Nguyên ký hoạt động và ưu nhược điểm của máy chấm công thẻ từ

1. Tìm hiểu về máy chấm công thẻ từ

Chấm công bằng thẻ từ được sử dụng phổ biến trong rất nhiều doanh nghiệp như là một hình thức chấm công mới với độ chính xác tương đối cao và hạn chế những lỗi sai có thể xảy ra.

1.1. Máy chấm công thẻ từ là gì?

Máy chấm công thẻ từ là một loại máy chấm công thường được gắn tại sảnh hay lối ra vào của các công ty, doanh nghiệp để nhân viên có thể chấm công. Máy sẽ ghi nhận lại những dữ liệu chấm công của nhân viên và lưu trữ lại để phục vụ cho công tác tổng kết bảng lương hàng tháng.

Khác với các loại máy chấm công bằng vân tay hay máy chấm công thẻ giấy, máy chấm công thẻ từ sẽ sử dụng một loại thẻ gọi là RFID hoặc thẻ MIFARE – thẻ từ cảm ứng –  để chấm công.

Mỗi chiếc thẻ từ sẽ được thêm vào một dãy số đã được mã hóa ở dạng 16 bit và mỗi dãy số đó sẽ đại diện cho môt nhân viên. Nhân viên phụ trách vận hành máy chấm công sẽ tạo mã số và cập nhật dữ liệu tương ứng lên hệ thống dữ liệu của máy chấm công. Khi nhân viên sử dụng thẻ từ để chấm công thì chiếc máy sẽ đối chiếu dữ liệu trên thẻ với dữ liệu trong kho lưu trữ để xác định và ghi nhận lại danh tính của người vừa thực hiện chấm công.

Nếu thông tin của người chấm công là hợp lệ thì máy sẽ tự động đẩy lên một thông báo chấm công thành công và hiển thị mã số nhân viên, thời gian ghi nhận chấm công và trạng thái chấm công lên trên màn hình hiển thị.

Hiện nay có 3 loại máy chấm công thẻ từ thông dụng, bao gồm:

- Máy chấm công sử dụng thẻ từ EM Card: Đây là loại máy chấm công được sử dụng rộng rãi nhất trong các doanh nghiệp. Máy sử dụng thẻ từ chuẩn EM Card có tần số là 125KHz.

- Máy chấm công sử dụng thẻ từ MIFARE: Loại này sử dụng thẻ từ chuẩn MIFARE với tần số 12,56 MHz.

- Máy chấm công sử dụng thẻ từ chuẩn HID.

Thông thường dòng máy chấm công sử dụng thẻ từ chuẩn EM Card sẽ có giá thành phải chăng nhất. Những máy sử dụng các loại thẻ khác sẽ có giá dao động và tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp mà đặt hàng riêng.

1.2. Ưu và nhược điểm của máy chấm công thẻ từ

Loại máy chấm công nào cũng có những ưu điểm và nhược điểm nhất định, trong đó máy chấm công thẻ từ cũng không phải là ngoại lệ. Hãy cùng tìm hiểu những ưu và nhược điểm của loại máy này nhé!

1.2.1. Ưu điểm của máy chấm công thẻ từ

Máy chấm công bằng thẻ từ được ra đời sau sự ra đời của máy chấm công bằng vân tay và được sử dụng rộng rãi bởi những ưu điểm tuyệt vời của nó.

- Độ chính xác cao, chấm công nhanh chóng

Do sử dụng thẻ từ có tần số riêng và tốc độ nhận diện mã số thẻ từ rất nhanh nên nhân viên chỉ cần chưa tới 3 giây để hoàn tất quá trình chấm công. Hơn nữa mỗi thẻ cũng chứa một mã số riêng và đã được mã hóa nên độ chính xác của hình thức chấm công này được đánh giá là tuyệt đối.

- Chi phí đầu tư thấp

Với giá thành dao động trong khoảng từ 2 triệu đến hơn 3 triệu thì đây được coi là một con số rất rẻ cho một chiếc máy chấm công. Mỗi máy chấm công loại này thường có thể lưu trữ dữ liệu của hàng chục nghìn thẻ từ, vì vậy có thể nói đây là một giải pháp chấm công vừa chất lượng lại vừa tiết kiệm chi phí dành cho các doanh nghiệp.

- Không bị ảnh hưởng bởi thời tiết

Nếu như doanh nghiệp sử dụng máy chấm công bằng vân tay thì vào những ngày thời tiết ẩm ướt hay quá nóng nực, việc chấm công bằng vân tay có thể gặp một số rắc rối vì độ ẩm của da sẽ làm ảnh hưởng đến quá trình chấm công. Tuy nhiên với máy chấm công thẻ từ thì bạn sẽ không cần phải lo lắng không thể chấm công vì vấn đề thời tiết nữa. Đơn giản là bạn chỉ cần để cho máy quét mã số thẻ là được. Rất nhanh chóng và tiện lợi đúng không nào?

