Thông tin chi tiết cho bạn về quản lý kho bằng mã vạch

1. Giới thiệu chung về quản lý kho bằng mã vạch

Các đối tượng như hàng hóa, sản phẩm hiện nay được nhận dạng bằng hình thức nhận dạng khá phổ biến đó chính là mã vạch. Các đối tượng này sẽ được cấp mã vạch phân định. Mỗi đối tượng sẽ có một mã vạch riêng và dựa vào mã vạch đó có thể đọc được những thông tin về hàng hóa.

Tất cả các loại mặt hàng trong kho hiện nay hầu như đều được quản lý bằng mã vạch. Các đơn vị kinh doanh tận dụng tối đa khả năng mã hóa các con số và ký tự để lên hệ thống mã vạch quản lý hàng hóa.

Trước đây hàng hóa trong kho thường được quản lý bởi sổ sách, giấy bút. Việc quản lý bằng phương pháp thủ công này khiến người quản lý mất khá nhiều công sức và thời gian để kiểm soát hàng hóa. Nhiều khi còn xảy ra trường hợp người kiểm ghi không chính xác số lượng hàng hóa dẫn đến những sai sót trong quy trình quản lý hàng.

Tuy nhiên với việc sử dụng mã vạch thì việc quản lý hàng hóa trong kho đã trở nên đơn giản hơn nhiều. Mỗi sản phẩm đều có những con số và ký hiệu riêng nên hạn chế được rất nhiều tình trạng sai sót về mặt hàng.

Một điều quan trọng là quy trình quản lý lượng hàng bán ra, số lượng hàng nhập vào, xuất ra hay số lượng của hàng hóa vẫn còn tồn trong kho đều được quản lý nghiêm ngặt theo một hệ thống nhất định.

Đi kèm với đó khi bạn đọc một mã vạch bằng những phần mềm chuyên biệt bạn còn có thể thấy được những thông tin chi tiết về loại hàng hóa mà bạn đang xem. Như vậy mã vạch đã cho người dùng thấy sự cần thiết của mình trong công tác quản lý.

2. Những lợi ích mà quản lý bằng mã vạch đem lại

2.1. Đơn giản hóa quy trình quản lý

Mã của các sản phẩm được đặt riêng biệt khiến tốc độ của nghiệp vụ quản lý hàng hóa cũng được cải thiện đáng kể. Hệ thống mã vạch chính xác sẽ hỗ trợ tối đa cho người quản lý về các công tác nhập hàng, quản lý hàng mới hay ra những quyết định nhập hàng.

Việc quản lý bằng mã vạch tích hợp với những phần mềm quản lý bán hàng đã mang đến hiệu quả xử lý nhanh chóng. Các phần mềm với khả năng cập nhật nhanh chóng số lượng hàng hóa bán ra hay số lượng hàng hóa còn tồn đọng trong kho.

Nếu đem so sánh với phương pháp quản lý hàng hóa thủ công bằng sổ sách trước đây thì việc nhập các dữ liệu về hàng hóa nhanh hơn nhiều. Nhất là với những mặt hàng có kết cấu hàng hóa khá giống nhau thì người quản lý có thể nhanh chóng tìm đúng mặt hàng mình mong muốn.

Nhờ vào mã vạch mà hàng hóa có thể tránh được việc để trong kho thời gian quá lâu khiến hàng bị hết hạn hoặc gần đến ngày hết hạn và phải giảm giá gây ảnh hưởng đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời khi thực hiện các thao tác nhập liệu về thông tin hàng hóa các thông tin này được nhập nhanh chóng hơn.

2.2. Quản lý mang tính chính xác cao

Thông qua các con số, mã vạch trên hàng hóa việc quản lý từng mặt hàng trở nên chính xác hơn. Mỗi mặt hàng đều được ấn định những ký hiệu sản phẩm riêng nên người quản lý có thể tránh được sự nhầm lẫn về hàng hóa. Người quản lý sản phẩm có thể sử dụng chính mã vạch được in trên sản phẩm để quản lý hoặc sử dụng một mã khác nếu như cần thiết.

Áp dụng phương pháp quản lý truyền thống, tỷ lệ nhầm lẫn giữa các hàng hóa với nhau khá cao. Như vậy doanh nghiệp không những thất thoát một lượng hàng hóa mà còn có thể bị giảm uy tín về phía người tiêu dùng.

Mã vạch sẽ đưa tỷ lệ nhầm lẫn và thất thoát này giảm xuống mức thấp. Khi sử dụng các phần mềm quản lý kho bằng mã vạch miễn phí người dùng sẽ được quét mã bằng laser nên việc quét diễn ra rất nhanh và hầu như không có sự nhầm lẫn về sản phẩm.

