Hướng dẫn viết Email từ chối phỏng vấn chuyên nghiệp, lịch sự

1. Một vài lý do viết email từ chối phỏng vấn

Bạn có rất nhiều lý do để đưa ra khi viết email từ chối phỏng vấn như lý do không sắp xếp được thời gian, cảm thấy vị trí đó không còn phù hợp với bản thân, hay vị trí công việc đó không có khả năng phát triển... Rất nhiều lý do dẫn đến việc bạn từ chối phỏng vấn. Tuy nhiên bạn cần phải lựa chọn một lý do phù hợp để viết email từ chối phỏng vấn sao cho lịch sự chuyên nghiệp. Dưới đây là một số lý do bạn có thể sử dụng, hãy lựa chọn một lý do mà bạn cho là phù hợp với hoàn cảnh, tình huống của mình nhé.

- Bạn có thể đưa ra một lý do rằng đã nhận lời làm việc ở một vị trí khác.

- Lý do vị trí bạn ứng tuyển bạn cảm thấy không còn phù hợp với bản thân, bạn mong muốn tìm kiếm một vị trí công việc phù hợp với mình.

- Bạn có những thay đổi trong mục tiêu cuộc sống và bạn thấy công việc đó không còn phù hợp với mình nữa...

Có rất nhiều lý do bạn có thể lựa chọn một lý do phù hợp với mình, tuy nhiên bạn cần lưu ý lý do bạn đưa ra nên là những lý do thành thật, thẳng thắng thể hiện thái độ thân thiện và lịch sự. Lý do bạn cũng nên viết ngắn gọn, đơn giản để nhà tuyển dụng khi đọc email của bạn hiểu được nội dung bạn muốn nói gì. Đó là những yêu cầu cần có khi đưa ra lý do bạn có thể tham khảo.

2. Hướng dẫn viết email từ chối phỏng vấn vô cùng đơn giản

Nếu bạn là người lịch sự và chuyên nghiệp, khi nhận được email phỏng vấn của công ty bạn đã ứng tuyển nhưng vì một lý do nào đó bạn không thể thực hiện được cuộc phỏng vấn mà công ty đưa ra. Thì bạn hãy sử dụng một email với nội dung từ chối phỏng vấn, lịch sự và chuyên nghiệp gửi đến nhà tuyển dụng nhé. Hãy cùng tham khảo nội dung dưới đây để có biết được cách viết email từ chối như thế nào nhé.

2.1. Hướng dẫn viết tiêu đề email từ chối phỏng vấn

Với những người không thường xuyên sử dụng email thì sẽ thường bỏ qua tiêu đề email từ chối phỏng vấn. Đây là sai lầm, nó khiến email của bạn không thể hiện được sử chuyên nghiệp. Có tiêu đề email nhà tuyển dụng sẽ biết được email đó của ai và nội dung là gì? để không liệt email đó vào thùng rác.

Một email từ chối phỏng vấn đúng chuẩn gồm: Họ và tên của ứng viên, vị trí bạn được mời phỏng vấn.

Chỉ cần viết ngắn gọn và đơn giản hai nội dung này là bạn đã hoàn thành được nội dung phần này.

2.2. Viết phần mở đầu cho email từ chối phỏng vấn

Phần mở đầu email từ chối phỏng vấn cũng là một nội dung đơn giản mà người chơi có thể dễ dàng hoàn thành tốt nội dung phần này, bạn có thể viết như sau.

- Kính gửi: Bạn cần phải đưa ra thông tin đầy đủ về tên công ty, tên người tuyển dụng bạn nếu bạn biết chắc đó là ai.

Ở phần này bạn cần đưa ra được thông tin về nhà tuyển dụng là bạn đã hoàn tất được nội dung, nhiệm vụ tiếp theo bạn cần làm là hoàn thành nội dung phần kết.

2.3. Hướng dẫn viết phần nội dung

Phần nội dung email từ chối phỏng vấn là một phần quan trọng, nội dung phần này bạn cần đưa vào đó chính là lời cảm ơn vì đã nhận được email phỏng vấn, cùng với lời cảm ơn là đưa ra lý do bạn viết email từ chối phỏng vấn. Cụ thể bạn có thể viết như sau.

Ví dụ:

Tôi rất biết ơn công ty về cơ hội được phỏng vấn tại công ty (bạn nên đưa thông tin về tên công ty) Vị trí bạn được mời phỏng vấn. Trong khi chờ phản hồi phỏng vấn của công ty thì tôi đã nhận được lời mời của một doanh nghiệp khác. Vị vậy tôi xin phép được từ chối lời mời phỏng vấn.

2.4. Hướng dẫn viết phần kết

Với phần kết này có hai nội dung bạn cần phải đưa vào đó chính là lời cảm ơn và những thông tin cơ bản về bạn như tên của bạn, email, số điện thoại.

Với lời cảm ơn bạn có thể viết như sau: Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn, anh, chị đã trao cho tôi cơ hội phỏng vấn vào vị trí này, xin đừng ngần ngại nếu như anh chị có bất kỳ câu hỏi nào khác.

