Hướng dẫn cách tạo và in mã vạch hải quan chi tiết nhất cho bạn

1. Những điều bạn cần biết về in mã vạch hải quan

1.1. Bạn có biết in mã vạch hải quan là gì?

In mã vạch hải quan là một thủ tục cần thiết và quan trọng giúp bạn có thể được vận chuyển hàng hóa thông quan. Bất kỳ công ty hay doanh nghiệp nào đang làm việc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa thì đều cần phải có mã vạch hải quan.

Vì không muốn tốn thời gian nhập các thông tin về xe container chở hàng bằng phương pháp thủ công truyền thống, nên tổng cục hải quan trong nước đã nghĩ ra cách in mã vạch hải quan để dễ dàng giám sát các hàng hóa đi qua hải quan.

Mã vạch hải quan cũng giống như mã vạch ở trên hàng hóa, sản phẩm, chỉ có điều là mã này được in trực tiếp trên tờ giấy hải quan.

Mã vạch hải quan được in ra phải trùng khớp với các thông tin đã khai báo trên hệ thống, nếu thông tin đối chiếu là chính xác bạn sẽ được thông qua cổng giám sát. Do vậy, nhờ thế mà các cán bộ hải quan rút ngắn được thời gian xử lý, dễ dàng giám sát, quản lý các container ra vào khu vực, đồng thời việc này giúp giảm tối đa áp lực cho các cán bộ hơn.

1.2. In mã vạch hải quan có mục đích gì?

1.2.1. Mục đích đối với doanh nghiệp

In mã vạch hải quan giúp các doanh nghiệp quản lý được hàng hóa, đối chiếu xem hàng hóa trên thông tin hải quan đã trùng khớp với thông tin trên hàng hóa hay chưa. Các hàng hóa nhập vào hoặc xuất ra cũng dễ dàng hơn, đồng thời giúp doanh nghiệp kiểm tra chất lượng hàng hóa, hạn chế tình trạng nhập lậu.

1.2.2. Mục đích đối với cơ quan hải quan

Các cơ quan hải quan dễ dàng và thuận tiện hơn trong quá trình kiểm tra, xử lý hàng hóa, giúp tiết kiệm tối đa thời gian và công sức. Việc này cũng giúp cơ quan hải quan có dữ liệu cụ thể để có thể nộp thuế lên nhà nước.

2. Các bước để nhanh chóng tạo và in mã vạch hải quan

2.1. Hướng dẫn cách tạo mã vạch hải quan

Đầu tiên, để có thể in được mã vạch hải quan, bạn cần lấy được mã vạch hải quan. Bạn tiến hành các bước như dưới đây để lấy và tạo được mã vạch hải quan nhé!

Bước 1: Đăng ký khai báo thông tin tại hải quan điện tử

Trước hết, bạn cần chuẩn bị đầy đủ những trang thiết bị, phần mềm và dữ liệu cần thiết như: Máy tính hoặc laptop kết nối internet, phần mềm khai quan điện tử và chữ ký số (token).

Bạn tiến hành các thủ tục đăng ký hải quan điện tử như sau:

- Đăng ký chữ ký số cho doanh nghiệp của mình.

- Bạn đăng ký tài khoản trên Tổng cục Hải quan là hệ thống VNACCS, bằng cách truy cập vào website chính thức của Tổng cục Hải quan Việt Nam là Customs. Tiếp theo, bạn chọn mục “Đăng ký sử dụng Hệ thống VNACCS cho doanh nghiệp” để có thể tạo tài khoản VNACCS. 

- Đăng nhập và truy cập vào hệ thống VNACCS bằng tài khoản quản trị mà bạn vừa được cấp để thực hiện đăng ký thông tin của người khai tại hải quan.

- Đổi lại mật khẩu tài khoản của bạn.

- Tiến hành khai báo thông tin hải quan qua phần mềm khai quan điện tử.

Các phần mềm trên website của Tổng cục hải quan đều được cung cấp miễn phí, vì vậy bạn có thể tải dễ dàng và sử dụng nó miễn phí. Tuy vậy, bạn sẽ phải nhớ khá nhiều mã nghiệp vụ khi sử dụng phần mềm.

Bước 2: Tiến hành khai báo hải quan và gửi tờ khai lên hệ thống hải quan

Các doanh nghiệp cần hoàn thành xong bước 1 để có chữ ký số của công ty và ký vào tờ khai điện tử hải quan qua phần mềm khai báo hải quan, sau đó đẩy từ phần mềm lên trên hệ thống hải quan.

