Hướng dẫn quản lý bán hàng bằng Excel và Google Sheet cho bạn

1. Tại sao nên lựa chọn Excel và Google Sheet để quản lý bán hàng?

Trong thời đại phát triển không ngừng, các phần mềm, ứng dụng để quản lý bán hàng xuất hiện rất nhiều. Vậy tại sao bạn lại nên lựa chọn hai cái tên truyền thống này?

1.1. Lý do bạn nên chọn Excel để quản lý bán hàng

1.1.1. Tiết kiệm chi phí và thời gian

Excel là một phần mềm truyền thống và được cài đặt hoàn toàn miễn phí trên máy tính. Nó có những tính năng tính toán được sử dụng dưới hình thức các hàm toán. Việc quản lý bán hàng bằng excel sẽ giúp bạn dễ dàng và nhanh hơn trong việc kiểm soát, quản lý tất cả thông tin, số liệu hàng hóa của mình. Từ đó tiết kiệm những chi phí phát sinh trong việc quản lý của mình.  Không phải tự nhiên mà rất nhiều những doanh nghiệp, cá nhân vẫn lựa chọn cho mình nhân vật lão làng này để cùng đồng hành khi kinh doanh. Nếu bạn là người mới và muốn quản lý một cách hiệu quả nhưng vẫn tiết kiệm thì Excel là một lựa chọn rất hợp lý

1.1.2. Giao diện đơn giản nhưng tính năng thì không 

Có thể nói, Excel có một ưu điểm đó là các tính năng của nó đều có thể hỗ trợ công việc bán hàng hay kinh doanh của bất cứ ai. Excel giúp người dùng có thể thống kê và phân loại hàng hóa một cách dễ dàng. Giao diện hàng cột ngay ngắn của nhân vật này cũng là một trong những điểm mạnh khi thể hiện được sự rõ ràng, chi tiết khi thể hiện thông tin của dữ liệu. Việc chi tiết như vậy sẽ giúp người làm chủ giảm thiểu tối đa được sai sót khi quản lý bán hàng. 

Bên cạnh đó, Excel là một phần mềm toàn cầu, việc tải về là hoàn toàn miễn phí và bạn có thể sử dụng cả khi máy tính không có kết nối internet nếu quy mô của bạn vừa và nhỏ. Điều này rất thuận tiện cho người sử dụng so với nhiều các ứng dụng yêu cầu kết nối mạng khác. Khi sử dụng excel quản lý bán hàng thì việc bạn cần làm là trang bị cho mình những kiến thức chắc chắn về các hàm của Excel để có thể dễ dàng trong các thao tác.

1.1.3. Một số nhược điểm của excel khi quản lý 

Bên cạnh những ưu điểm thì phần mềm này cũng có một số hạn chế như việc người dùng sẽ gặp khó khăn khi dễ nhầm lẫn trong việc quản lý một khối lượng dữ liệu quá lớn. Tính bảo mật thấp và không có tính năng ghi nhớ lịch sử khiến cho việc quản lý cũng gặp nhiều bất tiện. Tuy nhiên đối với một doanh nghiệp vừa và nhỏ thì Excel là một lựa chọn không tồi.

1.2. Lý do nên sử dụng Google Sheet 

Đồng hành với nhân vật Excel thì Google Sheet là đàn em và cúng có những tính năng tương tự như vậy. Có hai điểm vượt trội mà cái tên này có thể qua mặt đàn anh của mình đó là chức năng auto-saved giúp dữ liệu nhập vào và được lưu tự động liên tục , tránh việc bị mất dữ liệu do mất điện, mất kết nối hoặc hỏng hóc thiết bị cho người dùng. Thứ hai là đảm bảo được tính bảo mật riêng tư của tài liệu, thông tin. Tất cả dữ liệu thì người dùng đều có thể tùy chỉnh được việc có chia sẻ tài liệu với người hoặc nhóm người liên quan hay không. Hoặc là hoàn toàn có thể cài đặt “chỉ xem” khi không muốn dữ liệu bị thay đổi.

