Xây dựng quy trình bán hàng chuẩn chỉnh cho doanh nghiệp

1. Khái quát chung về quy trình bán hàng 

1.1. Khái niệm về quy trình bán hàng 

Quy trình bán hàng, đúng như tên gọi là quy trình mà các doanh nghiệp xây dựng cho đội ngũ kinh doanh/bán hàng để thực hiện việc bán hàng hóa/dịch vụ của doanh nghiệp cho khách hàng. Nó gồm các bước đầy đủ từ khâu tìm kiếm khách hàng, tiếp cận tư vấn cho đến khi sản phẩm đã đến tận tay khách hàng, kèm theo đó là các bước hậu bán hàng khác cho khách hàng. Nó được xem quy chuẩn mà mỗi doanh nghiệp đã xây dựng để yêu cầu nhân viên phải thực hiện theo. 

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy trình bán hàng khác nhau và riêng biệt tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh, quy mô doanh nghiệp cũng như định hướng phát triển của doanh nghiệp đó. Chính vì vậy mà quy trình này trên thực tế ở một số doanh nghiệp sẽ không cố định, thay vào đó sẽ có sự thay đổi để phù hợp hơn với hoàn cảnh cũng như tình hình của doanh nghiệp tại từng thời điểm. Bên cạnh đó thì việc đưa ra quy trình chỉ là nền tảng còn hiệu quả công việc lại phụ thuộc chủ yếu vào sự linh hoạt cũng như tính sáng tạo của mỗi nhân viên kinh doanh trong việc thực hiện quy trình đó. 

Xem thêm: Tinh thần khởi nghiệp

1.2. Vai trò của quy trình bán hàng đối với doanh nghiệp

Như đã nói ở đầu tiên, quy trình bán hàng là bắt buộc và điều quan trọng mà mỗi doanh nghiệp nên làm. Bởi vì cũng như các yếu tố khác trong kinh doanh, quy trình bán hàng cũng quyết định việc doanh nghiệp của bạn có phát triển hay thu được lợi nhuận kỳ vọng hay không. Nó thể hiện vai trò của nó một cách trực diện như sau:

Thứ nhất khi khách hàng nhìn vào một quy trình bán hàng bài bản mà một nhân viên kinh doanh của doanh nghiệp nào đó áp dụng với họ, họ hoàn toàn có thể đánh giá được sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp đó. Trên thực tế việc khách có quyết định mua hàng bên bạn hay không nó phụ thuộc vào việc khách hàng có cảm thấy thực sự tin tưởng với doanh nghiệp bạn. Vậy nên quy trình bán hàng chuyên nghiệp, hạn chế được những sai sót trong khi làm việc với khách hàng chính là cách để tạo sự uy tín trên thị trường. 

Thứ hai, việc xây dựng quy trình bán hàng còn nằm trong mục đích quản lý của bộ phận lãnh đạo. Khi có được một quy trình chuẩn chỉnh, việc kiểm soát về năng suất, khối lượng công việc của người lãnh đạo sẽ trở nên dễ dàng hơn. Từ đó mà họ có thể đánh giá được hiệu quả làm việc của từng nhân viên được chính xác hơn, đặc biệt là đối với bộ phận nhân viên kinh doanh/bán hàng. 

Vai trò thứ ba của quy trình bán hàng còn thể hiện trong việc tiết kiệm về chi phí đào tạo nhân sự mới. Có thể hiểu nôm na rằng khi doanh nghiệp có một quy trình thì nhân viên mới có thể dựa vào đó để tự học việc, nó rút ngắn được thời gian bắt kịp với năng suất làm việc của nhân viên cũ, đồng thời cũng tiết kiệm được nguồn nhân lực để đào tạo. Đây cũng là một bài toán tiết kiệm chi phí nội bộ khá tốt mà mỗi doanh nghiệp nên áp dụng. 

Việc làm bán hàng

2. Thế nào là một quy trình bán hàng phù hợp với doanh nghiệp 

Đương nhiên việc tồn tại quy trình bán hàng sẽ có ở bất kỳ doanh nghiệp nào. Thế nhưng không hẳn quy trình nào cũng đúng, cũng tốt và giúp ích cho doanh nghiệp. Bởi lẽ sẽ có những quy trình trở nên bị “quá sức” so với quy mô của doanh nghiệp đó, và cũng có những quy trình không đồng bộ với sự phát triển của doanh nghiệp. Vậy nên nó sẽ gây ảnh hưởng không ít thì nhiều đến doanh thu của doanh nghiệp cũng như sự quản lý của doanh nghiệp trở nên khó khăn hơn. Vậy những yếu tố nào quyết định một quy trình bán hàng phù hợp với doanh nghiệp?

