Nắm bắt quy trình quản lý kho chi tiết nhất cho doanh nghiệp

Để có thể nhập hàng hóa ra sao? Việc xuất hàng hóa sẽ cần tuân thủ gì? Ai sẽ là người phụ trách công đoạn quản lý kho đó?...Tất cả sẽ phụ thuộc rất nhiều vào việc bạn thiết kế được một quy trình quản lý kho tốt cùng sự chuyên nghiệp, tác động giảm bớt về các hạn chế cho sự thất thoát, chậm trễ về tiến độ. Đôi khi còn giúp các khâu sản xuất và lưu trữ trở nên dễ dàng hơn gia tăng tối đa cho hiệu quả đạt được của doanh nghiệp. 

1. Phân loại về hình thức quy trình quản lý kho

Theo thực tế chúng ta có thể chia hoạt động của một kho hành theo 3 hình thức cơ bản nhất gồm: 

+ Quản lý cho mã hàng: Việc tạo mới mã, thay đổi hoặc lựa chọn hủy bỏ về các mã hàng không cần thiết. 

+ Quản lý nhập kho: Đó là cách mà nhập hàng hóa  qua mua hàng hoặc trực tiếp nhận hàng hóa. 

+ Quản lý về xuất kho: Công đoạn cho việc xuất kho bán hàng, tiến hành việc sản xuất cùng như lắp ráp hay chuyển kho trong cùng hệ thống. 

Mỗi một hình thức tương ứng sẽ có sự tương đương về các bước cụ thể và nhiệm vụ rõ ràng để thực hiện hoàn tất. Vì vậy để có được kết quả tốt nhất thì người đảm nhận nhiệm vụ ngoài việc nắm chắc kiến thức chuyên môn sẽ cần tìm hiểu thêm nhiều hơn về các bước. Điều này sẽ được chia sẻ trong phần tiếp theo một cách chi tiết do đó bạn đọc cùng chú ý nhé.

2. Các quy trình quản lý kho bạn cần biết cho doanh nghiệp 

2.1. Các bước quy trình quản lý mã hàng 

Bước 1: Bộ phận hay người phụ trách về mã hàng sẽ tiếp nhận yêu cầu được gửi cụ thể từ phòng kế hoạch, cấp trên quản lý về việc thêm mới, tiến hành việc thay đổi hoặc xóa bỏ về mã hàng. 

Bước 2: Có sự căn cứ về thông tin được yêu cầu đó để bắt đầu việc kiểm tra sự tồn tại để có thể đối chiếu. 

Bước 3: Sau đó là việc thực hiện các cập nhật thông tin

+ Yêu cầu cho việc cấp mã mới: Việc áp dụng cho các sản phẩm mới nhập, chưa có thông tin và tồn tại trong kho hàng trước đó. Người phụ trách sẽ thực hiện dựa trên tính chất hàng hóa, chủng loại để sắp xếp các mã hàng theo quy tắc và cập nhật theo hệ thống. 

+ Yêu cầu về việc thay đổi hoặc xóa: Người chịu trách nhiệm sẽ cần xem xét về các thông tin được chuyển tới, đánh giá về mức độ cần thiết cùng sự ưu tiên thay đổi. Tất nhiên nếu hợp lý thì có thể tiến hành thực hiện các yêu cầu đó ngay lập tức theo các mã mới, nếu không phù hợp thì có thể từ chối và đưa ra lý do để gửi lại phản bác yêu cầu. 

Bước 4: Khi có sự thay đổi bạn cần thông báo lại cho chính các bộ phận liên quan tới quy trình để tạo nên sự thống nhất. Cũng như cạnh đó giúp tạo thuận lợi cho việc lưu kho hàng hóa trong giai đoạn về sau. 

Tìm việc làm thủ kho công trình

2.2. Quy trình cho việc quản lý hoạt động nhập kho 

2.2.1. Các bước nhập kho nguyên vật liệu 

Bước 1: Thông báo về kế hoạch nhập 

Sự đề xuất có thể bắt đầu từ bộ phận kinh doanh, thủ kho hay bất kỳ bộ pphajan nào kho cần tới yêu cầu về việc nhập nguyên vật liệu phục vụ cho doanh nghiệp tròn các hoạt động. Thông báo cho các bộ phận liên quan như bảo vệ, kế toán kho hay phòng kế hoạch vật tư,...để có thể đưa ra việc bố trí nhân sự và cập nhật được thông tin nhanh nhất. 

