Hướng dẫn cách quản lý nguyên liệu quán cafe chi tiết và hiệu quả nhất

1. Vì sao quán cafe cần quản lý nguyên vật liệu theo định lượng?

Hiện nay, các quán cafe lớn đã sử dụng cách quản lý nguyên liệu quán cafe theo định lượng để kiểm soát kho dễ dàng, đây là cách tốt nhất để tránh hao hụt nguyên vật liệu hiệu quả.

1.1. Những lợi ích khi quản lý nguyên vật liệu tại quán cafe

1.1.1. Kiểm soát được doanh thu và tỷ trọng nguyên vật liệu

Nếu bạn đang áp dụng thành công quản lý bán hàng bằng cách quản lý định lượng sẽ biết rõ tỷ trọng giữa giá bán và nguyên vật liệu, qua đó có thể biết được tình hình quản lý và kinh doanh của mình. Khi bạn kiểm soát được Cost bằng 25%, tính cả những nguyên vật liệu, bạn sẽ đạt được chỉ số vàng khi quản lý cafe.

1.1.2. Tránh nhân viên mang đồ trong kho ra ngoài

Mỗi tuần, bạn hãy kiểm kê kho một lần và nếu con số thực tế cùng với thông báo tồn kho bị chênh lệch, có thể nhân viên của bạn đã đem nguyên vật liệu ra ngoài bán để kiếm lời. Bởi vậy, khi kiểm soát nguyên vật liệu, bạn sẽ có thể quan sát và biết được nguyên nhân từ đâu mà ra.

1.1.3. Quản lý được tồn kho

Khi bạn quản lý các nguyên vật liệu trong quán cafe theo định lượng, bạn sẽ biết được các nguyên vật liệu tồn kho thực tế cùng với báo cáo tồn kho. Tuy vậy, trên thực tế không thể tránh khỏi những sai lệch và bạn biết được số lượng tồn kho tại quán cafe của mình để quyết định nhập nguyên vật liệu hợp lý.

1.2. Vì sao quán cafe của bạn khó kiểm soát định lượng?

Đây là vấn đề mà nhiều người gặp phải khi quản lý nguyên vật liệu và có thể bạn đang gặp phải những khó khăn trong quá trình quản lý dưới đây:

1.2.1. Không chuẩn công thức

Đây là nguyên nhân chính khiến nguyên vật liệu của bạn bị sai lệch giữa thực tế và báo cáo tồn kho. Nhân viên không sử dụng định lượng để cân đo đong đếm mà chỉ pha chế theo cảm tính, khiến lượng nguyên liệu bị hao hụt.

1.2.2. Số liệu hàng hóa không chuẩn

Khi nhập nguyên vật liệu, đầu vào hàng hóa không chuẩn, số liệu giữa thực tế và báo cáo bị sai lệch, một số nguyên vật liệu cần qua cả khâu chế biến nữa mới có thể định được giá thành. Chẳng hạn như quán cafe nhập đường theo số kg mà không sử dụng đường nước để nấu pha chế, trong quá trình nấu nước đường có thể bị hao hụt vì quản lý đường theo định lượng sẽ gây ra khó khăn.

1.2.3. Hàng hóa hư hỏng

Trong thời gian pha chế, tùy thuộc vào tình hình khách hàng mà nguyên vật liệu có thể bị hư hỏng hoặc rơi, đổ. Ví dụ như một vài lạng đường bị đổ, một vài hoa quả bị hỏng thì hầu như sẽ không nhập liệu trừ kho vì ai cũng bận rộn. Vì vậy, không thể tránh khỏi thất thoát, hư hỏng trong quán cafe là điều hiển nhiên.

1.2.4. Công thức pha chế thay đổi

Các đồ uống trong cửa hàng quán cafe sẽ thay đổi sao cho phù hợp với nhu cầu và thị hiếu của khách hàng và thay đổi sao cho phù hợp với khẩu vị của từng người. Ví dụ như cho thêm đường, giảm ngọt, nhiều mật ong… Vì vậy, trong quá trình kiểm soát nguyên vật liệu, không thể tránh được những thất thoát. Vậy đâu là cách quản lý nguyên liệu quán cafe hiệu quả?

2. Cách quản lý nguyên liệu quán cafe chuẩn nhất

2.1. Kiểm soát cost

Trong quán cafe, tỷ trọng nguyên vật liệu trên doanh thu hay chi phí cost, hàng bán là các khoản chi phí biến đổi và nếu doanh thu tăng thì các chi phí này sẽ tỷ lệ thuận với doanh thu. Bởi vậy, kiểm soát định mức cost giúp bạn giảm được cost và lợi nhuận được gia tăng. Ví dụ như nếu doanh thu của bạn đang là 10 triệu 1 ngày, khi tiết kiệm được 1% chi phí cost giúp bạn tiết kiệm được 100.000 đồng mỗi ngày.

