Thời gian thích hợp để gọi điện cho khách hàng – Khung giờ vàng

1. Tầm quan trọng của việc lựa chọn thời gian thích hợp để gọi điện cho khách hàng

Chúng ta đều biết rằng, cuộc sống của con người thường xuyên phải chịu tác động từ rất nhiều điều kiện khách quan bên ngoài làm ảnh hưởng tới tâm lý của người mua hàng. Mọi đối tượng con người trong xã hội đều là mục tiêu và cũng là khách hàng tiềm năng của các loại hình dịch vụ. Vì thế, để tìm kiếm được những khách hàng có nhu cầu mua hàng thì bạn buộc phải gặp gỡ, tiếp xúc với họ, bạn có thể tiếp xúc trực tiếp hay gián tiếp thông qua điện thoại.

Trong đó, hình thức gọi điện thoại chính là hình thức mà hầu hết các doanh nghiệp đều áp dụng trong chiến lược phát triển kinh doanh và mở rộng nguồn Data khách hàng. Thế nhưng không phải lúc nào gọi điện cũng thành công và chốt được sale. Sẽ có lúc các bạn gặp rất nhiều khó khăn và áp lực khi gọi điện cho khách hàng.

Một số vấn đề hay gặp trong việc làm telesales khi gọi điện cho khách hàng như sau:

- Gọi điện cho khách hàng nhưng khách hàng tắt máy hoặc không nghe máy. Trường hợp này, từ phía khách hàng có thể vô tình không dùng điện thoại vào thời điểm mà các nhân viên telesales gọi, do đó khách hàng sẽ không biết có cuộc gọi tới. Trường hơp này thì rất có thể khách hàng sẽ gọi lại, đây cũng được coi là một cơ hội để được tiếp cận với khách hàng và có thể sẽ biết được nhu cầu của khách, từ đó triển khai các chiến lược tiếp theo.

Tuy nhiên, nếu là trường hợp mà quý khách hàng cố ý không nghe máy thì quý khách hàng sẽ không được gọi lại từ phía doanh nghiệp, quý khách hàng có thể không bắt máy, nhưng nếu nhân viên telesales gọi quá nhiều dẫn tới tình trạng làm phiền tới cuộc sống của quý khách thì chắc chắn quý khách sẽ chủ động tắt cuộc gọi khi quý khách gọi tới.

- Gọi điện cho khách hàng và bị khách hàng từ chối ngay từ khi nghe đến tên dịch vụ: Với những trường hợp này thì khách hàng trong thời điểm hiện tại đang không có nhu cầu sử dụng dịch vụ mà phía bên doanh nghiệp cung cấp. Do đó họ sẽ không muốn nghe thêm bất kỳ điều gì mà bạn cung cấp. Cho nên giải pháp của họ đó là ngừng cuộc trò chuyện để tránh làm mất thời gian của hai bên.

Khi bạn gặp phải trường hợp này thì bạn cần hiểu rằng, không phải lúc nào khách hàng cũng sẽ từ chối bạn, biết đâu đấy hiện tại họ đang chưa có nhu cầu họ họ chưa phát hiện ra nhu cầu, không có nghĩa là sau này cũng không có nhu cầu sử dụng dịch vụ mà doanh nghiệp của bạn đang cung cấp.

- Gọi điện cho khách hàng và nhận được sự lắng nghe từ phía khách hàng. Đây là lúc bạn tìm được đúng đối tượng đang cần đến dịch vụ hoặc là có nhu cầu được tìm hiểu dịch vụ để xem xét xem có nên sử dụng hay không. Vào trường hợp này thì bạn cần phải chú ý rất nhiều vấn đề, từ giọng điệu, cách nói chuyện, cách bạn diễn đạt và đưa vấn đề cho khách hàng là vô cùng quan trọng. Nếu bạn cứ đưa ra các câu chuyện nhàm chán, dường như không có điểm nhấn nào đặc biệt thì khách hàng cũng sẽ nhanh chóng chấm dứt cuộc trò chuyện qua điện thoại này.

