Quản lý thu chi nội bộ cho doanh nghiệp nhỏ với phương thức hiệu quả

1. Tổng quan về quản lý thu chi nội bộ doanh nghiệp nhỏ

Quản lý thu chi nội bộ là hoạt động cần thực hiện trong các doanh nghiệp, bất kể là doanh nghiệp lớn hay doanh nghiệp vừa và nhỏ. Thu chi được hiểu là dòng tiền ra vào của nội bộ doanh nghiệp hay thông thường được biết đến là doanh thu và chi phí của doanh nghiệp.

1.1. Hiểu khái niệm

Quản lý thu chi nội bộ là một công việc thực hiện quản lý, giám sát về nguồn thu, chi, dòng tiền vốn của một tổ chức hay một doanh nghiệp. Dựa trên việc phân tích các thông số phản ánh về dòng tiền để biết được tình hình tài chính, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Quản lý thu chi nội bộ cho doanh nghiệp nhỏ là việc thực hiện quản lý dòng tiền, nguồn vốn tại các doanh nghiệp nhỏ. Các hoạt động quản lý thu chi nội bộ có thể bao gồm, thống kế các thông số doanh thu, chi phí của doanh nghiệp, phân tích các thông số thu chi để đưa ra các kế hoạch chi tiêu phù hợp cho doanh nghiệp. 

Thông thường, hoạt động quản lý thu chi nội bộ doanh nghiệp nhỏ sẽ diễn ra liên tục, các hoạt động phân tích số liệu thu chi có thể được thực hiện theo định kỳ. Doanh nghiệp nhỏ cũng thực hiện hoạt động giám sát thường xuyên các khoản chi phí phải trả hay các khoản doanh thu thu được để đảm bảo việc thu chi diễn ra đúng với thực tế.

1.2. Tại sao doanh nghiệp nhỏ cũng phải quản lý thu chi nội bộ?

Thông thường, các doanh nghiệp lớn sẽ chú trọng việc quản lý thu chi nội bộ hơn các doanh nghiệp nhỏ. Các doanh nghiệp nhỏ sẽ chỉ tổ chức tính toán chi phí, doanh thu thông qua một vài nhân viên kế toán, mà không thực hiện quản lý nguồn thu chi nội bộ. Cách thức hoạt động này có thể là một sai lầm lớn vì việc quản lý thu chi nội bộ hiệu quả sẽ giúp ích rất nhiều cho sự phát triển của doanh nghiệp.

1.2.1. Hệ thống quản lý chuyên nghiệp

Các doanh nghiệp nhỏ hoạt động bao gồm nhiều cách thức liên quan tới dòng tiền. Việc thu chi nội bộ diễn ra liên tục hàng ngày, nếu doanh nghiệp nhỏ không tiến hành quản lý dòng tiền thu chi hay nguồn vốn nội bộ thì có thể gặp phải rất nhiều rủi ro mất mát cũng như có thể gây ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Trước hết, quản lý thu chi nội bộ hiệu quả sẽ giúp các doanh nghiệp nhỏ kiểm soát dòng tiền một cách hiệu quả. Để có thể hoạt động tốt thì các doanh nghiệp nhỏ luôn luôn cần biết nguồn lực tài chính của mình để có thể xây dựng các chiến lược, kế hoạch kinh doanh phù hợp.

Khi biết được doanh thu và chi phí bỏ ra trong một thời kỳ hoạt động thì doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp từ đó tìm ra các giải pháp, phương án thích hợp để mở rộng hoạt động kinh doanh.

1.2.2. Cung cấp dữ liệu cần thiết

Việc quản lý thu chi nội bộ trong doanh nghiệp nhỏ cũng thực hiện theo cách thức xây dựng kế hoạch thu chi nội bộ ngắn hạn và dài hạn để có thể duy trì và ổn định hoạt động kinh doanh cũng như phân bổ nguồn tiền hợp lý cho doanh nghiệp.

Quản lý thu chi nội bộ tại doanh nghiệp nhỏ sẽ cung cấp cho các nhà quản lý nguồn dữ liệu cần thiết để đưa ra lộ trình phát triển doanh nghiệp trong tương lai và có thể dựa vào đó tận dụng những cơ hội mở rộng quy mô hoạt động tại thời điểm phù hợp.

Không những thế các hoạt động mua, bán hàng diễn ra theo nhiều cách thức, dòng tiền cũng từ đó được thu chi theo hệ thống khác nhau. Vì vậy, để có thể thống kê, phân tích, tổng hợp được dòng tiền một cách chi tiết thì doanh nghiệp nhỏ cần thực hiện hoạt động quản lý thu chi nội bộ.

1.2.3. Nâng cao năng lực nội bộ

Với một hệ thống thực hiện có các bước cụ thể để quản lý thu chi nội bộ cho doanh nghiệp nhỏ thì sẽ tạo dựng được phong cách làm việc chuyên nghiệp cho nhân viên kế toán cũng như nâng cao chuyên môn cho nhân viên từ đó có được nguồn lực nội bộ vững mạnh hơn.

