Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị

1. Biên bản họp hội đồng quản trị là gì?

Biên bản họp hội đồng quản trị là biên bản thể hiện cho nội dung của cuộc họp khi thông qua giải quyết một vấn đề nào đó. Đảm nhận vai trò ghi chép lại mọi diễn biến nội dung diễn ra của cuộc họp cùng các ý kiến thảo luận trọng cuộc họp đó dẫn tới kết quả như thế nào. 

Hay chính thông qua biên bản cũng có thể nắm bắt được số lượng các thành viên tham gia là ai, chủ trì cho cuộc họp đó là người nào để từ đó có thể thống nhất ý kiến, đưa ra giải pháp xác nhận thực hiện sau kết thúc cuộc họp. Vấn đề được bàn luận cho cuộc họp hội đồng quản trị sẽ thường có sự cấp bách, quan trọng tác động tới tình hình phát triển của công ty. 

Ngoài ra hiện nay về pháp luật doanh nghiệp có sự quy định về 2 loại hình công ty phổ biến đó là trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần. Tuy nhiên, đối với công ty trách nhiệm hữu hạn thì đó là hội đồng thành viên còn chỉ có công ty cổ phần mới có hội đồng quản trị. Nhưng dù công ty thuộc loại hình nào đi chăng nữa thì đều phải có các phiên họp nhất định trong năm cho các vấn đề hay tài chính liên quan và thủ tục bắt buộc cần có cho công tác họp đó là mẫu biên bản họp hội đồng quản trị. Vậy để hiểu hơn về biên bản cuộc họp hội đồng quản trị này sẽ bao gồm những gì, các điều kiện cần để duy trì ra sao chúng ta cùng nắm bắt tại phần tiếp theo nhé!

2. Điều kiện lập biên bản cuộc họp hội đồng quản trị

2.1. Số lượng cần cho hội đồng quản trị duy trì 

Theo như chính luật doanh nghiệp quy định thì số lượng thành viên của hội đồng quản trị sẽ phải nhiều hơn con số 3 và số lượng giới hạn là ít hơn 11 người. Con số này sẽ được cho là cố định nếu như điều lệ công ty không có các quy định khác nhưng vẫn cần có các điều kiện. 

+ Số lượng thành viên của hội đồng sẽ phải thường trú tại Việt Nam do điều lệ công ty có sự quy định. Cùng đó là về nhiệm kỳ cơ bản sẽ là 5 năm và với số lượng nhiệm kỳ không hạn chế giới hạn năm khi năng lực đáp ứng đủ và được bầu lại cho chức trách.  

+ Dù là hội đồng quản trị theo nhiệm đã kết thúc theo thời gian thì vẫn cần tiếp tục duy trì hoạt động bình thường cho tới khi hội đồng quản trị mới được thành lập và tiếp quản hoàn tất về công việc. 

+ Về việc bầu bổ sung hay là bãi nhiệm trường hợp cho thay thế thành viên trong chính thời hạn thực hiện nhiệm kỳ thì các thành viên đó có thời hạn còn lại là vẫn là số thời gian còn lại của nhiệm kỳ.

+ Tiếp đó là các thành viên tham gia hội đồng quản trị đó là không nhất thiết phải là cổ đông đóng góp của công ty có thể là các thành viên khác khi được tiến cử, bầu cử theo số đông căn cứ năng lực công việc. 

Việc làm phát triển thị trường

2.2. Tiêu chuẩn và điều kiện về thành viên hội đồng quản trị

Các tiêu chuẩn và điều kiện cho các thành viên trong hội đồng quản trị công ty cũng được luật pháp quy định một cách cụ thể và rõ ràng. Từ đó có thể thấy được đâu sẽ là căn cứ cho việc đảm bảo để lựa chọn cá nhân tham gia phù hợp. 

+ Cá nhân đáp ứng đầy đủ về năng lực hành vi dân sự không có sự phụ thuộc về đối tượng mà doanh nghiệp không quản lý tức là đủ điều kiện theo quy định của công ty là có thể tham gia.

+ Trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc cũng như kinh nghiệm cho việc quản lý kinh doanh nắm vững là có thể tham gia không nhất thiết về việc là cổ đông. Điều này cũng có sư phụ thuộc bởi một số quy định doanh nghiệp có sự khác biệt về yêu cầu 100% là cổ đông.

+ Không nhất thì khi là hội đồng quản trị sẽ phải cố định một công ty vì bạn có thể đảm nhận vai trò này song hành đối với cả hai công ty hiện tại làm việc và công ty khác tham gia. 

+ Điều cần tiếp theo đó là về công ty con thuộc nhà nước nắm giữ 50% vốn điều lệ thì có sự khắt khe về việc hội đồng quản trị không được là vợ chồng, cha mẹ đẻ hay cha mẹ nuôi, đến chính anh chị em ruột - anh em rể - chị em dâu hay con đẻ - nuôi của giám đốc hoặc tổng giám đốc của công ty cũng như người quản lý khác. Hơn nữa thành viên hội đồng quản trị cũng không được là người có sự liên quan tới quản lý, người được cho là có thẩm quyền bổ nhiệm tại công ty mẹ. 

3. Cách trình bày biên bản họp hội đồng quản trị

3.1. Sử dụng ngôn ngữ

Yêu cầu cho ngôn ngữ của biên bản cần phải lập bằng tiếng việt hoặc cũng có thể lập thêm bằng chính tiếng nước ngoài khi cần thiết. Tất nhiên dù là thực hiện lập với ngôn ngữ việt hay nước ngoài thị hiệu lực đem lại là ngang bằng nhau, khi nội dung hoàn toàn tương thích. Chỉ có trường hợp đặc biệt về việc có sự khác nhau về nội dung trong biên bản thì văn bản được viết bằng tiếng việt lúc này sẽ được áp dụng và đem lại hiệu lực thi hành. 

3.2. Nội dung của biên bản 

Đối với các cuộc họp hội đồng quản trị khi được thực hiện tiến hành sẽ đều phải lập thành biên bản cũng như có thể sử dụng về việc ghi âm, ghi hình hay lưu trữ dưới các hình thức điện tử khác nhau. Cạnh đó người thực hiện ghi lại biên bản cho cuộc họp hội đồng quản trị đó sẽ là thư ký cuộc họp, thư ký cần có sự chú ý ghi chép đầy đủ về nội dung. 

Nội dung cần có của một biên bản họp hội đồng quản trị theo luật định sẽ bao gồm chi tiết các mục như sau:

+ Trước hết, thông tin về tên công ty, địa chỉ trụ sở chính và mã số công ty đã được công bố. 

+ Tiếp về mục đích cùng chương trình, nội dung cuộc họp hướng tới, về nội dung này người soạn thảo (thư ký) có thể dựa vào chính dự kiến cuộc họp mà chủ tịch hội đồng quản trị đã gửi trước đó. Việc gửi kèm tài liệu này sẽ đi kèm với thông báo cho việc mời tham gia cuộc họp hội đồng để ghi lại. 

+ Thời gian cùng địa điểm cho cuộc họp cần có sự rõ ràng chính xác. Nơi diễn ra có thể là tại trụ sở chính của công ty hoặc chính là nơi nào đó được thông báo vậy nên việc người lập biên bản cần ghi đúng thông tin là điều vô cùng quan trọng. 

+ Tiếp là về sự liệt kê họ tên của từng thành viên có mặt tham gia dự cuộc họp (có thể là người được ủy quyền tham gia dự họp) cùng đó là cách thức dự họp  đi kèm. Hơn nữa đến chính các thành viên trong danh sách không dự họp cần chú ý cho việc nêu rõ ràng về lý do không tham gia là gì.

+ Nội dung chính đó chính là về các vấn đề được thảo luận được công bố ra sao và tiến hành cho việc biểu quyết đạt được kết quả như nào. Người thư ký soạn thảo đều cần tới việc ghi rõ ràng lần lượt cho các nội dung được nêu ra đó. 

+ Về các phát biểu được đưa ra cần có sự tóm tắt theo đúng trình tự của cuộc họp được diễn ra không xáo trộn. 