Tất cả những trường hợp trên đây, không phải là hoàn toàn họ không cần đến dịch vụ của bạn, không phải là hoàn toàn họ không có nhu cầu sử dụng dịch vụ của bạn mà phần lớn là do bạn không gặp đúng thời điểm. Bạn gọi cho đối tượng khách hàng của bạn không đúng thời điểm, có thể lúc họ đang làm việc thì bạn lại gọi tới, hoặc cũng có thể lúc họ đang nghỉ ngơi vào buổi trưa ngắn ngủi hay nghỉ ngơi vào ban đêm mà bạn lại gọi, hoặc cũng có thể đúng lúc họ đang bận giải quyết các vấn đề phát sinh khác trong cuộc sống...

Tất cả đều không đúng thời điểm khiến cho cuộc gọi của bạn không đạt được hiệu quả. Rất nhiều người đã làm telesales thành công bởi vì họ biết cách để đánh vào tâm lý khách hàng ngay từ những câu hỏi mở đầu cuộc hội thoại qua điện thoại, họ viết cách thu hút khách hàng vào câu chuyện của mình thông qua cách nói chuyện để khách hàng ưu tiên cho họ mà gác lại những công việc mà họ đang làm dang dở.

Đặc biệt là họ biết thời điểm thích hợp để gọi cho khách hàng, giúp cho khách hàng tự nhận ra nhu cầu của mình từ sâu bên trong mà tạm thời họ chưa kịp nhận ra. Đây chính là kỹ năng cần thiết và cũng là yếu tố cực kỳ quan trọng trong quá trình làm sale.

Việc làm nhân viên kinh doanh

2. Phân loại thời gian thích hợp để gọi điện cho khách hàng

Nói về thời gian thích hợp để có thể gọi điện cho khách hàng thì chúng ta cần xác định chi tiết hơn về mặt “thời gian” và “thời điểm”. Trong cuộc sống, chúng ta phải làm việc hàng ngày và nhiệm vụ hàng ngày của các nhân viên telesales đó là gọi điện cho khách hàng, lúc này các bạn cần xác định những khung giờ vàng để gọi điện cho khách hàng.

Không có các khách hàng nào giống nhau toàn toàn về thời gian làm việc, giờ giấc sinh hoạt của họ. Mà mỗi người sẽ có những hoạt động sống khác nhau, do đó các nhân viên gọi điện cần phải hiểu về một số đặc tính và hoạt động của con người theo ngành nghề để dễ phân loại.

Thứ hai, về thời gian mang tính chất thời điểm, các bạn cung cấp dịch vụ đến các khách hàng thì cần phải hiểu dịch vụ của mình trước đã, cái quan trọng nhất ở đây không phải là bán được sản phẩm mà là sản phẩm của các bạn hữu ích và cần thiết đúng với nhu cầu của khách hàng.

Chẳng hạn, bạn cung cấp các mặt hàng mĩ phẩm, bạn bán rất nhiều mỹ phẩm xách tay, mỹ phẩm cao cấp đối với rất nhiều loại, với loại kem chống nắng thì thời điểm mùa hè là rất thích hợp để bộ phận nhân viên chăm sóc khách hàng qua điện thoại quảng cáo giới thiệu cho khách hàng trên mọi mặt trận, gọi điện và giới thiệu cùng với chiến lược gọi điện thành công của doanh nghiệp.

Nếu bạn bán quần áo thì vào thời điểm mùa đông, bạn cần bán quần áo ấm phục vụ cho việc giữ ấm cơ thể vào mùa đông, bạn gọi điện cho khách hàng thì bạn cần phải đặt vấn đề về quần áo mùa đông mà không phải vào câu chuyện là bạn giới thiệu quần áo của mùa hè nhé.

Cho nên, thời điểm để gọi điện cho khách hàng cũng sẽ theo mùa, theo từng giai đoạn phát triển của khách hàng, tâm lý của khách hàng cũng sẽ thay đổi theo thời gian, do đó việc khai thác tâm lý và nhu cầu của khách hàng là rất quan trọng trong quá trình gọi điện cho khách hàng.

Ngoài ra, thời điểm gọi điện cho khách hàng cũng liên quan tới tính chất công việc, lĩnh vực việc làm của con người nữa. Đối với những người làm việc tự do, họ sẽ có nhiều thời gian để tiếp xúc với điện thoại hơn so với những người làm việc văn phòng có quy củ chặt chẽ về việc sử dụng điện thoại.

