Hướng dẫn xây dựng hệ thống quản lý kho một cách đầy đủ chi tiết

1. Hiểu như thế nào về hệ thống quản lý kho và cách xây dựng?

1.1. Hệ thống quản lý kho được hiểu như thế nào?

Hệ thống quản lý kho được hiểu là một hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi mức tồn kho, đơn đặt hàng có trong kho được xác định bắt đầu từ những thời điểm về nguyên vật liệu nhập vào trong kho cho đến thời điểm thành phẩm được xuất ra kho thành hàng hóa.

Theo đó thì công việc này cần đòi hỏi theo dõi chặt chẽ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như sẽ dự đoán được về tình hình biến động của hàng hóa trên thị trường, giảm bớt rủi ro về hàng tồn kho.

1.2. Quy trình xây dựng hệ thống quản lý kho

1.2.1. Quy trình nhập kho trong xây dựng hệ thống quản lý kho

Thiết lập cũng như quản lý về danh mục hàng hóa, vật tư có trên hệ thống.

Hệ thống được tự động tạo mã QR code hay Barcode theo mỗi đơn vị hàng hóa.

Cùng chuẩn bị tem theo như kế hoạch nhập hàng.

In tem và dán tem lên trên thùng hay Pallet sản phẩm.

Sử dụng máy Handy Terminal Scan tem hàng hóa, dữ liệu được tự động cập nhật trên mặt hệ thống.

Hệ thống tự động phân bổ về hàng hóa vào các vị trí có trong kho theo nguyên tắc đã được quy trước.

1.2.2. Quy trình xuất kho trong kho xây dựng hệ thống quản lý kho

Thiết lập về lệnh giao hàng và chỉ thị xuất hàng.

Sử dụng máy Handy Terminal  Scan tem QR code hay Barcode có trên chỉ thị xuất hàng.

Tiến hành scan tem hàng hóa kèm thông tin xuất hàng sẽ hiển thị ngay lập tức trên phần mềm.

1.2.3. Quy trình về kiểm kê kho

Quét theo mã QR code hay Barcode để kiểm kê hàng hóa, hệ thống sẽ ghi nhận theo số liệu trong mỗi lần kiểm tra xác định lượng hàng tồn kho.

​2. Nhiệm vụ khi xây dựng hệ thống quản lý kho

Nhiệm vụ chính của hệ thống quản lý kho là giám sát sát sao hàng hóa có trong kho theo  thời gian thực tế cùng độ chính xác tuyệt đối, mục tiêu bảo đảm hàng trong kho luôn sẵn có những yêu cầu. Trong khi đó thì dư thừa hàng hóa dẫn đến việc sử dụng vốn không được hiệu quả.

Theo đó hệ thống quản lý hàng hóa trong khoa cần đảm bảo:

Quản lý hàng hóa theo vị trí, thùng, bao gói hay pallet.

Quản lý hàng hóa theo các vật tư, HSD, tuổi hàng tồn kho.

Quản lý định mức về hàng tồn kho, xác định mức tồn kho tối đa hay tối thiểu đối với từng mặt hàng.

Quản lý danh mục hàng hóa và vật tư từ khi nhập đến xuất kho.

Truy xuất đối với nguồn gốc sản phẩm.

3. Mẹo xây dựng hệ thống quản lý hàng tồn kho một cách thông minh

Người đảm nhiệm sử dụng  QR code/Barcode mục tiêu xây dựng hệ thống quản lý hàng hóa là chọn lựa được nhiều khách hàng tin dùng.  QR code/Barcode được coi là mã công nghệ có khả năng thể hiện về thông tin sản phẩm dưới dạng đăng ký tư. Từ đó có thể được đọc từ các thiết bị quét quang học, kể đến một số như máy Handy Terminal, máy cầm tay, có khả năng về đọc mật độ cao trong một không gian hẹp. Bên cạnh đó giống như quét ảnh linh hoạt khi chất lượng mã vạch kém đi.

Bên trong mã QR hay Barcode in trên bề mặt hàng hóa sẽ được chứa  theo những thông tin liên quan đến các thông tin liên hệ, tin nhắn hay thông tin theo nhu cầu của doanh nghiệp. Ngoài ra tích hợp QR hay Barcode chính là một xu hướng số hóa hoạt động kho vận của cơ quan, tổ chức.

