[Business case là gì?] Bí kíp xây dựng đề án kinh doanh hiệu quả

1. Có thể bạn chưa hề biết về Business case là gì?

Business Case là tập hợp các thông tin tối thiểu và cần thiết để tạo điều kiện cho những quyết định thực hiện của một số hoạt động, mà những hoạt động đó sẽ phần nào ảnh hưởng đến sản phẩm, khách hàng hoặc sự phát triển của một doanh nghiệp. Business case không phải là một tài liệu chính thức, tuy nhiên khi một hoặc nhiều người khác đưa ra quyết định, việc nắm bắt thông tin cần thiết thường được cung cấp theo định dạng chuẩn.

Business case chỉ nên chứa thông tin cần thiết cho doanh nghiệp để đưa ra quyết định. Business case hay còn được hiểu như một đề án kinh doanh hoặc một trường hợp kinh doanh. Là một nơi mà tất cả các sự kiện có liên quan được ghi lại và liên kết với nhau thành một câu chuyện gắn kết phải thuyết phục người ra quyết định.

Hiểu một cách đơn giản nhất, một Business case có thể là một gợi ý bằng lời nói. Các hành động ngắn hạn dẫn đến lợi ích trước mắt, có thể đo lường được và dễ để được đưa ra tranh luận nhất. Ví dụ: nếu người quản lý nhà hàng thông báo rằng doanh nghiệp không kiếm đủ tiền vào các buổi tối Chủ nhật để trang trải chi phí hoạt động, thì việc trình bày thực tế đó trong một Business case có thể đủ thuyết phục chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định về việc đóng cửa nhà hàng vào chiều Chủ nhật chẳng hạn.

Xem thêm: Việc làm quản lý nhà hàng

Đối với các vấn đề phức tạp hơn, một trường hợp kinh doanh Business case nên được trình bày trong một tài liệu được xây dựng cẩn thận, cung cấp cho người đọc thông tin về các rủi ro và các ích lợi liên quan đến thực hiện hành động và ngược lại nếu không hành động. Một Business case được xây dựng tốt sẽ mang lại tất cả các phương pháp khả thi cho một vấn đề nhất định để các bên có trách nhiệm có thể chọn tùy chọn nào phục vụ cho doanh nghiệp tốt nhất.

Việc làm Quản trị kinh doanh

2. Tại sao bạn nên đầu tư nghiêm túc cho một Business case?

Business case là một công cụ để hành động và đảm bảo rằng một khoản đầu tư là hợp lý theo định hướng chiến lược của tổ chức và lợi ích mà nó sẽ mang lại. Business case thường cung cấp bối cảnh, lợi ích, chi phí và một tập hợp các tùy chọn cho những người ra quyết định và nhà tài trợ chính. Nó cũng có thể đặt ra mức độ thành công sẽ được đo lường để đảm bảo rằng những cải tiến được hứa hẹn sẽ được thực hiện. Dưới đây là những lý do minh chứng về vai trò của một Business case:

+ Đảm bảo dự án phù hợp với chiến lược:

Trong hầu hết các tổ chức, ngân sách nhân sự là những “mặt hàng” khan hiếm. Do đó, điều quan trọng là các dự án được liên kết với chiến lược hoặc mục tiêu của tổ chức, rằng có một lý do thuyết phục để phân bổ thời gian và tiền bạc cho nỗ lực này. Nếu không, đây là một sự lãng phí vì nó có thể có nghĩa là các dự án đáng giá khác không thể được bắt đầu.

Business case cho phép phạm vi được xem xét dựa trên chiến lược để có thể đưa ra quyết định sáng suốt.

Tham khảo: Chiến lược kinh doanh

+ Đảm bảo dự án đã được thông qua:

Quy trình xử lý tình huống kinh doanh buộc một mức độ kỷ luật và nghiêm ngặt đối với quy trình phê duyệt dự án. Để trình bày dự án để có cơ hội phê duyệt tốt nhất, nhà tài trợ sẽ cần trình bày một suy nghĩ hợp lý thông qua Business case. Điều này có nghĩa là họ sẽ cần phải hoàn thành một cấp độ phân tích.

Sử dụng một trường hợp kinh doanh Business case để nắm bắt và phân tích các khía cạnh chính của dự án, cho phép các vấn đề được đưa ra sớm có thể dẫn đến một cách tiếp cận khác (hoặc thậm chí làm cho dự án không khả thi). Điều này có lợi vì nó tiết kiệm tiền đầu tư khi bắt đầu một dự án, tìm ra cách tiếp cận không chính xác và sau đó phải dành nhiều thời gian và tiền bạc hơn để nghiên cứu một giải pháp thay thế.

Tham khảo thêm: Xây dựng kế hoạch kinh doanh

+ Đảm bảo lý do và đề xuất được xem xét:

Business case cho phép người khác xem xét và (hy vọng) hiểu lý do căn bản của một dự án để đưa ra quyết định sáng suốt. Điều này có nghĩa là ít có khả năng một dự án sẽ được phê duyệt không phù hợp với chiến lược, có trường hợp kinh doanh yếu,...

