Bí quyết theo dõi công nợ đánh tan áp lực công việc cho bạn

1. Khái niệm và vai trò của công việc theo dõi công nợ

1.1. Khái niệm theo dõi các khoản công nợ trong doanh nghiệp

Theo dõi những khoản công nợ trong doanh nghiệp không còn là khái niệm quá xa lạ với những ai đang chịu trách nhiệm với công việc này. Theo dõi công nợ là công việc của một kế toán công nợ khi thực hiện nhiệm vụ giám sát, theo dõi các số liệu mỗi khi doanh nghiệp có phát sinh các khoản thanh toán với khách hàng, tổ chức khác và có nợ lại sang kỳ sau. Hay nói cách khác, thì đây là công việc theo dõi những khoản tiền công nợ phải thu và công nợ phải trả trong doanh nghiệp.

1.2. Vai trò của theo dõi các khoản công nợ trong doanh nghiệp

1.2.1. Thực tế theo dõi công nợ trong doanh nghiệp

Là một phần nhỏ trong công việc kế toán nhưng đây là một đầu việc có vai trò quan trọng, đòi hỏi ở nhân viên kế toán những nghiệp vụ chuyên môn và những kỹ năng nhất định về lĩnh vực này. Trên thực tế, có rất nhiều doanh nghiệp chưa thực sự chú trọng vào vấn đề này.

Trong các doanh nghiệp, ngoài những khoản công nợ chính thì kế toán còn cần kiểm soát và đảm bảo dòng tiền, theo dõi các công nợ phải thu như tiền thu nội bộ, trừ lương nhân viên do những lý do chủ quan,... Các khoản công nợ phải trả phát sinh như tiền trả nội bộ, trả lương thưởng cho nhân viên,... Đây là những công việc liên quan đến số liệu khác phức tạp nên không có gì khó hiểu khi rất nhiều nhân viên kế toán đang đi tìm kiếm cho mình câu trả lời về việc làm cách nào để theo dõi công nợ hiệu quả.

Việc các doanh nghiệp chưa quá quan tâm đến vấn đề này có thể do nguồn lực tài chính còn hạn chế hoặc doanh nghiệp có quy mô và bộ máy chưa quá phức tạp. Tại các doanh nghiệp có quy mô lớn hơn và đã ổn định đối với công việc theo dõi này, họ luôn cho rằng đây là một công việc rất quan trọng và cần được chú trọng nhiều hơn. Vậy vai trò của công việc này là gì?

1.2.2. Vai trò của theo dõi công nợ trong doanh nghiệp

Vai trò đầu tiên cần kể đến của công việc này đó là ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn tiền tài chính trong doanh nghiệp của bạn. Tài chính là điều kiện không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn hoạt động ổn định. Công việc theo dõi và giám sát này là một thành phần quan trọng trong nghiệp vụ kế toán. Liên quan đến các khoản công nợ, tài chính và ảnh hưởng trực tiếp quá trình phát triển cũng như sự tồn tại của tổ chức, doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, theo dõi công nợ còn là một thành phần với vai trò đóng góp cho việc lành mạnh hóa nguồn tài chính trong công ty, doanh nghiệp. Theo dõi, kiểm soát, quản lý chặt chẽ các khoản tiền này sẽ giúp doanh nghiệp tạo ra tính minh bạch, khách quan về tài chính của mình. 

Công việc theo dõi này phụ thuộc vào quy mô, tổ chức, quản lý, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp cùng với những yếu tố liên quan đến năng lực của nhân viên kế toán công nợ. Việc chú trọng vào theo dõi công nợ sẽ nâng đỡ tài chính cho doanh nghiệp. Là công việc có vai trò then chốt, quyết định sự phát triển lâu dài cho tổ chức. Vậy làm thế nào để có thể theo dõi công nợ hiệu quả?

2. Bí quyết giúp doanh nghiệp theo dõi công nợ hiệu quả

2.1. Hệ thống theo dõi công nợ vững chắc

Trong công việc theo dõi này, để có thể hoàn thành hiệu quả thì bạn cần xây dựng cho doanh nghiệp mình một hệ thống theo dõi bài bản. Hệ thống này có thể được tạo lập trên các công cụ hỗ trợ như Excel, phần mềm kế toán,...

