Tìm hiểu hướng dẫn cách quản lý thu chi cửa hàng hiệu quả

1. Tổng quan quản lý thu chi cửa hàng

Để có hiểu biết về cách quản lý thu chi cửa hàng hiệu quả thì bạn cần nắm bắt những điểm khái quát của hoạt động này. Việc kinh doanh của cửa hàng luôn có dòng vốn, dòng tiền ra vào, và các dòng tiền ra vào như thế được biết đến là thu chi của cửa hàng và nó bao gồm cả doanh thu và chi phí trong hoạt động kinh doanh của cửa hàng.

1.1. Giải đáp quản lý thu chi cửa hàng là gì?

Quản lý thu chi của cửa hàng là việc kiểm soát các hoạt động thu, chi dòng tiền vào ra của cửa hàng. Những công việc thực hiện trong công tác quản lý này có thể là thống kê dòng tiền, nắm bắt thông tin, số liệu về doanh thu, chi phí hoặc các khoản tiền khác của cửa hàng nhằm quản lý từ đó xây dựng các phương án, kế hoạch nhập hàng, xuất hàng phù hợp. 

Hoạt động đó cũng có thể bao gồm các công việc quản lý tiền bạc đối với hoạt động bán hàng của nhân viên tại cửa hàng. Vì mỗi cửa hàng cần có một khoản tiền để có thể mua bán và trao đổi với khách hàng thông qua nhân viên.

Ví dụ, với mỗi ngày làm việc thì vào thời điểm đầu ngày quản lý sẽ giao cho nhân viên một khoản tiền nhất định. Trong ngày đó hoạt động bán hàng diễn ra, nhân viên sẽ thực hiện chi trả các khoản cần thiết hoặc thu tiền vào từ việc bán hàng. 

Vì thế, đến cuối ngày khoản tiền sẽ thay đổi và việc quản lý cần làm đó là sẽ phải tính toán các thông số thu chi cụ thể để đảm bảo nhân viên giao lại đúng khoản tiền kinh doanh thực tế của cửa hàng. Như vậy hoạt động quản lý thu chi diễn ra theo luồng tiền và thời gian trong phạm vi quy mô của một cửa hàng hoặc chuỗi cửa hàng.

1.2. Lý do cần thực hiện hoạt động

Trước hết, việc quản lý thu chi là hoạt động cần thiết và bắt buộc phải có để đảm bảo hiệu quả hoạt động kinh doanh tại cửa hàng.

Lợi ích đầu tiên của hoạt động này mang lại đó là kiểm soát dòng tiền, quản lý để tránh sai sót và thất thoát tiền kinh doanh của cửa hàng. Nếu không thực hiện quản lý thu chi thì cửa hàng có thể gặp nhiều rủi ro mất mát tiền, mất mát hàng hóa cũng như có thể thất thoát dần dần và dẫn đến hậu quả nghiêm trọng sau một thời gian.

Thứ hai, để xác định giá trị doanh thu, chi phí, lợi nhuận cụ thể cho hoạt động kinh doanh tại cửa hàng. Doanh thu là một phần trong thu chi và nó là một khoản tiền thu được từ hoạt động bán hàng vì thế cần phải xác định chỉ số này và kiểm tra nó để biết được hiệu quả kinh doanh thực tế tại cửa hàng đang diễn ra như thế nào.

Cũng từ việc kiểm soát chi phí tại cửa hàng, thì quản lý có thể biết được những khoản tiền phải bỏ ra để có thể tiếp tục hoạt động kinh doanh. Vốn nguồn hàng bỏ ra là bao nhiêu và nhập hàng từ khi nào. 

Với những chỉ số chi phí phải bỏ ra và doanh thu thu được từ việc bán hàng thì quản lý hay chủ cửa hàng có thể xác định được lợi nhuận mà cửa hàng có được sau một khoảng gian cố định có thể là một ngày, một tháng, một quý hoặc một kỳ.

Thứ ba, việc quản lý thu chi tại cửa hàng sẽ giúp bạn có được cái nhìn tổng thể về tình hình kinh doanh tại cửa hàng từ đó giúp bạn đưa ra các phương án cân đối thu chi, giảm thiểu hoặc loại bỏ những chi phí chưa hợp lý hoặc xây dựng các kế hoạch tăng doanh thu để tìm kiếm thêm lợi nhuận.

Ngoài ra, việc quản lý thu chi cũng giúp bạn có thể quản lý nhân viên hiệu quả cũng như có được những quy định cụ thể để đưa hoạt động kinh doanh tại cửa hàng đi vào nề nếp và có được quy trình hoạt động ngày càng phát triển hiệu quả.

2. Khám phá những cách quản lý thu chi cửa hàng hiệu quả

Tùy vào quy mô hoạt động và nhu cầu quản lý thu chi của mỗi cửa hàng thì việc sử dụng các phương pháp quản lý thu chi cũng khác nhau. Ngoài cách thức quản lý thu chi cửa hàng theo phương thức truyền thống thì các cách quản lý thu chi trên các phần mềm hiện đại cũng đang rất được phổ biến tại các cửa hàng.

