[Cập nhật] Mẫu thông báo thay đổi nhân sự chuẩn nhất hiện nay

Việc làm nhanh

1. Ý nghĩa và chức năng của mẫu thông báo thay đổi nhân sự

Mẫu thông báo thay đổi nhân sự là một cách thức để doanh nghiệp thông báo đến các khách hàng, đối tác quan trọng về các thông tin mới nhất trong cơ cấu nhân sự của mình. Nhất là đối với những vị trí, vai trò, chức danh nhân sự quan trọng, thường là người đại diện công ty làm việc trực tiếp với khách hàng và đối tác.

Mẫu thông báo thay đổi nhân sự ra đời cũng là một giải pháp hạn chế thực trạng các nhân viên cũ lợi dụng danh nghĩa, chức danh trong doanh nghiệp thực hiện các hoạt động hay có những hành vi trục lợi.

Trên thực tế, nhiều trường hợp trục lợi cá nhân như thế đã xảy ra. Đặc biệt đối với những nhân sự đã làm việc lâu năm, sở hữu mối quan hệ tích cực và ổn định với khách hàng, đối tác lớn của công ty. Xuất phát từ lý do này, các công ty nên lập mẫu thông báo thay đổi nhân sự trong thời gian sớm nhất, gửi đến quý đối tác, khách hàng để họ có thể cập nhật kịp thời việc thay đổi nhân sự của công ty. Điều đó giúp quá trình tương tác, làm việc giữa đối tác khách hàng với công ty diễn ra thuận lợi và suôn sẻ hơn.Trong mẫu thông báo thay đổi nhân sự, người thay thế hay chính xác là những nhân sự mới cũng sẽ được thông tin chi tiết nhất. Điều đó giúp người nhận mẫu thông báo thay đổi nhân sự có thể nắm bắt chính xác thông tin về chức danh, tên gọi,... của nhân sự mới để tiện bề làm việc.

Đó cũng là giải pháp để các công ty bảo vệ, bảo đảm lợi ích cho chính mình. Đồng thời, là căn cứ để các khách hàng, đối tác quyết định hay cân nhắc có nên hợp tác lâu dài với công ty hay không?

Xem thêm: cv nhân sự bằng tiếng anh

2. Nội dung chính của mẫu thông báo thay đổi nhân sự và cách viết

Khi lập mẫu thông báo thay đổi nhân sự, bạn cần nắm rõ những nội dung được đề cập phía bên trong nó. Cụ thể:

- Tên gọi đầy đủ của doanh nghiệp, công ty: Viết hoa có dấu, nằm vị trí phía bên trái trên cùng.

- Đầy đủ và chính xác quốc hiệu, tiêu ngữ.

- Thông tin chính xác về địa điểm, thời gian thực hiện mẫu thông báo.

- Tiêu đề thông báo: Viết rõ, in hoa tiêu đề “THÔNG BÁO VỀ VIỆC THAY ĐỔI NHÂN SỰ”.

- Các căn cứ để lập ra mẫu thông báo tùy thuộc vào từng công ty, đa phần bao gồm luật doanh nghiệp, luật lao động, quyết định của công ty,...

- Mục kính gửi: Là mục kê khai thông tin chính xác về người nhận thông báo, hoặc nơi nhận. Thông thường, mẫu thông báo thay đổi nhân sự thường để gửi cho quý đối tác, khách hàng của công ty.

- Nội dung chính của mẫu thông báo thay đổi nhân sự được chia làm hai phần: Phần thứ nhất là thông tin rõ ràng về việc thông báo nhân sự cũ nay đã chính thức nghỉ việc (có thể do bị bãi nhiệm, dừng công tác,...), không cần nêu rõ lý do nghỉ việc vào đây. Phần thứ hai là thông tin chính xác về nhân sự thay thế chức danh đã nghỉ việc. Các phần đều bao gồm thông tin chính xác về tên gọi đầy đủ, mã nhân viên, chức vụ, cách thức liên lạc của nhân sự trong công ty.

- Phần kết: Là phần mà công ty muốn nhấn mạnh về mong muốn vẫn được duy trì mối quan hệ hợp tác đối với các khách hàng, đối tác.

- Lời cảm ơn của công ty đến quý khách hàng, đối tác.

- Phần cuối: Viết rõ địa điểm, thời gian lập mẫu thông báo thay đổi nhân sự. Sau đó là phần xác thực tự ban lãnh đạo, ban giám đốc của công ty (bao gồm cả chữ ký và đóng dấu).

Trên đây là toàn bộ nội dung cơ bản nhất có trong mẫu thông báo thay đổi nhân sự. Cá nhân soạn thảo mẫu thông báo thay đổi nhân sự cần nắm bắt được nội dung này, hạn chế những thiếu sót trong quá trình lập biểu mẫu.

