Khái niệm và tiêu chí thiết lập yêu cầu phi chức năng quản lý bán hàng

1. Hiểu đúng về yêu cầu phi chức năng quản lý bán hàng

1.1. Yêu cầu phi chức năng quản lý bán hàng là gì?

Yêu cầu phi chức năng quản lý bán hàng, hay Non-Functional Requirements (NFR), được coi là những ràng buộc áp đặt lên một hệ thống bán hàng để hệ thống đó hoạt động hiệu quả. Nếu như yêu cầu chức năng liên quan đến các chức năng trong hệ thống, thì yêu cầu phi chức năng lại liên quan đến cách thức mà hệ thống quản lý bán hàng được vận hành.

NFR bao gồm các tiêu chí nhằm đánh giá hoạt động của hệ thống quản lý bán hàng, nhằm mục đích cuối cùng là đảm bảo phát huy hiệu quả quản lý bán hàng trong thực tiễn và mang lại càng nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp. Ngoài ra, NFR còn được sử dụng để cải tiến và phát triển hệ thống bán hàng.

1.2. Vai trò của yêu cầu phi chức năng quản lý bán hàng

Về nguyên tắc, các yêu cầu phi chức năng quản lý bán hàng không không tác động đến chức năng cơ bản của hệ thống. Thậm chí ngay cả khi người ta không đặt ra những yêu cầu này thì hệ thống quản lý bán hàng vẫn được vận hành. Giá trị ứng dụng của NFR nằm ở khả năng nâng cấp hệ thống.

Tuy vậy, việc xác định NFR thường khá khó bởi vì còn phải phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nữa như sự biến động của thị trường, thị hiếu của khách hàng, đo lường mức độ hiệu quả cả phương pháp bán hàng…

Việc bỏ qua khâu xác định các NFR sẽ dẫn đến những thiếu sót lớn trong quản lý bán hàng, điển hình nhất là hệ thống của bạn sẽ chỉ mang tính lý thuyết trong khi không phù hợp khi áp dụng vào thực tế.

Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp không giải quyết tốt các yêu cầu phi chức năng cũng sẽ khiến cho các quy trình bán hàng và sản phẩm không nhất quán. Lúc này doanh nghiệp sẽ tốn rất nhiều thời gian và chi phí để khắc phục các vấn đề phát sinh, chưa kể những vấn đề tiềm ẩn khác.

1.3. Xác định những yêu cầu phi chức năng quản lý bán hàng

Nói một cách dễ hiểu thì yêu cầu phi chức năng quản lý bán hàng đề cập đến những thuộc tính của hệ thống quản lý. Những thuộc tính này giúp cho hệ thống quản lý bán hàng hoạt động hiệu quả và đáng tin cậy. Một số yêu cầu có thể được xác định khá nhanh chóng và dễ dàng, tuy nhiên, có nhiều yêu cầu thường xuyên được điều chỉnh dựa trên hiệu quả bán hàng trong thực tế.

Để đáp ứng được những yêu cầu này, người quản lý bán hàng phải có sự am hiểu sâu sắc về chuyên môn, thị trường (bao gồm cả các đối thủ) và mức độ hiệu quả khi áp dụng quy trình bán hàng hiện tại.

Một số thao tác có thể giúp quá trình xác định nhóm yêu cầu phi chức năng quản lý bán hàng tốt hơn thường được áp dụng bao gồm:

+ Xác định các yêu cầu phi chức năng dựa trên cơ sở các yêu cầu chức năng.

+ Nghiên cứu quy trình bán hàng mà doanh nghiệp đang áp dụng.

+ Trực tiếp khảo sát hoạt động bán hàng trong thực tế để đánh giá hiệu quả và mức độ áp dụng đúng quy trình bán hàng hiện tại.

+ Trao đổi trực tiếp với đội ngũ nhân viên bán hàng để nắm được những khó khăn hoặc lỗ hổng trong quy trình bán hàng.

Nhìn chung, các yêu cầu phi chức năng giúp cho hệ thống quản lý bán hàng ngày càng được hoàn thiện hơn. Doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh hàng hóa cần đầu tư nghiên cứu mảng này để tối đa hóa doanh thu từ hoạt động bán hàng.

1.4. Phân loại các nhóm yêu cầu phi chức năng quản lý bán hàng

Có khá nhiều loại yêu cầu phi chức năng ràng buộc lên hoạt động của một hệ thống quản lý bán hàng. Trong giới hạn bài viết này, chúng ta sẽ chỉ điểm qua những yêu cầu phổ biến nhất theo các nhóm. Tiêu chí phân nhóm dựa trên phương pháp tiếp cận những yêu cầu này và mối quan hệ giữa các yêu cầu phi chức năng được xếp chung một nhóm.

1.4.1. Performance and scalability

Performance and scalability, hiệu suất và khả năng mở rộng, là nhóm yêu cầu phi chức năng đầu tiên nên được đề cập đến.

