Cách học excel nhanh nhất cho người mới bắt đầu không thể bỏ qua

Tác giả: Lê Minh Phượng

Ngày đăng: 09-04-2024

Excel là một trong những kỹ năng tin học quan trọng không thể nào thiếu trong học tập và làm việc. Chính vì thế mà để có thể học được excel cơ bản thì mỗi chúng ta cần phải nắm chắc bản chất, ghi nhớ các công cụ có thể hỗ trợ hiệu quả trên excel để có thể tính toán, xử lý những só liệu trên một cách hiệu quả, đơn giản nhất. Vậy thì các cách học excel nhanh nhất sẽ là nội dung mà nhất định chúng ta sẽ phải tìm hiểu.

Việc làm kế toán - kiểm toán

Chia sẻ tin với bạn bè

Ngay sau đây sẽ là 5 cách học excel đơn giản nhưng lại vô cùng hiệu quả dành cho bạn – những người mới học excel và thậm chí là cả người đã thông thạo với excel đôi khi cũng chưa nắm chắc được các phương pháp mà tôi sẽ bật mí dưới đây.

1. Rèn luyện tính kiên trì – cách học excel nhanh nhất

Sự kiên trì không chỉ là yêu cầu cần thiết khi chúng ta làm bất kể công việc gì hay hướng tới mục tiêu quan trọng nào đó trong kế hoạch mà ngay cả trong việc học excel, các bạn cũng cần phải kiên trì rất nhiều. Để học tốt excel bạn hãy hình dung sự kiên trì mình cần có tương đương với chuyện chúng ta phải giải quyết một bài toán khó vậy, bởi lẽ excel có quá trình hàm, quá nhiều công thức cần phải nắm. Vậy nên ngoài một bộ óc giàu tư duy và khả năng ghi nhớ tốt thì chắc chắn bạn không thể thiếu đi sự kiên trì mà hơn nữa lại là kiên trì ở mức độ cao.

2. Học thuộc công thức của các hàm trong excel – phương pháp hay dành cho người chăm chỉ

Cũng giống như một bài toán khó, hàm trong excel là yếu tố khiến nhiều người “ngại” học excel nhiều nhất. Nhưng nếu như không vượt qua nỗi e ngại đó thì bạn không thể bắt đầu học excel. Điều này cũng giống với việc khi bạn được giao một nhiệm vụ mới mẻ nào đó khá quan trọng ngay khi bạn vừa bước chân vào công ty đó, còn mang cái mác nhân viên mới vậy. Tôi dám chắc rằng chưa biết bạn sẽ hoàn thành nhiệm vụ đó như thế nào nhưng chắc chắn bạn sẽ cảm thấy rất e ngại để bắt tay vào công việc. Nhưng nếu chẳng vượt qua được tâm lý đó thì bạn mãi mãi không làm tốt được và càng không chứng minh cho sếp thấy rằng bạn là người có năng lực như thế nào.

Vậy cho nên nếu muốn học tốt excel, đừng ngại “chạm mặt” với các hàm. Bí quyết tốt nhất giúp bạn xóa bỏ đi nỗi lo lắng ban đầu này đó chính là tìm hiểu thật kỹ về hàm trong excel nhé. Khi đã có sự hiểu biết nhất định, bạn cũng sẽ tự tin hơn để bắt đầu học excel hiệu quả.

Tiếp theo hãy tự hỏi mình xem chúng ta nên học thuộc điều gì ở các hàm excel? Đừng lo, chuyên gia tại work247.vn mách bạn rằng hãy học cú pháp của các hàm trước nhé, sau đó thì ghi nhớ các chức năng của hàm. Bạn cần hiểu được rằng hàm đó sẽ được dùng như thế nào để vận dụng các hàm cho phù hợp giải quyết từng bài toán.

Việc làm tài chính

3. Thực hành làm thật nhiều bài toán excel sẽ giúp bạn học excel nhanh chóng

Một khi bạn đã ngại trong việc học và ghi nhớ các hàm thì chắc chắn việc làm bài tập excel trong suy nghĩ của bạn cũng sẽ trở thành một “mớ bòng bong”. Nhưng bạn có biết các bài tập excel chính là cách tốt nhất, nhanh nhất để bạn ghi nhớ các hàm hiệu quả hay không.Mọi lý thuyết đều là màu xám, chỉ có cây đời mãi mãi xanh tươi là như vậy. Chỉ khi nào bạn đưa những điều học được, cần phải ghi nhớ về excel vào thực hành thực tiễn thì mới có thể nhanh chóng đạt được điều mong muốn – ghi nhớ được các hàm trong excel.