Nếu bạn làm việc trong các doanh nghiệp nhỏ thì bạn cần biết rằng, việc công ty cần bao nhiêu vốn để mua hàng hóa hay nguyên vật liệu trong một khoảng thời gian là rất quan trọng.

Qua đó khi thực hiện các công việc quản lý thu chi thì bạn có được cách thức nhìn nhận vấn đề, biết được phương pháp phân tích số liệu thu chi cũng như hiểu được sự phản ánh của chúng trong hoạt động của doanh nghiệp.

1.2.4. Phòng tránh rủi ro

Việc thực hiện quản lý thu chi nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp nhỏ phòng tránh được những rủi ro như: Gian lận kế toán, thất thoát dòng tiền, phân bổ không hợp lý nguồn vốn, gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh.

Vì khi thực hiện quản lý doanh thu tại các doanh nghiệp nhỏ thì các thông tin tài chính của doanh nghiệp sẽ được cập nhật kịp thời do đó giúp người quản lý nắm bắt được tình hình để xử lý các vấn đề phát sinh xảy ra cũng như đưa ra các quyết định phù hợp.

2. Những cách quản lý thu chi hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ

Các doanh nghiệp nhỏ có thể thực hiện quản lý thu chi theo nhiều cách thức khác nhau. Cách quản lý truyền thống bằng ghi chép vào sổ sách hoặc sử dụng phần mềm công nghệ đều là phương pháp mà các doanh nghiệp nhỏ có thể áp dụng để quản lý thu chi nội bộ.

2.1. Cách quản lý thu chi nội bộ thông thường

Thực hiện quản lý thu chi nội bộ theo cách thức ghi sổ là một phương thức thủ công mà có một số doanh nghiệp nhỏ thực hiện. Việc thực hiện quản lý theo cách thức này không yêu cầu bạn có trình độ hay kỹ năng cao siêu mà nó chỉ chú trọng nhiều vào tính cẩn thận và tỉ mỉ của những người thực hiện công việc.

Khi quản lý thu chi thủ công bạn có thể phân chia các phần chi phí, thu nhập của doanh nghiệp ra những cuốn sổ khác nhau để có thể phân tách số liệu một cách thống nhất hơn. Khi đó, việc xác định lợi nhuận hay các khoản lãi lỗ sẽ được tính toán và ghi chép vào cuốn sổ khác.

Tuy nhiên, cách thức này lại mang đến nhiều rủi ro cho doanh nghiệp như có nguy cơ nhầm lẫn cao, có thể xảy ra sai sót về doanh thu, tính toán nhầm chi phí hoặc ghi chép sai với số liệu thực tế, khó chỉnh sửa.

Cách quản lý thu chi truyền thống cũng khiến doanh nghiệp nhỏ khó có thể trích xuất, tìm kiếm dữ liệu cần thiết và thêm nữa việc quản lý sổ sách cũng gặp nhiều khó khăn.

2.2. Sử dụng công nghệ vào quản lý thu chi tại doanh nghiệp nhỏ

2.2.1. Cách thức quản lý thu chi trên excel

Ngày nay, nhiều doanh nghiệp nhỏ sử dụng các phần mềm ứng dụng để quản lý thu chi nội bộ. Việc sử dụng excel để thống kế, tổng hợp, phân tích và giám sát thu chi cũng được áp dụng phổ biến tại các doanh nghiệp nhỏ.

Việc quản lý thu chi bằng phần mềm công nghệ giúp doanh nghiệp nhỏ có được nhiều tiện ích cũng như nâng cao được cách thức hoạt động chuyên nghiệp hơn. Bên cạnh đó, cách thức này cũng giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí, thời gian trong việc quản lý thu chi nội bộ.

Mặc dù vậy việc quản lý thu chi trên excel cũng sẽ vấp phải những điểm yếu như dữ liệu lưu trữ phân tán, khó kiểm soát, tính bảo mật dữ liệu không cao.

2.2.2. Doanh nghiệp nhỏ sử dụng phần mềm quản lý thu chi

Sử dụng phần mềm quản lý thu chi hay phần mềm quản lý bán hàng là một cách thức hay cho doanh nghiệp nhỏ trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động quản lý thu chi nội bộ. Không những có thể quản lý hoạt động kinh doanh trên các phần mềm này mà doanh nghiệp nhỏ còn có thể lên kế hoạch, kiểm soát, giám sát các thông số thu chi nội bộ trên đó.

Việc thực hiện quản lý thu chi trên phần mềm quản lý bán hàng giúp doanh nghiệp nhỏ thực hiện một công đôi việc vừa quản lý được dữ liệu kinh doanh vừa có được hệ thống quản lý thu chi hiệu quả.

Việc quản lý thu chi nội bộ cho doanh nghiệp nhỏ rất quan trọng, để có thể quản lý thu chi nội bộ một cách có hiệu quả thì bạn cần phải lựa chọn cách thức quản lý thu chi phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết bạn đã có được những thông tin cần thiết để có thể vận dụng vào mục đích tìm kiếm thông tin của mình.