2.1. Theo phương thức truyền thống

Việc quản lý thu chi theo phương thức truyền thống tức là bằng những phương pháp thủ công như ghi chép và quản lý thông qua sổ sách. Hoạt động bán hàng có thể thực hiện mỗi ngày và vì quy mô không lớn nên nhiều chủ cửa hàng vẫn chọn cách thức này để quản lý thu chi tại cửa hàng của mình.

Việc quản lý thu chi bằng cách ghi chép sổ sách có thể gây ra nhiều khó khăn và sai sót. Với số liệu tính toán nhiều, thu chi hàng ngày lớn thì việc quản lý cũng có thể không đạt được hiệu quả cao.

Và một số mẹo để quản lý thu chi theo phương thức này có hiệu quả hơn là phân chia sổ sách hợp lý, có sổ thu và sổ chi. Mỗi ngày, bạn cần tổng hợp những khoản thu chi cụ thể, kiểm đếm dòng tiền và ghi chép tổng số thu, chi, lợi nhuận ra một cuốn sổ khác để có thể quan sát chung được hoạt động kinh doanh tại cửa hàng.

2.2. Theo phương thức hiện đại

Việc sử dụng máy tính, các thiết bị công nghệ trong kinh doanh tại cửa hàng hiện nay rất phổ biến. Cách thức quản lý thu chi cửa hàng theo phương thức hiện đại này cũng mang lại nhiều hiệu quả hơn.

2.2.1. Quản lý thu chi qua excel

Các cửa hàng có thể dễ dàng quản lý thu chi trên trang trang tính excel với những thông số cụ thể của từng dòng hàng nhập, từng khoản thu, chi và sử dụng các tính năng của excel để có thể quản lý và tính toán các khoản thu chi của cửa hàng.

Việc quản lý thu chi cửa hàng trên excel hoàn toàn miễn phí, bạn có thể tham khảo những mẫu quản lý thu chi trên mạng từ đó tạo một hệ thống dữ liệu quản lý thu chi trên excel phù hợp.

Việc các số liệu được ghi chép và phân bổ rõ ràng trên excel có thể cho phép bạn quản lý và kiểm soát thu chi của cửa hàng một cách dễ dàng và hợp lý. Cũng thông qua việc quản lý thu chi cửa hàng trên excel bạn có thể so sánh các thống số hàng tháng để từ đó cân đối thu chi

2.2.2. Quản lý thu chi bằng phần mềm bán hàng

Các cửa hàng sử dụng phần mềm quản lý bán hàng có thể tận dụng nó để quản lý thu chi. Với các phần mềm quản lý bán hàng thì các hạng mục hàng hóa được phân chia cụ thể, những lần xuất nhập hàng hóa đều được cập nhật trên phần mềm.

Do đó các khoản chi phí nhập hàng hay doanh thu bán hàng đều được thể hiện trên phần mềm. Hóa đơn bán hàng được xuất theo ngày và trên hệ thống phần mềm sẽ có báo cáo doanh thu theo ngày, theo tháng. Và cũng với lượng hàng được bán ra thì chi phí thu mua của từng mặt hàng cũng được trích xuất.

Từ những thông số đó thì việc quản lý thu chi tại cửa hàng trở nên đơn giản hóa hơn nhiều. Mỗi ngày, các khoản thu từ bán hàng hay các khoản chi nhập hàng đều hiển thị trên hệ thống phần mềm do vậy việc giao và nhận các khoản tiền hàng ngày từ nhân viên cũng được thực hiện một cách chặt chẽ hơn.

Trên hệ thống phần mềm bán hàng cũng lưu trữ dữ liệu, thông tin giao dịch, các khoản thu tiền mặt, chi tiền mặt báo cáo thu chi cụ thể. Vì thế quản lý cửa hàng có thể theo dõi các thống kê bán hàng, thống kê doanh thu, chi phí và lợi nhuận qua từng khoảng thời gian rồi từ đó xây dựng các phương án phát triển hoạt động tại cửa hàng.

3. Một số điểm lưu ý trong quản lý thu chi cửa hàng

Việc quản lý thu chi cửa hàng cần được thực hiện liên tục và xuyên suốt để có thể kiểm soát được hoạt động dòng tiền kinh doanh tại cửa hàng một cách cụ thể, không bị gián đoạn. Trong quá trình thực hiện có thể xảy ra các sai sót vì thế bạn cần phải tìm hiểu nguyên nhân và khắc phục xử lý gọn lẹ để đảm bảo quá trình quản lý thu chi sau đó không bị ảnh hưởng.

Việc sử dụng các phương thức quản lý thu chi cửa hàng cũng ảnh hưởng đến hiệu quả của hoạt động này, do vậy dựa trên tình hình hoạt động thực tế mà bạn cần lựa chọn phương pháp phù hợp để đáp ứng được khả năng kiểm soát thu chi của cửa hàng.

Thông qua nội dung bài viết về cách quản lý thu chi cửa hàng trên đây hy vọng bạn đọc đã có cái nhìn chung nhất về vấn đề này, qua đó có thể giúp bạn đáp ứng được mục đích tìm kiếm thông tin và thực hiện công việc của mình.