Xem thêm: Việc làm nhân sự

3. Mẫu thông báo thay đổi nhân sự được sử dụng như thế nào?

Biết cách sử dụng mẫu thông báo thay đổi nhân sự như thế nào sẽ giúp bạn hạn chế được việc sử dụng sai chỗ, sai thời điểm, sai quy định,... Theo đó, khi công ty có nhân sự, đặc biệt là những nhân sự chủ chốt, cấp cao chính thức nghỉ việc ở công ty vì nguyên nhân, lý do nhất định nào đó thì sử dụng biểu mẫu này để thông báo.

Nhất là đối với những chức danh cao cấp trong cơ cấu tổ chức của công ty, chẳng hạn như Tổng giám đốc/Giám đốc/Phó giám đốc,... thì càng nên sử dụng mẫu thông báo thay đổi nhân sự. Các chức danh lớn này đều có vai trò và tác động lớn đến các mối quan hệ với khách hàng, đối tác, đến sự phát triển của công ty.

Các giao dịch của công ty với khách hàng, đối tác cần được duy trì. Do đó, để giữ mối hòa hảo sâu sắc với khách hàng, đối tác, cũng như hạn chế tình trạng các nhân sự cũ trục lợi bằng cách lợi dụng chức danh cũ tại công ty. Trên thực tế, như đã nói, nhiều nhân sự nghỉ việc khi trong tay đã nắm được kha khá thông tin dữ liệu quan trọng của công ty và của đối tác khách hàng. Họ có thể xây dựng một công ty khác bên ngoài, có thể đi làm ở chỗ khác nhưng lại lợi dụng những thông tin đã có ở công ty cũ. Bằng cách này hay cách khác, việc này nên đáng được lên án và ngăn chặn.

Rất nhiều công ty đã gặp phải tình trạng bỗng dưng bị mất khách hàng, doanh thu giảm và kìm hãm sự phát triển hiện tại. Do vậy việc gửi đi mẫu thông báo thay đổi nhân sự cho khách hàng, đối tác là điều cần thiết. Không những sử dụng chúng khi thay đổi về lực lượng nhân sự cấp cao, mà còn là đối với sự thay đổi về lực lượng nhân sự chủ chốt, là những người thường xuyên tương tác với khách hàng như kinh doanh, marketing, kế toán....

Ngoài ra, một trường hợp khác có thể sử dụng mẫu thông báo thay đổi nhân sự này đó chính là khi có cá nhân trong công ty là ảnh hưởng đến uy tín, thương hiệu, hình ảnh của công ty thông qua việc lợi dụng danh nghĩa, chức danh nhân sự cũ khi còn làm việc tại công ty với các khách hàng, đối tác.

Để tránh những hệ lụy không đáng có, việc gửi đi mẫu thông báo cũng là một cách để công ty ra mắt, giới thiệu những đại diện mới của công ty làm việc và giải quyết toàn bộ công việc với khách hàng, đối tác.

cv online đẹp

4. Các lưu ý khi viết mẫu thông báo thay đổi nhân sự

Không chỉ gửi đến các đối tác, khách hàng, mẫu thông báo thay đổi nhân sự còn được gửi cho toàn bộ nhân viên, cán bộ trong công ty để mọi người cập nhật nhanh nhất những thông tin, tránh lan truyền tin đồn, bàn bạc riêng và gây mất trật tự trong doanh nghiệp.

Khi soạn thảo nội dung cho biểu mẫu này, cần phân chia các nội dung ra thành các mục chi tiết, rõ ràng và cụ thể, đảm bảo lúc người nhận được thông báo có thể dễ dàng tiếp cận và hiểu được thông tin muốn truyền tải.

Tóm lại, khi nhân sự có sự thay đổi và điều chỉnh, đặc biệt đối với những chức danh quan trọng và chủ chốt thì có tác động rất lớn không những ở trong doanh nghiệp mà còn ở ngoài doanh nghiệp. Để các hoạt động diễn ra một cách thuận lợi, hiệu quả, ổn định, thì việc thông báo thay đổi nhân sự là việc cần làm, thực hiện càng sớm càng tốt.

Xem thêm: Các chức danh trong phòng nhân sự

Trên đây là toàn bộ thông tin về mẫu thông báo thay đổi nhân sự mà work247.vn đã gửi đến bạn đọc. Hy vọng với những thông tin trên, bạn đã hiểu được công dụng, chức năng, cách sử dụng và cách lập biểu mẫu này. Bạn đọc có thể tham khảo các biểu mẫu thông báo thay đổi nhân sự được cung cấp dưới đây:

mẫu thông báo thay đổi nhân sự 2.docx 

mẫu thông báo thay đổi nhân sự 3.docx 

mẫu thông báo thay đổi nhân sự.doc