Tầm quan trọng của hệ thống quản lý nhân sự hiện nay

1. Hệ thống quản lý nhân sự - Công cụ đắc lực của nhà quản lý

Chỉ vài năm trước đây, các nhà quản lý hay bộ phận nhân sự luôn phải cồng kềnh đau đầu giải quyết bài toán quản lý nhân sự trong doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp to có quy mô nhân viên lớn. Thì giờ đây với sự trợ giúp của các phần mềm thì việc quản lý trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Ở cách hiểu khác thì hệ thống quản lý nhân sự là một hệ thống thông tin dùng để thu thập, xử lý, tiến hành lưu trữ, tiếp đến là truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan đến nguồn nhân lực trong doanh nghiệp và các tổ chức để  nhằm hỗ trợ cho việc ra quyết định. Có thể thấy, hệ thống có vai trò cực kỳ quan trọng trong hoạt động của cơ quan, các thông tin do hệ thống mang lại có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định nhân sự tại cơ quan.

Hệ thống quản lý nhân sự hay phần mềm tổ chức quản lý nhân sự chung quy là cách doanh nghiệp kết hợp quy trình quản lý nhân sự và phần mềm công nghệ. Thực tế có thể hình dung trong môi trường làm việc, bộ phận nhân sự hay quản lsy phải làm rất nhiều công việc trên giấy tờ các phần mềm tin học như word, excel,... 

Và việc lưu trữ dữ liệu ở nhiều nơi gây khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin của nhiều người, khiến họ chỉ còn thời gian tập trung làm các công việc trên giấy tờ sổ sách mà bỏ qua những nhiệm vụ quan trọng không kém của doanh nghiệp như xây dựng văn hóa doanh nghiệp, lên kế hoạch chiến lược nhân sự, tham gia thử sức ở các dự án kinh doanh,...

Với mục đích giảm thiểu gánh nặng cho các nhà quản lý và bộ phận nhân sự thì hệ thống quản lý nhân sự ra đời, đây được hiểu là áp dụng công nghệ thông tin nhằm giúp việc quản lý con người trở nên dễ dàng hơn, tăng năng suất lao động, tăng sự hài lòng của người lao động, chuẩn hóa quy trình hoạt động chung của doanh nghiệp, quản lý chặt chẽ hơn các dòng tiền và chi phí.

Đồng thời, hệ thống quản lý nhân sự còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa được hoạt động quản lý theo các chính sách của công ty. Và cuối cùng là hệ thống quản lý nhân sự tăng cường bảo mật dữ liệu thông qua cơ chế phân quyền truy cập cho người sử dụng hệ thống.

2. Điểm cộng khi sử dụng hệ thống quản lý nhân sự

Với những đặc tính mà hệ thống quản lý nhân sự được xây dựng thì nó mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi thế cạnh tranh trong sự phát triển lâu dài.

Thứ nhất là hệ thống quản lý nhân sự giúp quá trình tuyển dụng nhân sự của doanh nghiệp trở nên dễ dàng và hiệu quả trong khâu vận hành.

Thứ hai là hệ thống quản lý nhân sự có đánh giá đầy đủ và chính xác nhất về tính chuyên cần, tinh thần làm việc cá nhân, làm việc nhóm được đẩy mạnh, đánh giá xác thực nhất về kỹ năng của từng nhân viên trong doanh nghiệp.

Thứ ba là hệ thống quản lý nhân sự sẽ quản lý hồ sơ giấy tờ của lực lượng lao động trong doanh nghiệp một cách toàn diện.

Thứ tư là hệ thống quản lý nhân sự hỗ trợ quản lý công việc chấm công tính lương, tính thưởng, đánh giá từng hạng mục và các khoản thưởng một cách hiệu quả và nhanh chóng.

Thứ năm là dành cho nhân viên, thông qua sử dụng hệ thống quản lý nhân sự, nhân viên sẽ theo dõi được tính minh bạch sự đóng góp của bản thân cho doanh nghiệp để tránh những thắc mắc không cần thiết và tốn thời gian.