Bước 2: Kiểm tra, đối chiếu nguyên vật liệu

Công việc này thủ kho sẽ là người căn cứ vào đơn đặt hàng cũng như phiếu đề nghị để có thể đối chiếu về số lượng của nguyên vật liệu nhập vào và đồng thời cũng cần kiểm tra về chất lượng. Hơn nữa bạn cũng cần nhận từ nhà cung cấp về hóa đơn hay là phiếu giao nhận của chính mặt hàng. 

Bên cạnh đó khi môi trường có thêm bộ phận về quản lý chất lượng thì cán bộ sẽ cần chịu trách nhiệm về kiểm tra lại nguyên vật liệu đó một lần nữa có sự chắc chắn hơn về đầu vào. Sau đó chỉ cần theo đúng tiến trình phát phiếu cho việc kiểm tra và thử nghiệm cùng việc xác nhận đóng dấu xác thực. 

Bước 3: Tiến hành việc lập phiếu

Khi việc kiểm kê nguyên vật liệu trước đó được hoàn tất và không có sự cố nào xảy ra, sai lệch thì toàn bộ thông tin sẽ được chuyển tới bộ phận kế toán cùng thực hiện đối chiếu lại một lần nữa. Sau đó mới có thể lập về giao dịch mua bán và hoàn tất việc nin phiếu, việc tạo phiếu này cũng sẽ tùy thuộc vào một số môi trường. 

Bước 4: Hoàn thành công đoạn nhập

Đối với bước này là sự tổng hợp và tiến hành cho việc nhập nguyên vật liệu vào kho đi kèm với sự sắp xếp phue hợp và ghi nhận được thông tin cho vào thẻ kho. Tất cả các thông tin của hàng hóa sẽ cần có sự cập nhật mới vào hệ thống theo phần mềm để có thể phổ biến cho toàn bộ các bộ phận cũng như đáp ứng đủ về yêu cầu. 

2.2.2. Các bước về việc nhập hàng hóa thành phẩm 

Bước 1: Nhận các yêu cầu theo nhu cầu cầu mong muốn từ các bộ phận tròn doanh nghiệp. 

Bước 2: Thủ kho sẽ là người thực hiện về việc kiểm tra hàng hóa về cả khối lượng và chất lượng, Cùng đó thực hiện công việc ký vào phiếu để giao nhận sản phẩm. 

Bước 3: Tiếp theo kế toán kho hoặc thủ kho sẽ bắt đầu công việc lập phiếu và ký nhận cho hàng hóa kho thành phẩm. 

Bước 4: Đảm nhận việc nhập hàng hóa và tiến hàng việc cập nhật thông tin vào thẻ kho hay chính là nhập thông tin vào phần mềm quản lý do mà doanh nghiệp sử dụng. 

2.3. Quy trình quản lý kho về hoạt động xuất

2.3.1. Các bước xuất kho hàng hóa để bán 

Bước 1: Thực hiện việc gửi yêu cầu xuất hàng sẽ do bộ phận kinh doanh hoặc đơn vị liên quan chịu trách nhiệm trực tiếp gửi lệnh hàng hóa cho kế toán. Tất nhiên sẽ cần gửi kèm theo đơn hàng. 

Bước 2: Rà soát, kiểm tra tồn kho nhiệm vụ của kế toán cần thực thi. Để thấy được thiếu hàng gì và có thể thông báo một cách kịp thời cho các bộ phận đề xuất.

Bước 3: Lập phiếu và hóa đơn xuất kho 

Kế toán sẽ là người căn cứ theo nghiệp vụ và thông tin trên đơn hàng để lập về các phiếu xuất kho bán hàng và chuyển cho thủ kho để xuất theo đúng yêu cầu được ghi. Phiếu xuất được lập cũng tùy theo cơ cấu của doanh nghiệp mà có thể tận dụng việc in nhiều lần hoặc một lần nhưng cũng cần đảm bảo về 3 bên tiếp nhận. 

Bước 4: Thực hiện việc xuất kho 

Qua thông tin được in trên phiếu xuất bộ phận chịu trách nhiệm kho sẽ cần dọn hàng theo yêu cầu sao đó xác nhận chữ ký ba bên từ kế toán, thủ kho và người nhận hàng. 