Bạn có thể tham khảo thêm và sử dụng phần mềm quản lý kho vận của chúng tôi. Dù cho vừa mới xây dựng thì phần mềm này cũng có đầy đủ tính năng quản lý kho hỗ trợ trong việc quản lý dễ dàng đơn giản hơn. Từ tính năng làm báo cáo, kiểm soát đơn hàng cho đến việc quản lý hàng hóa trong kho đều trở nên rất thuận tiện với phần mềm của chúng tôi.

Phần mềm quản lý kho chính là một ứng dụng tích hợp những chức năng quản trị kho hàng đúng như tên gọi của nó. Phần mềm quản lý kho sẽ hỗ trợ nhà quản trị theo dõi quá trình tại kho thông qua những thiết bị thông minh. Ngoài ra nhân viên kho khi sử dụng phần mềm sẽ giảm đi những công đoạn như tính toán hay kiểm kê,..

Phần mềm này tiên tiến và áp dụng công nghệ hiện đại cho phép sử dụng phần mềm từ xa. Nhà quản trị giám sát về tình hình tại kho bằng phần mềm chỉ với một thiết bị di động có kết nối mạng internet. Phần mềm quản lý theo thời gian thực cho nên nhà quản trị đơn giản, dễ dàng ra một quyết định phù hợp với tình hình kho.

4. Hiệu quả khi triển khai xây dựng hệ thống quản lý kho hàng hóa với công nghệ mới

Sau đây là một số hiệu quả khi xây dựng hệ thống quản lý kho khi doanh nghiệp sử dụng mã QR cũng như mã vạch thông minh trong quản lý hàng hóa:

Giảm chi phí hàng hóa dựa vào khả năng hiển thị hàng hóa theo thời gian thực tế cùng độ chính xác trong việc quản lý.

Mọi hoạt động về nhập hay xuất khẩu kê kho được thay thế qua máy móc, hỗ trợ tiết kiệm nhân lực và tính chính xác trong quản lý.

Cho phép nhà quản lý có thể nắm rõ thông tin về hàng hóa bằng phần mềm.

Tiết kiệm thêm thời gian trong việc quản trị doanh nghiệp, cho phép người đó quản lý nhiều vị trí kho, giúp xác định vị trí của mỗi sản phẩm trong kho, tiết kiệm trong thời gian lấy đi hàng hóa.

Kiểm soát kho một cách chính xác tránh việc thất thoát hay gian lận hàng hóa. Giảm thêm chi phí hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp tăng thêm hiệu quả vốn lưu động.

Giảm thêm áp lực lên đội ngũ nhân sự phụ trách ho kèm theo đó hạn chế tối đa những sai sót đáng tiếc trong việc quản lý kho.

5. Lý do vì sao cần phải quản lý kho hàng

Việc quản lý kho hàng đóng một vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp, là một phần không thể bỏ qua để bảo đảm những nghiệp vụ quản lý hoạt động kinh doanh khác. Quy trình quản lý kho hàng mang lại rất nhiều lợi ích cho cơ quan, doanh nghiệp:

Hỗ trợ những hoạt động vận hành khác trong cơ quan, doanh nghiệp được trơn tru chuyên nghiệp. Tăng thêm hiệu quả ở sử dụng vốn lưu động. Nhanh chóng phát hiện thêm những nguy cơ tồn đọng hàng ở một số mặt hàng còn kém. Kiểm soát chặt chẽ số lượng hàng hóa, tránh mất mát thất thoát, hết hàng hay quá hạn của lô hàng.

Để xây dựng hệ thống quản lý kho hàng hiệu quả nhất, hầu như doanh nghiệp hiện nay đều chọn lựa giải pháp phần mềm. Trong số đó, phân hệ quản lý kho cung cấp trọn vẹn những tính năng cần thiết cho hoạt động kho. Từ những việc nhập liệu, quản lý sản phẩm qua mã vạch, barcode,..cho đến quản lý vị trí lưu kho, thời gian giờ nhập và hạn dùng lô hàng. Mọi khi dữ liệu đều có được thu thập từ thống kê trên phần mềm, quản lý hoạt động cho cơ quan, doanh nghiệp sẽ đơn giản và hiệu quả thêm.

Trên đây là nội dung của work247.vn tìm hiểu và chia sẻ cho quý vị và bạn đọc một cách chi tiết về cách xây dựng hệ thống quản lý kho cũng như nhiệm vụ của nó. Nếu như còn thắc mắc nào hãy để lại bình luận phía dưới của chúng tôi, bạn sẽ được giải đáp ngay.