Cách tạo file excel quản lý kho cho doanh nghiệp đầy đủ nhất

1. Các sheet chính trong file excel quản lý kho 

1.1. Danh mục hàng hóa, vật tư

Mục đích chính của file excel quản lý kho đó là ghi chép các loại hàng hóa, số lượng, … vậy nên trong phần mục lục bao giờ cũng phải có danh mục về hàng hóa, vật tư. Đây sẽ là nơi tổng lại tất cả loại sản phẩm, hàng hóa của bên doanh nghiệp bạn, đồng thời các yếu tố khác của sản phẩm như tên hàng, đơn vị tính, đóng gói và các ghi chú đặc biệt. Đối với phần danh mục này, sẽ có ít nhất là 5 cột tương ứng với các yếu tố vừa nêu trên. Sau đó các bạn sẽ điền lần lượt tất cả các loại hàng hóa này cùng với các thông tin cần ghi trên các cột đó. Căn cứ vào đây để nhân viên kho có thể phục vụ cho công tác nhập, xuất hàng được dễ dàng sau này. Ví dụ như nhìn vào danh mục này bạn có thể biết được mã hàng này là loại sản phẩm nào cũng như nó được tính theo đơn vị là gì. 

1.2. Bảng kê nhập kho 

Sheet thứ hai trong file excel quản lý kho đó chính là bảng kê nhập hàng. Chức năng của sheet này đó là nhập lại cẩn thận chi tiết từng ngày số lượng nhập hàng vào để có thể quản lý hàng trong kho một cách cẩn thận. Trong mục này, các bạn tiếp tục tạo các cột gồm có: STT, ngày nhập kho, số phiếu nhập kho, mã sản phẩm, tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng nhập vào, đơn giá, thành tiền, ghi chú đặc biệt. Một ngày có thể có nhiều hơn một đơn phiếu nhập kho, cùng với đó thì một đơn phiếu cũng không nhất thiết phải cố định bao nhiêu mã hàng và số lượng. Vì vậy đối với mục bảng kê nhập kho, nhân viên sẽ phải ghi chi tiết nhất các yếu tố này để công tác tổng hợp, đối chiếu sau này được chính xác. 

1.3. Bảng kê xuất kho

Tương tự như bảng kê nhập kho, chúng ta cũng có mục thứ ba trong file excel quản lý kho đó chính là bảng kê xuất kho. Các cột trên bảng kê xuất kho cũng giống y hệt như bảng kê nhập kho, đó là: STT, ngày nhập kho, số phiếu nhập kho, mã sản phẩm, tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng nhập vào, đơn giá, thành tiền, ghi chú đặc biệt. Đặc biệt với bảng kê xuất kho cũng có thể ghi kèm thêm cột người vận chuyển, phụ trách chuyển đi để nếu xảy ra sai sót có thể truy vấn đúng người. Một số doanh nghiệp hiện nay trong file excel quản lý kho thậm chí còn sát nhập 2 sheet nhập và xuất vào làm một vì đều có những mục giống nhau. Song để dễ nhìn và tính toán sau này hơn cho kế toán kho thì nên chia thành 2 sheet cụ thể. 

Việc làm kế toán - kiểm toán

1.4. Báo cáo hàng xuất nhập tồn 

Mục cuối cùng trong file excel quản lý kho đó là báo cáo hàng tồn. Đây cũng là sheet sẽ phải vận dụng các công thức kế toán trên excel nhiều nhất để có thể tính toán được số liệu hàng tồn theo kỳ. Cụ thể như sau, nhân viên kế toán sẽ dựa vào các thông số, số liệu ghi chép trong này để biết được số lượng hàng tồn đầu, cuối kỳ cũng như nhập/xuất của riêng từng mã hàng hóa. Sheet này sẽ sử dụng cả kết quả của 2 sheet nhập và xuất trước đó để tính toán. Ngoài cột mã hàng, tên hàng và đơn vị tính như sheet danh mục hàng hóa, chúng ta sẽ có thêm 4 cột nữa đó là:

Tồn đầu kỳ: số lượng hàng hóa còn lại trong kho tại thời điểm đầu kỳ, kết quả được lấy từ cột tồn cuối kỳ của tổng hợp nhập xuất tồn kỳ trước 

Nhập trong kỳ: số lượng hàng đã nhập trong kỳ này, kết quả được lấy từ sheet nhập hàng kỳ này 

Xuất trong kỳ: số lượng hàng đã xuất trong kỳ này, kết quả được lấy từ sheet xuất hàng kỳ này 

Tồn cuối kỳ: số lượng hàng hóa còn lại trong kho tại thời điểm cuối kỳ, kết quả được tính bằng công thức lấy tồn đầu kỳ cộng nhập trong kỳ và xuất trong kỳ. Kết quả này sẽ tiếp tục được lưu lại để tính toán cho tồn đầu kỳ sau. 