Tìm việc làm sale khách sạn

3. Bí quyết xác định thời gian thích hợp để gọi điện cho khách hàng

Bạn cần lựa chọn cho mình khoảng thời gian thích hợp để gọi điện cho từng đối tượng khách hàng. Thời gian làm việc của khách hàng, thời gian nghỉ ngơi của khách hàng... có ảnh hưởng tới thời gian mà các nhân viên telesales gọi điện cho khách hàng.

Bạn cần xác định, phân loại từng nhóm đối tượng khách hàng, vạch ra kế hoạch gọi điện riêng cho từng nhóm khách hàng để nâng cao hiệu quả của từng cuộc gọi. Cùng với đó, bạn cần phải rèn luyện sự kiên nhẫn, lòng kiên trì của mình bởi vì làm nhân viên gọi điện không hề dễ dàng, bạn sẽ phải đối diện với rất nhiều kiểu khách hàng khác nhau, nhận rất nhiều thái độ từ tích cực đến tiêu cực của khách hàng.

Với mỗi nhóm khách hàng, bạn sẽ cần phải có cách để trò chuyện, cách đặt vấn đề mở đầu cho cuộc trò chuyện, cách dẫn dắt câu chuyện hấp dẫn, cách khai thác nhu cầu của khách hàng... và đi đến chốt sales. Vấn đề là tất cả những điều đó gói gọn trong một khoảng thời gian rất ngắn thôi, bởi vì không phải khách hàng nào cũng sẵn sàng dành thời gian để nghe bạn nói.

Điều quan trọng, bạn cần phải chinh phục thành công khách hàng trước khi chốt sales, bạn sẽ nhận được lời hẹn gọi lại từ phía khách hàng, hoặc bạn cũng sẽ dễ dàng có thể chủ động được khoảng thời gian thích hợp nhất dành cho cả hai bên phải không nào?

Xem thêm: Việc làm nhân viên chốt đơn hàng

4. Thời điểm vàng để gọi điện cho khách hàng

Bản thân chúng ta đều hiểu được rằng, với những người làm việc trong xã hội thì thời gian đầu buổi sáng từ 5 giờ sáng cho tới 9 giờ sáng là thời gian mà con người tất bật với nhiều việc, nào là di chuyển, nào là tập trung cao độ vào các vấn đề công việc để giải quyết cho xong xuôi,... và vô số các lý do khác mà các nhân viên telesales không nên gọi điện vào khoảng thời gian này.

Sau khoảng thời gian từ 10 giờ đến 11 giờ 30 phút thì các bạn có thể nghiên cứu các đối tượng có thể nghe điện thoại vào thời điểm này. Bởi vì lúc này khối lượng công việc cũng đã được giãn ra rồi, công việc được giải quyết khá nhanh gọn trong đầu giờ sáng. Các bạn lúc này có thể tiến hành cuộc gọi.

Bạn không nên gọi khách hàng từ sau 11 giờ 30 phút cho đến hết buổi trưa, bởi vì đây là khoảng thời gian mà mọi người đang tranh thủ nghỉ ngơi để lấy sức làm việc buổi chiều.

Bạn cũng không nên gọi điện vào thời điểm đầu giờ chiều từ 2 – 3 giờ chiều, bởi vì khoảng thời gian này là thời gian đầu giờ mà mọi người cần tập trung cao độ cho công việc của họ.

Sau khoảng thời gian 5 giờ chiều đến 6 giờ chiều thì bạn nên gọi đến một số đối tượng phù hợp. Còn khoảng từ 6 – 7 giờ là thời điểm mọi người di chuyển trên đường không có thời gian nghe bạn tư vấn và cũng là thời gian họ ăn uống nghỉ ngơi. Bạn nên gọi sau 8 giờ tối và trước 10 giờ để tránh làm phiền tới giấc ngủ của họ vào ban đêm.

Trên đây là những chia sẻ hữu ích về thời gian thích hợp để gọi điện cho khách hàng mà bạn cần phải tham khảo để lên kế hoạch tốt nhất cho công việc làm telesales của mình, hãy luôn đứng vào vị trí của những khách hàng mà cảm nhận để có thể hiểu họ muốn gì, họ không muốn gì. Điều này rất quan trọng để nắm bắt tâm lý khách hàng, mang đến những cơ hội để chốt sales cực kỳ hiệu quả.