Tiếp sau lời cảm ơn bạn nhớ ghi đầy đủ những thông tin như tên, email, số điện thoại của bạn thân bạn một cách đầy đủ và chính xác nhất nhé.

Trên đây là những thông tin cơ bản nhất về một email từ chối phỏng vấn bạn có thể tham khảo để viết cho đúng và đủ. Tuy nhiên khi viết bạn cũng nên lưu ý một số điểm sau đây để  email của bạn được hoàn hảo và chuyên nghiệp hơn. Hãy cùng tìm hiểu nhé.

Có thể bạn muốn biết: Thư từ chối nhận việc

3. Một số mẹo viết email từ chối phỏng vấn xin việc

Email từ chối phỏng vấn xin việc như những thông tin đã đưa ở trên nó không có nhiều nội dung và cũng không quá khó. Tuy nhiên để viết được email hoàn hảo và chuyên nghiệp thì không phải ai cũng thắng. Nội dung bài viết sau đây sẽ giúp bạn có được những mẹo từ chối phỏng vấn xin việc hay, hãy cùng tìm hiểu nhé.

3.1. Hãy chắc chắn với quyết định của mình

Một khi bạn đã gửi email từ chối phỏng vấn điều đó có nghĩa là bạn sẽ không có cơ hội đến phỏng vấn và làm việc tại công ty, bạn không thể thay đổi suy nghĩ của mình. Vậy nên khi quyết định viết email từ chối phỏng vấn thì bạn cần phải chắc chắn về quyết định của mình.

Bạn sẽ không thể đến cuộc phỏng vấn và đi phỏng vấn khi đã viết email từ chối. Việc bạn thay đổi suy nghĩ cũng là điểu trừ mà nhà tuyển dụng dành cho bạn, nếu bạn có thay đổi suy nghĩ và đi phỏng vấn thì chắc chắn cơ hội việc làm của bạn cũng sẽ không cao.

3.2. Phản hồi nhanh chóng

Khi có email mời phỏng vấn thì việc bạn cần phải làm đó là phản hồi một cách nhanh chóng, dù bạn nhận lời hay từ chối thì việc phản hồi nhanh chóng cũng giúp bạn có thiện cảm với nhà tuyển dụng.

Điều này thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với nhà tuyển dụng, thể hiện bạn là người chuyên nghiệp, làm việc có trách nhiệm và thường xuyên theo dõi thông tin. Việc thông báo sớm cũng giúp nhà tuyển dụng có được những quyết định và những kế hoạch phù hợp, mang đến cơ hội việc làm cho những ứng viên khác.

3.3. Không cần trình bày quá dài và chi tiết

Điều quan trọng để thể hiện sự chuyên nghiệp khi từ chối phỏng vấn qua email là không nên miêu tả quá rườm rà và chi tiết.

Như những thông tin đã chia sẻ trên, bạn chỉ cần ghi đầy đủ và chính xác những mục và thông tin như đã chia sẻ trên sẽ giúp bạn đưa thông tin cho nhà tuyển dụng một cách hiệu quả nhất.

Nếu bạn viết quá dài dòng nhà tuyển dụng cũng không có nhiều thời gian đọc và bạn cũng mất nhiều thời gian cho việc chuẩn bị email. Cách tốt nhất ở đây chính là viết ngắn gọn, đưa đủ ý là bạn đã thành công ở mục này.

Xem thêm: Thư từ chối ứng viên

4. Một số lỗi thường gặp khi viết email từ chối phỏng vấn

Tuy nội dung email từ chối phỏng vấn không nhiều nhưng để viết được một email hoàn hảo chuyên nghiệp thì không phải ứng viên nào cũng là được, tuy dễ nhưng rất nhiều ứng viên mắc lỗi, dưới đây là một số lỗi mà ứng viên gặp phải khi viết email từ chối phỏng vấn.

Lỗi trình bày: Tuy nội dung ngắn nhưng rất nhiều ứng viên trình bày không gọn gàng, nội dung các phần không đúng. Điều này khiến email của bạn rất khó tìm kiếm nội dung.

Lỗi chính tả: Còn rất nhiều ứng viên mắc lỗi chính tả, thường viết xong không kiểm tra dẫn đến việc lỗi chính tả và lỗi câu từ trong email từ chối phỏng vấn. Để tránh lỗi này bạn nên đọc lại trước khi gửi nội dung cho nhà tuyển dụng.

Lỗi đưa thiều nội dung quan trọng: Việc viết email từ chối phỏng vấn nội dung quan trọng nhất đó chính là đưa ra lý do vì sao bạn không thể thực hiện được cuộc phỏng vấn, thì rất nhiều ứng viên lại không viết được nội dung này trong email của mình, dẫn đến tình trạng email không thể hiện được ý của người viết.

Trên đây là một số thông tin cơ bản và cần thiết nhất khi viết email từ chối phỏng vấn mà ứng viên có thể tham khảo, hy vọng với những thông tin chia sẻ trên sẽ giúp bạn có được nhiều thông tin bổ ích để có thể dễ dàng viết email từ chối phỏng vấn một cách chuyên nghiệp và hoàn hảo. Chúc các bạn thành công trong công việc.