Tôi khuyên rằng, bạn nên làm ít nhất 5 bài tập excel mỗi ngày và duy trì việc đó thường xuyên. Ngay cả khi có những dạng đã quá quen thuộc thì việc làm đi làm lại vẫn là cần thiết. Việc này cần duy trì trong thời gian dài dù cho bạn đã chắc chắn rằng mình ghi nhớ được các hàm thông qua bài tập rồi nhé.

Về bí quyết giúp bạn lựa chọn bài tập hiệu quả thì tốt hơn hết, chúng ta hãy bắt đầu thực hành làm bài từ những dạng dễ nhất, có bài giải về hàm đơn giản nhất và dễ nhớ nhất. Các dạng bài tập này hầu hết sẽ giúp bạn vận dụng và ghi nhớ các hàm đơn giản để dần dần nâng lên các mức khó hơn. Sự tiếp nhận từ từ này là một cách học excel hiệu quả nhất.

Việc làm kế toán tại Hà Nội

4. Vận dụng phương pháp phân tích bài toán excel

Có hai trường hợp mà rất nhiều người khi học excel đã gặp phải đó là:

Khi chúng ta học excel đầu tiên, chúng ta sẽ học các hàm rất kỹ lưỡng và chi tiết nhưng không biết áp dụng chúng vào trong việc giải quyết các bài toán excel.

- Thứ hai, khi chúng ta hiểu được bài toán nhưng lại không thuộc hàm excel.

Hai trường hợp này đối ngược nhau nhưng chúng ta lại đề cao việc học thuộc các hàm excel hơn hết và khẳng định rằng, việc học thuộc này rất quan trọng để cho tất cả chúng ta học excel hiệu quả. Ngoài ra, cách học excel nhanh nhất còn đòi hỏi bạn phải có quá trình phân tích bài toán excel tốt, muốn vậy, đọc kỹ và chú trọng đến các từ then chốt là điều cần thiết.

Vậy làm thế nào để tìm ra từ then chốt hay còn gọi là key trong bài toán excel cần giải? Thực chất bạn đừng hiểu vấn đề một cách phức tạp, các từ then chốt ở đây chính là những từ có giá trị vẽ ra con đường để bạn giải bài toán nhanh chóng và hiệu quả, chẳng hạn như khi bạn thấy xuất hiện các từhoặc, và, nếu thì, tham chiếu,… Chúng sẽ tương ứng với các hàm như OR, AND, If, Hlookup,…

Việc làm kế toán tại Hồ Chí Minh

5. Nhận ra lỗi khi làm sai

Một cách học excel nhanh nhất đó chính là biết nhìn ra lỗi khi sai trong quá trình. Lỗi chính là yếu tố vô cùng quan trọng mà những người học excel cần phải học thuộc. Trong quá trình giải bài toán excel có những lỗi cơ bản đôi khi do sai sót ở khâu nào đó mà chúng ta sẽ bị mắc phải. Điều đó không quan trọng, quan trọng nhất là chúng ta có đủ nhận thức để nhìn nhận ra những lỗi đó hay không mà thôi.

Trong trường hợp mà bạn gặp phải các lỗi mà không hiểu được những lỗi đó là gì thì chắc chắn rồi, bạn chẳng bao giờ có thể khắc phục được cái sai do chính mình tạo ra. Khi làm bài toán excel, các lỗi cơ bản sẽ hiển thị mà chúng ta vẫn thường thấy đó chính là #NUMI, #NA, ###,…

Điều này cho thấy bạn sẽ phải học thuộc các lỗi để biết cách khắc phục chúng hiệu quả nhé. Về nội dung các lỗi được lý giải từ các ký hiệu sẽ được trình bày ngay sau đây:

- Với lỗi #DIV/0! có nghĩa là ở trong công thức của bạn có chứa phép tính chia cho số 0 (zero) hoặc là chia ô rỗng.

- Lỗi #NAME? báo cho bạn biết rằng bạn đã đánh sai tên hàm hoặc là tham chi u, đánh thi u dấu nháy.

- Ký hiệu #N/A nói tằng công thức tham chiếu tới ô mà dùng hàm NA với mục đích kiểm tra sự tồn tại của dữ liệu có hay không hoặc là các hàm không có kết quả.