Tốc độ của hệ thống – system – khi phản ứng với hành động của người dùng – user – được gọi là hiệu suất. Hiệu suất làm việc của hệ thống càng cao thì khoảng thời gian người dùng chờ đợi yêu cầu được xử lý càng ngắn, chẳng hạn như thời gian chờ hệ thống xử lý lệnh đặt hàng, xử lý giao dịch mua bán… Hiệu suất cũng liên quan đến những quy trình xử lý ngầm mà người dùng thấy được. Tuy nhiên, trong một hệ thống quản lý bán hàng, người ta thường quan tâm nhiều hơn đến tốc độ mà các lệnh người dùng nhập vào được xử lý.

Mặt khác, khả năng mở rộng liên quan đến số lượng tác vụ tối đa mà hệ thống có thể xử lý cùng lúc trong khi vẫn đảm bảo về mặt hiệu suất.

1.4.2. Portability and compatibility

Nhóm yêu cầu phi chức năng thứ hai là tính di động và khả năng tương thích. Hệ thống quản lý bán hàng phải đáp ứng được tiêu chí có thể truy cập từ bất cứ đâu. Người quản lý bán hàng không thể ngồi trong văn phòng làm việc suốt cả ngày dài. Vì thế họ cần một hệ thống quản lý bán hàng có thể truy cập được bất kỳ lúc nào và ở bất kỳ nơi đâu.

Để làm được điều này, phần mềm quản lý bán hàng phải có khả năng tương thích và hoạt động tốt trên nhiều nền tảng. Hiện nay, các doanh nghiệp đều ưu tiên áp dụng hệ thống quản lý bán hàng đa nền tảng nhằm hỗ trợ cho việc truy cập vào hệ thống dễ dàng, thuận tiện hơn.

1.4.3. Reliability, Availability, Maintainability

Reliability, Availability, Maintainability đại diện cho mức độ tin cậy, tính khả dụng và khả năng bảo trì. Ba yêu cầu này đều liên quan đến hiệu quả của hệ thống quản lý bán hàng và có cùng một cách tiếp cận.

Độ tin cậy liên quan đến việc hệ thống quản lý bán hàng hoạt động trơn tru và không phát sinh lỗi tính trong một khoảng thời gian nhất định.

Tính khả dụng liên quan đến khả năng truy cập của người dùng tại nhiều thời điểm. Người dùng ở đây có thể là người quản lý hoặc nhân viên bán hàng. Tính khả dụng có sự liên quan mật thiết với độ tin cậy và khả năng bảo trì.

Khả năng bảo trì đề cập đến khoảng thời gian cần thiết để sửa chữa những lỗi phát sinh hoặc điều chỉnh để tăng hiệu suất của hệ thống.

1.4.4. Security

Security, tính bảo mật, liên quan đến mức độ an toàn cho mọi dữ liệu trong hệ thống. Các doanh nghiệp đều đề cao yếu tố bảo mật và tránh bị rò rỉ thông tin. Tính bảo mật cũng liên quan đến việc phân quyền người dùng và khả năng truy cập vào hệ thống.

Để đảm bảo tính bảo mật, bạn cần xác định những mối đe dọa đến hệ thống, từ đó đánh giá lại mức độ bảo mật hiện tại và nâng cấp các phương án bảo mật sao cho toàn diện hơn. Người ra, bạn cũng có thể mở rộng thêm các yêu cầu phi chức năng thành các yêu cầu chức năng, chẳng hạn như quyền tạo, xem, sao chép, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu.

2. Tiêu chí xác lập các yêu cầu phi chức năng quản lý bán hàng

Giải pháp tốt nhất để đánh giá chính xác hệ thống quản lý bán hàng có hoạt động một cách hiệu quả hay không đó là định lượng hóa các nhóm yêu cầu phi chức năng. Những khía cạnh bạn cần xác định bao gồm: Đơn vị đo lường, phương pháp bạn sẽ sử dụng, mức độ thành công và thất bại.

Bên cạnh đó, bạn có thể áp dụng một số giải pháp khác như sau:

+ Đặt ra yêu cầu riêng biệt cho từng thành phần hoặc giai đoạn.

+ Liên kết NFR với các mục tiêu trong chiến lược kinh doanh.

+ Thiết lập giới hạn phân quyền cho các bên thứ ba.

+ Cải tiến cấu trúc hệ thống.

+ Tham khảo hệ thống của các bên thứ ba.

Hiện nay, doanh nghiệp có thể tự phát triển phần mềm quản lý bán hàng hoặc sử dụng phần mềm được cung cấp bởi bên thứ ba. Phần mềm quản lý bán hàng 365 được đánh giá là một trong những phần mềm quản lý bán hàng miễn phí tốt nhất trên thị trường hiện nay.

Trên đây là những kiến thức về yêu cầu phi chức năng quản lý bán hàng. Các yêu cầu này giúp cải thiện hệ thống và đảm bảo cho hệ thống hoạt động một cách hiệu quả. Ngoài ta bạn cần biết cách phân biệt yêu cầu chức năng và yêu cầu phi chức năng thông qua mục đích cuối cùng của chúng. Bên cạnh đó, cần tìm ra những phương pháp tiếp cận phù hợp để giải quyết triệt để các yêu cầu phi chức năng của hệ thống quản lý bán hàng theo từng giai đoạn.