2. Các công thức được sử dụng trong file excel quản lý kho

Như đã nói ở trên chủ yếu trong file excel quản lý kho, sheet cần nhiều công thức tính toán nhất chính là sheet nhập xuất tồn. Bởi đây cũng là sheet có nhiều đầu mục nhất mà nó liên quan trực tiếp đến các phần về tổng kết cuối kỳ. Các kết quả trên từng cột trong sheet này được lấy kết quả bằng 2 cách: 1 là copy and paste từ kết quả của sheet hoặc file excel kỳ trước, 2 là sử dụng các hàm để tính. Các hàm này chính là công thức tính phục vụ kế toán kho nhanh chóng hơn trong công việc. Cụ thể:

Sumif: là hàm tính tổng kèm theo một điều kiện bất kỳ, đây sẽ là hàm xuyên suốt các sheet lẫn cột về tổng số lượng hàng hóa, thành tiền, … Công thức của sumif như sau: =SUMIF(range, criteria, [sum_range]). Trong đó range là các mục cần tính tổng, criteria là điều kiện cần đáp ứng để lấy trị số, và sum_range là các ô chứa số liệu để tính tổng.

Vlookup: là hàm để lọc tìm kiếm các loại hàng hóa với chi tiết từng thông số riêng của nó. Lợi ích khi áp dụng hàm Vlookup đó là bạn đã có sẵn một sheet danh mục hàng hóa nên không cần phải tạo thêm phần dữ liệu này lên hàm. Công thức hàm này như sau: =VLOOKUP(lookup_value, Table_array, Col_index_num, [Range_lookup]). Trong đó lookup_value là loại mặt hàng cần tìm, Table_array là bảng để dò tìm, Col_index_num là số thứ tự của cột lấy dữ liệu trong sheet danh mục, Range_lookup là giá trị logic. 

Ngoài 2 hàm nâng cao này ra thì các bạn cũng cần các hàm cơ bản khác như hàm IF, hàm SUM, hàm AVERAGE, hàm AND, hàm OR … Cụ thể như trong sheet nhập hàng và sheet xuất hàng chỉ cần sử dụng các hàm đơn giản này để lọc hoặc tính toán. 

Tìm việc làm thủ kho

3. Trình bày định dạng bảng biểu trong file excel xuất kho

Đối với bảng biểu trong file excel xuất kho phần trình bày khá quan trọng vì nó giúp kế toán và những người đọc một phát có thể dễ nhìn để làm việc hơn. Vậy làm sao để có thể trình bày một cách mạch lạc, thông thoáng dễ hiểu? Các bạn cần chú ý vào những điểm sau:

Thứ nhất đó là đường kẻ, bạn nên dùng đường kẻ đậm để bao quanh toàn bộ phần bảng hoặc các phần trong cùng nội dung, ví dụ thì kẻ đậm bao quanh từng cột hoặc kẻ đậm bao quanh các hàng trong cùng một ngày. Còn kẻ mảnh thì để phân chia các ô lẫn nhau trong cùng một nhóm đã được bao bằng đường kẻ đậm.

Thứ hai bôi đậm và màu các phần tiêu đề. Danh mục chỉ nằm duy nhất ở hàng ngang thứ nhất cho nên các bạn chỉ cần bôi đậm hoặc đổ mục cho hàng đó là xong. 

Thứ ba đó là căn chỉnh chữ trong cột: các bạn nên ưu tiên các cột có chữ dài như tên mặt hàng hóa thì căn trái, mã hàng hóa căn giữa và số lượng, số tiền thì căn phải. Điều này sẽ tạo thuận lợi trong việc các bạn tính toán nhẩm để kiểm tra lại sau này. Số liệu căn trái là quy ước chung để tính toán khi đặt phép tính nháp các hàng đơn vị, hàng chục, hàng trăm, hàng nghìn, … thẳng nhau. 

