operation 

3.1. Trách nhiệm của operation

Dù công việc cũng như nhiệm vụ cụ thể của bộ phận operation ở mỗi loại doanh nghiệp có sự khác nhau song chung quy lại trách nhiệm cuối cùng của bộ phận này sẽ gói gọn trong 4 việc sau. 

Thứ nhất, operation có trách nhiệm lên các kế hoạch kinh doanh, chiến lược kinh doanh trong thời hạn ngắn hoặc dài theo năm, quý, tháng cho doanh nghiệp. Những kế hoạch này là vô cùng quan trọng cho nên đây cũng là nhiệm vụ tiên quyết của bộ phận operation ở bất kỳ doanh nghiệp nào. Thứ hai, những người phụ trách về operation doanh nghiệp cũng sẽ phải chỉ đạo, điều hướng và kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện các kế hoạch để nêu ra. Từ đó họ có trách nhiệm đánh giá và quyết định thay đổi trong quá trình thực hiện kế hoạch khi kế hoạch đi sai hướng hoặc có dấu hiệu không khả quan. 

Thứ ba, đối với trách nhiệm hằng ngày, bộ phận operation sẽ phải nghiên cứu về phân khúc thị trường, khách hàng, đối thủ nhằm tìm ra các giải pháp mới để phát triển mạnh mẽ về thương hiệu và sản phẩm của công ty mình, khiến nhiều người biết đến nhiều hơn. Và nhiệm vụ cuối cùng cũng vô cùng thiết yếu với doanh nghiệp mà operation phải phụ trách đó là lên kế hoạch đào tạo hoặc bồi dưỡng nhân lực cho hoạt động kinh doanh, marketing của công ty. Họ sẽ phải đề xuất ý kiến, chương trình đào tạo lên trên lãnh đạo để phê duyệt và đi vào thực hiện. 

Xem thêm: Việc làm Marketing

3.2. Những điều cần thiết để thực hiện một kế hoạch operation 

Để thực hiện một kế hoạch operation khả quan, các bạn cần chuẩn bị 4 yếu tố sau. Đây là 4 yếu tố chính quyết định lên sự thành công của một kế hoạch, chiến lược mới. 

Thứ nhất đó chính là ý tưởng. Ý tưởng luôn là gốc rễ ban đầu để có thể bắt đầu chăm bẵm và vun trồng cho cây lớn lên và có thành quả. Vậy nên, bao giờ cũng vậy một kế hoạch không thể tự nhiên mà có, nó luôn xuất phát từ một ý tưởng, sáng kiến mới hay ho nào đó. Mặc dù ý tưởng kinh doanh hiện nay phần lớn đến từ sự học hỏi của những doanh nghiệp đã thành công trong thị trường tương tự. Song việc nhìn ra điểm phù hợp từ những “chiến tích” đó để áp dụng cho doanh nghiệp của mình cũng được coi là một sự logic sáng tạo của bộ phận operation. 

Sau khi đã có ý tưởng thì bộ phận này tiếp tục sẽ thực hiện việc nghiên cứu thị trường cũng như phân tích đối tượng khách hàng, nhu cầu, trải nghiệm người dùng để có thể phát triển thành chiến lược khả quan. Một kết quả nghiên cứu tỉ mỉ, chính xác sẽ là lý do khiến cho kế hoạch của bạn có tỉ lệ thành công cao hơn. Cùng với đó thì đây cũng là một loại năng lực đặc biệt của những người làm operation ở các lĩnh vực doanh nghiệp hiện nay. Yếu tố tri thức này là sự kết hợp từ tư duy sáng kiến lẫn kỹ năng chuyên môn cao về hoạt động kinh doanh, có thể kèm theo đó là kinh nghiệm. 

Thứ ba đó là năng lực tài chính. Bộ phận operation sẽ phải tính toán xem kinh phí cũng như chi phí để thực hiện kế hoạch, chiến lược kinh doanh đó là bao nhiêu. Từ đó dự trù ngân sách, xem xét có nằm trong khả năng xoay vốn của doanh nghiệp hay không. Nếu một kế hoạch thừa sức nằm trong năng lực tài chính đó thì hoàn toàn dễ dàng để thực hiện, tuy nhiên mặt khác nếu nó quá sức thì bộ phận operation và lãnh đạo công ty có thể suy nghĩ, nghiên cứu về việc vay vốn để thực hiện nó. 

Cuối cùng đó chính là năng lực nhân sự. Ở đây người lên kế hoạch hoạt động (operation) không phải là người trực tiếp làm mà thay vào đó là tìm những người có khả năng để đảm nhiệm từng khâu trong kế hoạch, chiến lược mới đó. Bộ phận này này cần phải xem xét số lượng nhân lực thực hiện có đủ, bên cạnh đó là khả năng chuyên môn của họ có thể làm hay không. Nếu không thì operation sẽ lại tìm kiếm ở những công ty agency hoặc chuyên gia bên ngoài để phụ trách công việc nhằm hướng đến kết quả tốt nhất. 

Trên đây là những chia sẻ hữu ích nhất về operation là gì. Hy vọng rằng chúng tôi đã cung cấp cho bạn những kiến thức cần thiết nhất về việc xây dựng các chiến lược, kế hoạch hoạt động kinh doanh. Cùng với đó, bài viết cũng giúp các bạn hiểu hơn về công việc cũng như trách nhiệm của bộ phận operation ngày này ở mỗi loại hình doanh nghiệp khác nhau.