Mặt khác, người em này cũng có một số nhược điểm mà người dùng có thể sẽ gặp phải khi sử dụng. Đầu  tiên đó là người dùng Google Sheet sẽ gặp khó khăn trong việc quản lý một dữ liệu thông tin quá lớn. Dữ liệu có thể sẽ bị rơi vào trạng thái load chậm gây khó chịu cho người dùng. Nếu bạn đang kinh doanh vừa và nhỏ thì tất nhiên điều đó chỉ xảy ra khi bạn không dọn dẹp những file cũ không cần thiết mà thôi. Một số nhược điểm khác như việc phải nhập dữ liệu thủ công dễ gây nhầm lẫn, không có chức năng để báo cáo công việc khá là tương đồng với đàn anh của mình mà bạn có thể lưu ý.

2. Cách quản lý bán hàng bằng Excel

2.1. Lựa chọn phiên bản Excel để quản lý bán hàng

Sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách để sử dụng Excel trong công việc quản lý bán hàng, dữ liệu hàng hóa: 

Bước đầu tiên đó là tiến hàng lựa chọn phiên bản sử dụng. Excel hiện nay có hai phiên bản đề người dùng có thể cân nhắc đó là phiên bản thường và phiên bản nâng cấp. Tùy thuộc vào quy mô và mục đích sử dụng mà bạn có thể lựa chọn cho phù hợp. Hiện nay có rất nhiều những biểu mẫu sẵn có trên mạng và việc bạn cần làm là tải về và sử dụng. Tuy nhiên cần lưu ý vì những tệp này có thể sẽ khiến máy tính của bạn chứa virus khi đường link download của bạn kém uy tín. Nếu bạn mới bắt đầu tập kinh doanh thì chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng và làm quen với phiên bản thường trước vì nó cũng đã đầy đủ những tính năng quản lý cơ bản rồi.

2.2. Cách sử dụng Excel trong quản lý bán hàng và tình hình kinh doanh

Bước tiếp theo là tiến hành tạo ra phần mềm quản lý trong Excel. Việc quản lý hàng hóa và tình hình bán hàng của mỗi doanh nghiệp với những mặt hàng khác nhau sẽ là khác nhau. Tuy nhiên về cơ bản thì các file quản lý bằng excel sẽ có các phần như là thời gian (ngày, tháng, năm); Tên người quản lý; Các danh mục sản phẩm; Nhập hàng; Xuất hàng; Báo cáo nhập và xuất hàng tồn và cuối cùng là cột Doanh thu, chi phí, lợi nhuận. 

Đối với danh mục sản phẩm thì người tạo file sẽ nhập những thông tin liên quan đến sản phẩm đang kinh doanh như tên, số lượng ,mã và đơn vị tính của hàng hóa đó. Cột nhập hàng, xuất hàng và báo cáo nhập và xuất thì người quản lý cần đảm bảo những thông tin như thời gian giao dịch, tên, mã hàng hóa được giao dịch, số lượng, đơn giá, thành tiền và ghi chú thêm thông tin nếu có.

Cuối cùng  là về doanh thu, lợi nhuận cũng như chi phí thì người dùng lúc này cần nhập số liệu và sử dụng các hàm tính của Excel để có kết quả xem lợi nhuận là bao nhiêu. Từ đó có thể điều chỉnh việc kinh doanh buôn bán.

3. Cách sử dụng Google Sheet trong quản lý hàng hóa

Đối với người em có nhiều ưu điểm hơn một chút thì để sử dụng, việc đầu tiên người dùng cần làm là tạo một tài khoản Google để có thể đăng nhập vào tất cả ứng dụng của ông lớn này. Lập được tài khoản thì việc tiếp theo đó là đăng nhập vào Google Drive, tạo file mới qua thao tác bấm vào dấu cộng ở phía trên bên trái giao diện sau đó chọn Google Sheets. Khi đó giao diện sử dụng Google Sheets sẽ xuất hiện với các phần và chức năng giống như đàn anh Excel. Cuối cùng là bạn hãy nhập dữ liệu vào các cột giống như với hướng dẫn của chúng tôi đối với Excel là bạn đã có thể bắt đầu công cuộc quản lý bán hàng của mình rồi.

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về hai phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel và Google Sheet. Khởi đầu công việc kinh doanh sẽ không thể tránh khỏi những khó khăn nhất định. đừng nản chí mà hãy tìm cho mình những phương pháp quản lý thuận tiện nhé.