Thứ sáu là tăng mức độ tương tác giữa các nhân viên trong doanh nghiệp hay giữa các nhân viên trong bộ phận trong quá trình làm việc và hoạt động.

Từ những lợi ích điển hình được nêu ra trên đây thì có thể thấy sử dụng hệ thống quản lý nhân sự không chỉ là công cụ quản lý mà còn đóng vai trò là sợi dây hoàn hảo kết nối con người với nhau.

3. Cách để xây dựng hệ thống quản lý nhân sự tối ưu

Mỗi doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau sẽ có quy mô và cơ cấu tổ chức khác nhau. Tuy nhiên nhìn chung quy trình xây dựng hệ thống quản lý nhân sự có sự tương đồng với nhau.

Bước 1: Quản lý tổ chức - Quản lý nguồn nhân lực - Thực hiện chấm công và tính lương cho nhân viên

Bước 2: Quản lý các quy trình làm việc của phòng ban và nhân viên theo một motip chung

Bước 3: Quản lý đánh giá hệ thống nhân sự trong doanh nghiệp

Bước 4: Quản lý đào tạo trong doanh nghiệp

Bước 5: Quản lý hành chính và các loại giấy tờ hồ sơ công văn quan trọng của doanh nghiệp.

Thông thường, trong hệ thống quản lý nhân sự thường có 2 phần chính. Phần thứ nhất là các module cơ bản bắt buộc phải có và phần mở rộng ( phần này sẽ tùy thuộc vào từng doanh nghiệp).

Bởi vì phần mềm chạy trên một nền quản trị hệ thống cơ sở dữ liệu nên đảm bảo được tính hiện đại, đồng thời dữ liệu được thiết kế sẽ có cấu hình lưu trữ chặt chẽ với nhau. Dữ liệu hoạt động trong mỗi khối quản trị hệ thống nguồn nhân lực sẽ được cập nhật thường xuyên và liên tục.

Nguồn dữ liệu đầu vào của hệ thống sẽ bao gồm: các kế hoạch chính sách kinh doanh phát triển của tổ chức, các thông tin từ được thu thập và có các nguồn khác về xử lý giao dịch như hệ thống lương, sơ yếu lý lịch, các văn bằng, chứng chỉ, bằng khen của nhân viên,...)

Có nguồn dữ liệu đầu vào thì ắt hẳn sẽ có nguồn dữ liệu đầu ra. Cụ thể, N guồn dữ liệu đầu ra của hệ thống này bao gồm: các báo cáo quản lý như các báo cáo tổng hợp về số lượng, báo cáo đặc điểm lao động của các bộ phận, tổng hợp về lương thưởng,…các báo cáo kế hoạch nguồn lực nhân sự cũng như báo cáo về các hồ sơ, lý lịch trích ngang của cán bộ và của nhân viên theo các tiêu chí cần thiết.

Để xây dựng được hệ thống quản lý nhân sự, trước tiên doanh nghiệp cần phải xác định tình hình thực tại của công ty, doanh nghiệp đang ở vị trí nào, có lợi thế ra sao so với đối thủ cạnh tranh, tiếp theo là xét đến nguồn lực của doanh nghiệp và văn hóa xây dựng mà doanh nghiệp đang hướng tới.

Từ những đánh giá và quan sát thì các nhà quản lý sẽ thiết lập được hệ thống quản lý nhân sự tối ưu dựa theo các bước như trên.

4. Các phần mềm hệ thống quản lý nhân sự tốt nhất bạn nên biết

Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động với quy mô tầm trung thì thường lựa chọn giải pháp mua các ứng dụng quản lý nhân sự. Có thể điểm danh một vài cái tên Base HRM+, phần mềm SV. HRSI, phần mềm Core HRM, phần mềm Fast HRM online, phần mềm HR Manager.

Mỗi phần mềm sẽ có những tính năng ưu việt và hỗ trợ riêng đến từng giai đoạn. Nhiệm vụ của nhà quản lý là tìm hiểu và lựa chọn phần mềm phù hợp với quy trình tổ chức nhân sự của mình

Trên đây work247.vn vừa chia sẻ chi tiết liên quan đến chủ đề hệ thống quản lý nhân sự.