+ Giữ chân các nhà đầu tư:

Business case được xem là hợp đồng giữa nhà tài trợ và tổ chức doanh nghiệp. Nhà đầu tư đang thực sự nói rằng bạn cung cấp cho tôi khoản tiền này và tôi sẽ trả lại bạn một khoản ích lợi khác, có thể là lợi ích cho người dùng (lưu ý: lợi ích có thể không phải luôn luôn là tiền tệ). Vì vậy, điều hợp lý là nhà đầu tư được tổ chức theo hợp đồng này, cụ thể là không chi tiêu nhiều hơn ngân sách được phân bổ và mang lại lợi ích trong khung thời gian đã thỏa thuận.

Nếu một nhà đầu tư nhận thức được rằng họ sẽ được đo theo các số liệu trong Business case và họ sẽ nhận ra lợi ích, điều này sẽ giảm rủi ro về chi phí và lợi ích là quá lạc quan (nghĩa là chi phí thấp và lợi ích cao).

Tìm hiểu thêm: Quyết định đầu tư là gì?

+ Cho phép tiến trình và kết quả được theo dõi:

Các Business case đã ký kết trở thành cơ sở cấp cao cho dự án. Do đó, cần có thể khóa thông tin, đặt dưới sự kiểm soát thay đổi và sau đó quản lý tiến độ của dự án đối với đề án kinh doanh. Điều này sẽ dẫn đến tính minh bạch cao hơn và xác suất cao hơn rằng dự án sẽ được quản lý chính xác. Business case cũng sẽ đảm bảo rằng nhà tài trợ và quản lý dự án tập trung vào kết quả.

Việc làm quản lý điều hành

3. Điều gì xảy ra nếu các dự án của doanh nghiệp không có Business case?

Nếu một dự án được đưa vào mà không xem xét giá trị mà nó sẽ cung cấp (nghĩa là không có Business case), một số vấn đề nghiêm trọng có thể phát sinh:

+ Doanh nghiệp lãng phí tài nguyên quý giá vào các dự án không giúp tổ chức đạt được mục tiêu. Điều này để lại ít tài nguyên có sẵn cho các dự án có giá trị hơn.

+ Doanh nghiệp không có cơ sở rõ ràng để ưu tiên các dự án, để thiết lập những gì quan trọng. Nếu không có đề án kinh doanh Business case, và một số biện pháp được thống nhất trong toàn bộ doanh nghiệp về giá trị, thì không phải là phương tiện để xác định dự án nào là quan trọng và dự án nào ít quan trọng hơn. Nhiều doanh nghiệp sử dụng cách tiếp cận bằng tiếng nói của các lãnh đạo, trong đó các nhà quản lý có ảnh hưởng lớn hơn hoặc đáng sợ hơn có được những gì họ muốn, ngay cả khi các dự án của họ không liên quan đến mục tiêu của tổ chức!

Xem thêm: Phong cách lãnh đạo

Các doanh nghiệp cần một phương tiện hợp lý và hiệu quả hơn để phân bổ các nguồn lực hạn chế của nó. Không có điều này, chiến lược của tổ chức mòn mỏi mà không có sự đảm bảo rõ ràng rằng chiến lược đang được tiến triển bởi bất kỳ chi tiêu tài nguyên cụ thể nào.

+ Có thể có sự thất vọng sau khi hoàn thành dự án, vì các bên liên quan tự hỏi tại sao dự án không mang lại kết quả tuyệt vời mà họ tưởng tượng ra. Rất có thể vì người quản lý dự án không biết những kỳ vọng đó là gì, hoặc đang tập trung chủ yếu dựa trên những gì đang được xây dựng, thay vì sử dụng nó như thế nào.

Xem thêm: Tầm nhìn chiến lược là gì?

+ Không có mục tiêu nào được thiết lập cho lý do tại sao các sản phẩm của dự án được tạo ra, ngoài việc đáp ứng các thông số kỹ thuật. Điều này cho phép nhóm dự án tham gia quá nhiều vào các chi tiết kỹ thuật, đánh mất các mục tiêu của dự án. Khi hoàn thành dự án, không có cách nào rõ ràng để xác định xem dự án có phân phối giá trị hay không. Cả hai xảy ra bởi vì không có mục tiêu lợi ích được thiết lập trước khi dự án bắt đầu.

+ Doanh nghiệp không có cơ hội để cải thiện sự “trưởng thành” trong công tác quản lý dự án của mình. Một bài học quan trọng từ mỗi dự án nên là: sử dụng tài nguyên tốt như thế nào và việc sử dụng đó đã hỗ trợ các mục tiêu của tổ chức hay chưa?

Việc làm quản trị kinh doanh tại Hà Nội

4. Một Business case bao gồm những thành phần gì?

Các thành phần tiêu chuẩn của một Business case bao gồm:

+ Tóm tắt điều hành: Quan điểm cấp cao này giải thích, ở dạng cô đọng và ngôn ngữ đơn giản, vấn đề mà dự án đề xuất nhằm giải quyết, đưa ra giải pháp khả thi, kết quả mong muốn, nguồn lực cần thiết để đạt được kết quả mong muốn và lợi tức đầu tư dự kiến ​​(ROI).