Ngoài ra thì những phần thông tin quan trong hay phần lưu ý các bạn có thể sử dụng in nghiêng hay màu khác nổi bật để dễ nhận biết hơn trong file excel quản lý kho này. 

4. Đặc điểm của file excel quản lý  kho 

4.1. Ưu điểm 

File excel quản lý kho là một tài liệu quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp và là một “người bạn” kề vai sát cánh với công việc của kế toán kho. Đúng như tên gọi của nó, nó nhằm mục đích cuối cùng để có quản lý hàng hóa trong kho một cách cụ thể, chính xác. Bên cạnh đó với đặc thù là sử dụng Microsoft Excel (bảng tính) có thể giúp cho người làm file này có thể dễ tính toán thuận tiện, nhanh chóng hơn, đồng thời có thể lưu trữ dưới dạng offline và tải lên google sheet dễ dàng để trao đổi nhóm. Đối với doanh nghiệp nhỏ lẻ, kho có số lượng hàng hóa không quá nhiều thì dạng file excel quản lý kho này khá là phù hợp, có thể tự tạo dễ dàng và không mất phí. Chưa kể việc các bạn cũng có thể linh hoạt thêm bớt các cột theo nhu cầu của doanh nghiệp mình. 

4.2. Nhược điểm

Ngược lại với những ưu điểm trên thì file excel quản lý kho cũng có những nhược điểm mà tiêu biểu nhất đó là nó khiến tăng thêm việc tạo hàm, tạo bảng cho các kế toán kho. Đối với các doanh nghiệp lớn hơn, số lượng hàng hóa khủng cùng hàng nghìn đầu mã hàng sẽ khó mà có thể phù hợp để nhập và lưu trữ trong một file excel quản lý. Cho nên một lần nữa nó lại tạo thêm sự vất vả cho công việc của những người làm công việc này. Công cụ lọc mã hàng cũng không thể thực hiện với file dữ liệu lớn như vậy, mà việc lọc thô sơ bằng mắt thường lại càng không thể, tiêu tốn khá nhiều nhân công và thời gian của doanh nghiệp. Ngoài ra, các bạn cũng gặp khó khăn trong việc kiểm soát nếu xảy ra những vấn đề như nhập thiếu hoặc nhập sai trong quá trình làm việc, như việc quên lưu file chẳng hạn. 

Xem thêm: Tìm việc làm kế toán kho

4.3. Giải pháp hiện đại - file excel quản lý kho nâng cấp

Hiện nay có rất nhiều phần mềm công cụ có hình thức giống như các file excel quản lý kho nhưng lại thông minh hơn rất nhiều. Nó có thể giúp công việc nhập hàng, nhập dữ liệu và tính toán của kế toán khó trở nên nhàn hạ hơn và kết quả vẫn đảm bảo được độ chính xác tuyệt đối. Doanh nghiệp cũng có thể bảo mật hoàn toàn các dữ liệu khi sử dụng các phần mềm này mà không lo bị đánh cắp.

Không thể phủ nhận những lợi ích nổi bật như:

• Có thể tính toán với số lượng dữ liệu lớn 
• Tự động tạo công thức tính toán nhanh chóng
• Lọc dữ liệu thông minh 
• Hỗ trợ tạo báo cáo từ các dữ liệu lớn 
• Nhiều người có thể truy cập file quản lý cùng một lúc

Song đổi lại các bạn sẽ phải trả một khoản phí nho nhỏ để sử dụng các phần mềm hỗ trợ file excel quản lý kho này. 

Trên đây là toàn bộ các thông tin về file excel quản lý kho. Các bạn có thể dựa vào những thông tin này để tự xây dựng cho mình các file quản lý hoàn chỉnh, đầy đủ và chuyên nghiệp. Hoặc cũng có thể download và sử dụng một mẫu file excel quản lý kho chung dưới đây 

File excel quản lý kho .xlsx

Bên cạnh đó các bạn cũng có thể cân nhắc về việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý kho nâng cấp hơn của file excel để phục vụ cho công việc. Và nếu bạn cũng đang tìm một công việc về kho vận này, đừng quên truy cập ngay website work247.vn để nắm bắt cho mình cơ hội việc làm tốt nhất nhé!