2.1. Hợp lý với nguồn nhân lực 

Thứ nhất, các bạn phải hiểu rằng quy trình được xây dựng để cho con người thực hiện vậy nên yếu tố đầu tiên để quyết định sự phù hợp của quy trình bán hàng đó là phải hợp lý với nguồn nhân lực của công ty. Ở đây chính là việc khi bạn xây dựng quá nhiều bước bóc tóc nhiệm vụ nhỏ lẻ trong từng khâu, vô hình chung nó sẽ khiến cho khối lượng công việc của một nhân viên trở nên nặng nề hơn nếu như doanh nghiệp đó không có quá nhiều nguồn lực. Ngược lại nếu bạn sở hữu một nhân lực hùng hậu mà quy trình bán hàng quá rời rạc và chung chung dễ dẫn đến việc khó quản lý về công việc của từng nhân viên. 

Xem thêm: CV bán hàng

2.2. Phù hợp với định hướng chiến lược marketing 

Đôi khi việc đánh giá mức độ chuẩn chỉnh của một quy trình bán hàng còn thể hiện ở việc quy trình đó có phù hợp với định hướng chiến lược marketing hay không. Lấy một ví dụ điển hình, doanh nghiệp của bạn đang xây dựng một hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp đặc biệt là đánh thẳng vào dịch vụ tốt thế nhưng quy trình bán hàng lại khá lỏng lẻo và không có những hậu kỳ quan tâm đến khách hàng. Điều này chính là một sự khập khiễng đối với định hướng chiến lược marketing của doanh nghiệp. 

Vô hình chung nó sẽ gây ra sự hoài nghi của khách hàng về chất lượng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp, liệu đó có phải là một sự “treo đầu dê bán thịt chó”. Bởi suy cho cùng marketing cũng chỉ là thứ được màu nhiệm hóa, trong khi cái khách hàng trực tiếp cảm nhận được và đánh giá lại là quy trình bán hàng của doanh nghiệp bạn. Chính vì vậy bắt buộc quy trình bán hàng phải có sự đồng bộ với chiến lược marketing thì mới là một quy trình phù hợp đối với doanh nghiệp đó. 

Xem thêm: CV xin việc Marketing

2.3. Doanh thu bán hàng hàng tháng của doanh nghiệp 

Đặc biệt khi nói về sự hiệu quả của quy trình bán hàng đối với doanh nghiệp phải nói đến doanh thu bán hàng hàng tháng của doanh nghiệp đó. Đặc biệt điều này cực kỳ dễ nhận biết khi doanh nghiệp có sự thay đổi một bước nào đó trong quy trình. Quy trình bán hàng tạo lòng tin với khách hàng, chăm sóc được khách hàng liên tục hơn, đương nhiên điều này sẽ thúc đẩy cho sức mua của người tiêu dùng.

Vậy nên nếu doanh nghiệp nào đang có một mức doanh thu bán hàng hàng tháng được như kỳ vọng hoặc vượt quá kỳ vọng thì chắc chắn doanh nghiệp đó đang sở hữu một quy trình bán hàng phù hợp. Bên cạnh đó thì nếu như doanh thu càng ngày càng thụt lùi, thì chúng ta cần nghiêm túc xem xét và thay đổi lại quy trình bán hàng. 

Tìm việc làm sinh viên bán hàng

3. Quy trình bán hàng chuyên nghiệp mẫu cho doanh nghiệp 

Mặc dù quy trình bán hàng được xây dựng riêng cho từng doanh nghiệp. Song nhìn chung, chúng ta vẫn có được một quy trình mẫu với 5 bước chung mà các doanh nghiệp vẫn thường áp dụng hiện nay như sau:

3.1. Chuẩn bị 

Quy trình đầu tiên đó là việc chuẩn bị, điều này bao gồm thu thập thông tin về sản phẩm, hiểu rõ đối tượng khách hàng, xác định kế hoạch tiếp cận và tạo ra chiến lược bán hàng. Các thành viên trong bộ phận kinh doanh/sales sẽ tiến hành nghiên cứu thị trường và sản phẩm của công ty để phát hiện những điểm mạnh nổi bật, từ đó tập trung vào những điểm mạnh đó để thuyết phục khách hàng.

Bên cạnh đó thì các bạn cũng phải chuẩn bị trước các tình huống khó khăn nhất khi khách hàng đặt những câu hỏi hóc búa và những phát sinh trong quá trình để có thể kịp thời xử lý và xoay sở. Việc chuẩn bị kỹ càng trước khi vào các bước tiếp theo của quy trình bán hàng giống như bạn đã ôn bài trước giờ kiểm tra. Nhờ vậy mà hiệu quả công việc sẽ tối ưu hơn. 

