Hướng dẫn cách lắp đặt máy chấm công vân tay cho công ty

1. Lắp đặt máy chấm công

1.1. Xác định khu vực lắp đặt máy chấm công

Khu vực lắp đặt máy chấm công cần phải là nơi thuận tiện cho các nhân viên chấm công. Thường thấy, các doanh nghiệp sẽ lắp máy chấm công tại cổng, cửa ra vào, bãi gửi xe, trước thang máy,  phòng thay quần áo tại các xưởng hoặc ngay trong văn phòng. Đây là các vị trí mà nhân viên thường xuyên qua lại, họ phải đi qua các vị trí này thì mới bắt đầu vào làm việc hoặc ra về. Đặt ở vị trí thuận tiện cũng giúp nhân viên không bị quên nhiệm vụ chấm công. 

Nơi chấm công phải là nơi rộng rãi để các nhân viên có thể chấm công nhanh chóng không phải chen chúc chờ đợi. Nhất là với những máy chấm công vân tay hay khuôn mặt, những khi gặp lỗi sẽ ảnh hưởng lớn tới thời gian vào ca của các nhân viên đang chờ đợi để chấm công. Ngoài ra, nơi đặt chấm công cũng cần là khu vực có tốc độ mạng ổn định để máy chấm công có thể hoạt động bình thường. 

Nên lắp máy chấm công gần ổ điện để dễ dàng lắp đặt hơn, hoặc nơi có thể kéo nguồn điện dễ dàng. Các bạn không thể kéo dây loằng ngoằng tới máy chấm công mấy chục mét từ trong xưởng ra tới cổng chỉ để lắp máy chấm công đúng không nào? 

Thêm vào đó, máy chấm công nên được lắp đặt ở những nơi có điều kiện bảo quản tốt, không phải chịu tác động của ánh sáng mặt trời hay mưa gió ảnh hưởng tới chất lượng của máy. Một số doanh nghiệp, nhà xưởng có môi trường làm việc khắc nghiệt, nhiều khói bụi thì cần lắp đặt máy chấm công ở các địa điểm khô thoáng, ít khói bụi hoặc đặt trong hộp bảo vệ để nó có thể hoạt động tốt nhất. 

1.2. Chuẩn bị dụng cụ cần thiết để lắp đặt máy chấm công

Các dụng cụ cần thiết để lắp đặt máy chấm công bao gồm: dây tín hiệu, nguồn điện, kìm, ốc vít, dây mạng,... Trong trường hợp lắp đặt ngoài trời hoặc lắp đặt ở các nơi có điều kiện khắc nghiệt thì cần chuẩn bị thêm hộp bảo vệ máy.Các vật liệu khác như chân đế và vít nở thì bên bán máy chấm công thường sẽ cung cấp sẵn cho các bạn khi mua máy. 

Các bạn chỉ cần khoan lên tường hoặc các vị trí phẳng có thể lắp đặt máy chấm công và dùng vít và tuốc nơ vít để cố định máy lên tường. Sau đó, cắm thử điện để kiểm tra xem máy có hoạt động hay không. Đồng thời kéo dây mạng để kết nối với máy chấm công. Lưu ý, các bạn cần bấm chắc đầu dây với hạt mạng để dây mạng kết nối chắc chắn, không gặp tình trạng mất mạng khiến máy hoạt động không ổn định. 

Nếu không thể cho dây điện đi âm tường thì các bạn có thể sử dụng các ống gen để tăng tính thẩm mỹ cho máy chấm công, cũng là để cho bảo vệ được đường dây điện và đường dây mạng không bị tuột và hỏng hóc do thời tiết và các con vật gặm nhấm.  

2. Cách cài đặt máy chấm công

Các bạn cần cắm mạng LAN để kết nối mạng tới máy chấm công để máy chấm công có thể hoạt động được ở chế độ online. Đồng thời, máy chấm công cũng phải được kết nối với máy chủ của công ty. 

Cách thực hiện như sau: 

Bước 1: Kiểm tra IP mạng công ty bằng cách mở “Run” ở công cụ tìm kiếm tại Windows - gõ “CMD” - nhấn enter/OK. Tại đây, các bạn gõ ipconfig. Dòng số hiện ra chính là IP mạng công ty. 

Một cách khác, các bạn bấm vào mạng đang sử dụng, nhấn chọn “properties”, kéo xuống bên dưới các bạn sẽ nhìn thấy dòng “IPv4 address”. Đây chính là IP cần tìm.

Bước 2: Đặt địa chỉ IP cho máy chấm công. Số cuối của IP máy chấm công không được trùng với số cuối trong IP của các máy tính trong công ty. Ví dụ: Nếu IP máy tính là: 192.168.11.117 thì các bạn cần thay đổi thành 192.168.11.333. Đảm bảo rằng số cuối 333 không trùng với bất kỳ máy tính nào trong công ty. 

Có 4 thao tác cần thực hiện để cài đặt máy chấm công:

(1) Nhấn và giữ M/OK để truy cập vào menu máy chấm công

(2) Di chuyển đến mục “Thiết lập liên kết” và chọn M/OK

(3) Chọn “Ethernet”

(4) Nhập IP cho máy chấm công và chọn M/OK để hoàn thành

Đến đây, các bạn đã hoàn thành việc lắp đặt và cài đặt máy chấm công, các nhân viên trong công ty đã có thể bắt đầu thực hiện chấm công. 

3. Một số các thông tin liên quan

Các dữ liệu trong máy chấm công sẽ được chuyển vào máy chủ ngay khi có thay đổi, cập nhật mới (nhân viên chấm công). Hầu hết các máy chấm công vân tay hiện nay đều có thể chấm công ở chế độ offline, tùy theo mức giá của sản phẩm mà nó có thể lưu trữ được số lượng dữ liệu khác nhau. Khi hoạt động online trở lại bình thường thì các dữ liệu trong máy sẽ được cập nhật lên hệ thống. 

Ngoài ra, các bạn cũng cần tải những phần mềm chấm công phù hợp để phục vụ cho việc quản lý nhân viên trên hệ thống máy chủ. Các phần mềm này sẽ giúp cho những người quản lý có thể xuất được báo cáo ngày công nhân viên, các ngày nghỉ có phép, ngày nghỉ không phép, ngày nghỉ có lương và không lương. Từ đó, có cơ sở để đánh giá về chế độ lương thưởng sau mỗi tháng. 

Về cơ bản thì cách thức thực hiện lắp đặt máy chấm công vân tay không quá khó khăn. Ngoài việc tự lắp máy chấm công thì các bạn có thể sử dụng dịch vụ lắp đặt của các công ty cung cấp máy chấm công để không mất nhiều thời gian tìm hiểu cách thức thực hiện. Họ sẽ hướng dẫn các bạn tận tình từng bước để có thể lắp đặt được máy chấm công. 

Trên đây là toàn bộ thông tin về cách lắp đặt máy chấm công. Mong rằng bài viết đã cung cấp cho các bạn những thông tin hữu ích để lắp đặt và cài đặt thành công máy chấm công cho doanh nghiệp mình. Đừng quên đón xem những bài viết tiếp theo của chúng tôi về các thông tin liên quan đến máy chấm công nhé!