Quy trình quản lý đơn hàng online hiệu quả nhất mà bạn nên biết

1. Quy trình quản lý đơn hàng được hiểu như thế nào và gồm các bước ra sao?

1.1. Quy trình quản lý đơn hàng được hiểu như thế nào?

Mỗi khi người tiêu dùng đặt hàng tại một cửa hàng thì sẽ có một quy trình chạy ẩn diễn ra cho đến khi người đó nhận được đơn hàng đã mua. Quá trình này được hiểu là quản lý đơn hàng, về cơ bản nhất thì những đơn đặt hàng của người tiêu dùng kèm theo xử lý những bước liên quan để có thể giao tận tay đến cho người tiêu dùng. Quá trình này sẽ bao gồm từ bước chấp nhận đơn hàng, đóng gói hàng và vận chuyển những mặt hàng được người tiêu dùng yêu cầu trong đơn đặt hàng. Cuối cùng là theo dõi đơn cho đến khi giao đến khách hàng ký nhận.

1.2. Quy trình quản lý đơn hàng gồm các bước ra sao?

Quy trình quản lý đơn hàng online được bắt đầu ngay sau khi người tiêu dùng đặt hàng và tiến hành thanh toán.Thông tin đơn hàng được đặt sẽ được gửi đến kho trong cửa hàng, ở đây nhân viên quản lý kho sẽ đi lấy hàng, sau đó đóng gói cẩn thận và vận chuyển. Quá trình sẽ được kết thúc khi khách hàng đã xác nhận mình nhận được sản phẩm.

Hầu như những quy trình quản lý đơn hàng chuẩn có thể được chia làm 3 giai đoạn: Nhận đơn hàng khi khách đặt, hoàn thành đơn đặt hàng và xử lý những quy trình sau khi bán hàng. Cụ thể chi tiết của từng giai đoạn như sau:

1.2.1. Giai đoạn 1 - Nhận đơn yêu cầu của khách hàng khi có đơn đặt mua

Giai đoạn đầu tiên của quy trình quản lý đơn hàng là khi người tiêu dùng đã đặt hàng và chọn lựa hình thức thanh toán xong xuôi. Đối với những chủ cửa hàng nhỏ không sử dụng đến phần mềm quản lý đơn hàng thì lúc này sẽ phải thêm bước nhân viên gọi điện lại xác nhận đơn hàng. Khi đã hoàn tất các bước, thông tin chi tiết đối với việc mua hàng sẽ được chuyển đến kho hàng để nhân viên kho có thể tiếp nhận thông tin và bắt đầu chuẩn bị những sản phẩm đã có trong đơn hàng.

1.2.2. Giai đoạn 2 - Hoàn thiện đơn đặt hàng

Ở giai đoạn thứ hai bạn sẽ tiếp nhận thông tin khách hàng và hoàn thiện đơn đặt hàng. Giai đoạn này sẽ được chia làm 2 bước:

Bước 1: Lấy hàng và mang đi đóng gói.

Vấn đề thực hiện đơn hàng bắt đầu với quá trình lấy hàng, trong đó những mặt hàng được lấy từ kho. Những nhà kho được xếp bằng nhiều giá kệ chứa nhiều loại sản phẩm khác nhau. Do vậy các nhân viên kho cần có khả năng chọn lựa đúng mặt hàng để đóng gói hàng một cách thuận tiện chính xác và nhanh chóng. Tiếp đó là những mặt hàng được đóng gói kỹ càng nhân viên sẽ lập ra phiếu xuất kho và mang đến đơn vị vận chuyển.

Bước 2: Vận chuyển hàng.

Khi hoàn tất bước gói đơn hàng thì sẽ chuyển hàng. Nhân viên vận chuyển sẽ đính kèm theo nhãn vận chuyển cùng hóa đơn để áp dụng vào đơn đặt hàng. Sau đó gửi email xác nhận giao hàng và theo dõi đơn hàng cho người tiêu dùng.

1.2.3. Giai đoạn 3 - xử lý quy trình sau bán đơn hàng

Đối với giai đoạn cuối của quy trình quản lý đơn hàng là xử lý những bước sau bán hàng. Những cơ quan, doanh nghiệp sẽ liên hệ với người tiêu dùng để nhận lại phản hồi và bảo đảm rằng người tiêu dùng hài lòng với việc mua hàng của mình. Bên cạnh đó là giải quyết những trường hợp trả lại hàng và hoàn lại tiền nếu như người tiêu dùng không hài lòng.

Tất cả ba giai đoạn trên đã cùng tạo nên một quy trình quản lý bán hàng chuẩn chỉnh. Tuy vậy bạn có thể tùy chỉnh chiến lược quản lý đơn hàng để hợp lý hơn với cơ quan doanh nghiệp của mình. Nó cũng có thể được áp dụng cho các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thay vì sản phẩm, mặc dù có chút khác biệt.