Đối với những khoản công nợ chính liên quan đến khách hàng, đối tác thì nhân viên kế toán công nợ cần phải thường xuyên theo dõi để có thể cập nhật những phát sinh. Bên cạnh đó, bạn cũng cần kiểm soát hệ thống và bổ sung những chính từ liên quan để có thể nắm rõ công việc hạch toán, thanh toán của những số liệu công nợ thu thập được. Khi chuyển số liệu, chứng từ qua lại giữa các hệ thống quản lý, kế toán công nợ cần lưu ý thao tác nhập liệu chính xác để hạn chế tối đa sự thất thoát liên quan đến công nợ phải thu phải trả của khách hàng.

2.2. Xây dựng và chăm sóc mối quan hệ với khách hàng

Mối quan hệ với khách hàng là một trong những vấn đề cần được các kế toán công nợ quan tâm khi thực hiện công việc này. Công nợ liên quan đến tiền bạc là những vấn đề nhạy cảm. Việc khéo léo trong quá trình giao tiếp, đôn đốc khách hàng là một trong những kỹ năng cần thiết mà nhân viên kế toán cần trau dồi cho mình.

Khi liên hệ để nhắc về các khoản công nợ của khách hàng, nhân viên kế toán nên gọi trước thời hạn từ 5-7 ngày để khách hàng chuẩn bị. Hãy liên hệ với một thái độ nhẹ nhàng, tử tế, tránh những ngày đặc biệt như đầu tháng, đầu năm. Bạn cũng không nên gọi điện thúc giục khách hàng vào những khung giờ nhạy cảm ví dụ như đêm muộn, giờ nghỉ ngơi, cuối giờ làm việc,... Đây là những thời điểm nhạy cảm và có thể gây ra sự khó chịu, mệt mỏi đến từ phía khách hàng của bạn.

2.3. Kiểm soát các khoản phải thu thường xuyên

Báo cáo là một trong những thành phần quan trọng và bắt buộc của công việc theo dõi này. Khi xây dựng báo cáo liên quan đến công nợ thì nhân viên kế toán cần có sự kiểm soát chặt chẽ các giấy tờ, chứng từ, đặc biệt là những thành phần liên quan đến các khoản phải thu thường xuyên.

Bạn cũng có thể dùng các cách thức thủ công như ghi chép lại những thông tin quan trọng ra sổ tay, ghi chú của điện thoại để có thể nhắc nhở bản thân. Lưu ý các vấn đề liên quan đến việc thiếu giấy tờ, hóa đơn, khách hàng hứa trả, công nợ đến hạn phải thanh toán,...

2.4. Những lưu ý liên quan khi theo dõi công nợ trong doanh nghiệp

Bên cạnh những vấn đề kể trên, khi thực hiện công việc theo dõi công nợ, bạn hãy phân chia những nhóm đối tượng khách hàng riêng biệt để có thể theo dõi hiệu quả. Sự đầy đủ giấy tờ, hóa đơn khi thanh toán công nợ cũng là một điều mà bạn cần đặc biệt lưu tâm. Hãy chỉ thực hiện hoàn thành công nợ cho khách hàng khi họ cung cấp đầy đủ những giấy tờ cần thiết. Thực hiện chuẩn bị những văn bản xác minh để có thể đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng trong quá trình thực hiện công việc theo dõi.

Theo dõi công nợ là một công việc quan trọng và cần ở người kế toán những năng lực nhất định. Chính vì vậy, nếu bạn đang đảm nhận nhiệm vụ này trong doanh nghiệp thì hãy luôn cố gắng trau dồi cho bản thân những kỹ năng cần thiết, tận tâm với nghề.

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về theo dõi công nợ dành cho bạn. Hy vọng sau khi đọc xong bạn đã tìm cho mình được những thông tin hữu ích. Cảm ơn các bạn và đừng quên theo dõi work247.vn và đón đọc những bài viết hấp dẫn khác nhé!