Bước 3: Nhận kết quả phân luồng tờ khai từ hệ thống của Tổng cục Hải quan

Sau khi bạn đã hoàn thành xong các nghiệp vụ kể trên như thử, sửa, chính thức, hệ thống của Tổng cục Hải quan sẽ trả về cho bạn một phân luồng tờ khai. Tùy thuộc vào phân luồng mà doanh nghiệp của bạn sẽ được kết quả khác nhau, cụ thể:

- Luồng xanh: Khi có luồng này, bạn sẽ được miễn kiểm tra các hồ sơ, giấy tờ và kiểm tra thực tế hàng hóa của bạn. Luồng xanh cho phép bạn lấy mã vạch tờ khai hải quan, in được mã vạch hải quan và lấy hàng hóa.

- Luồng vàng: Nếu là luồng vàng, hải quan sẽ tiến hành kiểm tra lại các hồ sơ, giấy tờ đăng ký hàng hóa của doanh nghiệp. Nếu là luồng vàng, có thể bạn sẽ cần sửa đổi, bổ sung giấy tờ của doanh nghiệp theo yêu cầu của cục hải quan.

- Luồng đỏ: Nếu doanh nghiệp của bạn khai báo lần đầu tại hải quan thì các luồng tờ khai hầu hết đều là luồng đỏ. Cục hải quan sẽ kiểm tra giấy tờ của doanh nghiệp và kiểm tra thực tế các hàng hóa của doanh nghiệp.

Bước 4: Lấy mã vạch hải quan và sau đó lấy hàng

Cuối cùng, sau khi hoàn thành các thủ tục, bạn có thể lấy được mã vạch từ hải quan và in mã vạch này từ phần mềm. Tiếp đến, bạn mang mã vạch tới chi cục hải quan kèm theo hồ sơ, giấy tờ thông quan và xuống cảng để có thể làm được thủ tục xuất nhập khẩu cho hàng hóa trong doanh nghiệp.

2.2. Các bước in mã vạch hải quan nhanh chóng

Sau khi đã hoàn tất các thủ tục và được thông quan, bạn tiến hành in mã vạch hải quan theo các bước dưới đây:

- Bước 1: Trước tiên, bạn cần truy cập vào trang chủ của Tổng cục Hải quan.

- Bước 2: Sau khi vào trang web, bạn chọn “In bảng kê mã vạch phương tiện chứa hàng”.

- Bước 3: Sau đó, bạn điền các thông tin vào bàng hiện ra như: mã doanh nghiệp, số tờ khai, mã hải quan, ngày khai tại hải quan.

- Bước 4: Bạn hoàn tất các thông tin bằng cách bấm vào “Lấy thông tin”, bạn sẽ nhận được kết quả mã vạch in được trả về.

- Bước 5: Bạn nhấn phím tắt Ctrl + P để in, sau đó lựa chọn trang cần in.

Lưu ý rằng để in được mã vạch hải quan, bạn cần chuẩn bị cho mình một máy in khổ A4 hoặc máy in chuyên in các tem nhãn chuyên dụng để thực hiện thao tác in dễ dàng.

3. Làm thế nào để in mã vạch hải quan không bị lỗi?

Bạn cần cài đặt FREE3OF9 (chấm) TTF trên hệ thống Font để có thể khắc phục được tình trạng lỗi mã vạch khi in ra. Bạn tiến hành các bước như sau:

Bước 1: Bạn truy cập Gdrive để có thể tải font in mã vạch hải quan về máy tính của mình.

Bước 2: Bạn giải nén bằng một trong hai cách sau đây:

- Nếu bạn sử dụng máy tính WIN XP: Bạn click chuột phải vào file nén, tiến hành chọn “Extract here”, file nén sẽ tự động giải nén vào cùng thư mục.

- Nếu bạn dùng máy tính dùng WIN 7: Bạn click chuột phải vào file nén, sau đó chọn “7-zip, nhấn “Extract here” và file nén sẽ giải nén vào trong thư mục đó.

Bước 3 : Cài đặt font FREE3OF9 (chấm) TTF vào máy tính của mình

Từ file bạn vừa giải nén thành công, bạn tiến hành cài đặt font. Bạn tiến hành sử dụng font này vào thư mục Control panel/font hoặc Window/font, sau đó click vào font vừa chép ra để có thể tiến hành kích hoạt font.

Sau khi hoàn thành các bước trên, bạn sẽ dễ dàng in được mã vạch hải quan theo đúng chuẩn font.

Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đã biết được các thông tin về mã vạch hải quan, cách tạo và in mã vạch hải quan chi tiết, cùng với cách xử lý khi không in được mã vạch hải quan. Nếu doanh nghiệp của bạn đang có ý định nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài thì cần phải in và tạo mã vạch hải quan, khi đó hàng hóa trong container của doanh nghiệp mới dễ dàng được thông qua cảng. Vì vậy, bạn cần nắm được các bước tạo và in mã vạch này qua bài viết trên đây để dễ dàng xử lý các quy trình, hoàn thành thủ tục thông cảng nhanh chóng.