1.2.2. Nhược điểm của máy chấm công thẻ từ

Tuy đảm bảo độ chính xác cao và thao tác chấm công rất nhanh chóng, tuy nhiên máy chấm công thẻ từ cũng vẫn có những nhược điểm nhất định.

- Vấn đề quên thẻ, mất thẻ, hỏng thẻ

Chấm công bằng thẻ từ đồng nghĩa với việc trong hành trang đi làm của bạn luôn luôn phải có thẻ từ. Vậy trong trường hợp bạn quên không mang theo thẻ thì sẽ xử lý như thế nào nhỉ? Hậu quả là bạn sẽ phải mất công quay về nhà lấy thẻ hoặc thậm chí có thể bị chấm công muộn.

Hoặc những trường hợp làm hỏng thẻ hay tệ hơn nữa là mất thẻ thì bạn cũng có thể mất luôn công làm việc ngày hôm đó, chưa kể là còn phải chờ làm lại thẻ.

- Có thể nhờ người khác quẹt thẻ giúp

Đây có lẽ là mối quan tâm lớn nhất từ phía doanh nghiệp. Những nhân viên đến muộn có thể nhờ đồng nghiệp đến sớm quẹt thẻ giúp và gian lận giờ làm. Để xử lý vấn đề này thì doanh nghiệp có thể lắp thêm một camera ở gần máy chấm công để theo dõi việc chấm công của các nhân viên.

Xem ngay: Thông tin cần biết về máy chấm công nhận diện khuôn mặt

2. Giới thiệu một số loại máy chấm công thẻ từ tốt

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều mẫu mã máy chấm công thẻ từ khác nhau. Nếu bạn đang băn khoăn chưa thể lựa chọn cho doanh nghiệp của mình một chiếc máy vừa tốt vừa hợp lý thì hãy tham khảo một số gợi ý sau đây nhé!

2.1. Máy chấm công Ronald Jack X628Pro

Đây là loại máy chấm công thẻ từ đến từ thương hiệu nổi tiếng Ronald Jack. Ronald Jack X628Pro là mẫu máy mới nhất của thương hiệu này, đảm bảo độ bền và độ chính xác cực kỳ cao. Bên cạnh đó, máy chấm công Ronald Jack X628Pro còn được tích hợp thêm cả chức năng chấm công bằng vân tay. Những nhân viên quên thẻ hay làm mất thẻ, hỏng thể có thể coi đây như là một giải pháp “cứu cánh” cho bản thân.

Máy chấm công Ronald Jack X628Pro có thể lưu trữ dữ liệu cho tối đa khoảng 100.000 lần chấm công, vì vậy rất phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ tầm cỡ 200 – 300 nhân viên.

2.2. Máy chấm công thẻ từ Gigata T9

Với giá thành vào khoảng chưa đến 3 triệu đồng, đây cũng là một lựa chọn đáng cân nhắc cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Loại máy chấm công này được sản xuất tại Singapore. Với thiết kế nhỏ gọn và khoa học, cũng như độ nhạy và chính xác cao thì Gigata T9 được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng.

Máy có thể lưu trữ dữ liệu cho 100.000 lần chấm công, đồng thời cũng được tích hợp thêm tính năng chấm công bằng vân tay bên cạnh chức năng chấm công bằng thẻ từ. Loại máy này lưu trữ được dữ liệu của tối đa 1000 vân tay và 1000 thẻ từ.

2.3. Máy chấm công thẻ từ Wise Eye WSE

Thương hiệu Wise Eye có lẽ không phải là một cái tên xa lạ trên thị trường máy chấm công với rất nhiều năm kinh nghiệm và đa dạng các mẫu mã máy công. Các dòng máy chấm công thẻ từ đến từ thương hiệu này như Wise Eye WSE-9079, Wise Eye WSE-9039… đều rất nổi tiếng và được sử dụng rộng rãi. Điều duy nhất bạn cần cân nhắc đó là dòng máy chấm công thẻ từ Wise Eye WSE có giá thành khá cao so với nhiều dòng máy khác.

Như vậy là thông qua bài viết bạn đã có cái nhìn chi tiết hơn về đặc điểm của máy chấm công thẻ từ, nguyên lý hoạt động và những ưu điểm cũng như nhược điểm của loại máy chấm công này. Máy chấm công thẻ từ sẽ giúp các công ty quản lý dữ liệu chấm công của nhân viên một cách chính xác và chuyên nghiệp. Hãy tham khảo một số mẫu máy gợi ý trong bài viết để lựa chọn được mẫu máy phù hợp nhất với hoạt động và quy mô của công ty nhé!