Các mô hình cafe ở Việt Nam hiện nay thường có tỷ trọng cost từ 20 tới 30% tùy theo quy mô cửa hàng và định lượng nguyên vật liệu. Bởi vậy, tối ưu cost rất quan trọng, giúp bạn tăng được cả doanh thu và lợi nhuận.

2.2. Kiểm soát nguyên vật liệu hư hỏng trong quán cafe

Với những hàng hóa có thời gian ngắn như hoa quả, sữa tươi thì bạn cần đưa ra cách quản lý sao cho hợp lý, dự trữ số tồn kho hợp lý hoặc đẩy mạnh bán các sản phẩm này để giảm tỷ lệ hư hỏng. Từ đó, bạn có thể giảm được tỷ trọng hư hỏng nếu cân bằng giữa hàng bán và hàng tồn kho.

Ví dụ quán cafe của bạn có doanh thu 100 triệu 1 tháng và tỷ lệ hư hỏng nguyên vật liệu lên tới 3%, đồng nghĩa với việc mỗi tháng bạn sẽ mất đi khoảng 1,5 triệu đồng, đây là con số không hề nhỏ.

2.3. Quản lý định lượng kho

Khi định lượng được hàng bán, bạn sẽ quản lý được tồn kho một cách tối ưu dựa theo công thức tính định lượng. Khi quán cafe bán được sản phẩm nào đó, nguyên vật liệu sẽ trừ theo số lượng khai báo. Và để làm được điều này dễ dàng và hiệu quả, bạn nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng 365, giúp bạn quản lý nguyên vật liệu, thu chi trong quán hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

2.4. Thiết lập công thức từng món để có thể quản lý nguyên vật liệu

Để quản lý nguyên vật liệu hiệu quả nhất, bạn cần thiết lập công thức định lượng cho từng món ăn, đồ uống trong quán cafe của bạn, điều này cũng cần đảm bảo quán cafe của bạn có công thức pha chế chuẩn. Sau khi thiết lập được công thức, bạn chỉ cần áp dụng các con số vào từng đồ uống trong quán, ví dụ:

- Món cần định lượng: Cafe sữa đá

- Định lượng pha chế: Cafe bột 12gram, sữa đặc 20ml

Khi đó, bạn cần quan tâm tới các thông số như: 1kg cafe hạt sẽ có giá khoảng 160.000 đồng và khi xay ra cafe bột có thể thất thoát từ 1-2% định lượng và giá một hộp sữa đặc 1 lít là 62.000 đồng.

Tiền nước sôi và tiền đá sẽ không tính vào từng món và là con số nhỏ, có thể đưa nước sôi vào chi phí quản lý khác và tiền đá vào giá thành của tất cả hàng bán. Từ đó, bạn đã có một định lượng chuẩn cho đồ uống cafe sữa của mình. Tương tự, các đồ uống hay món ăn khác trong cửa hàng bạn lần lượt tính như vật và có thể sử dụng cách này để tính toán. Bạn cũng có thể sử dụng phần mềm để nhập từng định lượng 1 vào trong máy tính.

2.5. Kiểm kho hàng ngày

Thực tế, báo cáo trên phần mềm chí áp dụng công thức tính toán, là lý thuyết, vì vậy bạn cần kiểm kho hàng ngày để tính được khối lượng sai lệch giữa thực tế và phần mềm. Vào cuối ngày, bạn hoặc nhân viên của mình cần phải kiểm kho, có thể tính được số lượng thất thoát và số liệu sai lệch, cũng như có thể ưu tiên nhập những sản phẩm gần hết vào sáng hôm sau.

2.6. Đảm bảo cost chiếm 28%

25 tới 28% chính là khoản cost để quán cafe của bạn biết được lời hay lỗ sau doanh thu. Vì vậy, điều bắt buộc mà bạn cần làm là kiểm soát được hư hỏng nguyên vật liệu, định giá menu chính xác và pha chế chuẩn công thức.

Bên cạnh đó, chủ cửa hàng cần nắm đục báo cáo giá vốn hàng bán thực tế và trên số liệu để đảm bảo đưa ra quyết định đúng đắn và giải pháp tốt nhất. Phần mềm quản lý bán hàng 365 chính là công cụ đắc lực giúp bạn kiểm soát hàng hóa hiệu quả hàng ngày.

Trên đây là cách quản lý nguyên liệu quán cafe hiệu quả nhất. Trong quá trình mở cửa hàng cafe, quản lý nguyên vật liệu là khâu quan trọng nhất, quyết định tới chi phí nhập hàng, lợi nhuận đạt được. Vì vậy, bạn cần có cách quản lý nguyên vật liệu tại quán cafe phù hợp, bằng việc tính cost cho sản phẩm, định giá thực đơn, quản lý lợi nhuận, quản lý nguyên liệu pha chế để giảm thất thoát và nên ưu tiên sử dụng phần mềm quản lý để đảm bảo hiệu quả nhất.