Ví dụ cụ thể cho bạn dễ hiểu: Nếu như có một công ty cung cấp sản phẩm về phần mềm, thay vì phải đóng gói vận chuyển sản phẩm thì công ty đó sẽ cần phải xác nhận lại yêu cầu của người tiêu dùng sau đó là lập nó trên điện thoại hay máy tính của người tiêu dùng. Bước cuối cùng là hướng dẫn sử dụng và lắng nghe các ý kiến từ họ.

2. Mẹo quản lý đơn hàng hiệu quả

Thời gian hiện nay đã có nhiều cơ quan, doanh nghiệp dùng nhiều phương pháp thủ công để có thể quản lý đơn hàng, điều này không phải không có tác dụng. Tuy nhiên gắn liền với sự phát triển của công nghệ, vấn đề bạn cố gắng hoàn thiện tốt các đơn hàng sẽ làm bạn tụt hậu hơn so với những doanh nghiệp khác.

Từ đâu để bạn có thể phát triển mạnh nhiều cửa hàng, doanh nghiệp cần phải thay thế phương pháp quản lý truyền thống thủ công qua cách quản lý thông minh từ các phần mềm. Mọi người có thể tham khảo qua phần mềm đang xây dựng và sắp ra mắt của chúng tôi “Phần mềm quản lý kho vận”. Dù là một phần mềm mới nhưng nó vẫn mang đầy đủ các tính năng hiện đại. Sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng sẽ hỗ trợ cho cửa hàng, doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều chi phí cho nhân lực và bảo đảm được quá trình vận hành được diễn ra tiện lợi.

3. Một số lợi ích khi thực hiện quy trình quản lý đơn hàng bằng phần mềm

3.1. Tiết kiệm được thời gian, chi phí cho cửa hàng và doanh nghiệp

Các công việc trong quy trình quản lý đơn hàng từ bước tạo đơn hàng, quản lý hàng tồn kho hay đóng gói sản phẩm, vận chuyển đơn hàng cho đến vấn đề xử lý hoàn lại sẽ được tiến hành đơn giản, dễ dàng với phần mềm quản lý đơn hàng. Vì vậy bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian cũng như chi phí thuê nhân viên thực hiện công việc này.

3.2. Hỗ trợ quy trình bán hàng diễn ra thuận lợi, chính xác

Đặt trường hợp cơ quan, doanh nghiệp của bạn đang thành công và xuất hiện rất nhiều đơn hàng đến từ nhiều nơi trên thế giới thông qua nhiều kênh bán hàng đa dạng. Giả sử không có phần mềm và bạn chậm trễ trong việc xử lý dẫn đến sai lầm khách hàng phàn nàn về thời gian giao hàng đi và yêu cầu hoàn lại tiền, gây ảnh hưởng đến danh tiếng của nhiều cửa hàng.

3.3. Vận chuyển được quản lý một cách dễ dàng

Nhiều phần mềm quản lý bán hàng hiện nay có sự liên kết với nhiều đối tác để vận chuyển, giao hàng rộng toàn quốc. Điều này sẽ hỗ trợ chủ kinh doanh có thể tiết kiệm hết sức tối đa thời gian cũng như công sức cho việc tìm kiếm hoặc gọi ship thuê bên ngoài mà không phải lo lắng nhiều vấn đề rủi ro xảy ra. Phần mềm quản lý bán hàng sẽ đưa ra các đối tác vận chuyển uy tín chất lượng mà bạn có thể chọn lựa cùng đơn vị phù hợp với mình.

3.4. Hỗ trợ dịch vụ cho khách hàng một cách chất lượng

Phần mềm quản lý đơn hàng không chỉ hỗ trợ trong quy trình quản lý đơn hàng mà còn tăng mức độ hài lòng của người tiêu dùng. Khi đó khách hàng nhìn thấy đơn đặt hàng của họ được nhập ngay trước mắt nhìn và biết được đang trong trạng thái nào, vận chuyển đến đâu, tạo cảm giác yên tâm hài lòng. Qua phần mềm thì khách hàng tự động nhận được thông báo từ email khi đã đặt đơn thành công.

3.5. Có thể xem được báo cáo kinh doanh bất cứ thời gian nào

Những phần mềm quản lý đơn hàng có một tính năng rất thông minh là tích hợp được cùng với điện thoại. Do vậy, nó có thể gửi báo cáo hay chủ động xem báo cáo, tình hình kinh doanh cửa hàng, doanh nghiệp bất cứ thời gian nào trên thiết bị di động. Từ đó chủ cửa hàng, doanh nghiệp nắm bắt tình hình kinh doanh và đưa ra giải pháp kịp thời để xử lý.

Hy vọng những nội dung vừa chia sẻ của work247.vn vừa rồi đã mang đến cho người đọc một số kiến thức mới về quy trình quản lý đơn hàng để có thể giải đáp thắc mắc. Thường xuyên theo dõi website của chúng tôi để không bỏ lỡ nhiều thông tin quan trọng cần thiết cho bạn nhé!