2.3. Giảm thiểu chi phí và thời gian quản lý với mã vạch

Các thiết bị quét mã vạch rất dễ làm quen nên nên bạn có thể sử dụng thiết bị nhanh chóng với các thao tác đơn giản. Bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm dữ liệu bằng các mã vạch được in trên sản phẩm. Nếu như trên sản phẩm không in mã vạch thì bạn có thể tự in mã vạch bằng các phần mềm rồi dán lên sản phẩm.

Sử dụng mã vạch để quản lý không chỉ giúp bạn tiết được thời gian mà còn tiết kiệm được thêm chi phí quản lý. Thêm vào đó nếu như khâu quản lý hàng hóa xảy ra sai sót thì lượng hàng bị thiếu hụt khiến doanh nghiệp phải bù đắp thêm phần chi phí đó.

Mã vạch sẽ giúp bạn giải quyết triệt để vấn đề này từ đó làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Chi phí hoạt động của doanh nghiệp giảm xuống đồng nghĩa với việc giá thành sản phẩm được hạ. Như vậy tính cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường sẽ cao hơn.

3. Một vài phần mềm quản lý kho bằng mã vạch

3.1. Phần mềm quản lý mã vạch KiotViet

Đây là phần mềm quản lý kho bằng mã vạch miễn phí được nhiều người tin tưởng lựa chọn. KiotViet hỗ trợ người dùng in và tạo mã vạch hàng hóa mà đó các máy quét dễ dàng đọc các thông tin của hàng hóa nhanh chóng. Khi bạn cần nhập hàng hóa vào kho, hệ thống phần mềm sẽ quét mã vạch và tự động cập nhật các thông tin và hệ thống phần mềm. Đồng thời KiotViet sẽ tạo cho bạn một phiếu nhập kho với đầy đủ tên hàng hóa, mã hàng, số lượng nhập và thời gian nhập.

Tương tự như vậy khi bạn cần xuất kho hàng hóa thì sau quá trình quét sản phẩm, các báo cáo về việc xuất kho cũng được cập nhật trên hệ thống. Như vậy doanh nghiệp có thể giảm thiểu được những sai sót trong khâu kiểm kê, tránh tình trạng lượng hàng thực tế xuất kho và lượng hàng ghi trong sổ sách không giống nhau.

3.2. Ứng dụng phần mềm quản lý Sapo

Một vài doanh nghiệp khi quản lý sản phẩm trong cùng một lô thường đánh số theo thứ tự tăng dần. Hình thức quản lý này khiến lượng mã vạch đôi khi quá nhiều và doanh nghiệp không thể quản lý hết được. Nhận thấy vấn đề này phần mềm Sapo đã áp dụng tính năng quản lý tất cả hàng hóa trên cùng một lô sẽ có chung một mã sản phẩm.

Với những sản phẩm chưa có mã vạch, người dùng có thể tự tạo ra mã vạch trên phần mềm Sapo và in ra mã vạch để gắn lên sản phẩm. Sau đó nhân viên nhập kho sẽ dựa trên các thông tin mà mã vạch này cung cấp để tạo phiếu nhập kho trên phần mềm. Các thông số về sản phẩm khi được kết nối với máy tính người dùng có thể dễ dàng tải về bởi những thông số này đã có đầy đủ trên phần mềm Sapo rồi.

Tương tự như công tác nhập kho hàng hóa thì công tác xuất kho hệ thống sẽ ghi nhận các thông tin về ngày xuất kho, mã đơn hàng xuất, người xuất… Các nhân viên đọc mã vạch xuất kho của hàng hóa xuất ra và nhanh chóng ghi nhận tình hình. Điều này giúp cho các quyết định nên giảm thiểu lượng hàng tồn kho của bất kỳ loại hàng nào được đưa ra chính xác.

Sau khi có được lượng dữ liệu về các sản phẩm hàng hóa về số hàng thực tế trong kho thì người dùng sẽ có được những đánh giá chính xác về lượng hàng hóa. Các dữ liệu thực tế được đem so sánh với các dữ liệu được lưu trong máy tính để kiểm soát lượng hàng.

Quản lý kho bằng mã vạch tích hợp với các phần mềm quản lý kho đã cho thấy những tiện ích của chúng. Người quản lý giờ đây đã có thể kiểm soát lượng hàng trong kho tốt hơn rất nhiều. Chúc bạn và doanh nghiệp của mình có được một quy trình quản lý kho thật hiệu quả nhé.