Bước 5: Update tin tức 

Công đoạn cho việc ghi lại thẻ khi thì cũng cần cập nhật lại về nhật ký khi hàng cùng số lượng tồn kho còn lại cho các mặt hàng. Từ đó có thể phối hợp hai bên và nhận được số liệu chính xác nhất và thống nhất khi báo cáo bàn giao hoàng thành nhiệm vụ. 

2.3.2. Các bước quy trình xuất kho sản xuất 

Bước 1: Khi các bộ phận doanh nghiệp có nhu cầu về việc xuất kho sản xuất sẽ cần gửi phiếu đề nghị cho việc xuất nguyên liệu  cũng như công cụ trực tiếp tới giám đốc hoặc bộ phận phòng kế hoạch. 

Bước 2: Sau đó chờ đợi sự phê duyệt từ người có thẩm quyền cho đề nghị về xuất hàng hóa. 

Bước 3: Bộ phận kế toán sẽ tiếp nhận về phiếu đề nghị để có thể tiến hành việc kiểm tra hàng hóa tồn hay thiếu để thông báo điều chỉnh lại cho phù hợp. Còn về số lượng đủ sẽ thực hiện in phiếu xuất giúp hoạt động sản xuất không có sự gián đoạn. 

Bước 4: Sau đó sẽ là vai trò của thủ kho cho việc xuất và nhập hàng hóa cùng việc ký giấy xác nhận theo đúng yêu cầu. 

Bước 5: Các bên sẽ hoàn thành việc cập nhật thẻ kho và số liệu theo hệ thống. 

2.3.3. Các bước xuất kho để lắp ráp

Bước 1: Quy trình này sẽ thường áp dụng đối với doanh nghiệp khép kín cùng các bộ phận theo nhu cầu lắp ráp từ bộ phận. 

Bước 2: Sau đó sẽ cần có sự xem xét và tiếp nhận sự ủy quyền để được thực hiện từ cấp trên về kế hoạch. 

Bước 3: Phòng kế toán nhận thông báo về việc lắp ráp để tiến hành xuất phiếu chuyển cho bộ phận kho. 

Bước 4: Bộ phận kho sẽ là nơi tiến hành xuất và kiểm tra về các nguyên vật liệu theo như yêu cầu. 

Bước 5: Tiếp đó sẽ là bộ phận kỹ thuật tiếp nhận về các mặt hàng và đảm nhận nhiệm vụ lắp ráp sản phẩm. 

Bước 6: Khi hoàn tất thì bộ phận về kế toán và kho sẽ cần cập nhật về thông tin và điều chuyển về quy trình nhập kho thành phẩm. 

2.3.4. Quy trình cho việc chuyển xuất hàng hóa kho

Bước 1: Quy trình này sẽ được tiếp nhận theo sự phù hợp của yêu cầu cùng đó đưa rõ ra mục đích. 

Bước 2: Sau đó sẽ cần có sự xem xét và tiếp nhận sự ủy quyền để được thực hiện từ cấp trên về kế hoạch có được chấp thuận hay không chấp thuận.

Bước 3: Phòng kế toán nhận thông báo về việc xuất chuyển kho để tiến hành xuất phiếu chuyển cho bộ phận kho. 

Bước 4: Bộ phận kho sẽ là nơi tiến hành xuất và kiểm tra về các nguyên vật liệu theo như yêu cầu. 

Bước 5: Khi hoàn tất thì bộ phận về kế toán và kho sẽ cần cập nhật về thông tin và điều chuyển về quy trình nhập kho thành phẩm. 

Tìm việc làm nhân viên kho nữ

3. Một vài lưu ý về quy trình quản lý kho 

+ Quy trình quản lý kho hàng được nêu sẽ cần có mẫu tiêu chuẩn để tham khảo đặc biệt khi cấu trúc của mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau nên quy trình áp dụng cũng sẽ khác nhau. 

+ Tùy theo vấn đề được yêu cầu cần thực hiện mà mỗi quy trình sẽ có các bước để thực hiện chi tiết. 

+ Các doanh nghiệp nhỏ thì công việc của thủ kho và kế toán sẽ được kết hợp và chịu trách nhiệm bởi thủ kho giàu kinh nghiệm. Đối với các công ty lớn thì bộ phận được phân tách và chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ cụ thể. 

…

Mong rằng thông qua bài viết cung cấp thông tin về quy trình quản lý kho bởi work247.vn sẽ giúp bạn tối ưu được cách quản lý và đem lại hiệu quả cho hoạt động kinh doanh.