+ Báo cáo vấn đề: Phần này xác định rõ vấn đề nào cần được giải quyết.

+ Phân tích tình huống: Phần này cung cấp nhiều bối cảnh hơn, giải thích vấn đề xảy ra như thế nào và hậu quả sẽ là gì nếu không có hành động nào được thực hiện. Kết luận của phân tích sẽ dẫn một cách tự nhiên đến phần tiếp theo.

+ Tùy chọn: Trong phần này, người viết xác định các giải pháp tiềm năng cho vấn đề và cung cấp đủ chi tiết để người đọc hiểu chúng.

+ Phân tích lợi ích và chi phí: Phần này đánh giá chi phí và lợi ích cho từng lựa chọn tiềm năng, bao gồm giải pháp đề xuất cho vấn đề và mọi giải pháp thay thế có khả năng.

+ Khuyến nghị: Trong phần này, người viết đưa ra khuyến nghị về cách giải quyết vấn đề được mô tả trong tuyên bố vấn đề.

+ Đề xuất dự án: Phần này cung cấp cho người đọc thông tin chi tiết về cách giải pháp được đề xuất sẽ được thực hiện. Nó bao gồm thông tin về phạm vi của dự án  cũng như các hạn chế và ước tính có thể có đối với các nguồn lực cần thiết, bao gồm nhân sự, thời gian và ngân sách.

Việc làm quản trị kinh doanh tại Hồ Chí Minh

5. Bốn bước xây dựng một đề án kinh doanh hiệu quả

Theo truyền thống, Business case là một tài liệu xác định lợi ích kinh doanh cốt lõi của một dự án nhằm giải thích cho việc chi tiêu của các sáng kiến. Nó thường nêu chi tiết làm thế nào dự án phù hợp với các mục tiêu chiến lược trong tổ chức, và như vậy là một trách nhiệm quan trọng nhưng thường bị bỏ qua cho các nhà quản lý, người cho rằng lãnh đạo cấp cao chịu trách nhiệm về vấn đề này, hoặc đơn giản là nhanh chóng bị thu hẹp bởi công việc hàng ngày trách nhiệm giao dự án.

Cho dù bạn đang bắt đầu một dự án mới hoặc giữa chừng, hãy dành thời gian để viết một Business case để chứng minh chi phí dự án bằng cách xác định lợi ích kinh doanh mà dự án của bạn sẽ mang lại và các bên liên quan của bạn quan tâm nhất đến việc gặt hái từ công việc. Bốn bước sau đây sẽ cho bạn thấy cách viết một Business case:

+ Xác định vấn đề kinh doanh: Các dự án không được tạo ra vì lợi ích của dự án. Thông thường, họ được khởi xướng để giải quyết một vấn đề kinh doanh cụ thể hoặc tạo cơ hội kinh doanh. Đây có thể là một tuyên bố đơn giản, nhưng được khớp nối tốt nhất với một số nghiên cứu về môi trường kinh tế và bối cảnh cạnh tranh để biện minh cho thời gian của dự án.

Xem thêm: Tips xây dựng một bản kế hoạch kinh doanh hoàn chỉnh

+ Xác định các giải pháp thay thế: Làm thế nào để bạn biết liệu dự án bạn đang thực hiện là giải pháp tốt nhất có thể cho vấn đề được xác định ở trên? Đương nhiên, lựa chọn giải pháp phù hợp là khó, và con đường dẫn đến thành công không được lát bằng những giả định vô căn cứ.

+ Đề xuất một giải pháp ưu tiên: Tiếp theo bạn sẽ cần xếp hạng các giải pháp, nhưng trước khi thực hiện điều đó, tốt nhất là thiết lập một tiêu chí, có thể có một cơ chế tính điểm để giúp bạn ưu tiên các giải pháp để chọn đúng nhất. Bất kể cách tiếp cận của bạn là gì, một khi bạn đã thêm số liệu của mình, giải pháp tốt nhất cho vấn đề của bạn sẽ trở nên rõ ràng. Một lần nữa, bạn sẽ muốn quy trình này cũng được ghi lại trong Business case của bạn.

Xem thêm: Sáng kiến kinh nghiệm là gì?

+ Mô tả phương pháp thực hiện: ì vậy, bạn đã xác định được vấn đề hoặc cơ hội kinh doanh của mình và cách tiếp cận nó, bây giờ bạn phải thuyết phục các bên liên quan rằng bạn đúng và có cách tốt nhất để thực hiện quy trình để đạt được mục tiêu của mình. Đó là lý do tại sao tài liệu này rất quan trọng, nó cung cấp một con đường thực tế để giải quyết vấn đề cốt lõi mà bạn đã xác định.

Trên đây là chia sẻ của timviec356.com về khái niệm Business case là gì cũng như tầm quan trọng và cách xây dựng hiệu quả một đề án kinh doanh Business case!