Xem thêm: Cách giao tiếp bán hàng

3.2. Tìm kiếm và tiếp cận khách hàng

Bước thứ hai trong quy trình bán hàng đó chính là tìm kiếm và tiếp cận khách hàng. Đây là một phạm trù về kỹ năng chuyên môn của nhân viên kinh doanh, song đồng thời nó cũng là một bước quan trọng trong quá trình bán hàng.

Các bạn có thể dùng các cách khoanh vùng, lọc phễu khách hàng hoặc kết quả có được từ nghiên cứu thị trường trên để xác định được nhóm khách hàng tiềm năng nhất. Sau đó bằng các phương tiện hỗ trợ như mạng xã hội, điện thoại, email, … để tiếp cận được khách hàng một cách dễ dàng hơn. Khách hàng sẽ được chủ động biết được thương hiệu hay sản phẩm bên bạn hoặc gián tiếp biết được thông qua việc giới thiệu và quảng bá của bạn trên các phương tiện liên lạc sau này. 

3.3. Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ

Bước thứ ba đó là thực hiện việc giới thiệu sản phẩm/dịch vụ với khách. Ở đây nó được nhắc đến đối với cả hình thức bán hàng online và bán hàng trực tiếp. Nếu như bước thứ 3 trong quy trình bán hàng online được thực hiện qua điện thoại, facebook/zalo, email, … thì bán hàng trực tiếp sẽ là cuộc đối thoại tư vấn trực tiếp giữa các tư vấn viên, lễ tân, nhân viên bán hàng với khách hàng đến mua hàng tại chính cửa hàng đó.

Trong bước giới thiệu sản phẩm/dịch vụ, nhân viên nêu ra những ưu điểm của sản phẩm đó, tạo cơ hội trải nghiệm dùng thử (nếu được). Đồng thời nhân viên cũng sẽ báo giá đến khách hàng một cách cụ thể. Với những loại mặt hàng đặc biệt như bất động sản, thậm chí khâu giới thiệu sản phẩm trong quy trình bán hàng còn gồm có cả việc dẫn khách xem nhà, khá là quan trọng.

Xem thêm: Việc làm nhân viên bán hàng

3.4. Chốt đơn hàng 

Sau bước trên, nếu khách hàng cảm thấy hài lòng và đồng ý mua hàng/sử dụng dịch vụ bên bạn cung cấp, các bạn sẽ tiến đến bước cuối cùng của quy trình đó chính là chốt đơn hàng. Việc chốt đơn hàng này ở nhiều doanh nghiệp thậm chí còn được đưa hẳn ra một quy trình chi tiết bên trong nữa nhằm đảm bảo không có sự sai sót cho đến khi sản phẩm đến với người dùng.

Các bạn nên nhớ có những điều quan trọng nhất trong khi chốt đơn hàng như:

- Loại mặt hàng/loại dịch vụ 

- Số lượng/thời lượng sử dụng 

- Thông tin khách hàng: tên, số điện thoại, địa chỉ

- Yêu cầu riêng cho khách hàng

- Cách thức nhận hàng

- Cách thức thanh toán

- Số tiền 

- … 

Nếu giá trị hàng hóa nhỏ có thể thực hiện việc chốt đơn hàng nhanh chóng ngay tại thời điểm mua. Song nếu giá trị hàng hóa lớn thì có thể việc chốt đơn hàng này sẽ được thể hiện thông qua các bản hợp đồng và ký kết giữa khách hàng và doanh nghiệp. 

Tìm việc làm kế toán bán hàng

3.5. Chăm sóc khách hàng sau bán 

Bước cuối cùng trong quy trình bán hàng chuẩn, chuyên nghiệp nhất hiện nay đó chính là việc chăm sóc khách hàng sau bán. Sau khi khách sử dụng dịch vụ, nhân viên kinh doanh sẽ lưu lại data khách hàng rồi thực hiện việc xin phản hồi, ý kiến của khách hàng về sản phẩm/dịch vụ đó. Ngoài ra thì khách hàng sau khi nhận được hàng hoặc đang trong quá trình sử dụng nếu có phát sinh hay sự phàn nàn nào được gọi điện trực tiếp, nhắn tin trực tiếp đến bộ phận thì các bạn cũng có nhiệm vụ tư vấn cũng như giải đáp các thắc mắc đó. 

Trên đây là toàn bộ những thông tin về quy trình bán hàng trong kinh doanh mà bạn nên biết. Đồng thời chúng tôi cũng bật mí cho bạn những cách thức và từng bước để xây dựng một quy trình bán hàng phù hợp với doanh nghiệp của mình. Hy vọng rằng thông qua bài viết này các bạn sẽ có thêm chút cẩm nang hữu ích cho công việc kinh doanh của mình sau này!