+ Đối với kết quả biểu quyết thì cần có sự ghi phân chia theo các thành viên tán thành và các thành viên không tán thành cũng như các thành viên không có ý kiến cũng cần ghi lại chi tiết. 

+ Ghi chép cho các vấn đề được thông qua là việc tiếp theo của biên bản để thấy được kết quả. 

+ Cạnh đó chính là về họ tên cùng chữ ký của người chủ tọa và người ghi biên bản được cho là bước quan trọng nhất để tạo nên giá trị cho việc thi hành. Ngay cả đối với chữ ký của biên bản họp hội đồng quản trị cũng được căn cứ theo luật về cần tới chữ ký chủ tọa và thư ký để chịu trách nhiệm về tính xác thực cho nội dung của cuộc họp. 

4. Tải mẫu biên bản họp hội đồng quản trị

Tải mẫu biên bản họp hội đồng quản trị tại đây: 1-bien-ban-hop-hdqt.doc

Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị mới nhất 2024: 1-bien-ban-hop-hdqt.doc

Mẫu biên bản họp hội đồng quản trị doanh nghiệp: 1-bien-ban-hop-hdqt.doc

Việc làm chăm sóc khách hàng

5. Lưu ý lập biên bản họp hội đồng quản trị công ty

Địa điểm cuộc họp không có sự cố định tại trụ sở chính mà còn có thể là các nơi khác cùng điều kiện hợp lệ đi kèm. Các thành viên hội đồng sẽ có một phiếu biểu quyết riêng và có thể ủy quyền cho người khác thay thế tham dự khi người ủy quyền đó được đa số thành viên hội đồng chấp nhận. 

Về việc triệu tập họp, lần 1 cần tới từ 3/4 tổng số thành viên trở nên dự họp còn lần 2 sẽ chỉ cần về 1/2 số thành viên dự họp. Riêng đối với triệu tập lần e thì được tiến hành với thời hạn là 7 ngày bắt đầu kể từ ngày dự họp lần thứ 1 bắt đầu. Tất nhiên có việc trừ cho trường hợp có các quy định khác về mức thời gian ngắn hơn bởi công ty. 

Về việc biểu quyết của hội đồng quản trị cho vấn đề thảo luận sẽ quyết định theo chính đa số các thành viên dự họp. Tuy nhiên về trường hợp số phiếu có sự ngang bằng thì quyết định sẽ được trao cho chủ tịch hội đồng để nhận về kết quả cuối cùng. 

Đối với thư ký thì việc tìm hiểu và thực hiện phác thảo qua cho các nội dung cuộc họp là nhất thiết cần tới dù cuộc họp đó là thường niên hay là việc họp cần tới xử lý vấn đề tức thì. 

Khi thực hiện lập văn bản luôn cần ghi rõ ràng đầy đủ về các thông tin cần cung cấp và cần nhớ việc để lại chỗ trống để điền về thời gian tiến hành và kết thúc cuộc họp đó. Cũng như cần ghi chính xác về việc số lượng đại biểu tham gia cùng số lượng phiếu biểu thị kết quả. 

Nắm bắt được mục đích ngay từ ban đầu cũng như việc thực hiện ghi theo đúng các thứ tự không có sự đảo lộn về diễn biến. Dù kết quả là thành công hay không thành công cũng cần ghi một cách rõ ràng chi tiết cho từng thành viên bỏ phiếu.

Chú ý tới kết quả được thông qua để trình bày và xác nhận lại với hội đồng quản trị cũng như tiến hành việc lấy chữ ký để xác nhận theo đúng quy định được đặt ra. 

Bởi vậy chúng ta có thể thấy dù chỉ là một biên bản nhưng sẽ cần chú ý rất nhiều điều để có thể hoàn tất. Do đó mong rằng thông qua các thông tin được cung cấp của work247.vn về mẫu biên bản họp hội đồng quản trị đã đem lại cho bạn cái nhìn tổng quát nhất. Từ chính kiến thức này cũng sẽ là nghiệp vụ cần thiết để bạn có thể tiến hành phục vụ việc làm thư ký, hành chính văn phòng tại tương lai.