- #NULL! là hàm sử dụng nguồn dữ liệu giao nhau ở 2 vùng, trong đó 2 vùng này sẽ không có phần chung cho nên phần giao rỗng.

- #NUM! là lời thông báo rằng bài toán của bạn đang có vấn đề với các giá trị, chẳng hạn như sử dụng nhầm số âm trong quá trình giải toán trong khi đúng ra sẽ là phải sử dụng số dương chẳng hạn, khi đó sẽ báo lỗi #NUMI.

- Lỗi #REF! nghĩa là tham chiếu đã bị lỗi, thường thì lý do là bởi vì ô tham chiếu ở trong hàm đã bị xóa.

- Lỗi VALUE! Cho biết công thức tính toán đang chứa những kiểu dữ liệu không đúng.

Những lỗi cơ bản trong excel chỉ có vậy nên có lẽ việc học thuộc chúng cũng không quá khó đúng không nào. Điều quan trọng nhất là bạn có nhận diện được chúng kịp thời để không gây ảnh hưởng đến quá trình giải bài toán excel của bạn hay không mà thôi. Nhiều người mới học excel khi thực hiện thao tác các hàm không chính xác chắc chắn sẽ rất hoang mang, không biết giải quyết như thế nào đúng không. Vậy thì bạn mới cần phải nắm chắn chắn 4 phương pháp ở trên để đến phương pháp thứ 5 có thể giải quyết một cách đơn giản. Khi đã có 5 phương pháp này trong tay không lo gì không trở thành một “chuyên gia” về excel đúng không nào.

Việc làm hành chính văn phòng

6. Những hàm cơ bản cần ghi nhớ trong excel

6.1. Hàm toán học trong excel

6.1.1. Hàm EXP – Tính lũy thừa của cơ số e (số e = 2.718281828459)

Cú pháp thực hiện: EXP(number) number

Giải nghĩa: number ở đây biểu thị số mũ của cơ số e

6.1.2. Hàm ABS – Lấy giá trị tuyệt đối của số nào đó

Cú pháp thực hiện: ABS(number) number

Giải nghĩa: number chính là số mà các bạn muốn lấy giá trị tuyệt đối

6.1.3. Hàm ROUND – Làm tròn số nào đó ở trong bài toán excel

Cú pháp thực hiện: ROUND(number, num_digits) number

Giải nghĩa: number là số muốn được làm tròn

num_digits là số ký số muốn làm tròn

6.1.4. Hàm INT – Làm tròn số xuống số nguyên gần nhất

Cú pháp thực hiện: INT(number)

Hàm INT này thường được sử dụng nhiều vì tính chất lợi ích của nó mang lại cho người dùng rất lớn.

6.1.5. Hàm SUM

Sum cũng là một hàm quen thuộc được sử dụng nhiều trong việc tính tổng các dãy số. Để sử dụng hàm SUM bạn thực hiện cú pháp sau: SUM(number)

6.2. Hàm ngày tháng

6.2.1. Hàm DATE

- Giá trị biểu hiện: trả về giá trị ngày tháng đầy đủ

- Cú pháp thực hiện: DATE(year,month,day)

- Ví dụ: DATE(2024,3,15) trả về ngày 15 tháng 3 năm 2024

6.2.2. Hàm DAY

- Giá trị biểu hiện: trả về giá trị ngày

- Cú pháp thực hiện: DAY(serial_number)

- Các hàm MONTH và hàm YEAR cũng thực hiện với cú pháp tương tự như hàm DAY nhé.

6.2.3. Hàm TODAY

- Giá trị biểu hiện: trả về giá trị ngày hiện tại đang thực hiện theo hệ thống.

- Cú pháp thực hiện: TODAY()

Ngoài ra còn rất nhiều nhóm hàm mang tính chất chuyên ngành mà nếu bạn thuộc chuyên ngành đó sẽ phải nắm kỹ hơn như hàm logic (AND, ORD, IF,…) phục vụ trong toán học, hàm thống kê (MIN, MAX, COUNT, AVERAGE, SUMIF, SUM,…) phục vụ cho việc làm kế toán.

Việc làm tài chính tại Hà Nội

Nói chung với mức độ quan trọng của việc ứng dụng excel vào trong cuộc sống, nhất là đối với công việc thì chúng ta sẽ cần phải nắm chắc cách học excel nhanh nhất. Đó là đòi hỏi thiết yếu của công việc vì bạn cần điều đó để thực làm tốt nhiệm vụ của mình.